WORD应用技巧.docx
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WORD应用技巧
WORD应用技巧
自我放松一下Word2003的另类超级BT玩法
作者：
佚名来源：
InterNet加入时间：
2007-3-7
你是不是整天面对着电脑而感到头昏脑涨，但无穷无尽的工作却让你得不到外出休息的机会，哪怕只有十几分钟的时间。
其实，我们在工作中也可以自我放松一下的。
一、别孤独，我来陪你
把你最亲近的人的照片扫描好后保存为JPG格式，打开Word2003，在“插入→图片→来自文件”把保存好的图片插入到Word文档中，然后选择“工具→自动更正选项”，在“替换”中输入她的名字，如“安琪”，单击“确定”按钮后退出（如图1）。
以后，只要你在输入“安琪”时，她的照片就会出现在你的面前，有她伴着你办公，这回不就孤独了吧。
图1“自动更正”对话框
如果有多图片，可以一次插入到Word2003中，然后全部选中后进行自动更正，则出现的就是她的一组照片。
二、自动提醒
会不会因为工作忙而忘了女朋友的生日？
不要紧，我保证你到时会记得，这只要一个宏就可以实现。
按下“Alt+F8”组合键，在弹出的“宏”对话框中的“宏名”处输入宏的名称，如SR，单击“创建”。
在弹出的VisualBasic编辑器中的代码“SubSR（）”与“EndSub”之间输入以下容（如图2）：
图2输入代码正
SubAutoexec（）
IfMonth（Now（））=3AndDay（Now（））=4Then
Nam$=InputBox$（"亲爱的，告诉我你的小名，我有东西给?
quot;）
IfNam$="安安"Then
MsgBox"今天是Amdel的生日"
MsgBox"现在你应该给她发，告诉她几点钟下班"
MsgBox"今天要买九十九支玫瑰给她"
MsgBox"对她说，你是我的最爱，但除了电脑"
MsgBox"对她说，我会一生一世地爱你"
Else
MsgBox"你是谁？
到办公室呆着去。
或者，丢开你的电脑，到外面玩一下再回来"
EndIf
EndIf
上述代码说明这是一个自动运行的宏，可以在Word2003启动时自动运行，若系统日期为3月4日，就会弹出对话框来询问使用者的小名，如果你回答不正确，则会弹出“你是谁？
到办公室呆着去……”，只有输入“安安”后才会出现预定的容。
提示：
应用上面介绍的这种方式，我们还可以将其设置为公告，备忘录等。
随心所欲Word文档图片位置任由自己来确定
作者：
佚名来源：
InterNet加入时间：
2007-3-7
通常，大家都是通过拖动的方法移动Word文档中的图片等对象。
但是，如果要准确地把图片拖动到某位置，是比较困难的。
此时，你可以试试以下方法。
1．微移法
首先选定要移动的图片对象。
在“绘图”工具栏上，单击“绘图”，指向“微移”，再单击要将对象移动的方向。
如果“绘图”工具栏未打开，请在“视图”菜单中，指向“工具栏”，单击“绘图”。
2．像素法
像素是计算机的显示硬件用来在屏幕上绘制图像的单个度量单位,这些单位通常显示为小点，组成了屏幕上显示的图片。
在Word文档中，选定要移动的对象后，按Ctrl和箭头键可以以单个像素的微移量来移动对象。
3．Alt键拖动法
按住Alt键，再行拖动图片，亦可将图片拖放到准确的位置。
4．箭头键法
在“绘图”工具栏上，单击“绘图”，再单击“绘图网格”，然后取消勾选“对象与网格对齐”复选框，单击“确定”按钮。
之后，选中Word文档中图片等对象后，使用箭头键即能够以较小的增量“微移”对象。
原来如此简单Word文档中轻松实现两行对齐
作者：
佚名来源：
InterNet加入时间：
2007-3-7
在Word2003文档中有“两端对齐”、“行居中”、“右对齐”、“左对齐”四种行对齐方式，但是当遇到两行文字个数不等，而又要求两行两端严格对齐时，比如文档尾部单位落款、时间落款等等。
这种情况下，单纯用Word格式设置中提供的对齐方式很难实现，在此笔者研究了两种方法供大家选择。
1．分散对齐＋首行缩进＋右缩进
首先，在文档中输入单位落款和时间落款两行后，选中两行，执行“分散对齐”，如图1所示。
接着拖动“首行缩进”和“右缩进”，直到合适的地方为止。
提示：
如果落款下面还要输入其他容，请在落款后先留下空行，以免设置格式后键入回车破坏格式。
2．调整宽度＋调整文字位置
首先，在文档中输入单位落款和时间落款两行后，选中两行，依次选择“格式→调整宽度”菜单命令，在弹出的“调整宽度”界面中输入文字宽度（以字符计数），字符取值以两行中字符数最多的为准。
我们这里输入11个字符，如图2所示。
调整文字位置可以根据需要，通过“左缩进”设置来实现。
提示：
以上的两行对齐你同样可以将其扩展到三行、四行对齐，应用如多个单位联合发文的文件头等
巧用Word2003绘图工具制作一个树状结构图
作者：
佚名来源：
InterNet加入时间：
2007-3-7
近日，同事找到我说要在Word2003中制作一个树状结构图，虽然常听说树状结构，却没有真正的制作过。
但是想到MicrosoftOffice作为办公软件中的龙头老大，一定会把这个功能集成到软件中，经过一番摸索后，终于在Word中找到了制作树状结构的方法。
在“绘图”工具栏上，单击“插入组织结构图或其他图示”，如图1所示，在接着出现的“图示库”中选择“用于显示层次关系”的第一种后，单击“确定”按钮后会出现一个层次结构图，如图2所示。
这时，在方框中可以输入相关的容了。
如果要在某一个结构下增加分支时，先选中些结构，然后在“组织结构图”工具栏上单击“插入形状”中选择是插入同事、下属还是助手。
现在我们要做一个名为“计算机系统”的结构图，先在第一个框中输入“计算机系统”，因为计算机系统是由软件和硬件两部分组成的，“计算机”下面只有两个“下属”，所以要删除其中的一个文本框，选中其中任意一个文本框，按“Del”删除，然后再在其下面插入相应数量的文本框并输入容，Word会根据组织结构图的大小自动调整整体大小。
如图3所示。
如果你不满足于默认的效果，可以在“组织结构图”工具栏上选择“自动套用格式”，其中给出了除“默认”外的16种效果，一定可以满足你的要求了。
如图4所示。
另外，在“版式”中除了标准样式外，还提供了两边悬挂、左、右悬挂等可以供你进行选择。
如图5所示。
值得注意的是，用绘图工具来制作的组织结构图整体是一副图片，所以我们可以在Word中如同操作图片一样对它进行操作。
踏雪无痕从Word文档中删除个人的隐私信息
作者：
佚名来源：
InterNet加入时间：
2007-3-7
我们知道，Word文档在保存时会自动记录各种附属信息，如作者、公司名称、最后编辑时间、批注等。
由于这些信息可以被任何文档的阅读者轻松地获取，所以在某些特定的情况下（如发布到Internet、与外部人员交流），我们需要从Word文档中删除这些信息。
下面我们就来看一下具体的实现方法。
1．设置安全选项
在Word文档中依次选择“工具→选项”菜单命令，在打开的“选项”对话框中选择“安全性”选项卡，勾选其中的“保存时从文件属性中删除个人信息”复选框，单击“确定”按钮即可。
经过上述设置，下次再保存文档时，所有涉及个人信息的容都会自动从文档中删除。
2．使用“删除隐藏数据”插件
虽然经过上述设置之后，个人信息不会保留下来，但是对于文档包含的批注、版本信息就无能为力了，这时就要用到“删除隐藏数据”插件。
“删除隐藏数据”插件是微软发布的一个Office插件，利用这个插件，我们可以永久删除Office文档中隐藏的数据和协作数据。
安装“删除隐藏数据”插件之后，在Word文档的“文件”菜单下会增加一个名为“删除隐藏数据”的菜单项。
单击菜单启动操作向导，然后单击界面上的“浏览”按钮指定删除隐藏数据后的保存文件名，再单击“下一步”按钮，插件就开始执行删除操作，完毕后单击“完成”按钮即可。
这里需要解释的是，之所以要重新指定文件名是为了不破坏用户的原始文档。
因为插件在工作过程中会删除文档的批注、版本信息等容，而这些信息对于文档的作者却是需要保留的。
如果需要删除多个文档的隐藏数据，则可以使用“删除隐藏数据”插件的命令行形式完成。
在命令窗口下切换到“C:
\ProgramFiles\MicrosoftOffice\RemoveHiddenDataTool”目录（这里假设Office安装在C盘），输入命令：
offrhd"C:
\MyDocuments""C:
\NewDocs"。
使用WORD模板
使用Word中的模板
用Word2000编排文档时，用户时时刻刻都在使用模板，模板是一类特殊的文档，它可以提供完成最终文档所需要的基本工具。
使用模板可以快速生成所需要文档的大致框架。
在Word2000中，每一个文档都是在模板的基础上建立的。
Word默认使用的模板是Normal模板。
模板中包含以下元素：
∙每个文档中的文字和图形，例如，页眉和页脚；插入日期、时间和文件名、文档标题等信息的域；占位符；公司徽标。
∙用【文件】菜单中的【页面设置】命令设置页边距和其他页面版式选项。
∙样式。
∙宏项目项。
∙保存为自动图文集词条的文字和图形。
∙自定义工具栏、菜单和快捷键。
1.4.1使用Word2000中的模板创建新文档
Word提供了许多常见文档类型的模板，如备忘录、报告、传真、商务信件、简历等。
可以使用这些模板来快速地创建文档。
下面以创建中文典雅型信函为例，说明如何使用模板来创建文档。
（1）选择【文件】菜单中的【新建】命令，出现【新建】对话框，如图1-16所示。
在Word2000中，将模板按照不同的种类分别放在相应的标签中。
例如有关备忘录方面的模板，存放在【备忘录】标签中；有关信函和传真方面的模板，存放在【信函和传真】标签中；有关Web页方面的模板，存放在【Web页】标签中。
（2）选中【信函与传真】选项卡，再单击选择【中文典雅型信函】图标。
此时，在右面的【预览】框中将显示该信函模板的示意图。
（3）单击【确定】按钮，即可创建一份信函，效果如图1-17所示。
可单击占位符的位置，然后键入所需的文本。
例如，单击【单击此处键入收信人】以将其位置选定，再键入收信人的。
1.4.2创建模板
虽然Word2000自带了不少模板，但用户仍然可能找不到合适的模板，或者想把自己常用的格式保存起来，这时可以创建新模板。
1.4.2.1创建基于已有文档的模板
以现有的文档文件为模板，可以快捷地创建一个新模板，供以后编辑类似文档时使用。
方法如下：
（1）单击【文件】菜单中的【打开】菜单项，从文档列表框中选中所需文档，单击【确定】按钮打开它。
（2）单击【文件】菜单中的【另存为】命令，弹出【另存为】对话窗口。
（3）单击【保存类型】列表框，在弹出的文件类型列表中选中【文档模板】。
（4）在【文件名】编辑框中输入新模板的名称。
（5）从【保存位置】列表框中打开MSOffice（或Word）文件夹中的Template文件夹，选定保存模板的文件夹，所选定的文件夹将决定在选择【文件】菜单的【新建】命令时，模板所在的标签位置。
（6）单击【确定】按钮保存模板。
1.4.2.2创建基于现存模板的模板
如果系统中已经有类似的模板，执行下面的步骤，可以加快创建模板的进程。
（1）单击【文件】菜单中的【新建】命令，弹出新建对话窗口。
（2）选中与要创建的模板类似的模板，如果要从一个空白模板和默认设置开始，就选中【空文档】。
（3）选中【新建】组框中的【模板】互斥项。
（4）单击【确定】按钮，创建新模板。
（5）添加该模板创建的所有新文档中都需要的文字和图形。
（6）修改页边距设置、纸大小和打印方向、样式和其他格式。
（7）设置页眉和页脚的格式。
（8）创建、修改、复制模板需要的自动图文集词条、宏命令、工具栏、快捷键等。
（9）同前面一样保存模板。
1.4.3修改模板
可以修改已有的模板。
使其包含自动图文集词条、宏、工具栏、菜单和快捷键等。
模板被修改之后，模板文本、样式、节格式的修改对以前基于该模板创建的文档没有影响；而在模板中所进行创建或修改对基于这个修改后模板创建的所有文档都有效。
修改模板的步骤如下：
（1）单击【文件】菜单中的【打开】命令，或者单击【常用】工具栏上的【打开】按钮，出现【打开】对话框。
（2）单击【文件类型】列表框，在弹出的列表框中选中【文档模板】选项。
（3）找到存放模板的文件夹，在【名称】列表框中选中欲修改的模板名称，单击【确定】按钮，打开模板。
（4）对打开的模板进行修改，如对模板中的文字和图形进行编辑和格式化，设置页面和文本格式，创建或修改样式，修改快捷键、工具栏或菜单，定义自动图文集词条，创建宏命令，或者复制、重命名或删除模板上的各种项目等。
（5）修改完毕，单击【文件】菜单中的【保存】命令，或者单击【常用】工具栏的【保存】按钮，保存模板。
实际上，修改模板和修改文档没有什么两样，不同的是，修改文档主要是修改文档中的文本和图形等容，而修改模板主要是修改模板所包含的样式、自动图文集、宏命令、页面格式、节格式、工具栏、菜单、快捷键等容。
1.4.4改变文档的模板
有时用一个模板创建文档并编辑一部分容后，却发现另一个模板中的样式、宏、自动图文集更适合这个文档，可以改变与文档连接的模板。
也可以添加共用的模板，或者将另一个文档或模板的条目复制到该文档中。
1.4.4.1改变与文档相连接的模板 改变与文档相连接的模板后，可以使用新模板的样式、宏、自动图文集，而不改变原有模板提供的文本和格式，页面设置也不受影响。
具体步骤如下：
（1）单击【工具】菜单中的【模板和加载项】选项，弹出【模板与加载项】对话框，如图1-18所示。
（2）单击【选用】按钮，弹出类似于打开文档的选用模板对话框窗口。
选中一个合适的模板，单击【打开】按钮，选中的模板会显示在模板和加载项对话窗口的【文档模板】编辑框中。
（3）如果想用新模板的样式来更新文档，选中【自动更新文档样式】复选框。
（4）单击【确定】按钮返回。
1.4.4.2添加和卸载共用模板
如果不想用另一个不同模板，又想使用其他模板上的一些项目，可将这个模板安装为共用模板。
所有的模板都可以被加载为共用模板。
加载共用模板的方法如下：
（1）单击【工具】菜单中的【模板和加载项】菜单项，弹出【模板与加载项】对话框。
（2）单击【共用模板及加载项】框中的【添加】按钮，出现与【打开】窗口类似的窗口。
（3）在模板文件夹下查找需要的模板并选中它，单击【确定】按钮，Word将所选模板添加到【共用模板及加载项】列表框中作为共用模板。
（4）单击模板对话窗口的【确定】按钮返回。
装入模板后，保存在其中的项目在本次Word运行期间对任何文档就有效了，但是，用这种方法装入的加载项和模板会在关闭Word时自动卸载。
下次再启动Word时，如果还要使用，还得重复以上的步骤。
如果在每次使用Word时，都要将某一模板加载为共用模板，可以将这个模板复制到Word的Startup文件夹中，这样Word启动时就会自动加载这个模板了。
如果一个共用模板不再需要时，为了提高系统的运行效率，可将共用模板卸载，方法如下：
单击【工具】菜单中的【模板与加载项】命令，弹出【模板与加载项】对话框，选定【共用模板及加载项】组框中要卸除的一个模板或加载项，单击【删除】按钮将模板或加载项从列表框中删除。
若要卸载一个模板或加载项，但仍将其留在列表框中，可清除该项前的复选框。
单击【确定】按钮返回。
1.4.5Word界面与模板的关系
前面讲了如何自定义工具栏、菜单和快捷键。
在对这些容进行修改时，我们有时想让它能一直使用，有时又希望让它只在本文档中使用。
Word2000给我们提供了这个功能。
在进行自定义界面时，所显示的对话框都有一个选择【保存位置】的选择框。
下面有Normal和本篇文档名两个选项，如果文档是基于其他模板，还有一个所用模板名的选项。
∙如果选择NORMAL，则所做的改变对以后的所有文档都有效。
∙如果选择本篇文档名，则所做的改变只对本文档有效。
∙如果选择所用模板名，则所做的改变对以后建立的基于该模板的文档有效。
[文章录入员:
sky365]
巧妙应用Windows和Word来查日语汉字的读音
作者：
佚名来源：
InterNet加入时间：
2007-3-6
你知道吗，中文版的MSWindowsxp和MSWordxp里隐藏着两本日语“字典”！
借助他们可以查到日语汉字的读音。
一、MSWindowsxp中的日语输入法
安装:
打开“控制面板区域和语言选项文字服务和输入语言”，单击“添加”，在“输入语言”中选择日语，再单击两次“确定”即可。
示例:
查“日”字的读音。
1.切换到日语输入法;
2.单击输入法状态条上的“IMEPad”按钮（长得像笔筒），在弹出的菜单中单击“HandWriting”以调出输入板;
3.单击输入板上的“Clear”按钮以清除“宀”;
4.拖动鼠标在左边的书写窗口写个“日”，右边侯选窗口里会动态地列出候选字;
5.将鼠标停在“日”字上就可以看到“ニチ”、“ジツ”等假名注音了。
贴士:
也可以单击输入板左侧“部”、“画”按钮来按部首或笔画查找汉字。
二、MSWordxp中的拼音指南
示例:
给一份日语歌词注音。
1.把歌词复制到Word里，选中一段（一次只能拼30个字符）;
2.单击“格式中文版式”里的“拼音指南”，这样，汉字和片假名就都标上平假名了。
贴士:
如果拼音指南帮你注上汉语拼音或是注音字母而不是假名，说明歌词的源文件用的是中文编码。
那也没关系，只要“告诉”Word这是日文就行了--先选中整篇歌词，然后双击Word底部的状态栏中的“语言”（通常会显示“英语（美国）”之类的），在弹出的对话框中选择“日语”，然后“确定”。
这样一来，再用拼音指南就搞定了。
日语输入板和拼音指南各有所长。
日语输入板上可以显示多种读音，而拼音指南仅仅显示一种读音;拼音指南可以一段一段注音，而日语输入板只能一个一个查。
不用抓图软件也可以批量抓图用Word来帮忙
作者：
佚名来源：
InterNet加入时间：
2007-3-6
一提起“抓图”，我们首先想到的是抓图软件。
大家可到网上以“抓图软件”为关键字进行搜索，可以查到好多这样的第三方软件，其功能很强大。
但笔者更喜欢挖掘现有软件的功能来完成同样的操作。
利用Word并配合键盘上的PrintScreen键可以批量地抓取和保存图片。
打开Word新建一文档，然后根据需要用PrintScreen键抓取整个屏幕或配合Alt键（Alt+PrintScreen组合键）抓取活动窗口，再切换到Word窗口中粘贴（注意：
抓一次粘贴一次）。
上述操作完成后，选择Word中的“文件”菜单中的“另存为”命令，在保存类型中选择“网页”，文件名随意定。
单击[保存]后，在目标文件夹中会出现文件夹“***.files”（其中***为保存时起的文件名字），其中保存着刚才抓取的所有图片文件。
每个文件都是独立的，且自动编号。
再经过简单的整理，分类保存到特定的文件夹、改名等即可。
如果需要其他格式的话可用相应软件进行批量的格式转换。
方便查找日期用Word制作带有日历的桌面
作者：
佚名来源：
InterNet加入时间：
2007-3-6
在平时工作中，我们更多的是用Word编写教案、总结等文字类材料。
其实还可以用Word制作带有“日历”的桌面，便于我们查找日期。
下面我就说说制作的过程，以Word2003为例。
首先，打开Word2003选择“插入”、“对象”，在弹出的“对象”窗口中的“新建”选项卡的下拉列表中选择“日历控件11.0”（如图1所示），如果是在Word2002中，该选项为“CalendarControl10.0”。
点击[确定]按钮后返回到Word编辑窗口，这时日历已插进来了。
可用鼠标左键，通过拖拉其八个黑色的控点改变其大小。
为了避免日历遮住桌面左边的图标，可按工具栏的“右对齐”，使其靠右。
如果对日历的外观不满意，可右击日历面板，选择快捷菜单“日历对象”、“属性”，调出“日历对象”对话框（如图2所示）。
在此可以根据自己的喜好，决定日历的容、字体、颜色等。
例如，要改变日历的底色，选择“颜色”，在左边选择“BackColor”之后，在右边选择自己喜好的颜色。
也可以进入“自定义”对话框进行更多的颜色选择。
完成设置后，单击[确定]按钮退出，这时还看不到变化，因其处在设置模式。
单击浮动工具列“控件工具箱”左上角的三角板图标退出设计模式后，刚才的更改已经生效（如图3所示）。
如果要再次更改外观，重新点击该三角板图标即可。
选择“文件”，在“保存类型”中选择“网页”，选好存档目标文件夹，输入文件名，单击[保存]按钮，此时，目的已差不多达到了。
下面要做的是为日历加一个彩色的背景，不然白色屏幕让人看了不舒服。
为了保证原来桌面风格不变，选择菜单“格式→背景→填充效果”，在“填充效果”窗口中选择“图片”，单击[选择图片]按钮，选择一图片文件（可以在c:
\windows\web\wallpaper中找到系统的桌面背景），确定后回到Word编辑窗口中，此时背景已套用。
点击[保存]按钮，存储文件后，关闭Word，至此，前期工作已结束。
最后的工作就非常简单，右击桌面空白处，选择“属性→桌面”，单击[浏览]按钮，选择刚才做好的“网页”文件后“应用”即可。
但需要特殊说明的是：
因为“像素”等问题，制作好的背景会出现如图4所示这种情况，而此时，在“背景”中“拉伸”选项是不可选的。
没关系，不用急，只要找到背景的源文件，将它用“画图”编辑成和默认的显示分辨率一样就行了。
最后，自制的“日历”已经挂在屏幕的右上角了，以后再要查看日期就不用东找西找了。
Word表格可以像在Excel一样也能求得平均值
作者：
佚名来源：
InterNet加入时间：
2007-3-6
在Word中我们怎样才能求得如图1所示的每位学生5门功课的平均值以及4位学生各单科的平均值？
其实，Word表格可以像在Excel中一样，能够用A1、A2、B1、B2……的形式来描述，其中字母代表列，而数字则代表行。
下面是操作步骤：
第一步单击要放置计算机结果的单元格，首先放到G2单元格。
第二步单击菜单栏中的“表格→公式”，会弹出如图2所示的“公式”对话框。
第三步一般情况下，公式中默认的函数为SUM函数，本例是求平均值，需要在“粘贴函数”列表框中选择平均值AVERAGE函数，例如本例求XX的5门功课的平均值，选择数字格式之后，应建立公式：
“=AVERAGE（left）”或者是“=AVERAGE（B2:
F2）”，得出G2单元格的值。
计算G3、G4、G5单元格的方法和G2类
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