费用报销制度.docx
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费用报销制度
圣光集团
财务支出审批和费用报销管理制度
1.1001/2008
1目的
加强费用控制、降低成本支出、规范费用标准及范围，加强预算费用的控制和管理
2范围
集团公司各部门、下属各单位、控股子公司的各项财务支出和费用报销。
3财务支出审批
3.1原则
3.1.1公司开支实行预算管理、总量控制，所有预算外开支必须履行审批程序。
3.1.2公司内部各部门、各单位应根据其月度预算按时编制《月度资金计划表》，由主管领导签字后，于每月25日前报集团公司财务管理中心。
经集团财务管理中心、资金管理中心审核、董事长审批同意后，交由公司财务部控制、执行。
3.2借款和支票使用审批程序
3.2.1借款由经办人填写《借款单》全部内容、签名后，提交审批。
结算金额在1000元以上的，原则上以支票支付。
3.2.2日常经营开支的审批程序
3.2.2.1预算内金额不足5000元的办公用品、机配件、油料及其他低值易耗品的采购开支，由经办人填制采购申请单，提交本部门负责人、主管副总经理、总经理审批。
审批后由公司业务归口部门按月度集中采购，采购申请单当月有效，过期未执行的作废，如需继续采购应重新申请。
3.2.2.2预算内金额不足5000元的其他开支需要借款的，由经办人填写《借款单》，说明事由，提交本部门负责人、财务负责人、总经理审批，即可办理借款。
对于《借款单》不能充分说明事由的借款事项，应附加已经本公司主管领导和总经理审批同意的其他相关文件原件。
3.2.2.3金额5000元（含）以上10000元以下的预算内开支和固定资产的支出，必须以签报形式报本公司总经理、集团财务总监、总裁（或授权人）批准。
所有预算外开支及10000元以上的预算内开支，必须以签报单形式报本公司总经理、集团财务总监、总裁、董事长（或授权人）审批。
经办人持已经批准的签报等文件原件，填写完整的《借款单》，经公司主管会计、财务负责人签字后，即可到财务部门办理借款。
3.2.3集团内其他公司办理业务需在本公司借款的，应先由经办人按其所属单位的审批流程获得批准后，经公司财务负责人和集团财务总监签字，方可办理借款手续。
必要时必须经董事长的批示
3.2.4财务部出纳根据审批手续齐备的各类文件和《借款单》，向经办人支出现金或签发支票。
3.2.5各项借款应遵守“前款不清、后款不借”的原则。
有特殊事项确需在未清前款的情况下借款的，经办人需附书面文件说明前款未清的原因，由主管会计在说明文件上明确标注累计欠款的金额，报公司财务负责人、直属领导、分管副总经理、总经理确认后方可填写《借款单》再借款。
无董事长特别批示的，累计借款次数最多两次，累计借款金额最高不能超过1万元。
3.2.6公司财务部每月应及时清理员工借款，月末发放《还款通知单》，要求借款人在规定时间内还清欠款；不能还款的应提交经公司总经理批示的书面说明，否则，财务部门有权自其当月工资中扣发相应的欠款金额。
4 费用报销管理
4.1费用报销必须按要求填写《费用报销单》或《差旅费报销单》，粘附合格的原始凭证（包括各种申请审批文件的原件（原件已提交财务的可提供复印件）、原始发票），原始发票各项目应填写完整，发票单位必须标有本公司的全称。
4.2审批签字程序：
4.2.1预算内开支金额不足5000万元的，经办人持填写完整的《费用报销单》或《差旅费报销单》，提交本部门负责人、费用会计、财务负责人、总经理批准。
5000元（含）以上10000元以下的，还需报集团总裁审批。
4.2.2所有预算外开支、金额10000元（含）以上的预算内开支，经办人持填写完整的《费用报销单》或《差旅费报销单》，提交本部门负责人、主管会计、财务负责人、总经理、集团财务总监、总裁、董事长（或其授权人）批准。
4.2.3董事长特殊安排的事项，由董事长先签字证明事情的真实性，财务负责人审核发票及金额、总经理签字予以报销。
4.2.4集团内跨公司办理业务需在其他公司报销费用的，应先由经办人按其所属审批流程获得批准后，经费用承担公司主管会计、财务负责人、总经理审批后予以报销并报备报销人所在公司财务部及集团财务中心。
必要时，须经集团财务总监、董事长批示。
4.2.5财务部出纳根据审批齐备的《费用报销单》或《差旅费报销单》给予报销。
4.3费用开支的范围与标准
4.3.1工资费用及发放按集团公司有关规定执行。
各级工资审批人员及员工本人应对员工的工资保密。
如发生工资泄密，追究相关人员责任。
按照国家规定应当由公司负担的职工养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险和住房公积金等，由综合管理部负责（人力资源）计算并缴纳。
4.3.2差旅费标准参照4.4“出差管理”执行。
4.3.3保险费是指为减少因意外事故造成财产经济损失而向保险公司投保所支出的费用。
主要包括为人员、房屋、建筑物、机器设备、运输工具等投保的财产险、第三者责任险等，所有保险类业务均需报集团财务中心、总裁、董事长审批，各公司应按审批文件和实际发生的保费金额按程序报销。
4.3.4办公费是指公司在经营管理环节中发生的各项办公费用，包括文具纸张费、印刷费、书报资料费、计算机软件资料费、微机联网安装费、上网费以及其他办公用品等。
4.3.4.1所有办公用品由公司统一管理，按集团规定的标准实行限额领用制度。
综合管理部负责根据各部门办公用品的领用情况，每月编制“办公费用分配表”交财务部门。
4.3.4.2各部门领用办公用品必须办理领用出库审签手续，由经办人填写办公用品领用审批表，经本部门负责人、财务部审核、分管领导批准后到仓库办理领用手续。
并按限额计划控制领用。
4.3.4.3公司办公用品只提供日常用品（即消耗品）和限期使用品。
消耗品包括：
笔、墨、纸张（稿纸、打印纸、复写纸）、小刀、订书钉、大头针、曲别针、印油、电池、洗涤用品、清洁用品等。
限期使用品包括：
钢笔、尺子、夹子、文件盒、档案盒、计算器、架、剪、纸篓、笔筒、簸箕、盆等。
4.3.4.4专用办公用品即财务账本、凭证、表盒、档案目录等，专项会议配备的办公用品及培训用品，不列入办公用品限额。
应根据实际需要提交采购计划进行审批，但要节约使用。
4.3.4.5办公用品在使用限期内丢失、损坏的由使用人负责赔偿，公司不予配置。
4.3.4.6办公用品限额标准：
总经理、副总经理、总经理助理每月15元，部门负责人每月8元，一般职员每月4元。
各部门办公用品限额可在季度内使用，不得超出限额。
4.3.5邮电通讯费是指公司因工作需要发生的各项邮电通讯费用，包括固定电话费、手机话费、邮寄费、电报费、快递费等其他有关的费用。
4.3.5.1固定电话费：
根据公司业务情况，各部门固定电话费实行定额管理，限额使用。
每部电话市话限额100元，超支自付，节约不补。
根据业务需要，确需开通长途电话的人员，由本人提出书面申请，经综合部审核，分管副总审批、总经理批准后方可开通。
但要制定每月长途电话费限额，节约不补，超支部分从本人工资中扣除，确因工作原因，业务需大量使用长途电话的特殊岗位，经本公司总经理批准后，上报集团财务总监、总裁、董事长审批，其他经董事长特批的，按审批标准执行。
4.3.5.2手机话费报销标准：
4.3.5.2.1员工手机通讯费开支标准：
总经理电话费600元；
副总经理每月报销电话费400元，董事长特批的除外；
总经理助理、部门负责人每月报销电话费200元；特殊业务岗位根据实际工作需要，由各公司总经理负责审批，在50—150内定额报销，因业务原因个别需要报销话费的，采购单次审批，在50-100元内定额报销。
因工作特殊，如外出办事、与总部通话次数较多，确需增加电话费，由本人按月提出书面申请，部门领导同意、总经理批准后报财务部备案，可临时增加话费，但最多每月不超过100元。
享受手机费报销的员工必须保持手机24小时开机状态，确保工作的正常进行。
4.3.5.2.2手机话费报销应填写《费用报销单》，当月话费超过规定标准的按标准报销，当月话费不足规定标准的按实际发生额报销。
手机发票应为包含报销人本人名字的话费发票，每月各部门将手机费汇总后交由综合管理部统一报销。
享受集团小号和双机双待人员按照标准报销
4.3.5.3其他邮电通讯费标准按照公司相关规定执行。
4.3.6业务招待费是指公司为业务经营的合理需要而发生的招待费用，包括接待国内外宾客的宴请费、礼品费、招待用烟茶费、举办招待会经费、开展国内外购销业务必需的活动经费，以及公司负担的其他接待费用。
4.3.6.1各种业务宴请必须事先填写《宴请审批单》，经批准后方可进行，严禁未经同意发生宴请费用。
申请人在本地市内招待有关人员的，应填写宴请审批单，经综合部负责人审核，报总经理批准后，由综合部具体安排。
宴请结束后由宴请人填写报销单，经综合部负责人审核、总经理（或分管副总经理）审批后，到财务报销。
因工作需要，在外招待客户或有关部门人员的，申请人必须电话请示总经理（或分管副总经理），经批准接待的，由申请人按本人职务所规定的宴请标准执行。
超标准接待的必须经总经理批准。
接待完毕返回，必须及时补办业务招待报批手续。
各公司总经理负责对单笔招待费2000元以下的招待费进行审批，超过2000元（含2000元）在5000元以下的业务招待，需提前报书面报请集团总裁审批，5000元以（含5000元）以上的，需提前书面报请集团董事长审批。
4.3.6.2业务宴请标准：
总经理
副总经理
中层
一般员工
一类城市
250
220
180
120
二类城市
220
180
140
100
三类城市
180
140
100
80
四类城市
160
120
80
60
本标准中城市分类同差旅分类标准，招待费标准为每次招待人均消费标准，本公司陪同人员原则上不得超过2人。
4.3.6.3业务招待费在规定标准内凭原始发票报销，超过标准且总额在2000元以内的一律报总经理审批。
4.3.6.4赠送带有公司标志的纪念品，应报公司总经理批准。
需要外购礼品的，金额在500元以下的经公司总经理批准，超过500元的必须经董事长批准。
4.3.7广告宣传费是指公司为扩展经营业务、宣传公司形象的需要而发生的广告费用、展览费用、印刷费用。
公司统一制作的广告、样本、宣传品以及广告性礼品等，依据公司总体广告宣传方案实施，按照预算由办公室负责经办，凭发票按审批程序和标准报销。
4.3.8培训费是指公司为提高员工的专业技术水平和管理能力，对公司职员进行专业技术、职业道德培训和考试的费用，由人力资源部门根据公司审定的培训计划编制预算具体负责安排，凭发票按审批程序和标准报销。
4.3.9维修费是指为保证公司的正常经营而发生的建筑物、机器设备、运输工具、办公设备等的维护、修理、保养、检测等费用，由综合管理部凭发票按审批预算程序和标准报销。
4.3.10其他临时费用是指为维持公司的正常经营活动而发生的其他支出，按实际发生金额按审批程序和标准报销。
4.4出差管理
4.4.1出差任务审批
员工出差，应在上填写出差申请（实行前可纸质申请），注明出差任务计划及路线安排，提交分管领导、总经理审批。
未经批准私自出差发生的费用公司一律不予以报销。
4.4.2差旅费预支
出差人持已经审批的签报或出差计划及线路安排表，到公司的综合管理部签字备案，根据预算的金额填写《借款单》，按借款审批程序办理借款事宜。
4.4.3差旅费报销
出差费用符合公司规定标准的，凭发票报销，各种收据及收款凭证一律不予报销。
具体报销办法如下：
4.4.3.1报销范围：
因公在境内、外出差发生的符合规定标准的费用，包括往返机场、火（汽）车站的出租车费、飞机（车、船）票款，住宿费、购票服务费、伙食补贴、出差交通补助等。
4.4.3.2报销标准：
4.4.3.2.1交通工具
4.4.3.2.1.1公司总经理、副总经理等，因工作原因出差的，可选择自带车或乘座火车卧辅等，确因工作需要乘坐飞机普通舱位、火车软卧、轮船二等舱的，在签报中写明拟乘座的交通工具种类，经批准后乘座。
4.4.3.2.1.2除公司总经理、副总经理、总监、总经理助理等以外的员工，可选择乘座大巴、火车硬座、轮船三等舱。
4.4.3.2.1.3出差期间发生的出租车费仅限往返机场、车站用途，其他用途发生的不予报销。
4.4.3.2.1.4因工作需要带车出差的，当天能够返回的由公司综合管理部负责人批准；当天不能返回的应报分管副总或总经理批准。
4.4.3.2.1.5出差订票由公司综合管理部统一定点办理，订票费不超过10元/张，购票高峰时期订票费不得超过30元/张。
4.4.3.2.2除经董事长、总裁特别批准的，差旅费报销执行下列标准：
城市类别
职位级别
一类城市
二类城市
三类城市
四类城市
集团总裁或董事长
不限
总经理级
300元/间/日
200元/间/日
150元/间/日
120元/间/日
经理/主管
200元/间/日
150元/间/日
110元/间/日
90元/间/日
一般职员
180元/间/日
120元/间/日
100元/间/日
80元/间/日
补助费标准
城市类别
职位级别
一类城市
二类城市
三类城市
四类城市
公司职员
40元/天
30元/天
20元/天
10元/天
一类城市：
北京/上海/广州/深圳/杭州/宁波/温州/无锡/大连/苏州/厦门/珠海/东莞/重庆/南宁/桂林/泉州/青岛/南京/沈阳/哈尔滨/天津/成都/武汉/昆明；
二类城市：
长沙/长春/济南/郑州/兰州/南昌/石家庄/合肥/太原/呼和浩特/贵阳/常州/南通/扬州/泰州/镇江/淮安/连云港/黄山/芜湖/马鞍山/包头/汕尾/潮州/江门/肇庆/茂名/湛江/柳州/韶关/漳州/海口/三亚/惠州/中山/佛山/汕头/福州/拉萨/三明/烟台/威海/乌鲁木齐/西安/徐州/扬州；
三类城市：
除上述一、二类城市之外的一般地级市.
四类城市：
县级城市及县级市/县以下乡、镇。
4.4.3.2.2.1公司所在地周边出差的，距公司100公里以外可享受出差伙食补助。
4.4.3.2.2.2员工在出差期间（包括参加会议）由他方提供住宿、伙食、交通工具等三项或其中之一的，公司不予报销该项补助。
4.4.3.2.2.3出差人员发生的住宿费、伙食补助按规定标准执行，超支部分不予报销。
住宿费凭住宿发票在规定的限额内报销。
员工到家庭所在地出差的，不予报销住宿费和伙食补助。
随同领导出差，乘坐交通工具和食宿与领导难以分开的，可按领导报销标准执行。
4.4.3.2.2.4出差住宿费开具发票的天数，不得超过实际住宿的天数；出差补助按日历天数计算（算头不算尾）。
如果出差实际天数超过预计天数的，应书面详细陈述超过原因并附于报销单后，由上级领导签字确认。
4.4.3.2.2.5出差距离达500公里以上需乘坐火车的，从当日晚8时至次日晨7时乘车6小时以上的，或连续乘车超过12小时的，可购同车硬卧铺票。
4.4.3.2.2.6集团管理人员到各地巡查工作的，相关差旅费用由被巡查公司承担，就餐实行工作餐，原则上为四菜一汤，中层以下人员就餐标准15元/人，副总经理级就餐标准为25元/人，总经理级以上人员就餐标标35元/人。
4.4.3.2.2.7销售人员出差到销售区域内巡查工作，不得要求经销商承担住宿费用。
4.4.3.2.2.8出差期间发生的其他零星支出，如复印费、打字费等按办公费用报销。
4.4.3.3报销程序
4.4.3.3.1出差人完成出差任务返回公司后，持出差签报到综合管理部确认签字后，填写《差旅费报销单》。
《差旅费报销单》中所列费用应按规定标准凭原始发票报销，超过规定标准的费用由个人自理。
4.4.3.3.2签字审批程序同费用报销程序。
4.4.3.3.3出差人应在10个工作日内到财务部门办清差旅费结算手续。
4.5 其他规定
4.5.1禁止员工有下列行为：
4.5.1.1利用出差机会，宴请亲朋好友等与公务无关的人员；
4.5.1.2假借公务出差，游山玩水；
4.5.1.3长期占用公款不办理报销和退款手续；
4.5.1.4未经事前批准，借出差之便绕道回家探亲的；
4.5.1.5其他违反公司规定的行为。
若有员工违反以上规定和集团相关规定的，将按集团的相关规定给予处理。
4.5.2总经理和财务总监的审批签字日为每周一、三，财务部报销日为每周二、四。
4.6本规定自2010年2月1日起执行。
附件：
一、《借款单》;
二、《费用报销单》;
三、《差旅费报销单》;
四、《宴请审批表》;
五、《财务支出、报销审批签字权限责任及流程》。
附件五：
财务支出及报销审批签字权限责任及流程
1、批准人：
付款项目
申请部门
审批流程
预算范围内5000元以下的业务付款事项
各业务部
经办人→部门负责人→费用会计→财务负责人→总经理
预算范围外、预算内及购置固定资产5000元以上付款事项
各业务部
经办人→部门负责人→费用会计→财务负责人→总经理→董事长
员工工资
综合管
理部
工资制表人→人力负责人→费用会计→财务负责人→总经理（报备集团）
员工考核奖励
综合管
理部
工资制表人→人力负责人→费用会计→财务负责人→总经理（报备集团）
公司内部各银行帐户之间调拨资金及银行划拨贷款利息
财务部
出纳→主管会计→财务负责人-集团财务中心
公司与集团内所属单位之间资金调拨
财务部
主管会计→财务负责人→总经理→集团资金中心→集团财务总监→董事长
公司银行帐户的开立与销户申请
财务部
财务出纳→主管会计→财务负责人→集团财务中心
对外报送财务报表及相关文件
财务部
财务经办人→财务负责人→公司法人代表（或法人代表授权人）
银行划拨小额零星财务手续费
财务部
财务出纳→财务负责人
其他特殊用款事项
使用人
财务负责人-资金中心-董事长
2、签字人责任：
经办人：
负责所支付费用事项的真实性、准确性；负责收取支付款项的发票符合税务的规定；
部门负责人：
负责所支付费用的事项的真实性，准确性；负责付款事项符合公司的规章制度；
财务主管：
负责所支付款项金额的准确性,发票的合规性;负责标注累计欠款金额、各项支出是否超出预算规定标准。
财务负责人：
负责付款事项符合公司的规章制度；并对前级签字人员是否履行职责进行审核；
分管副总：
负责付款事项符合公司的规章制度；并对前级签字人员是否履行职责进行审核；
总经理：
负责付款事项符合公司的规章制度；并对逐级签字人员是否履行职责进行审核；
3、签字人责任追索：
支付各类款项坚持逐级审批签字的原则，后级签字人员有对前级签字人员的审核权，各级签字人员失职造成经济损失的按公司规定承担相应的经济责任。
━━━━━━━━━━━━━━
管理制度名称
圣光集团财务支出及费用报销管理制度
管理制度编号
1.1001/2008
管理制度主责单位
圣光集团财务中心
版 次
1.1
批 准 人
有效期限
2年
审核部门负责人
密级
公开
起草部门负责人
袁文龙
起草部门
财务中心
起 草 人
批准日期
实施日期
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