邮件询问意见的话术.docx
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邮件询问意见的话术
邮件询问意见的话术
对留学生来说
比熬夜写论文更可怕的
莫过于给教授发邮件了
更要命的是
自从疫情上网课以来
大家就失去了与导师
面对面交流的机会
发邮件成为了每个留学生的“必修课”
相信很多小伙伴都曾经
为该怎么发邮件给老师而苦恼
从开头称呼就开始战战兢兢
行文字里行间
更是毕恭毕敬，字斟句酌
比自己写paper还认真
生怕一个用词、标点出错
冒犯了老师
毕竟人家一个不满意
就能让你轻轻松松地挂科
但更糟糕的是，
我们自以为的谨小慎微，
在老师看来竟然是“大不敬”！
这种文化差异，真的让留学生
一头雾水，比窦娥还冤
今天圈圈就来手把手
教大家如何礼貌地与老师沟通~
1
开头称谓
圈圈见过不少同学的“危险邮件”
对自己想要咨询的教授
直呼其 firstname
虽然有些教授非常平易近人
但第一次给教授发邮件
还是尽量做到正式并且有礼貌
称呼可以是
DearProfessor+教授的lastname
如果他是你的论文导师
你和他已经很熟了
就可以用上他的firstname
比如DearPaul
HiPaul等
对于向学校询问的一些
比较general的问题
如果不清楚收件人的姓名
可以用
towhomitmayconcern
作为称呼
错误示范
·Dearteacher
·Deartutor
·Dearlecturer
·Helloprofessor
以上几种称呼都是错误的 大家千万别踩雷！
因为在英文语境中，这种不加名和姓，
只有职位的称呼，是对人极不尊重的表现。
在收到邮件的老师看来，就相当于是中文称呼的“哎，那谁"。
如果你是老师，你还会想点进去看吗？
所以，如果你忘记了老师的名字，千万别想当然地忽略，可以问一下周围同学或者翻查一下PPT/学习资料等可能会有署名的地方。
2
开头寒暄
如果和对方是第一次发邮件
或者有一段时间没发过邮件了
可以发一个比较general的开头
稍微寒暄一下
显得不那么突兀
比如
Hopeyouaredoingwell
如果正好是一个假期的结束
可以用假期问候做开头
比如
Hopeyouhadagoodweekend
Hopeyouhadaniceholiday
如果是在课程结束或某次meeting之后
可以用上次见面的时间作为开头
比如
ItwasgreattoseeyouonTuesday.
Itwasmypleasuretomeetyoulastweek.
这样比直接生硬地进入主题
要显得更有礼貌哦~
3
自我介绍
在正式进入主题之前
大家一定要做好自我介绍
因为无论工作人员还是教授
每天都会收到很多邮件
不可能所有的人都认识你
如果是发给教授或tutor的
最好写上
Iamyourstudentfrom+课程名称
Mynameisxxxandmystudentnumberis
如果是发给工作人员的
也要记得写上姓名和学号
方便回复你的人对号入座
尽快帮你解决问题
在寒暄和自我介绍完成后
就可以切入主题了
例如
Iamwritingthisemailtoyouabout...
MightItakeamomenttoyourtimeto...
4
邮件正文
首先，语气要委婉。
什么叫委婉，就是不能把话说绝，不能直接陈述自己的要求。
举例来说，如果你要表达“想要做某事”，千万不能用“want”这个词。
其实大家可以代入一个场景，我们在英国点餐的时候，会听到大家说“Iwantalatte,please.”吗？
不会。
因为大家很自然地将这个表述转化为“MayI……？
”这种有余地的话术。
这种通过疑问表达要求的方式，给了对方拒绝的机会，是英国人心照不宣且习以为常的礼貌之一。
其次，回复要有分寸感。
很多同学和老师关系比较好，感觉对方很好相处嘻嘻哈哈像朋友一样玩得开，于是一个不小心就踩过雷池了。
所以即便关系再相熟，你和老师之间也还是要保持师生间的距离，对话时，不能太轻佻。
举个栗子，导师跟你定了一个论文细节后，你不能随意地回复Gotit!
（更离谱的是还有同学给老师回复What’sup/OK，可长点心吧，这样回老师真的会生气）
想表达“收到”、“明白”的话，可以说notedwiththanks （好的我记下了，感谢老师），receivedwiththanks （材料已收到，谢谢）。
5
期待回复
如果希望对方能快速回复你的邮件
可以在邮件的最后放上你的期待
比如
Lookingforwardtohearingfromyousoon...
Anyfeedbackyoucangivemeonthis
wouldbeverygrateful...
如果对方解决了你的问题
最好带上自己诚挚的感谢哦！
例如
Thankyoufor allofyourhelp.
Manythanksfor yoursupport.
最后署下你的全名
最好是自己的官方正式名字
与开头的自我介绍保持一致
以免让教授感到混淆
6
未收到回复
如果在发出邮件之后
有一段时间没收到回复
可以再发一封委婉的邮箱过去
询问事情的进度
或者确认对方是否收到邮件
比如
Iwaswanderingifyourecieved
mypreviousemailon...
MayIplease asktheupdateabout...
但切忌邮件轰炸对方
尽量做到耐心等待哦~
7
邮件小Tips总结
1.切记邮件是不能撤回的，发出去之前要认真检查邮件地址是否正确，是否有拼写和语法错误。
2.尽量使用学校注册的邮箱发信息，不要使用自己的私人邮箱，尤其是不要使用qq邮箱，会显得非常不专业。
3.主题一栏要写清楚主题，不要空着。
4.称呼是非常非常重要的，如果你不太会用一些漂亮的词儿，那么就用“DearProfessorXX”。
5.你的教授回复了邮件，可以先回复一封邮件，表示你已经收到了，并感谢对方的回复。
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