借款管理制度.docx
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借款管理制度
借款管理制度
1.目的
规范本公司对于借款的管理,减少资金不合理占用,规避借款坏账损失风险,特拟定本管理制度。
2.范围
适用于本公司所有部门及全体员工。
3.定义
借款按性质和用途不同分为:
员工因私借款、员工因公借款、备用金借款。
3.1员工因私借款
a.本公司原则上不对个人因个人事务借款，确因特殊原因的由相关部门负责人根据权责进行审批批准后，由借款人提供担保人（担保人需为本公司员工，由财务部认定具有还款能力具备担保条件）及担保声明、相关证件后方可予以借款；
b.员工个人私用借款原则上在工资发放时予以扣除，但对于特殊借款无法一次扣除时，应按借款时约定还款规定分批从个人工资中扣除，对于数额较大的特殊借款如借款人无法按期偿还的则直接由其担保人负责偿还。
由于因相关责任人工作疏忽，造成借款人的借款无法收回的，由直接责任人承担该损失。
3.2员工因公借款
a.对于因公借款，当事人应填写借款单并附相关公派书面证明或申请报告，借款单由借款部门负责人复核金额及借款归还时间，具体业务类型如下：
①差旅费借款;
②签证借款;
③工伤借款;
④其他适用于因公借款的业务；
b.公派业务借款应专项专用，严禁公款私用，不论业务是否完成，业务经办人均须在返回公司一周内（签证及工伤借款除外）凭有效合法的原始凭证，经签批后办理报销手续，冲抵借款单或返还借款，报销单不足冲减借款单，经办人需补交现金；超出借款单的部分由出纳转账支付；实际业务未使用或暂不用的借款，借款应如数清偿原借款单。
c.签证借款以银行解冻日为到期还款日,工伤借款以人力资源部确定工伤结案为到期还款日。
3.3备用金借款
a.备用金借款是为了方便有采购或其他经常有业务的部门员工,本公司备用金人员范围：
业务频繁且数额不超过5000元，具体如下：
①公司车辆费用;
②食堂零星采购;
③其他适用于备用金的业务；
b.对于需要备用金的部门员工，应出具书面“备用金使用人员备案表”，由部门提报,经部门负责人审核财务部核定,报总裁/董事长审批后交财务管理部备案；
c.备用金应专项专用，财务部有权检查备用金的使用情况。
备用金借款实行“前账不清，后款不借”的原则。
日常以备用金管理的费用按照正常报销流程付款，年底统一归还备用金。
各部门管理备用金的员工在离职前应将所借备用金结清。
4.借款单据的使用与填写要求
4.1单据使用规定
统一使用借款审批单
4.2单据填写要求
a.日期:
填写借款日期；
b.部门:
填写借款人所在部门；
c.借款人:
填写借款人的姓名;
d.借款事由:
填写所借款项的缘由;
e.借款金额:
填写所借款项的大写金额;
f.预计还款报销日期:
填写借款的还款日期。
4.3单据审批流程
详见附件1《借款管理流程图》。
5.借款额度控制及管理
5.1员工借款前必须预计合理的借款额度，部门负责人应进行额度的审核，超出合理范围的员工借款，财务部门不予借支；
5.2员工借款的报销应取得真实合法的报销票据，部门负责人应审核其业务的真实性、合理性，财务部复核业务的合法性及审核票据的合法性,经相关领导批准后可进行报销处理；
5.3财务部严格控制员工借款额度，准确掌握员工借款、报销和还款的情况，及时清理借支。
对超过借款单中约定的还款时间一周的，财务部将下发“员工借款清欠通知单”催收。
对于员工逾期借款且收到“员工借款清欠通知单”3日内仍未清还的员工，财务部将于第二个工作日提报人力资源部，从借款人工资中扣除借款,同时提报行政部进行公司内通报。
6.借款责任
6.1如审批人审批的借款造成损失的，借款使用部门审批人需要承担30%的经济责任，在借款审批中提出异议的可免除经济责任；
6.2对于员工因私特殊借款经担保人担保后造成损失的，由担保人承担全部责任。
7.附件：
附件1：
借款管理流程图
附件2：
员工借款清欠通知单
附件3：
担保声明
附件4：
备用金使用人员备案表
8.本制度从公司发文之日起实施，财务管理部拥有该制度的最终解释权。
附件1借款管理流程图
流程
部门/责任人
说明/单据
N
Y
N
Y
N
Y
N
Y
N
Y
借款人
部门负责人/分管领导
财务相关人员审核
财务总监审核
总裁/董事长审批
会计
出纳
《借款审批单》
审核真实性、合理性
审核合理性、规范性
金额5万以下总裁审批即可，5万元以上的还需要呈董事长审批
附件2：
员工借款清欠通知单
员工借款清欠通知单
部门员工：
截止年月日,您逾期借款的金额为元，按照公司借款管理规定,请您于三日内到财务管理部核对、报销并归还所欠借款，如逾期未办，将按照有关规定执行。
此致！
XXX公司
年月日
附件3：
担保声明
担保声明
本人身份证号，自愿为部门员工身份证号，借款金额（大写）元进行担保，如借款人未在规定期限内进行还款，本担保人将承担全额元还款责任。
借款人（签字）：
担保人（签字）：
借款人身份证复印件粘贴
担保人身份证复印件粘贴
附件4：
备用金使用人员备案表
备用金使用人员备案表
部门
借款人
职务
备用金使用范围
备用金核定金额
部门意见
使用人身份证复印件（粘贴）
备用金使用须知：
1、备用周转金应专款专用，不得挪用周转金款项。
2、备用金借款实行“前账不请，后款不借”的原则。
报销还款后仍有备用金借款的，财务部门将拒绝借支。
3、所有备用金的部门员工在年度终了或在离职前应将所借备用金结清。
借款人：
部门审核：
财务：
审批：
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