时间管理的教材资料.docx
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时间管理的教材资料
第一讲时间管理的基本概念
首先让我们来看一个小故事：
有两个人，到非洲去考察。
他们突然迷路了，正当他们在想怎么办时，突然看到一只非常凶猛的狮子朝着他们跑过来，其中一个人马上从自己的旅行袋里拿出运动鞋穿上。
另外一人看到同伴在穿运动鞋就摇摇头说：
“没用啊，你怎么跑也没有狮子跑得快。
”同伴回答说：
“因为我只要比你跑得快就行了。
”
从这个故事我们可以联想到：
●人们正处在一个激烈竞争的世界，我们每个人都必须参与进来；
●时间就好比故事里的狮子一样，怎么跑也不能跑得比它快；
●你不断地去尝试走在时间的前面，但最后往往以失败告终；
●竞争的本质在于如何比别人更快，也就是你虽然不能走在时间的前面，但你却可以走在别人的前面。
课堂讨论：
你认为置信的竞争优势是什么？
因此，我们需要更好地管理和利用时间！
下面让我们了解一下时间和时间管理的一些基本概念：
时间的定义和特性
时间是物质运动的顺序性和持续性，其特点是一维性，是一种特殊的资源。
要想能够真正地了解时间并且管理“时间”，我们有必要对时间的本质有深刻的认识。
首先让我们先了解时间的四项特性：
●供给毫无弹性：
供给量是固定不变的，在任何情况下不会增加、也不会减少；
●无法蓄积：
时间无法被积蓄储藏，不论愿不愿意，我们都必须消费时间；
●无法取代：
时间是任何活动所不可缺少的基本资源，是无法取代的；
●无法失而复得：
时间无法像失物一样失而复得。
它一旦丧失，则会永远丧失。
大凡能够在事业上做出卓越成绩的人都是时间管理的专家，格里在威格利南方联营公司当了20多年的总经理，该公司是美国最成功的超级市场之一，他获得了许多值得引证的荣誉。
第一，他的工作历程记录几乎为所有的总经理所羡慕，这个记录中包括连年不断的销售记录和利润记录。
第二，他毫不松懈地连续应用计划、组织、授权、激励、评价和控制等项目基本原则，显示了他专业管理的精神。
第三，他献身时间管理原则的事迹已经得到大量文章的赞扬。
在格里看来，正确的管理的基础是良好的时间管理。
小测试：
（1）你的时间够用吗？
（2）你如何看待以下问题？
时间就是金钱吗？
时间=金钱
金钱对你的意义重于时间吗？
时间＜金钱
时间对你比金钱更有价值吗？
时间＞金钱
你选择哪一种答案？
相信每个人答案是不尽相同的。
曾经有一家顾问公司对100名经理人做过一次调查，结果表明：
仅有1人认为有足够的时间；
10人认为需要10%的额外时间；
40人认为需要25%的额外时间；
其余的人认为需要多于50%的额外时间。
从这个数据可以感觉到，很多人需要有更多的额外时间。
事实上：
●时间不只是金钱；
●时间比金钱更有价值；
●时间就是生命。
课外阅读：
1930年，胡适先生在一次毕业典礼上，发表了一篇演讲，内容如下：
“诸位毕业同学：
你们现在要离开母校了，我没有什么礼物送给你们，只好送你们一句话。
这一句话是：
珍惜时间，不要抛弃学问。
以前的功课也许有一大部分是为了这张文凭，不得已而做的。
从今以后，你们可以依自己的心愿去自由研究了。
趁现在年富力强的时候，努力做一种专门学问。
少年是一去不复返的，等到精力衰竭的时候，要做学问也来不及了。
有人说：
出去做事之后，生活问题急需解决，哪有功夫去读书？
即使要做学问，既没有图书馆，也没有实验室，哪能做学问？
我要对你们说：
凡是要等到有了图书馆才读书的，有了图书馆也不肯读书；凡是要等到有了实验室方才做研究的，有了实验室也不肯做研究。
你有了决心要研究一个问题，自然会节衣缩食去买书，自然会想出法子来设置仪器。
至于时间，更不成问题。
达尔文一生多病，不能多做工，每天只能做1点钟的工作。
你们看他的成绩！
每天花1点种看10页有用的书，每年可看3600多页书；30年读11万页书。
诸位，11万页书可以使你成为一个学者了。
可是每天看3种小报也得费你1点钟的功夫；四圈麻将也得费你1点半钟的光阴。
看小报呢？
还是打麻将呢？
还是努力做一个学者呢？
全靠你们自己选择！
易卜生说：
你的最大责任就是把你这块材料铸造成器。
学问就是铸器的工具。
抛弃了学问便是毁了你自己。
再会了，你们的母校眼睁睁地要看你们10年之后成什么器。
看到胡适先生的这一番语重心长的话语，你有何感受？
时间的运用
时间运用分为几类时间：
大块时间、首要时间、零碎时间、固定时间、安静时间、弹性时间、交通时间。
1、大块时间
你每天都要用一大部分的时间来完成当天重要的事情，大块的时间至少需要两个小时。
其实也可以分散地安排大块时间，这样安排时间你便会觉得身心愉快，且会产生一种成就感。
2、首要时间
首要时间与大块时间接近，它指每天早晨的那段时间。
有人把早晨的时间用来进修，有人把早晨的时间用来运动，有人把早晨的时间用来做一些重要的思考，因人而异。
3、零碎时间
零碎时间看起来好像不太重要，但是这种时间如果能够把它积少成多，化零为整，把那些小块时间充分利用起来，以很少的时间来做一些小事，坚持下来，也是非常可观的。
零碎时间称为时间的存储器。
4、固定时间
如果觉得某项工作在某个时段内进行效果最好，把它固定下来，就称为固定时间。
5、安静时间
读书也好，工作也好，是否能够专心有效，环境的因素是很大的，不少办公室都感觉到非常吵闹，工作经常受到干扰，这时可以由大家互相来约定，安排一段安静的时间。
6、弹性时间
每一项工作都需要时间，最好是留有弹性，即预估的时间应该稍微宽裕些。
可以在两三项工作之后，安排一个弹性时间，来弥补以前还没有做完的事情，或者说是留作被干扰以后的调节时间。
弹性时间不能够太长，10分钟甚至20分钟是比较适当的。
7、交通时间
一般人对交通时间都是用两个字来形容：
抱怨，特别是居住在大城市或者都市里的人。
所以要工作有效率，就要学习如何去缩短或利用你的交通时间，例如早点出门，晚点回家，选择走哪条路线，坐车的时候你还可以思考一些问题，可以听听音乐，看看书，充实自己。
时间的划分
时间可以花费在不同的事情上，因此就有了工作或学习时间、休闲时间、家庭时间、个人时间、思考时间等。
1、工作或学习时间
时间用在工作，或用在学习上，称为工作或者学习时间，它是为了谋生以及充实生活。
学习是谋生前的准备，或者是工作时的进修，也是为了充实生活。
工作并不是你生命的全部，活到老、学到老的终身学习的观念已经来临。
学习的重要性与日俱增，每个人都必须抽出一部分时间来学习新知识或者熟悉新事物。
2、休闲时间
休闲时间包括休息、睡眠及体育活动。
人生就像马拉松比赛一样，你别一开始就猛冲，浪费甚至透支了你的体力，要懂得放松，要养成一种良好的睡眠、休闲以及运动的习惯，才能把每一个人的身体状况调整到最佳状态。
3、家庭时间
家庭是你休息最佳的避风港，只有家人与你没有所谓的利害关系。
你要跟家人真心地相处，不要到了需要时你时才回家，你才懂得去珍惜亲情。
4、个人时间
个人时间是用来修身养性、充实自我的，是完全属于个人独自享受的时间。
个人时间就是自己跟自己约会的那种时间。
每个人不论是求学还是工作，甚至在家中，都有一种不允许被侵犯的个人时间，利用这些时间人们可以充实自己。
5、思考时间
思考时间就是思考未来的时间。
思考时间可着重用在计划自己未来的发展，也可用在反省以前自己所做的事情是否正确，是不是值得等。
思考如何再改进，如何再调整，如何让自己变得更好，而不必特别为了什么目的思考，可以天马行空地去想象，可以胡思乱想，如果发现了一些好的想法，或者是一些好的理念就应该立刻把它记下来。
时间的价值
时间的价值是你花费时间在某一事情上所得到的各种直接或间接的回报。
时间的价值基本上分两种，一种叫做无形的价值，另一种叫做有形的价值。
无形价值
时间的无形价值是把时间投资于你的工作、家庭、社交的功能方面，建立工作关系、家庭关系、人际关系等。
你为此花掉时间，但它带给你的收获可能是无法用金钱来衡量的，这叫做无形的价值。
有形价值
时间的有形价值是指你所苦心开拓的许多家庭关系、社会关系，会在以后带来有形的报酬。
例如你是一名销售人员，拜访客户，跟客户建立关系，最后与客户达成交易，你定会有报酬。
◆时间具有有形和无形的价值。
◆浪费自己的时间，等于是慢性自杀。
◆浪费别人的时间，等于是谋财害命。
其实：
●时间对每个人都是平等的；
●每个人都有相同的时间；
●但时间在每个人手里价值却不同。
【自检】
请根据下表来计算一下你的时间价值：
你的时间价值几何？
年收入
（万元）
年工作时间
（天）
日工作时间
（小时）
每天价值
（元）
每小时价值
（元）
每分钟价值
（元）
1
250
8
40
5
0.08
2
250
8
80
10
0.16
3
250
8
120
15
0.25
5
250
8
200
25
0.42
10
250
8
400
50
0.83
你的时间价值：
每天________________元
每小时________________元
每分钟________________元
从上面的计算你是否得到以下的启示：
0
启示一：
你的每一天、每一小时、每一分钟都有很大价值，时间就是金钱；
启示二：
规划你的时间，以便使你将宝贵的时间、有限的时间用在可以产生更大收益的活动上；
启示三：
财富是在一分一分地努力工作中挣出来的；你浪费了多少时间，你就浪费了多少财富。
那么，人们该如何管理时间，让自己的时间增值，让自己更有成就？
事实上，生活中有很多的事例，表明人们往往并没有考虑时间的价值。
如果你选择到机场的公共汽车代替出租车，你就丢失了有价值的时间，等待公共汽车的到来。
你外出做一个小时的买卖可以挣到20美元，却愿意自己清扫房子而不肯每小时花10美元雇一个保姆，除非你更喜欢打扫房间。
下面是一些关于时间的名言，记住它们，你将终生受益。
可以支配的时间就是财富本身。
——马克思
世界上最珍贵的东西就是时间。
——爱迪生
人类都忽略了时间的可贵，失去它，才懊恼不已。
——伏尔泰
要充分利用时间，每一事务都要安排时间。
——富兰克林
时间是最高贵而有限的资源。
——彼德·杜拉克
时间管理的定义
讨论：
如果银行每天早晨向你的账号拨款8.64万元。
你在这一天可以随心所欲，想用多少就用多少，用途也没有任何的规定。
条件只有一个：
用剩的钱不能留到第二天再用，也不能节余归自己。
前一天的钱你用光也好，分文不花也好，第二天你又有8.64万元。
请问：
你如何用这笔钱？
每天我们有24小时，每小时由60分钟组成，每分钟由60秒组成，总计就是8.64万秒。
问题：
我们如何管理自己的时间？
时间管理是在日常事务中执着并有目标地应用可靠的工作技巧，引导并安排管理自己及个人的生活，合理有效地利用可以支配的时间。
它所探索的是如何减少时间浪费，以便有效完成既定目标。
学习时间的定义应该注意以下两点：
●所谓“时间的浪费”，是指对目标毫无贡献的时间消耗。
●你必须抛弃陋习，引进新的工作方式和生活习惯，包括要订立目标、妥善计划、分配时间、权衡轻重和权力下放，加上自我约束、持之以恒才可提高效率，事半功倍。
时间管理的目的
时间管理的目的就是将时间投入与你的目标相关的工作，达到“三效",即效果、效率、效能。
效果，是确定的期待结果；
效率，是用最小的代价或花费所获得的结果；
效能，是用最小的代价或花费，获得最佳的期待结果
以上效果、效能、效率三个主题，需要你慢慢地在心目中反省、检讨，找到你生命中的那种真正的具有人生方向、又有价值观的东西。
时间管理理论的历史演进
学习时间管理，首先了解一下时间管理理论的历史演进。
因为科技发展的过程中，每一个人追求的就是更好的效率、效能、效果。
在追求的过程中，如何去节约更多的时间，如何把时间投入到最有效率的结果上，历史上曾存在几种方式，这种方式间发生的变化就好像一个历史的演进。
第一代时间管理理论
基本是备忘录型。
一方面顺其自然，另一方面也会追踪时间的安排。
备忘录管理的特色就是写纸条，这种备忘录可以随身携带，忘了就把它拿出来翻一下。
如果今天一天结束完成了大部分的事情，就可以在备忘录上划掉，否则就要增列到明天的备忘录上。
这就是第一代时间管理，叫做备忘录的时间管理。
这种时间管理的优点是：
重要的事情变化时的应变力很强，是顺应事实的。
另一个优点就是没有压力，或者压力比较小。
备忘录型的管理便于追踪那些待办事项。
但备忘录管理没有严整组织架构，比较随意，往往会漏掉一些事情。
忽略了整体性的组织规划，有时候会面临一种好像在应付状况或者在应付一些工作上的事情，这是第一代时间管理的缺点。
第二代时间管理理论
强调的是“规划与准备”，特色是记事簿。
特点是制定时间表，记录应该做的事情，表明应该完成的期限，注明开会的日期等等。
这种管理模式优点是追踪约会以及应该做的事情。
通过制定的目标和规划完成的事情达成率比较高。
缺点是容易产生凡事都要安排的习惯，找不到思考的空间。
第三代时间管理理论
主旨是“规划、制定优先顺序，操之在我”。
这一代的管理强调的是价值，制定中长短的目标以期实现一种价值观。
因此它的特色就是将每天活动，写在纸上或者输入计算机，详细地规划各式各样的规划表或者组织表。
它主要是为了提高工作和生活效率。
第三代时间管理的优点是比较强调价值观，以价值为依据，或者以价值为导向的一种生活工作的方式。
它能够发挥长期、中期或者短期目标的效果，也能透过每天的规划，安排优先的顺序，可以提高生产力；它的效率比较高，可以感到井然有序。
第三代时间管理的疏忽表现在忽略了自然法则，缺乏远见。
因为它是以价值为导向，你要得到这些东西，你认为这是你生命中最重要的，所以在安排上往往会有些疏失，其实价值观未必是自然法则。
第四代时间管理
强调了一切以自然法则为中心的罗盘理论。
这种管理法则超越传统上追求更快、更好、更具有效率的观念，它不是换一个时钟，而是提供一个罗盘，因为人走的多快是一回事，方向对才是最重要的。
怎么走，不是求快，而是怎么向未来的目标接近。
这种管理理论强调的是每一天的行动，每一个时段的行动，都要与未来的目标很接近，所以它强调的是一种方向，也叫做正北理论。
在你的生活过程当中，每一个决定不是离开你人生的目标很远，就是离你人生的目标很近。
所以你每一个时刻都在做选择，每一个时刻都在做决定。
时间管理理论的历史演进
理论的演进
特点
优点
缺点
第一代时间管理
备忘录型
应变力很强没有压力
随意忽略整体规划
第二代时间管理
记事簿规划与准备
追踪约会事件达成率比较高
产生安排的习惯
第三代时间管理
强调价值规划、制定优先顺序
以价值为导向提高生产率
忽略了自然法则，缺乏远见
第四代时间管理
自然法则和罗盘理论
效率方向对
时间管理的一个案例：
海尔集团将时间管理理论引入企业管理实践中，创造了“DEC管理方式”，取得巨大成功。
DEC管理的主要内涵之一，是贯穿在企业各项工作中的“日日清”控制系统，即每日寻找工作中的差距，以使第二天的工作干得更好，使企业处于不断向上向前的良性循环状态。
海尔集团总裁张瑞敏有句话耐人寻味：
“我们每天都必须完成当天的工作，我们付不起完不成当天工作的代价，这就跟银行付利息一样，如果你多等一天，就要多付一天的利息。
”
总结
本部分内容主要阐述了时间管理的一些基本概念，并对四代时间管理理论的特征、优点和缺陷分别作了阐述和分析。
时间是每一个人生命的一部分，时间对所有的人都是平等的，关键是如何规划，如何进行有效的时间管理，要从内心深处找到你生命的价值。
第二讲时间管理的误区
“时间管理”一直是个重要的问题，但从来没像今天这么重要过，为什么？
原因如下：
●寻求事业、家庭与社会生活平衡的需要
●信息爆炸
●竞争的压力
●你的客户对品质的要求
看来我们要成为一个高效的时间管理者和职业人，减少时间浪费的现象，确非易事。
我们探索克服时间浪费的途径便是“培养克服时间管理误区的技能”。
所谓时间管理的误区，是指导致时间浪费的各种因素。
以下列出时间管理的五个误区，请大家仔细阅读并分析，看看自己是否存在同样的问题：
误区之一：
工作缺乏计划
查尔斯·史瓦在半世纪前担任伯利恒钢铁公司总裁期间，曾经向管理顾问李爱菲提出这样一个不寻常的挑战：
“请告诉我如何能在办公时间内做妥更多的事，我将支付给你任意的顾问费。
”李爱菲于是递了一张纸给他，并向他说“写下你明天必须做的最重要的各项工作，先从最重要的那一项工作做起，并持续地做下去，直到完成该项工作为止。
重新检查你的办事次序，然后着手进行第二项重要的工作。
倘若任何一项着手进行的工作花掉你整天的时间，也不用担心。
只要手中的工作是最重要的，则坚持做下去。
假如按这种方法你无法完成全部的重要工作，那么即使运用任何其它方法，你也同样无法完成它们，而且倘若不借助某一件事的优先次序，你可能甚至连哪一种工作最为重要都不清楚。
将上述的一切变成你每一个工作日里的习惯。
当这个建议对你生效时，把它提供给你的部属采用。
”
数星期后，史瓦寄了一张面额两万伍仟美元的支票给李爱菲，并附言她确实已为他上了十分珍贵的一课，伯利恒瓮后来之所以能够跃升为世界最大的独立钢铁制造者，据说可能是导因于李爱菲的那数句真言。
尽管计划的拟定能给我们带来诸多的好处，但我们有的同事从来不做或是不重视做计划，原因不外乎如下几条：
1、因过分强调“知难行易”而认为没有必要在行动之前多做思考；
2、不做计划也能获得实效；
3、不了解做计划的好处；
4、计划与事实之间极难趋于一致，故对计划丧失信心；
5、不知如何做计划。
我们要步上职业化的道路，成为一个强调实效性的职业人士，不应该把以上原因当作工作中的借口，为什么呢？
剖析如下：
1、固然有些事情是易行而难料的，但若过分地强调这一点，则有可能养成一种“做了再说”或“船到桥头自然直！
”的侥幸心理。
试问：
房子燃烧的紧要关头，消防队员是否应立刻拿起水龙头或灭火筒进行抢救，还是应花费少许时间判别风向、寻找火源、分派工作，然后再进行抢救？
2、不做计划的人只是消极地应付工作，他将处于受摆布的地位；做计划的则是有意识地支配工作，处于主动的地位、并提高工作效率。
3、由于目标中拟定假设的客观环境发生变动，计划与事实常常难以趋于一致，所以我们必须定期审察我们的目标与计划，做出必要的修正，寻找最佳途径。
但如果是处于无计划的引导，则一切行动将杂乱无章，最终走进死胡同。
综上所述，由于我们的工作缺乏计划，将导致如下恶果：
1、目标不明确
2、没有进行工作归类的习惯
3、缺乏做事轻重缓急的顺序
4、没有时间分配的原则
误区之二：
组织工作不当
组织工作不当的主要体现在以下几个方面：
1、责权限不清，工作内容重复
2、“事必躬亲，亲力而为”
3、沟通不良
4、工作时断时续
首先，学会如何接受请托：
对于我们每一个人来说，所面临的请托可能来自部属、上司、其他同级管理者、或是组织以外的人士。
在很多请托中，有一类是职务所系而责无旁贷的；另一类虽然也是职务所系，但请托本身却是不合时宜或是不合情理的；尚有一类请托则属无义务予履行的请托，经常引起我们困扰的是后两类请托。
倘若我们为了想做广受爱戴的好人而有求必应，则各色各类的请托将四面八方地源源涌来。
一旦他办不妥委托的事项，则不仅他所企求的爱戴将化为乌有，而且他将丧失请托者尊敬。
“明智地接受请托”的重要性在于：
第一：
“拒绝”是一种“量力”的表现。
有的请托若由他人承受可能比你承受更为恰当，你不妨对请托者提出适时的建议。
第二，拒绝是保障自己行事优先次序的最有效手段。
倘若因勉强接受他人的请托而扰乱自己的步伐，是不合理的、不明智的。
所以在我们接受请托之前不妨先问问自己：
对实现我的目标有帮助吗？
如果接受它，将付出什么代价？
如果不接受他，则需承担什么后果？
经过这一番“成本——效益分析”之后，你就可以决定取舍了。
其次，学会利用资源：
对于基层人员而言，要善于利用资源，学会从相关的部门或人员手中获取所需的资料，既节约了时间，又保证了信息的正确性。
比如你想了解本月度部门考勤信息，不妨去问问部门秘书；想了解公司的考勤信息，不妨去问问公司的考勤管理员；等等。
对于管理者而言，他们经常容易犯下面的错误：
1、担心部属做错事；
2、担心下属表现太好；
3、担心丧失对下属的控制；
4、不愿意放弃得心应手的工作；
5、找不到合适的下属授权。
其实每个人的精力都是有限的，尤其是管理者应当学会授权，将主要的精力和时间放在更重要的事情上。
误区三：
时间控制不够
在前面的“小张的故事”中，小张在时间管理上最大的恶习就是拖延时间，以致到头来一事无成。
我们提供了一个拖延商数的测验，请你先做一下自我评核。
拖延商数测验
请据实选择以下每一个陈述最切合你的答案：
（1）为了避免对棘手的难题采取行动，我于是寻找理由和借口。
A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意
（2）为使困难的工作能被执行，对执行者下压力是必要的。
A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意
（3）我经常采取折衷办法以避免或延缓不愉快的事是困难的工作。
A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意
（4）我遭遇了太多足以妨碍完成重大任务的干扰与危机。
A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意
（5）当被迫从事一项不愉快的决策时，我避免直截了当的答复。
A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意
（6）我对重要的行动计划的追踪工作一般不予理会。
A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意
（7）试图令他人为管理者执行不愉快的工作。
A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意
（8）我经常将重要工作安排在下午处理，或者携回家里，以便在夜晚或周末处理它。
A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意
（9）我在过分疲劳（或过分紧张、或过分泄气、或太受抑制）时，以致无法处理所面对的困难任务。
A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意
（10）在着手处理一件艰难的任务之前，我喜欢清除桌上的每一个物件。
A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意
评分标准：
每一个“非常同意”评4分，“略表同意”评3分，“略表不同意”评2分，“极不同意”评1分。
总分小于20分，表示你不是拖延者，你也许偶尔有拖延的习惯。
总分在21至30分之间，表示你有拖延的毛病，但不太严重。
总分多于30分，表示你或许已患上严重的拖延毛病。
我们通常在时间控制容易陷入下面的陷阱：
1、习惯拖延时间，前面案例“小张的故事”中的小张就是一个典型的拖延时间的人。
2、不擅处理不速之客的打扰。
3、不擅处理无端电话的打扰。
4、泛滥的“会议病”困扰。
不少中、上层管理者曾经指出，会议竟占去他们日常工作的时间的四分之一，甚至三分之一！
然而更令他们感慨莫名的是，在这么多的会议时间之中，几乎有一半是徒劳无功的浪费！
误区四：
整理整顿不足
有一次，中国著名科普作家叶永烈从上海到广州出差，一位编辑得知
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