归档文件整理规则.docx

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归档文件整理规则

归档文件整理规则

第一节《归档文件整理规则》出台的背景和意义

一、《归档文件整理规则》出台的背景

2000年国家档案局发布了《归档文件整理规则（DA/T22－2000）》，《规则》在充分调研国内稳步归档文件整理方法的基础上，适应档案管理现代化的需要，提出了完全不同于以往“立卷”方法的“文件级”整理方法，它是新形势下实现归档文件整理规范化、档案管理科学化的一项重要标准。

原《规则》10多年以来，对规范化和加强单位档案整理、促进档案工作更好服务经济社会发展发挥了积极作用。

近年来，随着我国经济社会的快速发展以及信息技术的广泛应用，信息化在档案管理的作用越来越大，原《规则》的一些内容经过实践证明可以进一步规范统一。

因此2014年起国家档案局组织力量对原《规则》进行修订，于2015年10月25日正式对外发布。

二、《归档文件整理规则》出台的意义

一是在遵循文件整理工作基本规律的基础上，简化整理步骤，提高文件整理效率；

二是适应档案管理现代化需要，尤其是信息化在档案中的作用越来越大，归档文件整理要适应计算机存储、利用档案的需要；

三是在实践的基础上，进一步规范统一归档文件整理，更有利于档案信息资源共享。

三、新《归档文件整理规则》与原《规则》相比内容的变化

1、扩大适用范围

2、优化整理流程，细化操作指引

3、增加档号内容

4、明确装订要求

5、统一馆编、室编件号

6、增加页码编制要求

第二节《归档文件整理规则》内容

一、归档文件

立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。

二、整理

将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。

新《规则》将纸质文件和电子文件的整理统一起来，同时把纸质文件和电子文件特有的整理要求单位列出，做到总分结合、条理清晰。

三、件与档号

1、件的定义：

件是指归档文件的整理单位。

2、档号：

在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。

四、归档文件整理原则

1、归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。

2、归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。

3、归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。

4、归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。

五、收集文件

收集文件，就是根据党和国家的有关规定，通过一定的方式和手续，把散存在机关内部和个人手中的文件材料，加以清交、聚集的工作。

《中华人民共和国档案法》第十条规定：

对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。

（一）文件材料齐全完整的含义

文件材料齐全完整，就一个机关而言，是指归档的文件材料能够全面地、真实地反映本单位的工作面貌，通过查看立档单位的全部档案，就能了解该单位的整个历史。

（二）帐外文件的收集

即“白头文件”，指未经发文登记和打印、编号的文件。

（1）本机关领导和有关部门负责人参加上级机关召开的会议带回的文件材料，尤其是本机关领导在会议上的讲话、发言以会议上印发本单位的典型材料。

（2）本机关制订的规章制度、管理办法、规定、工作条例、岗位职责等。

（3）合同、协议、出版物原稿。

（4）国家、省、市和上级机关领导视察、检查本机关、本系统工作时的指示、讲话、题词等材料。

六、归档范围

确定归档范围，就是将需要归档和不需要归档的文件材料区分开来。

（《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》国家档案局令第8号）

（一）归档文件材料的范围

凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。

1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；

4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

（二）不归档文件材料的范围

1、上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

2、本机关文件材料中的重要文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来电、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

3、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；

4、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

七、一般要求：

（一）组件

件的构成：

归档文件一般每份文件为一件，规则所指的件，是单份文件。

实际工作中对于一些关联性强，通常需要相互查证的归档文件，允许将两份或多份文件装订在一起，作为一件，我们称之为“组合件”，这类情况有以下几种：

1、正文和附件为一件。

2、文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件。

3、转发与被转发件为一件。

4、原件与复印件为一件。

5、正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；

６、报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；

7、简报、周报等材料一期为一件；

8、会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；

9、来文与复文（如请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。

10、有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。

11、干部职工调动介绍信、存根，以一人为一件。

（二）件内文件排序

归档文件排序时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；批转或转发文件在前，被批转或转发文件在后；收文处理阅办单在前，正式文件在后；来文和复文作为一件时，复文在前，来文在后；汉文本在前，少数民族文本在后；中文本在前，外文本在后；有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后。

重要法规性文件的历次修改稿依次排列在定稿之后；出版期刊，样本在前，定稿在后。

八、归档文件的分类

《规则》中所述的分类，是指全宗内归档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。

分类包括选择分类方法、制定分类方案、文件归类等具体内容。

分类是归档文件整理的一个重要环节，一个单位的归档文件必须先分类，立档单位应对归档文件进行科学分类，同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性。

归档文件一般采用年度――机构（问题）――保管期限、年度――保管期限――机构（问题）等方法进行三级分类。

（一）按年度分类

分年度，就是区分文件材料的所属年度，把属于同一年度的文件集中，把不同年度的文件分开。

将文件按其形成年度分类。

跨年度一般应以文件签发日期为准。

对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。

跨年度形成的会议文件，归入会议闭幕年。

跨年度办法的文件归入办结年。

当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。

（二）、按机构（问题）分类

将文件按其形成或承办机构（问题）分类。

机构分类法与问题分类法应选择其一适用，不能同时采用，采用机构分类的，应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类，涉及多部门的归档文件上，归入文件主办部门。

采用问题分类的，应按照文件所反映的问题对归档文件进行分类。

1、机构分类法

组织机构分类法，就是将归档文件材料按其形成或承办部门进行分类。

机关内有几个机构，就设几个类，机构名称，就是类名。

如，办公室、机关处、企业处、法规处、科教处就是五个类名。

2、问题分类法

问题分类法，就是按照全宗内文件材料所记述和反映的问题分类的方法，即将记述和反映同一问题的文件集中，记述和反映不同问题的文件分开。

也就是说，不管是机关内哪个组织机构形成或办理的文件，只要是记述和反映同一问题的文件，都归入一个类别内，以集中反映某一个问题的来龙去脉及办理情况。

一个单位按问题进行分类时，可将文件材料分为两大类，一为通用类，二为专用类（职能类）。

通用类：

a综合类；b党群类；c人劳类；d行政管理类

（三）、保管期限分类法

保管期限分类法就是给文件划分保管期限，根据文件材料自身所具有的使用价值，确定文件材料存留的年限。

根据国家档案局令第8号《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》，文书档案的保管期限为永久和定期两种。

永久，即在正常情况下，无限期地保存；定期，分为10年和30年两种。

一、永久保管的文书档案主要包括：

1、本机关制定的法规政策性文件材料；

2、本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；

3、本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；

4、本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；

5、本机关机构演变、人事任免等材料；

6、本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；

7、上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；

8、同级机关、下级机关关于重要业务的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

二、定期保管的文书档案主要包括：

1、本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；

2、本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；

3、本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；

4、本机关一般性事务管理文件材料

5、本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；

6、上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；

7、上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；

8、同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；

9、下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

规模较小或公务办理程序不适于按机构（问题）分类的立档单位，可以采取年度――保管期限等方法进行两级分类。

（四）复式分类法

《规则》提供的年度、保管期限、机构（问题）三种分类法，可以组合成多种复式分类法。

三分的次序可灵活掌握，其中，年度、保管期限是必选项，任何复式分类法都必须具备，即任何机关整理归档文件时都必须分年度、分保管期限。

基层单位或小机关，每年形成的文件数量少，这种情况下无须再按机构（问题）进一步分。

1、年度――机构――保管期限

即先将归档文件按年度分开，每个年度下按机构分开，再在第个机构下按保管期限分类。

2011年：

办公室……永久、定期

综合处……永久、定期

法规处……永久、定期

2012年：

办公室……永久、定期

综合处……永久、定期

法规处……永久、定期

2013年：

……

年度――保管期限――机构分类法与此类似。

2、年度——问题——保管期限分类法

即先将归档文件按年度分开，每个年度下按问题分开，再在问题下按保管期限分类。

2011年：

党群类……永久、定期

综合类……永久、定期

行政类……永久、定期

2012年：

党群类……永久、定期

综合类……永久、定期

行政类……永久、定期

2013年：

……

年度――保管期限――问题分类法与此类似。

3、年度――保管期限

即先将归档文件按年度分类，再在年度下面按保管期限分类。

这种分类方法适用于内容机构设置简单的基层单位或小机关。

2011年：

永久、定期

2012年：

永久、定期

九、排列文件

排列文件，就是根据一定的方法确定全宗内归档文件先后顺序的过程。

1、归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。

2、同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。

3、会议文件统计报表等成套性文件可集中排列。

在实际工作中，由于种种原因，往往会有一些文件没有按规定时间移交档案部门归档。

对于这些零散文件，应视不同情况进行处理。

进行归档文件上整理工作时，尽可能收集齐全完整，杜绝零散文件归档的现象。

在难以避免的情况下，针对零散文件可以采取以下补救措施：

（1）将零散文件排列在同一年度、同一保管期限归档文件的最后，并在备注栏中注明。

（2）将零散文件与所属事由中的相关文件装订在一起，并在目录备注栏中注明“此件实为两件。

”

十、编号（信息化建设）

（一）编号方法

新《规则》与原《规则》相比，建立了档号规则，增加了档号的内容，这是落实深化检索理念的一项重要措施。

1、归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。

档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。

2、档号的结构宜为：

全宗号-档案门类代码.年度-保管期限-机构（问题）代码-件号。

上、下位代码之间用“-”连接，同一级代码之间用“•”隔开。

采用三级分类的单位，其档案格式：

如“Z109-WS.2011-Y-BGS-0001”。

如采用两级分类法整理的单位，则省略机构（问题）这一项！

“Z109-WS.2011-Y-0001”。

3、档号按照以下要求编制：

a）全宗号：

档案馆给立档单位编制的代号，用4位数字或者字母与数字的结合标识，按照DA/T13-1994《档号编制规则》编制。

b）档案门类代码.年度：

归档文件档案门类代码由“文书”2位汉语拼音首字母“WS”标识。

年度为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2016”。

c）保管期限：

保管期限分为永久、定期30年、定期10年，归档章中保管期限分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。

d）机构（问题）代码：

机构（问题）代码采用3位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识，如办公室代码“BGS”等。

档案盒盒脊、归档文件目录封面机构（问题）项不使用代码，直接用汉字标识。

归档文件未按照机构（问题）分类的，应省略机构（问题）代码。

e）件号：

件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0026”。

归档章、档案盒盒脊件号项不用“0”补足。

4、归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。

电子文件可以由系统生成归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上进行标识。

全宗号

年度

件号

*机构（问题）

保管期限

页数

5、归档章应将档号的组成部分，即全宗号、年度、保管期限、件号，以及页数作为必备项，机构（问题）可以作为选择项。

为便于识记，归档章保管期限也可以使用“永久”“30年”“10年”简称标识，机构（问题）也可以用“办公室”等规范化简称标识。

归档章式样一

Z109

2016

1

*BGS

Y

45

（二）注意事项

件号的编制方法有两种：

第一种编法是：

同一年度的归档文件按永久、30年、10年分别拉通排列。

以永久为例（大流水排号）：

2016永久归档文件

类别编号

综合类1234567

党群类8910111213

人劳类14151617………..100

第二种编法是：

同一年度的归档文件，区分机构（问题）按永久、30年、10年分别拉通排列。

以永久为例（小流水排号）：

2016年永久归档文件

类别编号

综合类123456

党群类12345

人劳类12345

业务类1234……….100

一个单位采用大流水编号还是小流水编号，可以根据归档文件的多少自行选择，一般情况以大流水编号为好。

一个单位选定了某种编号方法，就要保持连续性，不要一年一换。

十一、编制归档文件目录

归档文件目录是依据分类方案和室编件号顺序编制的一种登记文件题名及其他特征并固定文件排列次序的表格。

它是保管档案的底帐，是档案检索、报道、统计、管理、移交的工具。

编目

1、归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。

编目应准确、详细，便于检索。

2归档文件应逐件编目。

来文与复文作为一件时，对复文的编目应体现来文内容。

如请示与批复作为一件时，只登录批复件；转发与被转发件，只登录转发件，其中属于上级转发、批复本机关的文件，要同时登录本机关的发文字号，以便查找。

归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。

a）序号：

填写归档文件顺序号。

b）档号：

档号编制。

即全宗号-档案门类代码.年度-保管期限-机构（问题）代码-件号。

“Z109-WS.2011-Y-BGS-0001”

编目中设置了档号项目，编制档号是新《规则》一个重要的新内容，归档文件目录应当按照档号顺序逐一对应编制。

c）文号：

文件的发文字号。

没有文号的，不用标识。

d）责任者：

制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

（1）填写责任者一般应使用全称或规范化简称。

（2）多个责任者联发文时，可适当省略，选填三个以内的重要责任者，单位之间用“、”分隔，被省略的责任者用等表示。

（3）当文件责任者为个人时，除填写个人姓名处，还应填写与该文相应的职务，并在其职务处加“（）”。

（4）文件上无责任者的要考证，考证出的责任者处加上〔〕。

e）题名：

文件标题。

没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“[]”。

（1）完整的题名由责任者、问题、文种三个部分组成，也有许多文件将发文机关放在文头中说明，标题直接由问题和文种构成。

（2）会议记录需要重拟题名时，应定会议的时间和主要内容。

f）日期：

文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如19990909。

g）密级：

文件密级按文件实际标注情况填写。

没有密级的，不用标识。

h）页数：

每一件归档文件的页面总数。

文件中有图文的页面为一页。

i）备注：

注释文件需说明的情况。

主要是归档后文件的修复、归档后又插入新文件，归档后移出、销毁。

（互件号、参件号）

3归档文件目录推荐由系统生成或使用电子表格进行编制。

目录表格采用A4幅面，页面宜横向设置，如下图：

归档文件目录

序号

档号

文号

责任者

题名

日期

密级

页数

备注

4、归档文件目录除保存电子版本外，还应打印装订成册。

装订成册的归档文件目录，应编制封面。

封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构（问题），其中全宗名称即立档单位名称，填写时应使用全称或规范化简称。

归档文件目录可以按年装订成册，也可每年区分保管期限装订成册。

归档文件目录

全宗号________________

全宗名称________________

年度________________

保管期限________________

*机构（问题）___________

纸质归档文件的修整、装订、编页、装盒

十二、修整文件

为使档案能够长期保存和有效利用，装订之前必须对归档文件材料逐件进行检查，凡不符合要求的都要进行修整。

1、修裱破损文件

使用粘合剂和选定的纸张对破损文件进行修补或托裱。

2、复制字迹模糊或易褪变的文件

包括不耐久字迹材料制成的文件和传真文件。

常用的复制方法是复印。

3、去除易锈蚀的金属物或易氧化的塑料装用品。

4、超大纸张折叠

大于A4幅面的纸张要折叠成A4幅面。

要注意尽量减少折叠次数，折痕处尽量位于文字、图表字迹之外。

5、对于页面不平整的，应压展放平。

十三、装订

（一）装订要求：

1、归档文件应以“件”为单位逐件进行装订。

归档文件装订应牢固、健全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利用归档文件的保护和管理，装订应尽量减少对归档文件本身影响，原装订方式符合要求的，应维持不变。

2、用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。

不使用用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。

3、装订时，应将“件”内的各页按一定方式对齐。

在左上角装订的，左侧与上侧对齐；左侧装订的，右侧与下侧（底边）对齐。

单张纸的文件不需采用任何装订方法，自成一件即可。

（二）装订方法

1、线装法。

根据文件的厚薄，选择粗细适中的棉线进行装订。

文件页数较少时，采用“两孔一线”（细线）左上角装订，背后打活结；文件页数较多时，采用“三孔一线”左侧装订。

2、对于装订成册不便拆钉的书籍、刊物，由于其金属物已严密封装在其中，拆除有损其原貌，因此也可以不拆除。

3、永久和30年保管期限的归档文件用线或不锈钢钉装订，10年保管期限的归档文件也可用普通订书钉装订。

十四、编页

页号，是每份归档文件页次的顺序号。

页号编写方法和要求：

1、以件为单位，逐页编写顺序号，一份文件为一个流水号。

归档文件自身已有页码的不再编号，自身无页码的要补编页号。

如一份文件由几部分组成（如：

正文和附件、正文和定稿、请示和批复），要重新编写页号，即要给这份文件以完整连贯的总页码。

2、编写页号，统一在有文字的每页文件正面的右上角，背面的左上角，单面印刷的为一页，编一个号；双面印刷的为两页，编两个号。

3、文件材料已印制成册并编有页码的；拟编制页码相同的，可以保持原有页码不变。

4、对于一份本身较厚有连续页码的文件，只是在前面增加了文件处理单的，可不再另编页码，但在统计件内页数时应当加上处理单页数。

十五、装盒

将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。

不同年度、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。

归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒，与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致，保证检索到文件条目后能对应地找到文件实体。

（一）、档案盒

1档案盒封面应标明全宗名称。

档案盒的外形尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm、50mm等。

2档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。

其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，起件号填写在上格，止件号填写在下格；

盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。

日常管理中，盒号可不填。

全宗号

年度

保管期限

*机构（问题）

起

止

件

号

盒号

3档案盒应采用无酸纸制作。

4备考表

应当在档案盒内文件之后放置备考表。

备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期（见附录E）。

a）盒内文件情况说明：

填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

b）整理人：

负责整理归档文件的人员签名或签章。

c）整理日期：

归档文件整理完成日期。

d）检查人：

负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。

e）检查日期：

归档文件检查完毕的日期。

根据《机关档案工作业务建设规范》的规定，文书处理部门或业务部门一般应在次年的6月底前向档案部门移交已整理归档的文件。

十六、排架

归档文件整理完毕装盒后，应当按照分类排列顺序上架保管。

按照“年度－保管期限”分类，库房排架时，每年形成的档案按保管期限依次上架。