综合管理信息系统运行管理办法.docx

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综合管理信息系统运行管理办法

综合管理信息系统运行暂行管理办法

一、总则

1.1为加强公司综合管理信息系统（以下简称OA系统）的管理，保证其高效、安全运行，充分发挥OA系统的作用，根据公司办公自动化工作实际，特制定本办法。

1.2OA系统使用范围包括公司各部门、所属各电站、各下属公司之间的公文流转。

1.3OA系统用户包括公司全体在编正式职工和参与自动化办公的聘用人员。

用户账号需报人力资源部审批登记。

1.4OA系统内容包括协同办公、公文管理、知识文档管理、公共信息、个人日程计划、个人设置、车辆、会议等综合办公、关联系统、常用工具、电子邮件等功能，旨在实现公文无纸化传输、信息共享和交流，规范管理流程，提高办公效率和降低管理成本。

1.5OA系统自动对协同工作进行跟踪，对每位公司员工工作事项的处理周期、处理件数、延误情况进行记录，员工使用OA系统进行协同工作的情况将纳入该单位（部门）年度考核范围。

1.6OA系统的辅助或关联系统同属本办法管理和考核范围。

办公室信息中心负责及时在OA系统相关栏目公布各辅助或关联系统。

1.7办公室负责编制本办法，并有解释权。

各部门负责人有监督执行之责任。

并对本部门所有人员有宣导、并监督执行之责任。

二、管理机构

2.1办公室是OA系统的归口管理部门，主要职责为：

2.1.1对系统实行统一部署，分级管理；

2.1.2负责办公OA系统的规划、推广和检查考核工作；

2.1.3负责电子印章和领导签名管理的监察工作；

2.1.4负责对系统内保密文件的设置进行定期检查。

2.2企业管理与法律部是OA系统的协同管理部门，主要职责为：

2.2.1负责OA系统各职能部门工作流程设计的审核修改、审批制定，

OA系统各流程、表单的规范；

2.2.2制定电子公文与信息流转的具体工作规范和制度。

2.3办公室信息中心是OA系统的运行管理部门，主要职责为：

2.3.1负责OA系统的日常软硬件和网络环境的维护，升级、优化管理，及与开发商的外联工作；

2.3.2负责系统功能模块、用户权限的设置；

2.3.3负责各使用单位信息员和使用人员的培训和技术指导工作；

2.3.4负责信息系统安全体系建设，确保服务器安全运行，做好数据备份，确保数据安全。

2.3.5负责修编和完善OA系统制度和规范，指定专人负责OA系统文件、数据的监控和管理。

2.3.6汇总分析各使用单位的意见和建议，协调解决各使用单位在使用过程中出现的新情况、新问题

2.3.7做好其他OA相关工作。

2.4人力资源部是OA系统的监督部门，主要职责为：

2.4.1负责用户注册、注销等管理，对公司新进符合使用OA系统的人员，进行OA系统权限的分配申报。

人员离职前，负责OA账户的冻结申报，方可办理离职手续。

负责因人员流动造成用户变更的审核

2.4.2负责确定、监管OA系统核心工作流程参与人员的权限。

2.4.4负责监控、检查、督办核心工作流程的工作流转。

2.4.5负责OA系统中人事相关模块的建设。

2.5各部门是OA系统信息来源部门，基本职责为：

2.5.1负责本部门人员用户账号、功能权限变更需求的提交。

2.5.2确保本部门人员安全、规范的使用系统，监督OA管理制度在本部门的执行。

2.5.3负责根据本部门工作需要，提交本部门工作流程设计草案至公司人力资源部。

2.5.4明确一名领导分管系统工作，同时确定一名信息员负责日常管理。

2.6部门信息员是OA系统信息流转关键节点，主要职责为：

2.6.1负责对本部门文档进行管理（新建、归档、整理、授权等）

2.6.2负责本部门门户、流程、知识体系的日常管理。

2.6.3指导和监督本部门员工正常运行OA及关联系统。

2.6.4负责与信息中心的衔接工作。

2.7公司所有员工是OA系统使用人员，主要职责为：

2.7.1从事本系统运行和维护的管理员，应具备良好的服务意识和相应的专业技术水平，尽职尽责，保证工作质量。

2.7.2系统使用人员应自觉遵守系统运行的相关规章制度，按照工作权限，认真完成本人在系统中所承担的工作任务。

2.7.3熟练系统各项功能和操作，及时提出合理化建议。

2.7.4严格遵守信息安全规范，约束个人电子办公行为和操作，保障系统和信息安全。

2.7.5公司总部工作人员，要求每天登陆系统，进行系统考勤，考勤时间：

7月1日-9月30日为8:

00-17:

30，10月1日-6月30日为8：

00-18:

00，如有出差、休假、外出等情况，应及时提交相应考勤流程。

三、门户和知识体系

3.1门户和知识体系都是在企业信息和文档大量积累基础上，进行合理有序的管理和展示，两应用内容互有穿插和衔接。

其中门户偏重于以动态为特点的信息和新闻，知识偏重于以价值为特点的文档和档案。

3.2OA系统的门户和知识体系严格按照分级浏览权限建立并确定浏览范围。

门户可分为领导门户、公司门户、部门门户、个人门户及功能门户。

知识按应用类型进行多层目录化分级。

两者的建立和维护应严格按照分级、分类的原则进行文档的上传、修改和存放。

用户使用权限细化到文档条目。

3.3栏目中的文档按照办公室即时公布的相关要求，统一规范命名。

通用文档基本格式如下：

[部门]+详细文档名。

3.4领导门户由公司高层领导管理，门户内容由分管项目确定。

各领导对自己独属的门户具备读取、修改、上传的权限。

其他人无权访问门户。

3.5各部门门户由各部门信息员管理，公司分管领导对该门户具备读取的权限，各部门员工按本部门分配的权限具备对读取、修改、上传的权限。

本部门门户可对其他部门员工开放的栏目或文档进行权限控制。

3.6公司门户由办公室归口管理。

门户按内容划分为多个子栏目，包括各类可共享的常用资料、工具、文档和应用等，所有员工具备文档读取权限。

公司门户还需担任企业内部宣传、培训等公共职能。

3.7个人门户由用户个人管理。

内容包括涉及本人参与的公司事务和文档的处理。

四、工作流程

4.1OA系统流程模板涵盖范围内的办公、生产和业务流程，为推广无纸化办公，提高办公效率，涉及的相关单位及部门应按照流程的规定处理各项业务。

并积极对现有传统办公模式进行信息化改造。

4.2各职能部门为新流程建立的发起单位，新流程设计需包括流程定义、流程图设计、节点定义和表单设计。

并完成相关审批手续由办公室信息中心进行数字化，嵌入OA系统推广使用。

4.3流程定制发起的单位及部门负责流程模板的完善，各部门有对流程优化提出合理化建议的义务。

4.4工作流程的监督和统计报表工作由该流程发起单位负责。

4.5流程的报废和重组由该流程的发起单位提出申请，报企业管理与法律部审议。

重大调整需报公司信息化领导小组审议。

五、系统运行操作管理

5.1系统使用人员的账号与RTX账号一致，账号规则为:

入职年月+序号。

密码（口令）必须设6位以上字符（含字母、数字、符号等），并需经常修改，不得过于简单的密码规则。

新用户取得初始密码后应在OA系统的个人设置里面，对自己的登陆密码进行修改，避免他人盗用。

若密码丢失，可向信息中心提出申请，恢复初始密码。

5.2在OA系统的个人设置里面，必须对自己的个人信息进行添加完善，如联系方式、电子邮件等，并保证准确和及时更新，以便内部沟通顺畅。

5.3为保证各类电子文件的及时收发，公司领导、部门负责人原则上OA系统和RTX应该全天在线。

其他工作人员至少每天上下午各登陆两次OA系统，RTX应全天在线接收各类文件，处理待办事项。

5.5公司各部门发出的各类文件、通知、有关工作情况通报、部门之间的信息传递、日常请假申请，以及其他只在系统内部需要贯彻的、部署性的、告知性的、事务性的文件等，只通过OA系统传递和办理，不再发送纸质文件。

各部门可以将电子文件作为公司内部贯彻执行工作和办理的依据。

OA系统中已经存在的工作流程，纸质单据将不再使用。

5.6OA系统中发布的公文公告与纸质公文具有同等效力，如需要对外提供纸质文件，各部门需通过OA系统中发文程序申请。

5.7发生急办或重大信息，除在OA系统中发布外，还应及时采用其他通讯方式进行沟通，传递。

公司员工应熟练掌握OA系统的操作方法，在使用OA系统处理办公业务时，通过OA系统发布的信息、发起的协同，OA使用人员视同知晓，应及时登录系统获取办公信息，处理相关业务。

5.8公司员工应保证通过OA系统发布、流转的信息和文件的内容完整准确，并对所发布的内容负责。

5.9公司员工应保证OA系统处理办公业务的响应时间。

网上公文及协同处理流程涉及到的工作人员处理时间原则上不超过2个工作日。

如有出差、请假、培训等特殊原因时间较长而无法处理待办事项的，须通过代理设置功能委托相关人员代为办理，被委托人员相应承担委托人员操作责任。

5.10流程发起人应承担相应的督办责任，对未及时处理信息的相关审批人员，应采用其他通讯方式予以督促，以保证信息和文件通畅的流转。

5.11禁止在OA系统上传非工作用途的文件、图片，应避免在讨论区发布私人事务，尊重他人权益及隐私，言论应遵守国家相关法律法规，不得利用OA系统发布、传播有碍社会治安、企业和谐和带有电脑病毒的信息。

5.12系统用户必须定期更改用户密码，并妥当保管，多人共用一台计算机的，如暂停使用OA办公需及时注销或退出OA系统，以免他人打开系统获取保密信息，恶意增删资料或干扰公文运转，如因密码保存不当等因素造成的任何后果，由账号密码所有者承担。

恶意获取密码者，将给予相关责任人员严厉处分。

5.13系统用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息、资料。

不得盗用他人用户账号，不得干扰其他用户和破坏系统服务。

未经部门领导审批允许，任何人不得随意让公司无关人员及外部人员查看OA系统中的内容，更不允许下载受控的资料文档，如发生泄密事件，将给予相关责任人员严厉处分。

六、安全保密管理

6.1OA系统使用要严格执行国家有关保密法律、法规和公司商业秘密保护的有关规定，确保国家秘密和企业商业秘密的安全。

6.2OA系统中公文传输为非涉密电子公文。

对涉及国家秘密，以及公司商业秘密机密级以上的公文，仍以纸质文件传递。

6.3通过OA系统生成的电子文档或公文与相同内容的纸质文档或公文具有同等效力，除按有关规定必需采用纸质文件存档外，无需打印存档。

6.4OA系统涉及使用电子印章和人员签名，由办公室专人统一制作并授权使用，对电子印章的使用、管理等同于实物印章。

6.5有权使用电子印章和人员签名的人员，应定期更换其密码，妥善保管，不得泄露；电子印章及签名仅在OA系统上与鲜章具有同等效力，纸质打印无效。

6.6侦测、盗用他人帐号和密码，刺探网络配置、服务器配置和数据库信息，造成OA系统运行中断的；遗失或泄露帐号、密码等安全认证信息，造成公司损失的，将根据有关情节和所造成的损失大小，依据相关规定，对责任人进行处理。

6.7违反保密规定，造成失密泄密的，按公司有关规定进行处理。

七、系统维护管理

7.1为避免计算机病毒传播和网络攻击保证数据及网络安全，OA服务器应安装防火墙及网络防病毒软件。

系统管理员应指导检查公司员工客户端电脑安装公司统一的防病毒和监控软件并及时更新操作系统安全补丁及病毒特征码。

7.2系统管理员负责定期对OA数据进行本机备份，每周末对OA完整数据进行一次异地备份。

7.3系统管理员应定期监控清理讨论区内容；各部门信息员应定期整理部门门户中的文档资料，及时删除过期无效文档；使用人员应及时删除在OA系统上生成的失效或错发信息。

7.4信息中心与软件开发单位保持精密联系，确保故障得到及时处理、漏洞补缺和软件版本升级。

八、考核

8.1OA系统自动对协同工作进行跟踪，并对每位公司员工工作事项的处理周期、处理件数、延误情况进行记录。

并将使用情况纳入部门年度考核范围。

8.2对长期（超过2天）不使用OA系统、不按统一要求提供共享数据；网上办公数据不准确，对工作造成不良影响的，将按照考核的相关办法进行处理。

8.3OA系统将自动生产考勤报表，对不按时签到、签退的工作人员，按照考勤考核办法进行处理。

8.4对泄露机密，造成不良后果的，按公司有关规定进行处理。

九、附则

9.1本办法未包括事项仍按原程序办理。

9.2本办法自下发之日起执行。

9.3本办法由办公室负责解释。