资料管理制度.docx
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资料管理制度
中国建筑工程总公司
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斯里兰卡商场扩建工程
工程资料管理制度
中国建筑股份有限公司
斯里兰卡商场扩建工程项目部
二〇一八年五月
工程资料管理制度
1编制目的
为了建立健全项目工程资料管理，完整、准确、系统地管理好工程资料档案，充分发挥工程资料档案在计划管理、质量控制、项目宣传、竣工验收、奖项申报等工作中的重要作用，为项目管理提供更好的服务。
工程建设全过程中形成并收集汇编的文件或资料的统称为工程资料，包括基建文件（A类）、监理文件（B类）、施工资料（C类）和竣工图（D类）。
施工资料是工程建设及竣工交付使用的必备文件，也是对工程进行检查验收、管理、使用、维护、改建、扩建的依据，施工资料的验收应与工程竣工验收同步进行，施工资料不符合要求，不得进行工程竣工验收。
工程资料管理的目的是保证工程施工资料的完整性、准确性及可追溯性。
工程资料是指整个建设项目从前期、开工、施工、竣工及验收、备案全过程中形成的有归档保存价值的文件资料，包括在此过程中形成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其它载体。
2工程资料的归档范围
对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的资料，均应收集齐全，整理立卷后归档。
3工程文件材料的质量要求
工程资料应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备（不能代签或打印）。
复印、打印文件材料及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固度应符合规定的质量要求。
工程资料应为原件，复印件必须注明原件的存放地，经办人并加盖原件存放单位的公章。
工程资料的内容及其深度必须符合工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。
工程资料的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。
4工程施工过程中的资料检查：
资料员在工程施工过程中不定期检查（每月必检一次）施工单位、监理单位的质量验收和安全资料，及时检查资料是否按质量/安全验收规范、地方主管部门相关文件要求编制，与施工现场是否同步，原材料、试件等是否按规范留置、送检，发现有缺漏的，列出缺漏清单，督促项目各部门及时补齐。
必须检查的施工阶段：
项目开工前；基础、主体等各分部工程验收前；竣工验收前二个月。
5工程资料的接收：
各部门提供给资料室的工程资料（工程技术文件、来文、图纸、资料）由资料员统一接收，并应填写《工程资料接收记录》和《收发文登记表》。
项目各部部门从外单位带回或通过其它途径收到的工程文件，一律交资料员，并应登记。
对接收的工程资料，必须进行数量和外观质量检查，发现问题应及时通知各部门重新提交。
对接收的工程资料应及时建立工程资料接收总登记台账和分类台账（簿式台帐和电子台帐）。
对各部门提供的不符合规定的档案资料文件，资料室有权退回归档部门，归档部门应按资料室的有关要求进行整改，直至提交符合规定要求的归档资料。
凡因工程文件材料归档不完整，不符合有关归档规定者，不能进行工程决算、工程款支付，各项工程款的付款必须由资料室对竣工资料签收合格后支付。
工程档案在工程项目竣工验收后一个半月内由资料室组织各部门整理竣工资料，并向业主提交完整、准确、并经各参建方有关负责人签章的工程技术档案资料。
凡归档的文件材料，如不符合有关规定和标准的，资料室有权不接收。
6工程资料的发放
分发外单位和各部门的工程资料（工程技术文件、发文、图纸、资料）由资料员统一办理。
呈送上级单位的工程资料由总工程师确定发放单位、部门及份数。
项目部从设计院收到图纸后，由资料室进行图纸复印，并分发项目各部门，资料室应填写《工程档案借阅登记表》，图纸原件在资料室归档，连同《工程档案借阅登记表》原件一同存档。
对于作废图纸，由资料室向各部门收取，并加盖作废章。
7设计变更、工程联系单管理规定
设计变更、工程联系单统一由资料员按设计变更、工程联系单中所指定的部门及时分发并建立签收记录。
设计变更、工程联系单原件一律及时归档保存。
8工程资料的保管
及时将收集的资料、图纸等，整理分类、编写目录，装订成册，在保管过程中，严格遵守档案接收、查阅、出借、归还的登记制度。
归档的资料要完整、系统、准确。
资料按类别存放，在相应的档案盒上贴上标签。
做好资料的“防火、防盗、防潮、防尘”工作，档案柜必须加锁。
保存的工程资料每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理。
9声像资料管理办法
工程施工声像资料主要是指施工过程管理活动中直接形成的，具有保存价值的照片、影片、光盘及磁性载体，以声像为主，辅以文字说明的历史记录。
项目资料室定期整理项目部各部门的相关影像及录音（重要会议录音记录）资料，作为了解项目进展、掌握项目实体状况的重要渠道。
每季度至少对项目进行一次航拍，并对影像资料整理归档。
9.1照片档案要求
9.1.1技术要求
建设工程声像档案归档内容是指整个工程建设过程，从原貌、施工到竣工验收等一系列活动中，用照片、录像等形式现场采集的有保持价值的工程声像素材以及后期整理成果。
录制、拍摄的内容必须真实、准确、完整，与实际工程相符。
应按照工程施工顺序进行拍摄，保持画面之间的有机联系。
工程项目如果为多个单位工程，各单位工程的名称必须标示清楚，各单位工程的内容应保持完整和连续。
1）照片应当主题明确，画面清晰完整，色彩还原准确，无污染，被摄主体不能有明显失真变形现象。
2）纸质照片规格为6英寸光面彩色照片，无需过塑，同时附照片对应的元数据光盘和文字说明。
照片文字说明包括拍摄照片的事由、时间、地点、人物、背景、摄影者。
3）数码照片应当使用不低于800万像素的数码相机或手机拍摄，图像格式为格式，不能进行压缩、修改、添加、合成、挖补等编辑处理（为提高画面质量、增强画面效果所做的技术后期处理除外）。
数码照片由资料员每两周从各部门收集一次，照片命名格式为：
拍摄时间+简单描述（施工内容，拍摄部位等）。
9.1.2纸质照片编制要求
分类：
同一工程项目内按照拍摄时间、问题等进行分类。
排列：
按照分类方案，结合时间和重要程度等进行排列。
编号：
照片号是固定和反映每张照片在整个工程项目照片中的代码，同一个工程项目的照片应连续编号，从“1”按顺序编号。
入册：
应按照分类、排列顺序将照片固定在芯页上，组成照片册。
说明：
分单张照片说明和组合照片说明两种。
1）单张照片说明的格式：
每张照片要对应填写一张著录卡片，采用横写格式，分段书写。
其格式如下
照片号：
即照片的编号
题名：
简明概括、准确反映照片的基本内容
时间：
用8位阿拉伯数字表示，如20180426
部位：
工程所在部位
摄影者：
一般填写个人，必要时可加拍摄部门
2）每张照片要对应填写一张著录卡片，题名的正确书写：
工程名称＋（几层、几期）十部位（详细施工内容）
3）组合照片说明的填写:
一组（若干张）联系密切的照片按顺序排列后，可拟写组合照片总说明。
组合照片总说明应概括揭示该组照片所反映的主要信息内容及其他需要说明的事项。
总说明中应指出所含照片的起止张号和数量。
组合照片一般不宜越册。
4）照片册卷内目录
卷内目录排列在卷内文件首页之前。
5）照片册脊背
卷盒封面无须填写，照片夹脊背的“案卷号”栏留空。
“题名”栏填写业主和工程名称，“年度”填写移交时所属年份，脊背要求用70g牛皮纸打印好后粘贴。
装具：
使用符合11821-1989/2000标准的6英寸照片档案册。
照片说明、卷内目录、照片档案册脊背统一用黑白激光打印机打印。
9.2视频档案要求
9.2.1技术要求
工程录像档案资料应当主题明确，主题明确、内容真实、连贯简洁、影像清晰、镜头平稳。
专题片一般按整个项目时间顺序制作。
（1）工程录像档案资料应当使用专业级别摄像机，配以合适稳固的脚架，记录信号为数字方式，清晰度在2k（1920×1080像素）以上。
（2）录像档案资料应配有相应的文字说明，反映录制时间、地点、内容、人物、背景及拍摄者。
建设工程声像档案素材全部做完后，应填写声像档案卷内目录。
录像资料需剪辑，根据工程项目等级制作成工程简介视频短片或专题片，视频短片配解说字幕、背景音乐，专题片还须人工配音。
字幕、图像画面要同步准确。
视频短片或专题片输出格式为高清格式，像素1920×1080，编码格式为.2644或264，总比特率不能低于30，帧速率每秒25帧或50帧。
需提交工程项目简介的文档，简明、系统、完整介绍工程项目所在的地理位置（原址、原貌）、前期工作、重要工序、主体结构、施工工艺、竣工后外观、周围环境、建筑、设计等特色以及建设、施工、管理活动中的重大事宜。
9.2.2编制要求
目录著录。
采集的视频素材电子文件格式应采用格式，刻录成数据光盘，在光盘标签面和光盘盒正面粘贴标签，标签内容包括：
公司名称、工程名称、编制日期等。
卷内目录。
视频素材光盘应根据录制内容制作卷内目录，将不同时段录制的内容逐段反映到卷内目录中。
卷内目录由序号、录制时间、内容、录制者、备注组成。
10工程资料借阅制度
各部门从资料室借阅相关资料时，需要填写借阅登记表，归还时部门资料员要对其检查之后方可归档。
绝密文书、技术资料一般不借出、不复制、不摄影，如确因工作需要，应在借阅单上注明范围、内容、用途，先经部门领导同意，资料员只能按其范围、要求、内容提供利用。
借阅的资料要妥善保存，不得损坏、勾划、删改、加注、拆页等，借阅人必须妥善保管，防止丢失和泄密，未经同意，不得复印、抄录和转借，不能将档案内容公开，如遇丢失，要及时写出丢失报告，在没有做出处理前停止借阅。
借阅时间在一周以内，如需继续使用可办续借手续，对特殊情况需较长时间利用的要经总工程师批准，但年末要将所借资料交回，进行清点、核对后重新借出。
对长期借阅不归还，又不说明原因，不办理续借手续的，部门资料员要通知借阅部门负责人催还。
凡借有档案、资料者，在工作调动、单位撤销、退职、退休、生病住院或借后暂不使用者，必须将档案或资料退回，否则不能办理调离手续。
11工程资料的归档移交
工程资料移交前按项目所在地档案管理机构要求分类装订成册。
工程前期规划审批资料在审批阶段完成后交公司档案室归档管理。
工程资料在工程竣工验收备案后，交公司档案室归档管理。
12本制度由项目技术部负责解释。
13附表
《工程档案接收记录》
《收发文登记表》
《工程档案借阅登记表》
《资料盒标签样稿》
工程档案接收记录
序号
（.）
接收文件名称
份数
原（复印）件
（）
经办人
接收日期
商场扩建项目文件收发记录
编号
.
文件名称（编号）
（.）
发放单位
发放人
发放日期
接收单位
接收人
接收日期
工程档案借阅登记表
序号
.
文件名称
借阅人
借阅日期
归还日期
借阅天数
备注
资料盒标签样稿
资料盒标签样稿
不合格品台账
质量会议
质量投诉与事故处理
下发整改单与闭合
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04
实测实量
商场扩建工程项目
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03
质量通病防治
商场扩建工程项目
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05
质量巡查记录
商场扩建工程项目
中建三局基础设施建设投资有限公司
07
工程预验收
商场扩建工程项目
中建三局基础设施建设投资有限公司
08
分包质量考核
商场扩建工程项目
中建三局基础设施建设投资有限公司
09
不合格品台
账
商场扩建工程项目
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