企业信息管理制度.docx
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企业信息管理制度
6.16信息管理
6.16.1信息概述
6.16.1.1企业信息的构成
按照信息来源，可以分为企业内部信息和企业外部信息。
6.16.1.1.1企业内部信息
由企业内部所产生的各种信息。
反映企业基本现状和企业经济活动信息。
如企业状况信息：
人、财、物，规模等；经济活动信息：
供、产、销，财务核算、技改、新产品开发等。
企业内部信息具体包括：
a）生产信息——计划、工序、工艺、在制品、库存信息等；
b）会计信息——财务报表、报告或附注等信息；
c）营销信息——订单、装运、收款帐单、企业信息报告等信息；
d）技术信息——与企业产品有关的技术基础信息。
是一种竞争能力信息，往往属于商业机密；
e）人才信息——各层次人才结构、分布、使用情况的依据。
如简历、专长、教育背景等。
6.16.1.1.2企业外部信息
与企业运行环境相关的各种外部信息。
主要供经营决策、制定企业中、长期战略目标和规划采用。
企业外部信息主要有：
a）宏观社会环境信息——政治、经济、文化、社会状况、法律环境等；
b）科技发展信息——与企业经营相关的科技和产品发展方向的信息；
c）生产资源分布信息——生产所需设备、原料外够器部件、能源供应和来源；
d）市场信息——包括市场需求、市场竞争信息、用户信息等。
6.16.1.1.3企业竞争情报
竞争情报，也称“竞争对手情报”或“商业情报”，是有关竞争对手和竞争环境的信息集合。
通常是经过筛选、提炼和分析过的，可根据之采取行动。
竞争情报所依赖的信息95%以上来自公开或半公开的信息源——报刊、企业财务报告、贸易展览会上的闲聊、市场传言、产品手册、经理讲话、因特网等。
竞争情报对企业的作用：
a）充当企业的预警系统——使企业免遭突然袭击，发现市场上的威胁和机会；
b）辅助高层决策——帮助高层管理人员在企业并购、投资、竞争领域选择等方面作出战略决策，增加决策的成功率；
c）学习工具——帮助你接触新的思想和管理工具，进入新的业务领域。
竞争对手可为你提供经验教训。
6.16.1.2信息在企业中的作用
信息作为企业的一种宝贵资源，与原料、设备、能源和劳动力一样，已成为主要的生产资料之一。
因此：
a）利用信息，管理者才能管理企业的人财物、产供销以及技术和设备；
b）信息是决策的重要依据，信息不灵，势必造成盲目决策，无科学依据的瞎指挥；
c）信息是组织和控制生产经营活动的重要手段之一，现代企业管理对信息的要求是及时、准确、适用和经济。
6.16.2企业信息管理
6.16.2.1信息管理与企业信息管理
6.16.2.1.1信息管理
一种认为信息管理是指狭义的信息资源管理，实际上就是对信息本身的管理。
另一种则认为，信息管理不单单是对信息本身的管理，而是对涉及信息活动的各种要素，如信息、技术、人员等的管理。
本人认为，信息管理是指广义的信息资源管理。
简单地说，信息管理就是人对信息资源和信息活动的管理。
6.16.2.1.2企业信息管理
企业信息管理：
企业以先进的信息技术为手段，对信息进行采集、整理、加工、传播、存贮和利用的过程，其目的是力求资源有效配置、共享管理、协调运作，以最少的消耗创造最大的效益。
信息管理不好的企业，钱越来越难赚，目前企业信息管理主要存在如下几种现象：
a）大部分信息为人工经验型管理；
b）信息孤岛，没有流程化；
c）信息不集成，不能共享；
d）信息不能快速反应需求变化；
e）信息不能提供理想的分析结果和决策支持等。
可以概括为“凭证满天飞，报表一大堆；一家一个数，责任相互推；决策无依据，老总难指挥”。
[“信息孤岛”解析]企业连续不断的生产经营活动，导致每时每刻都会产生很多信息。
这些信息需要在与企业相关的各个环节内，进行输入、处理、输出、反馈等。
但目前，这些重要的信息大部分或被分散保存在各个互不兼容、自成一体的计算机系统中，或被锁在文件柜和抽屉中，更有甚者，有的重要信息还存在员工的头脑里。
由于各个数据信息单独存放，不便于信息的迅速传递、汇总、查询和加工，因而形成了一个个“信息孤岛”。
6.16.2.1.3企业信息管理的三原则
a）为使收集的信息更具真实性和有效性，要求信息收集的表格标准化，规定采集信息的统一口径和频率方式；
b）收集处理信息的人员要统一培训，在思想、方法和行动上保持一致性和协调性，为保证信息流的畅通和有效，要落实具体的负责人、内容和时间；
c）处理信息的使用者要对信息的真实性、可靠性从多方面进行印证和质询。
注重信息中的异常性。
6.16.2.2内部信息的管理
6.16.2.2.1信息中心负责分公司内部信息的管理，组织各业务部门进行内部信息的需求分析，各业务部门依据业务职责提出各种内部信息需求，并分别按本部门形成和管理的信息（下称“部门内自管信息”）、需要其他部门提供的信息分别汇总，确定信息内容、信息提供时间和信息提供方式等。
需要其他部门提供的重要信息由分公司信息工作领导小组予以审核确认。
6.16.2.2.2信息中心组织汇总各业务部门需要其他部门提供的信息，并进行归类，对各部门需要其他部门提供的信息归纳为部门间共享信息（下称“部门间共享信息”），理顺信息来源和信息使用渠道，并分别反馈给各部门核对认可。
6.16.2.2.3部门间共享信息源由信息中心协调信息需求部门落实，实施信息共享，消除信息只滞留在部门或个人的现象，任何个人和部门无权独占信息资源。
6.16.2.2.4各级下属单位的内部信息除供本单位内部使用外，按要求及时提供给上级相关部门及领导。
6.16.2.3信息整合和统一信息平台
6.16.2.3.1信息整合是对分散在各部门的信息资源进行物理或逻辑的集中存储、整理、分类、分级和发布，并提供相应的授权访问，从而发挥信息资源的最大效用。
信息整合的主要内容包括各部门确认的结构化信息、非结构化信息及Web页面信息。
6.16.2.3.2建立统一信息平台是实施信息整合、进行有效信息资源管理的基本策略。
统一信息平台是各部门发布、访问、共享信息资源的工作平台。
信息中心负责建立统一信息平台，将各部门内自管信息、部门间共享信息、外购信息全部接入信息平台，并实施信息整合。
各部门有责任支持和配合统一信息平台的建设工作。
6.16.2.3.3统一信息平台的建设除包含针对结构化数据的数据整合和非结构化数据的内容整合外，还包含应用系统的应用整合和业务流程的业务整合。
统一信息平台的建设首先要完成数据整合和内容整合工作，提供信息集成和管理、个性化信息服务、针对互联网和企业内部网的信息搜索功能等。
6.16.2.3.4信息中心负责统一信息平台的运行和维护，及时实施信息整合、信息分发等处理，保证信息的畅通交流和充分共享。
6.16.2.4信息的分级和授权
6.16.2.4.1根据信息本身在生产、经营和管理中的重要性，结合有关保密规定，按部门内自管信息、部门间共享信息、外购信息分别制定信息分级标准。
6.16.2.4.2部门内自管信息按A1、A2、A3分级。
A1级信息提供给本部门所有人员访问；A2级信息提供给相关处（科）室人员访问；A3级信息提供给相关处（科）室负责人和部门负责人访问。
6.16.2.4.3部门间共享信息按B1、B2、B3、B4四级分级。
B1级信息提供给相关部门所有人员访问；B2级信息提供给相关部门相关处（科）室人员访问；B3级信息提供给相关部门相关处（科）室负责人和部门负责人访问；B4级信息提供给相关部门负责人和公司负责人访问。
6.16.2.4.4外购信息分级主要考虑和外部信息公司所签合同，按C1、C2二级分级。
C1级信息在分公司范围内使用；C2级信息在本单位内使用。
6.16.2.4.5按以上信息分级标准对各类信息进行分级，并形成信息的分级属性。
部门内自管信息由本部门实施分级，部门间共享信息和外购信息由信息中心会同有关业务部门实施分级，并由信息工作领导小组确认。
6.16.2.4.6依据部门管理职责和个人岗位职责，结合信息分级属性，对部门和个人进行信息授权，保证信息准确送达和安全使用。
个人的信息授权列表由部门负责人审查。
6.16.2.4.7个人岗位或职责发生变动后，必须及时更改信息授权，避免信息授权不当的风险，并报信息中心备案。
6.16.2.5信息资源的安全
6.16.2.5.1为保证信息资源的安全，分别建立相应安全控制策略:
管理员权限管理策略、用户权限管理策略、信息资源授权策略、信息资源存储安全策略、信息资源传输安全策略等。
6.16.2.5.2管理员权限管理策略，根据统一信息平台系统管理的不同功能，建立相应的管理员角色，包括系统管理员、负责用户管理的管理员组、负责信息资源目录管理的管理员组，以及相应的二级管理员组。
6.16.2.5.3用户权限管理策略，普通用户可以查看被授权的信息，并能将自己的信息与其他特定的用户或用户组进行共享。
只有负责用户管理的管理员组有权完全管理和维护系统的用户信息，相应的二级管理员操作文件只能管理和维护所管部门的用户信息，用户可以维护自身的用户信息。
6.16.2.5.4信息资源授权策略，对于普通受控信息采用用户组共享方式授权或针对单个用户直接授权的方式，对于高度受控信息只能采用针对单个用户直接授权的方式。
6.16.2.5.5信息资源存储安全策略，根据信息资源不同的安全级别和对访问效率的不同要求，对信息资源的存储进行非加密存储、部分加密存储或者完全加密存储。
6.16.2.5.6信息资源传输安全策略，根据信息资源不同的安全级别和对访问效率的不同要求，对信息资源的传输进行非加密传输、部分加密传输或者完全加密传输。
6.16.2.6内部网站管理
6.16.2.6.1内部网站为满足企业内部信息共享和保密的需求而建立的公用信息平台，主要用于发布企业内部生产经营管理信息及有关市场、经济信息。
6.16.2.6.2内部网站目前仍是分公司内部共享信息的平台，现阶段须按建设统一信息平台的要求加强管理，待条件成熟，逐步向统一信息平台过渡。
内部网站在技术及内容上必须考虑与统一信息平台的兼容。
信息中心负责分公司内部网站的管理，负责统一规划，负责网站的设计，根据分公司公用信息平台、网络安全管理规定及信息保密规定监督、考核网站的建设和运行，并提供技术支持，实现对内部网站的统一管理，保障内部网站的运行安全。
6.16.2.6.3内部网站信息资源管理，遵循信息共享和信息安全兼顾的原则，保证信息及时准确，保证使用安全可靠。
发布的信息内容严格遵守有关规定，不得违反国家、股份公司及分公司的相关规章制度。
6.16.2.6.4内部网站要加强信息安全管理，严格内容发布程序和访问权限控制，同时做到内外网严格分离,防止XX的非法访问。
6.16.2.6.5内部网站在满足分公司信息使用的同时，须对总部有关部门提供必要的访问通道和链接，保证总部能够及时了解分公司的生产经营状况。
6.16.2.6.6内部网站上的信息发布需经各业务部门业务领导、保密领导小组确认，内部网站的信息，XX，禁止对外披露、发布。
擅自对外泄漏内部信息，影响企业经营业务或造成经济损失的，应严肃追查，并对相关责任人员或部门追究其违纪责任。
6.16.2.7源信息的维护
6.16.2.7.1分公司各单位内自管信息由各单位负责源信息的维护，信息管理部门予以必要的配合和支持。
6.16.2.7.2部门间共享信息由信息提供部负责源信息的维护，按要求适时更新信息，保证共享信息的时效性。
信息中心予以配合和督促，并与企管部共同负责信息共享的监督与考核。
6.16.2.7.3各源信息维护部门在维护信息时应标明信息的类别、级别等必要标识。
6.16.2.7.4信息中心根据相关管理制度组织源信息上网共享和加密，并对源信息的更新维护进行监管和考核。
6.16.2.8信息质量管理
6.16.2.8.1为了保证信息资源管理的科学性，保证信息的提供的准确、及时性、便于利用，符合安全、保密要求，必须建立、健全信息质量反馈制度，以保证分公司信息资源的质量。
信息中心是信息质量的考核单位，各业务部门有义务监督其它业务部门所提供信息的质量是否符合准确、及时和规范性要求，将信息质量反馈也纳入各部门信息考核当中。
6.16.2.8.2信息中心负责组织有关信息质量反馈意见的收集，信息使用部门负责提出关于信息准确性、时效操作文件性和一致性的意见，由信息中心汇总并分别送达各信息提供部门，协助和督促信息提供部门不断提高共享信息的质量，同时不断完善信息平台的性能和功能，并定期检查跟踪反馈记录。
6.16.3企业信息管理的内容
6.16.3.1企业信息管理内容包括：
企业信息化建设、企业信息开放与保护、企业信息开发与利用。
6.16.3.1.1企业信息化建设，是企业实现信息管理的必要条件。
大致任务包括计算机网络基础设施建设（企业计算机设备的普及、企业内部网Intranet/企业外部网Extranet的建立与因特网的联接等）；生产制造管理系统的信息化（计算机辅助设计CAD、计算机辅助制造CAM、等的运用）；企业内部管理业务的信息化（管理信息系统MIS、决策支持系统DSS、企业资源计划管理ERP、客户关系管理CRM、供应链管理SCM、知识管理KM等）；企业信息化资源的开发与利用（企业内外信息资源的利用、企业信息化人才队伍培训、企业信息化标准、规范及规章制度的建立）；企业信息资源建设（包括信息技术资源的开发、信息内容资源的开发等）。
6.16.3.1.2企业信息开放与保护，信息开放有两层含义，即信息公开和信息共享。
信息公开包括向上级主管公开信息、向监督部门公开信息、向社会公开信息、向上下游企业公开信息和向消费者公开信息、向投资者公开信息等。
企业信息按照一定的使用权限在企业内部部门之间、员工之间和与之合作伙伴之间进行资源共享。
企业信息保护的手段很多，如专利保护、商标保护、知识产权保护、合同保护、公平竞争保护等。
6.16.3.1.3企业信息的开发与利用，从信息资源类型出发，企业信息资源有记录型信息资源、实物型信息资源和智力型信息资源之分。
智力型信息资源是一类存储在人脑中的信息、知识和经验，这类信息需要人们不断开发加以利用。
企业信息开发与利用的内容，包括市场信息、科技信息、生产信息、销售信息、政策信息、金融信息和法律信息等等。
6.16.3.2企业信息化概述
6.16.3.2.1企业信息化的含义
6.16.3.2.1.1企业信息化就是企业利用现代信息技术，通过信息资源的深入开发和广泛利用，实现企业生产过程的自动化、管理方式的网络化、决策支持的智能化和商务运营的电子化，不断提高生产、经营、管理、决策的效率和水平，进而提高企业经济效益和企业竞争力的过程。
6.16.3.2.1.2企业信息化是伴随着计算机技术、信息技术和市场竞争、经济全球化的发展而发展。
在知识经济时代下，企业在信息化过程中考虑到仅靠自己企业的资源不可能有效地参与竞争，还必须把经营过程中的有关各方如：
供应商、制造工厂、分销网络、客户等纳入一个紧密的供应链中，才能有效地安排企业的产供销活动，满足企业利用一切市场资源快速高效地进行生产经营的需求，进一步提高效率和市场上的竞争优势。
6.16.3.2.1.3信息化的本质是：
a）先进科学的管理理念和业务流程控制模式通过信息技术加以实现；
b）关注企业增值链环节的有效管控；
c）追求关键业务过程的自动化、合理化、科学化；
d）重视业务流程的持续优化；
e）改善企业内部严重的信息不对称和信息失真的状况；
f）实现全局范围的有效管理和有序运营，从而改善企业的竞争素质。
6.16.3.2.2企业信息化的必要性和好处
二十一世纪的企业，比以往更讲求管理效率，许多能够被系统化的工作，透过信息化管理更能够体现效率的提升，也提升了竞争力，将拉大与其它竞争对手的距离。
举例来说，一个在全国拥有一百家分店的快餐餐厅，如何有效掌握所有产品信息，准确地准备食品材料给分散在国内各省各市的分店呢？
要如何有效率快速的统计每个小时的营业额呢？
就是透过信息化管理来达成。
企业信息化是提升企业竞争力的重要手段，能够帮助企业全面提升管控效率。
主要表现为：
a）降低运营成本，提升企业赢利能力；
b）提高企业经营管理信息的准确性和及时性，有助于决策的进一步科学化；
c）促使企业业务操作和管理程序更加合理，强化企业协同能力，增强企业的快速反应能力；
d）促进企业资源的合理组合及利用，使其在现有资源条件下达到最佳利用效果，从而大大提高企业的生产经营效率和管理效率；
e）给企业提供一个的强大、快捷的信息交流平台，有助于跟踪吸纳行业先进经验和成果，从而有助于提高管理层和员工的创新能力，促进企业的健康发展。
6.16.3.2.3企业信息化的内容
企业需要哪些信息化管理？
要依据各个行业的不同以及公司规模大小来规划每个企业自己的信息化管理方式，因为每个企业的营运模式是不同的，每个企业都有其赚钱之道，故在采用的信息化管理方式也会有些差异。
比如：
商业企业至少会有进销存、人事与财务管理系统或电子商务等信息化需求；生产制造业则需要包括物料清单（BOM）、生产制程（MRP）、供应链（SCM）、资源管理（ERP）等管理系统；服务业则强调在于客户关系管理（CRM）；而电子邮件、网站、局域网或OA则已经成为信息化管理的标准配置。
6.16.3.3企业信息管理系统举例
6.16.3.3.1ERP
6.16.3.3.1.1ERP的定义
ERP是一种集销售、采购、制造、成本、财务、服务和质量管理为一体，以市场需求为导向，以实现企业内外资源优化配置、消除生产经营活动中一切无效的劳动和资源，实现信息流、物流、资金流的集成与提高企业竞争力为目标，以计划和控制为主线，以网络和信息技术为平台，面向供应链管理的现代企业管理思想、方法和工具。
6.16.3.3.1.2ERP的发展演变
a）MIS阶段。
企业的信息管理系统主要是记录大量原始数据、支持查询、汇总等方面的工作；
b）MRP阶段。
物料需求计划系统对产品构成进行管理，借助计算机的运算能力及系统对客户订单、在库物料、产品构成的管理能力，实现依据客户订单，按照产品结构清单展开并计算物料需求计划。
实现减少库存，优化库存的管理目标；
c）MRPⅡ阶段。
在MRP管理系统的基础上，系统增加了对企业生产中心、加工工时、生产能力等方面的管理，以实现计算机进行生产排程的功能，同时也将财务的功能囊括进来，在企业中形成以计算机为核心的闭环管理系统，这种管理系统已能动态监察到产、供、销的全部生产过程；
d）ERP阶段。
进入ERP阶段后，以计算机为核心的企业级的管理系统更为成熟，系统增加了包括财务预测、生产能力、调整资源调度等方面的功能。
配合企业实现JIT（JustInTime，准时生产方式）管理、全面质量管理和生产资源调度管理及辅助决策的功能。
成为企业进行生产管理及决策的平台工具；
e）电子商务时代的ERP（或称ERPⅡ）。
Internet技术的成熟为企业信息管理系统增加与客户或供应商实现信息共享和直接的数据交换的能力，从而强化了企业间的联系，形成共同发展的生存链，体现企业为达到生存竟争的供应链管理思想。
ERP系统相应实现这方面的功能，使决策者及业务部门实现跨企业的联合作战。
6.16.3.3.1.3MRP、MRPⅡ和ERP三者的主要关系
MPR主要对制造环节中的物流进行管理，使企业达到“既要保证生产又要控制库存”的目的；而MRPⅡ则集成了物流和资金流，将人、财、物、时间等各种资源进行周密计划、合理利用，以提高企业的竞争力；而ERP将供应链、企业业务流程和信息流程都囊括其中。
由于ERP的概念流传最广，现在已经成为企业信息化管理系统的代名词。
6.16.3.3.1.4ERP的功能效果
ERP的主要功能范畴：
物料管理、生产制造、销售与分销、供应商及客户关系管理、财务会计、人力资源管理等。
ERP所能带来的巨大效益确实对很多企业具有相当大的诱惑力。
据美国生产与库存控制学会（APICS）统计，使用一个MRPII/ERP系统，平均可以为企业带来如下经济效益：
a）库存下降30%～50%。
这是人们说的最多的效益。
因为它可使一般用户的库存投资减少1.4～1.5倍，库存周转率提高50%；
b）延期交货减少80%。
当库存减少并稳定的时侯，用户服务的水平提高了，使得使用ERP/MRPII企业的准时交货率平均提高55%，误期率平均降低35%，这就使销售部门的信誉大大提高；
c）采购提前期缩短50%。
采购人员有了及时准确的生产计划信息，就能集中精力进行价值分析，货源选择，研究谈判策略，了解生产问题，缩短了采购时间和节省了采购费用；
d）停工待料减少60%。
由于零件需求的透明度提高，计划也作了改进，能够做到及时与准确，零件也能以更合理的速度准时到达，因此，生产线上的停工待料现象将会大大减少；
e）制造成本降低12%。
由于库存费用下降，劳力的节约，采购费用节省等一系列人、财、物的效应，必然会引起生产成本的降低；
f）管理水平提高，管理人员减少10%，生产能力提高10%～15%。
6.16.3.3.1.5ERP突破的局限：
a）ERP中的资源计划已不局限在企业内部，而是把供应链内的供应商等外部资源也都看作是受控对象被集成进来，因此，ERP是面向供应链管理的；
b）时间被作为资源计划的一部分，且当作最关键的资源被考虑，这是ERP对资源内涵的另一个扩展。
6.16.3.3.2CRM
6.16.3.3.2.1CRM的含义
CRM即客户关系管理——是指通过采用信息技术，使企业市场营销、销售管理、客户关怀、服务和支持等经营环节的信息有序地、充分地、及时地在企业内部和客户之间流动，实现客户资源有效利用的管理软件系统。
6.16.3.3.2.2CRM的组成部分
一个企业级的CRM系统通常包括四部分：
a）市场管理
识别和确定潜在的客户和市场定位，制定产品和市场策略。
为新产品开发提供预测参考。
依据：
人口、区域、收入水平、购买行为等信息的统计分析；
b）销售管理
帮助销售部门掌握复杂的销售路线，实现降低出错率、缩短销售周期的目的；
c）客户服务
通过灵活多样的服务方式，与客户随时随地交流，提供周到、热情、高品质的服务，并将各种客户信息存入业务数据仓库；
d）技术支持
技术人员通过对用户的使用情况跟踪，为用户提供预警服务，确保用户安全地使用产品。
为特定用户提供个性化服务。
6.16.3.3.3SAP
6.16.3.3.3.1SAP是什么？
SAP既是公司名称，又是其ERP软件名称。
SAP是目前全世界排名第一的ERP软件。
它代表着最先进的管理思想、最优秀的软件设计。
世界五百强中有超过80%的公司使用SAP。
中国的大型国营、民营企业90%使用SAP。
6.16.3.3.3.2SAP的功能
a）商务智能
SAPBusinessObjects商务智能解决方案提供全面的商务智能功能，赋予用户根据坚实的数据和分析结果来制定有效且明智决策的能力。
从高端分析师到普通业务用户的所有用户都可访问他们所需的信息，尽可能不依赖IT资源和开发人员；
b）客户关系管理
SAPCRM既能帮助您解决迫在眉睫的问题（即降低成本和提高决策能力），又能帮助您的公司实现差异化，以便获得长期的竞争优势。
SAPCRM是唯一的完整的、以客户为中心的、电子商务解决方案。
这项解决方案旨在为客户提供满意、忠诚的服务。
它有助于提高竞争优势，带来更高利润；
c）企业信息管理
SAPBusinessObjectsInformationManagement提供全面的信息管理功能，有助于及时、准确地提供整合的企业数据，其中既包括结构化数据，也包括非结构化数据。
这些强大的解决方案可帮助用户为业务交易处理、商务智能、数据仓库、数据迁移和主
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