采购管理程序三篇.docx

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采购管理程序三篇

采购管理程序三篇

篇一：

采购管理程序

一、目的

为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度。

二、范围适用于本公司所有采购的物料及耗材品

三、定义

3.1物料：

指本公司所经营所需之直接与间接物料

3.2采购人员：

运营部执行采购业务人员

3.3需求人员：

各部门开具请购申请之人员

四、采购作业流程

4.1.请购的定义：

请购是指某人或者某部门根据市场及门店需求确定一种或几种物料，并按照规定的格式填写物料申请给部门经理审核后提交运营部。

4.2采购作业是从接受物料需求一选择适当的厂商，并确定物料之名称，规格质理交货期等要求，和订单发出，确认及物料接收并按时请款之过程.

4.3应在合格供应商中选择供应商，如需采购物品现有的供货商无法达成，就在网上或朋友介绍开发新的供应商，则由运营部对其供货商进行选择及评估流程对供应商进行选择，考核等作业。

如需采购的产品中有被客户批准或指定的供应商，则运营部在采购产品时，必须从客户批准和指定的供应商名单上采购有关产品，如运营部要从其他供货商处采购时，必须将此供货商提供给客户批准，并经客户批准被列与客户指定的供应商后,采购方可从该供应商处采购物料。

如客户有新批准的供应商名单或客户对原批准的供应商名单做修改和更改时,采购人员必须及时对此客户批准的供应商名单进行更新

4.4对直接购买的物料,由采购人员收到采购申请单时对请购的物料进行审核及倛应商价格,数量及交期等的确认。

如果是重复性的购,采购直接在系统里生产采购订单并打印,经运营部主管经理签核后传真给供应商,如果是新物料或新供应商,则进行供应商选择和评估及样品评估流程,进行记录。

然后才能执行采购流程传真给供应商采购须进行采购追踪及监控采购的物料,及时准确的到达公司入库然后财务根据送货单,入库单进行对则。

如供应商无法按交期交货时,采购应征求相关单位是否调料,或采取紧急对应措施（自行提货）如」周期较长的物料可先行订货,但要征求运营部门主管及经理的同意

4.5问接物料采购,由需求人员墙写采购申请单,经部门经理批准并写申请单号后交采购人员进行来购作业采购人员对由请单进行审核以及交期确认。

如采购的产品之质量对提交给客户的产品质量基本上无任何影响的物料采购（如:

文具,消耗晶,劳保等）由需求部门根据其实际工作需要报经采购经理审批,由采购员自接进行采购作

4.6采购产品的质量要求应在采购单上说明,如所采购的产品质量无法描述清楚时,则需求部门或品质部应附上相关的采购产品的质量标准,要求。

且采购须与供应商确认采购物料之版次是否相符。

5、供应商选择及评估流程

5.1新供应商的选择客户指定之供应商由客户依据其本身规定进行评估,须注明针对某窨户,且不能因此而直接被推存为成其他客户的供应商。

5.2供应商的评估和考核根据运营部的预选供应商名单及供应商评估调查表,运营部负责组织技术部门和采购人员组成评估小组到预选供应商处进行供应商的评估,并将评估的结果记录与供应商评估调查中,评估小组根据质量体系和特定的质量保证要求和供应商调查表中的项目及内容对供应商提供的相关资料和样品以及供应商的生产现场和生产能力等进行评估。

5.3采购过程中产品质量监采购产品之质量要求,检验对供应商所提供的采购产品之质量进行统计,并将统计的结果和状况记录于供应商绩效监控统计表中,对连续3批检验不合和退货的供应商,由运营部通知供应商整改,并在供应商限期改善的时间内对其执行纠正和预防措施做效果确认。

5.5供应商定期、不定期评估、供应商定期评分为年度评估,运芎部每年应对供应商的质量、交期、配合度或服务进行评估

6、采购申请单及其提报规定

1）采购申请单应按照要求填写完整、清晰,由公司领导审核批准后报运营部门;

（2）固定资产申购按照附表一（固定资产购置申请表）的格式进行填写提报

（3）其他材料设备及工程项目申购接照附表二（物资采购申请表的格式填写提报

4）口常零星釆购按照公司印制的按照附表三（物资采购审批单的格式填写提报

5）请购部门在提报采购申请单是应要求运营部签字接收人请购部门备佇彧邮件往来

6）涉及的中请果购数量过络时附件清单的H佳提高效率该清单的电子文档也需一并提交;

7）采购申请单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报运司物资采购申请单的提报部固定资程及其他项目由生部门提报；

公司生活及办公的物资、固定资产、服务或其他生活及办公项目由办公室提报

公司各部门专用的物资由各部门自行提。

运营部接收采购申请单作业流程请购的接收要点

（1）运营部在接收采购申请单时应检查采购申请单的填写是否按照规定填写完整、清晰,检查采购申请单是否经过公司领导审批制閉在子初升"2则

（2）接收采购申请单时应遵循无计划不采购,名称规格等不完整当晰不采购,園纸及技术资料不全不采购,库存已超储积压的物资不采购的原则

（3）通知仓库管理人员核查请购物资是否有库存;

4）对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部

2、菜购申请单的分发规定

（1）对于采购申请单运莒部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理

2）对于紧急请购项目廖优先处理

3）无法于请购部门需求口期力妥的应通知请购部门

4）重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议、采购周期的规定

（1）单次采购金额算在1万元以下的零星采购项目或顶算在1万元以下采购的物资及产品的购周期不应超过5天单次采购金额预算在的项目比价采购米购局期不应超过工5天采购周期不应超过15天。

3）单次采购金额预算在20万元以上的项目运营部自行招标采购,柔购周期不应超过40天;

4）请购部门应按照以上

（1）-（3）条中规定的时间提前提写采购申请单,运营部如未能按时完成采购任务时应向公司领导说明原因

5〉遇到紧急采购应汇报公司领导采取快速优先采购的策略;

三、询价及其规定

1、询价请应认真审阅采购申请单的品名、规格、数量、名称,了解图纸及其技术要求,遇到问题应及时的与请购部门沟通;

2·属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购;3.对于紧急请购项目应优先处理

4.所有采购项目上必须向生产厂家或服务商直接询价,原则能不通过其代理或各种中介机构询价就最好的

5.对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品

6.遇到重要的物资、项目或预估单次采购金额大于10万的采购情况询价前应先向公司相关领导汇报拟邀请报价或投标单位的基本情况按照附表（拟报价/招标单位名单）的格式提报公司领导批准方可询价或发放订单询价时对于相同规格相水术应对不同品牌进行

8.除固定资产外单次采购金额在5目可以自行采购单次采购金额预算金额在5千元所有项目都应要求至少三家上自供应商参与比价或招标购,比价或招标项目应至少邀请三家以上单位参与;单次釆胸金额预算价格在1元以王的项目应由运营部组织招标,公司相关领导参与监督;单次采购金奢预算价檣在5万元的顼目由公司领导决定是否委托第三方机构代理摺極

9.比价采购或招标采购所邀请的单位均应具备定资质和实为,具有提供或完成我公司所需物资和项目的能力;

10.比价采购或招标采购应按照附表（材料或设备询价表》的格式或拟定完整的招标文件格式进行询价;

11.在询价时遇到特殊情况应书面报请叁司领导批示。

比价、议修

1.对厂商的供应能力,交货时间及产品或服务质量进行确认

2.对于合格供应商的价格水平进行市场分析,是否其他厂商的价格最低,所报价格的综合条件更加突出

3.收到供应单位第一次报价或进行开标后应问会司领导汇报情况设定议价目标或理想中标价格;

4.重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力,资质进行验证和审查,如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等

5.参考目标或理想中标价格与以合作单位或以中标单位进行价格及条件的进一步谈判。

四、比价、议价结果汇总总前应汇报公司相关领导,征得同意

2.比价、议价结果汇总应按照附表比价/招标汇总表）的格式完整列岀报愴、工期、付款方式及其他愴格条件、列岀以选用单位及选用理由,

3,如比价、议价结果未通过叁司领导审核应进行修改或重新处理

五、合同的签订及其规定档

1.合同合同是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。

依法成立的合同,受法律保护。

广义合同指所有法律部门中确定权利、义务关系的协议。

目前我们的采购工作主要涉及五金产品买卖合同。

（1）合同正文应包含的要素

1）合同名称、编号、签订时间、签订地点

2）采购物品/项目的名称/八规格、数量/清单、技木文件与确认图纸是合同不可分割的部分;

3）包装要求,

4）合同总额应含税含运达公司的总价,特殊情况应注明;

5）付款方式

6）质量保证期;

7）质量要求及规范;

8）违约责任和解决纠纷的办法;

9）双方的公司信息,

10）其他约定

（2）合同签订及其规定

1）如涉及到技术问题及公司机密的,注意保密责任;

2）以定合同条款时一定要将各种风险降低到最低,

3）为防止合同订单增加或增加无依据,打包采购时要求供货方提供分项报价清单

4）遇货物购数量较多且价值较大戒难清点的情况时松请厂商派代米来场功助清点;

5）质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量要求厂商证长产品质保期;

6）详细约定发票的提供时间及要求;

7）针对不同的合同约定不同的付款方式,如设备类的合同一般应分按照预付款、验收款,调试服务款、质量保证金的顺序明确付款额度、付款时间和付款条件等

8）与初次合作的单位合作时,应少付预付款或不付预付款;

9）违约责任一定要详细、具体

10）价為柄汇总表巡签完毕后方可进行合同的签订工作;

11合同签定签应按照附表七（合同审查批准单）的格式对合同初稿进行巡签审查;

12）合同巡签审查通过后应由公司领导签字,加盖公司合同章方可生效;

13）签订的所有合同应及时报送财务

7、付款及合同执行付款规定

（1）所有已签订合同付款时应参照公司《修造船公司材料采购付款及报销流程Ⅵ修改版》及《修造船公司资金支出审批及报销签字权限及管理制》中的相关规定执行」

2）按照进度付款的采购项目必须确保质检合格方可付款

3）按照贵司规定和合同约定达到付款条件的合同在付款时应填写附表八（资金支出审批单）或附付款审批单〉,该审批单巡签完毕后提交财务部付款财务部门在接到付款审批单款,以免影响合同的执行和供货周期,遇特殊情况限延期付款的应及时的通知运菅部并汇报公司领导。

2.合同执行

（1）已签订合同由运营部项目负责人负责跟进,由运营部负责人进行监督,如岀现冋题,运芎部应及时提出建议或补救揹施,并及时通知请购部门及公司领导

2）已签订的合同在执行期间,应及时掌握合作单位对于合同务和责任的履行情况,跟踪并督促其保质保量,按时履终

（3）合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同,遇未尽事宜应及时协商并签订补充合同

七、报验与入库

1,报验

（1）供应单位已经履行完毕的合同,运营部应及时的通知质检部门进行验收;

型的的的贴标准票同1相关规定热行」

（3）达到质检和报验条件的合同标的物应在第一时间报请质检部门进行质检、在接到营部验道類后应及时验果王目热结果证明书,对于质检不及时延误生产部门使用或不能入库的情况质检部门应负主要责任

（5）用于公司生活和办公的物资不在公司质检部质检范围之内

2.入库

（1）叁司所有的生产材料、设备及外协加工件入库前均应通过庋检部门的检验或验收

2）合同标的物在运达公司后运营部应及时通知请购部门,由请购部门及时安排卸货与搬运

3）质检部门未及时验收的合同标的物,仓库在收到送货清单后应将其作为暂存物资接受

4）质检部门已经验收的产品仓库应及时的入库,并及时出具入库

5）外协加工件应按照原材料入库

6）质检合格后的固定资产及服务按照公司财务规定不入库。

篇二：

采购管理程序

采购操作管理流程如下：

一、寻价

（一）明确原材料采购要求

1、根据具体使用

确认要求：

（1）技术人员或者提出需求人员提出物料采购要求（包括产品的型号、技术参数、材质等）；

（2）提出部门提出物料要求，采购根据采购小样，试产后再由提出人确认物料具体要求（针对不明确物料需求的情况）。

2、采购人员整理原材料采购要求，供后续采购提供依据，如有更改生产及时通知采购部门。

（二）供应商的开发

1、通过多方信息渠道收集相关供应商或承包商的资料，至少寻找3家以上的供应商；电话或QQ、旺旺与这些供应商或承包商进行初步的沟通：

索要相关技术资料、报价表等，必要时可要求寄样品以供我们测试；

2、初步比较后找相对合适的3家（或以上）作实质性的沟通（对用量大或重要的原材料必要时需进行实地考核综合评估），通过价格、性能、服务等相关方面的因素形成《寻价格表》，并依此作为选用供应商的依据。

3、跟踪样品到货及使用情况；

4、各项考察合格后可进行初步合作：

打样、小批量采购等；

5、初步合作完成作一个评定，确定合格后选取为合格供应商或加工商，如仍存在问题要求其限期改善，直至达到我方的标准。

二、采购过程的实施

（一）采购申请：

1、产品物料的采购申请由仓库根据最低库存提出申请，经主管部门经理批准后交采购部经理确认签收；采购人员制作采购计划并根据要求进行供应商选择与实施采购；

2、办公、生活用品由行政部门提出申请，经主管部门经理批准后交采购部签收（特殊情况也可由行政部自行采购）；

（二）采购实施：

1、采购首先选择好合适的供应商并做好物料订单，经采购经理签字确认后传真到供应商并要求供应商制作采购单（购销合同）签章确认后回传，采购人员核对型号、数量、价格、到货日期等、，确认无误后再回传到供应商处要求进行生产与发货，采购原件采购人员整理并跟踪合同的到货情况；

2、办公、生活用品的采购经采购部初步估价后向财务部借支现金，直接到市场购买，月用量）大的物料应找好一两家合适的商家固定供应。

（三）采购跟进：

1、所有采购单（购销单）都应汇总到《采购计划表》上，以便统一管理；

2、采购交期应及时做好采购计划表中的《供应商交货进度表》，依此作为跟进交货和沟通的依据；

3、物料到公司由采购人员签收并及时确认数量与质量，对于坏料立即退货、少料要求补料；

4、把订单物料入库单交一联到采购部，采购部单核对当天入库单与快递单并记录到汇总表上，以备查询与及时跟进。

（四）供应商管理：

1、在采购整个过程中及时录入《采购计划表》中的《供应商评价表》；

2、定期（每季度）对所有协力厂商在产能、品质控制、价格、服务等多方面进行评估，具体见《目录》；

3、按评估结果对供应商进行分类（分A、B、C、D四级）：

A类为优秀，B类为合格，C类为免强合格，D类为不合格；

4、对A类供应商保持良好的和作关系；对B类供应商要加强沟通；对C类供应商要求限期改善；对D类供应商予以取消，终止合作关系；

5、根据具体情况与供应商谈产品价格与付款周期

篇三：

采购管理程序

一、目的

对采购过程进行控制，确保所采购的原辅材料等符合规定的质量要求。

二、适用范围

适用于影响产品质量的采购品的控制管理，包括直接用于产品的原材料及重要过程的辅助材料及外协产品的控制管理。

三、职责

3.1采购部是物资采购的归口管理部门，负责供方的选择、供方档案的建立及物资的采购；

3.2品管部负责原辅材料、包装物料、消毒用品采购验收标准的制定及其进货检验；

3.3基建设备部负责设备、配件、五金采购验收标准的制定及其进货检验；

3.4动保中心负责动物保健品（药品、疫苗）采购验收标准的制定及其进货检验；

3.5综合办负责劳保用品、办公用品采购验收标准的制定及其进货检验；

3.6仓储科负责采购物资的接收、储存和发放工作。

四、内容

采购部根据采购产品对随后产品的实现和最终产品的影响程度，对采购物资及相应供方的进行分类控制。

A类产品：

对最终产品的主要性能有直接影响的原材料、配套物资；

B类产品：

对生产加工质量有直接影响的原材料、配套物资；

C类产品：

对最终产品质量无直接影响的原材料、配套物资。

提供A、B、C采购物资的供方分别为A、B、C类供方。

4.1供方评定、选择

4.1.1采购部根据采购物资的质量特性，制定供方评定选择及重新评定选择的准则，对供方评定标准及评定期限作出明确规定并按规定进行评定选择。

供方评定准则应包含以下内容：

企业规模、设备配备、生产能力、检测能力、质量保证能力、人力资源状况、企业信誉、重新评价或选择的准则等。

4.1.2采购部根据物资类别对拟选供方采用适当方式进行调查，收集相关证件并根据调查资料及有关证据进行评价。

a）对A类、B类供方，由采购部发放《供方调查表》进行调查，必要时由相关人员亲自到供方企业进行调查，然后会同品管部、生产单位等所有相关部门，根据调查内容及其以往的供货质量情况（首次除外），按照评定准则要求进行评审。

b）对C类供方，由采购部发放企业调查表收集相关资料及证据后按制定的供方评定准则进行评定，必要时组织相关部门评审；对于非首次供货的供方，可根据以往的供货绩效进行评定。

c）外协品的供方由营销部会同品管部、生产单位进行现场评定、验收。

d）对已经通过ISO9001质量管理体系认证的企业，可直接作为合格供方。

4.1.3经选择、评定合格的供方，由采购部编制合格供方名单并建立档案进行控制管理。

a）编制的合格供方名单，经总经理批准后下发至所有相关部门或人员；

b）供方档案应包括营业执照、法人身份证明及其他相关证件与供方的供货质量状况等资料。

c）外协产品合格供方由营销部负责收集其产品质量保证的其他相关记录。

经评价不合格的供方不作为我单位合格供方，必要时采取措施监督其整改，经重新评价合格后作为合格供方。

4.1.4采购部除按不超过一年的时间间隔对合格供方进行重新评定外，应随时掌握供方质量状况并对合格供方进行调整，确保合格供方具有持续提供满足规定质量要求的能力。

4.1.5对于提供农副产品的供方，可不予评价，由采购部做好货源处的验证，并做好入厂后的进货检验，确保采购产品质量符合规定要求。

4.1.6供方的评定、选择应形成记录并予以保存。

4.2产品采购

4.2.1对采购人员进行培训，使其熟练掌握产品采购程序、采购产品的质量特性、运输等相关要求，经考核合格后方可从事采购工作。

4.2.2品管部根据生产需求，组织基建设备部、动保中心、综合办等相关部门，制定物资采购验收标准，由采购部按标准进行采购。

4.2.3使用部门根据生产需求提报采购计划。

采购计划要明确规定各类采购物资的技术要求等有关资料，经总经理批准后执行；设备零部件、五金的采购，应由使用部门提报计划经基建设备部审核后，再经总经理批准方可采购。

动物保健品的采购，应由使用部门提报计划经动保中心审核后，再经总经理批准方可采购。

注：

为便于工作，采购计划应根据采购物资的不同类别及业务划分分类提报，如包装类、饲料类、兽药类、肉食类、五金、劳保、办公用品等，维修计划单独提报。

采购计划应包含品名、规格型号、数量、质量要求或验收准则、交货期限及物资类别或其他相关要求。

紧急采购：

对于急需物资和零用物资如按程序不能及时确定供方或在目前合格供方中不能采购的可由申请部门提报临时性计划（急需应注明“急”），经申请部门负责人审核报总经理批准后进行采购。

采购部在采购实施前通知品管部加强进货检验，并根据对最终产品的影响程度，对使用该批物资的产品进行不同范围的评审，必要时通知客户。

紧急采购结束，采购部应在三天内组织相关部门对该供方进行评估，评估结果作为产品评审的依据之一。

评估合格的供方可以纳入合格供方管理。

4.2.4采购人员根据提报的采购计划准备必要的采购资料，确保能够正确描述或表达采购物资相关的采购信息。

4.2.5采购员完全理解采购信息的基础上，在综合考虑价格、交货期、质量保证能力等

各种综合因素的基础上，根据合格供方名单，选择合适供方进行采购。

在采购过程中，采购人员应了解供方的质量控制程度，检查和索要产品合格证件，提供产品合格的客观证据,必要时应利用各种有利条件进行议价。

4.2.6采购人员建立物资采购台帐，及时、准确的记录、反映采购计划的执行情况等。

4.3采购产品的验证

4.3.1物资入厂后，检验部门（品管部、基建设备部、动保中心、综合办）应按职责分工要求严格按照检验程序和物资采购验收标准进行检验或验证，并出据《进货检验/验证报告》，正确反映采购采购物资的质量状况，防止不合格产品的非预期使用；必要时，使用部门等相关部门应参与采购产品的验证；设备、配件、五金的检验应有基建设备部指定专门人员验证后方可办理入库手续。

4.3.2凡需在供方货源处验证的产品，在采购信息中要明确规定验证的安排和产品放行的方式。

4.3.3当合同规定时，顾客可在供方货源处对采购产品进行验证，但任何由顾客进行的验证，都不能免除供货单位提供合格品的责任，也不能排除以后顾客的拒收。

4.3.4供方的供货质量应记入供方档案予以保持。

4.4采购物资的接收、储存和发放

4.4.1采购物资经检验部门检验并出据《进货检验/验证报告》后，仓储或使用部门根据检验意见予以接收或使用。

4.4.2经检验不合格的采购物资由检验部门填写《采购不合格品评审处置单》，按《不合格及改进措施控制程序》规定执行。

4.4.3让步接收：

如经检验物资不能或不能完全符合使用要求，但生产或订单急需使用，采购部门又不能重新采购，需要让步接收时，需经品管、采购、销售、生产部门评审、总经理批准后，由销售部门与客户沟通，取得客户认可后，可以投入使用。

使用时必须按照追溯程序做好产品标识，确保该批物资生产的产品能够准确追溯，并对产品的相关性能进行检测、评审，将评审结果在发货前通知客户，取得客户认可后发货，发货后要及时与客户沟通该批产品的使用情况。

4.4.4采购物资储存由仓储部门按照仓储管理的规定或其他相关规定执行。

物资储存过程中必须符合规定的储存条件且做好标识，确保帐、卡、物相符。

4.4.5物资的收发必须履行仓储管理规定的审批手续且作到采购物资先入先出，防止积压损坏。

物资的收发应形成记录予以保持。

4.5外协产品应制定《外协产品管理规定》进行控制，确保提供符合规定质量要求的产品。

4.6生产设备、监视测量装置的选型、采购参照本规定执行。