ERPMRP管理鞋业原材料ERP系统实施指导手册V.docx

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ERPMRP管理鞋业原材料ERP系统实施指导手册V

（ERPMRP管理）鞋业原材料ERP系统实施指导手册V

ERP系统原材料采购业务实施指导手册

（版本：

2007V4.0）

建立日期：

2007-07-24

修改日期：

2007-11-17

文控编号：

WS-ERKE-01-008

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ERP系统原材料采购业务实施指导手册1

1.原材料业务系统的总体流程5

2.原材料业务管理的关键管控点6

2.1原材料采购业务执行跟踪6

2.2原材料进出业务汇总15

3.原材料基本资料维护19

3.1基础设置19

3.1.1计量单位19

3.1.2纹理的建立和使用23

3.1.3供应商类型26

3.1.4采购类型30

3.1.5原材料颜色基础表30

3.1.6仓库管理34

3.2原材料基本资料35

3.2.1物料分类35

3.2.2物料编码38

3.2.3物料新增与维护41

3.2.4主要字段说明46

4.原材料采购日常业务的处理47

4.1原材料采购合同申请47

4.1.1如何操作原材料采购合同申请47

4.1.2下采购合同申请时注意事项及问题的处理49

4.2原材料采购合同审核51

4.2.1如何操作原材料采购合同审核51

4.2.2如何终止审核确认后的采购合同53

4.2.3如何取消己被终止的合同54

4.2.4如何修改己被审核确认的采购合同55

4.2.5如何查询合同的变更历史57

4.2.6如何对确认后的合同分拆供应商58

4.2.7原材料采购合同审核的注意事项58

4.3原材料采购合同变更单的执行和查询59

4.4原材料采购合同驳回查询59

4.5原材料入库查询60

5.原材料仓库进出存业务的处理62

5.1原材料采购入库62

5.2原材料领用出库65

5.3原材料调拔业务67

5.4原材料采购退货业务72

5.5仓库其它进出业务73

5.6盘点74

5.6.1盘点的目的、原则及盘点前确认事项74

5.6.2盘点的流程75

5.6.3如何进行盘点系统操作75

5.6.4盘点注意事项：

5.6.5如何用盘点差异单统计库存准确率89

5.6.6如何用盘点差异单统计库存数量差异率92

6.报表分析与使用92

6.1如何查询物料的现有库存92

6.2如何查询物料的库存台帐94

6.3原材料仓库进出明细97

６.4原材料仓库库位库存查询98

６.5原材料入库转单查询99

６.6原材料库存查询---鞋底100

６.7原材料收发存汇总表102

６.8原材料制造号明细帐（不分仓库）102

６.9原材料其它报表103

7.原材料财务主要业务104

7.1财务审核的进出业务单据104

7.1.1财务审核的进出业务单据明细104

7.1.2如何生成月份未处理单据的清单105

7.2原材料采购发票105

7.2.1如何开出原材料采购发票105

7.2.2如何生成应付凭证106

7.2.3如何生成付款凭证107

7.3原材料应付帐目查询报表109

7.3.1如何查询应付子帐明细109

7.3.2如何查询应付子帐汇总109

7.3.3如何查询供应商月份应付帐龄111

8.日常问题的解答与处理方法112

8.1、系统的单据及数据的变更112

8.2、采购订单系统数据的演变114

8.3、采购订单问题点及解决方法115

8.3.1采购订单申请单下错时怎么处理115

8.3.2如何查询某天、某供应商需交货的物料及数量116

8.3.3如何查询某天或某段日期物料的入库状况116

8.3.4如何进行采购订单的执行跟踪116

8.4、仓库管理问题点及解决方法119

8.4.1如何查询一个物料的进出业务119

8.4.2仓库进出业务单据做错时如何处理122

8.5、己入库的采购订单需修改时如何处理123

8.6、如何生成和查询转单及付款报表123

8.6.1如何生成月份未转单明细123

8.6.2如何生成月份己转单明细124

8.7、如何快速生成和使用报表125

8.7.1如何在生成报表的同时照常使用系统125

8.7.2如何保存和调用己有的报表126

9.ERP系统的基本知识126

9.1、系统界面及按键介绍127

9.2、窗体界面129

9.3、窗体操作130

9.4、打印功能134

9.5、常用控件136

9.6、系统常用功能138

9.7、系统热键142

1.原材料业务系统的总体流程

注意事项：

Ø原材料基本资料建立后，如果己发生业务，将不能修改编码、名称等关键信息，否则会造成单据、数据以及报表的混乱；

Ø原材料进出业务确保单物同步，不允许先进出实物，后补开单或者先开单后补实物的现象，否则很容易造成帐实不符；

Ø仓库管理必须遵循：

A进出管理实物与单据数量一致、B单据与实物同步、C库存实物与系统帐相符

Ø仓库做采购入库和采购退货时，必须引用采购合同；做领用退货时，必须引用领用出库单号，否则系统无法按采购合同去追踪交货和退货状况；

Ø所有仓库进出业务单据在点击“确认”后，系统才正式更新数据，更新数据的日期系统默认单据的开单日期。

2.原材料业务管理的关键管控点

2.1原材料采购业务执行跟踪

1948原材料采购执行跟踪表是采购员及其主管充分了解和掌握采购订单的交货情况，评价供应商交货准确度以及评价供应商物料合格状况的一种非常重要的途径，所有经系统下的采购订单都可以在此跟踪表中体现，重要的一点是仓库在做采购入库和采购退货时必须引用采购合同号，否则在1948采购执行跟踪表中无法体现入库和退货状况

1．如何使用原材料采购执行跟踪表：

1）在菜单栏打开1948原材料采购订单执行跟踪：

2）表体输入相关的查询条件：

例：

单据日期：

2007-08-01到2007-08-20

需求日期：

不选

采购合同：

YPC0000000007167

点击打开，显示：

2．重要字段说明：

1）表头字段：

单据日期：

采购合同的凭证日期

需求日期：

采购合同的需求日期（要求供应商交货的日期）

尺码：

物料的尺码，非尺码管理物料的尺码为“#”

2）表体字段：

合同数量：

采购合同所下的订单数量（不包括应补数量）

合同入库数量：

Ｈ=累计入库数量—累计退货数量

当Ｈ＜合同数量时，合同入库数量为Ｈ；

当Ｈ≥合同数量时，合同入库数量为合同数量

累计入库数量：

正常入库＋退货入库

累计退货数量：

所有引用此合同号的采购退货累计数量

变更数量：

采购合同的变更数量

欠交数量：

合同数量--（累计入库数量—累计退货数量）

完成率：

（（累计入库数量—累计退货数量）/合同数量）*100%

可开票数量：

可开票数量=合同入库数量

应补数量：

应补数量=应补比例*合同数量

预补数量：

采购入库单中入库类型为“预补”的累计数量

差异量：

K=预补数量—应补数量

3．如何判断和执行采购合同的“合同完毕”功能：

1）在1948原材料采购订单执行跟踪的表头输入采购合同号（例如：

YPC0000000002645），打开显示如下：

注意：

如果点击“打开”而表体无任何内容显示，则有以下几种可能：

（1）此采购合同的凭证日期不在表头选择的“单据日期”之间，需拉开单据日期的期间范围；

（2）此采购合同号己终止或在系统内不存在；

（3）在表头的其它栏目选项不符合此采购合同的内容

2）查看表体的“完成率”栏，如果完成率显示为100%，则表明此采购合同的合同数量己交货完毕，在合同数量交货完毕的同时，还要看是否有应补差异，如果应补差异栏数量小于等于零，则表明应补数量也交货完毕，此时可以执行“合同完毕”；如果应补栏数量大于零，则有明应补数量还未交货完毕，此时不能执行“合同完毕”。

显示如下：

注意：

判断标准：

先看完成率，再看应补差异量

（1）只要完成率＜100%，即可判定合同未完成；

（2）当完成率=100%，同时应补差异量＜0时，即可判断合同未完成

（3）当完成率=100%，同时应补差异量≥0时，即可判断合同己完成；

3）执行“合同完毕”：

当判定采购合同为合同完成状态时，需要在1948原材料采购订单执行跟踪表中执行“合同完毕”，执行此功能后，合同即被关闭，（不能再做入库和退货的动作）；同时财务在做采购发票前，必须通过1948原材料采购订单执行跟踪表中的查看，是否己经执行了“合同完毕”动作，只有己经被执行“合同完毕”操作的合同才能开采购发票，否则还不能开采购发票。

以下为执行“合同完毕”的操作方法：

（1）点击工具栏的“合同完毕”，则显示：

（2）在完成日期栏内选择相应的日期，点击“执行”，则显示：

此时在表体的“完成标识”栏会打勾，同时在“完成日期”栏会显示执行合同完毕的日期

4．如何按时间段生成和查看“补料”采购报表：

1）在1948原材料采购订单执行跟踪表的表头单据日期栏中，选择所需查询的日期期间，再在“合同类型”栏中选择“补料”，点击打开，则显示如下：

此时，己将2007-06-01到2007-06-30所下的“补料”采购合同及其完成情况全部显示出来，如果要做成相应的报表，则可通过“打印”功能键的“转出EXCEL表”来生成EXCEL报表，再通过相应的编辑功能制作成所需的报表。

５．如何通过1948跟踪表评价供应商的交货准确率：

问题：

供应商锐志6月份的交货及时率是多少？

1）打开1948原材料采购订单执行跟踪表，在表头输入需评价的需求日期期间（例：

从2007-06-01到2007-06-30），并在供应商栏输入需评价的供应商（例：

6003锐志），打开相应的报表，显示如下：

注意：

为了要将需求日期位于2007-06-01至2007-06-30之间的采购订单在报表中体现出来，此时需将单据日期的开始日期尽量往前选择。

2）在工具栏的“打印”功能号中，将所打开的报表转为EXCEL表格，编辑后如下表：

订单日期

物料编码

物料名称

订单数量

合同入库数

欠交量

需求日期