电子表格Excel.docx

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电子表格Excel

第四章电子表格Excel2003

本章导读

MicrosoftExcel是微软公司的MicrosoftOffice套装软件中的一员，集电子数据表格、数据管理、图表于一体，具有强大的表格计算和管理数据的能力，在财务、税务、统计、计划、经济分析等领域有着广泛的应用。

本章通过Excel2003来介绍电子表格软件的基本概念和使用方法。

本章共4节，第1节的内容是Excel2003的基础概述，第2，3节的内容是电子表格的基本功能，其中第3节“Excel2003数据管理与图表”是本章的重点和难点，第4节介绍了使用Excel2003一些技巧，帮助读者提高使用Excel的能力。

每一节由基本知识、案例两部分组成，知识点的组织按照由浅入深的原则，遵循实际工作流程，符合人们的学习习惯。

案例的编排从实际应用的角度出发，由简到繁，帮助读者一步一步掌握Excel的使用方法和技巧。

其中大的案例分三个阶段完成，覆盖了Excel主要的知识点，另外2、3、4节每节有2个小案例供读者参考和练习。

4.1Excel2003基础概述

4.1.1Excel2003的界面

Excel的启动与退出的方法和Word类似，这里只做简单介绍。

1．启动

在Windows桌面双击MicrosoftExcel快捷方式图标，或选择菜单【开始】︱【程序】︱【MicrosoftExcel】命令都可以启动Excel2003，启动后屏幕显示如图4-1所示的Excel窗口。

图4-1Excel的窗口界面

2．退出

单击【关闭】按钮或选择菜单【文件】|【退出】命令。

3．Excel窗口界面

从4-1图可以看到，Excel窗口界面的特色部分主要包括：

名称框、编辑栏、活动单元格、工作表区域、工作表标签。

●名称框：

用来显示单元格或单元格区域的名称，或根据名称定位单元格或单元格区域。

●编辑栏：

用来输入或编辑当前活动单元格的内容。

●活动单元格：

被选定的单元格称为活动单元格，也就是当前正在使用的单元格，它能接受键盘的输入和复制、移动、删除等操作。

●工作表区域：

所有单元格构成的用于记录数据的区域，所有数据都将被存储到这个区域里。

●工作表标签：

用来显示工作表的名称，单击工作表标签可以激活相应工作表。

4.1.2案例应用——综合成绩管理

本案例内容可以概括为，用Excel实现存储和管理数据，对数据进行计算、分析、筛选和汇总，并且以图表这种直观的形式来表现结果，为评价业绩、分析结果、预测趋势等提供依据。

为了叙述方便，同各节的知识点相配合，本案例分三阶段完成：

第一部分完成输入数据和编辑工作，对工作表做必要的修饰；第二部分对学生的成绩进行统计、分析，以图表的形式表现分析的结果，为评价教学效果提供参考，第三部分包括使用Excel的一些技巧和以Web网页的形式发布Excel文档。

以下为案例文档效果图，如图4-2所示。

（a）各项成绩工作表

（b）分类汇总效果图

（c）试卷分析工作表

（d）Web网页

图4-2综合成绩管理

4.2Excel2003的基本编辑

4.2.1基本概念与操作方法

1．基本概念

Excel的基本组成元素主要有：

工作簿、工作表、单元格。

如果把工作簿看成是活页夹，那么一个工作表就好像是活页夹中的一页纸。

一个工作簿可以包含多个工作表，工作表由单元格组成。

单元格是工作表中最基本的组成元素，用来存储各种类型的数据。

（1）工作簿

工作簿是包含一个或多个工作表的文件，用来组织各种相关信息。

工作簿名就是文件名，工作簿文件的扩展名为“xls”。

启动Excel2003时，系统自动创建一个名为Book1.xls的工作簿，在保存文件时可以用其它文件名取代系统的命名，但扩展名不要更改。

Excel2003可以同时打开多个工作簿。

一个工作簿由一个或多个工作表组成，系统默认每个工作簿有3个工作表，根据需要可以插入或删除工作表。

（2）工作表

工作表是用于存储和处理数据的主要文档，也称为电子表格。

工作表由排列成行和列的单元格组成，共65536行，256列，其中行的标号用1、2、3……65536来表示，列的标号用A、B、…、Z、AA、AB、…、AZ、BA、BB、…、BZ、…、IA、IB、…、IV来表示。

在工作表中可以存储文本、数值、公式、图表等数据。

每一个工作表有一个名称，系统默认以sheet1、sheet2、sheet3、……来对工作表命名，用户也可以自己命名工作表。

（3）单元格

单元格是工作表的基本成份，在工作表中处于某一行和某一列交叉点处的方格称为一个单元或单元格。

每个单元格用其所在的工作表中的列标号和行标号标识单元格，通常列标号在前，行标号在后。

如“A1”指的是工作表的左上角第一个单元，位于第一行，A列。

用鼠标单击显示在窗口中的某一个单元格，可使该单元变为当前活动单元格。

Excel只允许在当前活动工作表的活动单元格中输入或修改数据。

（4）单元格区域

单元格区域是由若干单元格构成的表格区域，这些单元格可以是连续的，也可以是分散的。

连续的单元格可以用“起始地址：

终止地址”的格式来表示。

如图4-3所示：

A1:

C5表示从A1到C5为对角包含15个单元格的矩形区域；A8:

C8表示A8，B8，C8三个单元格；A11:

A15表示A11，A12，A13，A14，A15五个单元格。

对于不连续的单元格，单元格之间用逗号分隔，如A4，B6，D8。

图4-3单元格区域

2．工作簿的创建

（1）新建工作簿有以下几种方法：

●启动Excel2003后自动生成一个空白工作簿，名称为Book1.xls。

●选择菜单【文件】∣【新建】命令。

●单击【常用】工具栏中的【新建】按钮。

●快捷键：

Ctrl+N。

（2）保存工作簿有以下几种方法：

●选择菜单【文件】∣【保存】命令。

●单击【常用】工具栏中的【保存】按钮。

●快捷键：

Ctrl+S。

（3）关闭工作簿有以下几种方法：

●选择菜单【文件】∣【关闭】命令。

●按住Shift键，选择菜单【文件】∣【全部关闭】命令。

此命令可以同时关闭多个工作簿。

（4）打开工作簿有以下几种方法：

●选择菜单【文件】∣【打开】命令。

●单击【常用】工具栏中的【打开】按钮。

●快捷键：

Ctrl+O。

（5）退出

选择菜单【文件】∣【退出】命令。

3．输入单元格数据

Excel中的单元格可以存储多种不同类型的数据，如文本、数值、时间、日期等，并且能够自动地将输入的数据进行分类处理，以不同的格式存储和显示。

用户也可以根据实际的需要预先设置单元格的数据格式，或者在输入之后改变单元格的数据格式。

除了Excel提供的数据格式之外，用户也可以根据特定的需要自己定义数据的格式。

（1）单元格的定位

前文述及，在Excel中只能在活动单元格中输入数据。

在进入一个新建的工作表时，系统默认单元格A1为活动单元格。

使一个单元格变为活动单元格（或称激活单元格）最简单的方法是单击该单元格，此外也可以：

●在“名称框”中输入单元格名称。

●按Tab键沿水平方向移动光标定位单元格。

●按回车键沿列的方向移动光标定位单元格

●使用上、下、左、右的方向键移动光标定位单元格。

（2）输入数据

●输入文本

输入的文本字符可以是字母、数字和键盘符号的组合。

系统默认文本数据的对齐方式为左对齐。

若输入的字符串超过单元格列宽，系统会自动占用相邻的单元格显示；如果相邻的单元格中已有数据，会截断显示。

按下Alt+Enter组合键，可以在单元格中换行。

●输入数值

在Excel中用来表示数值的字符有：

0，1，2，…，9，+，-，（），/，￥，$，%，E，e。

系统默认数值数据的对齐方式为右对齐。

若数据长度超过11位，系统将自动转换为科学计数法（如1.23E+11）表示。

另外在输入分数时，需要先输入一个0，再输入一个空格，然后输入分数。

例如，要在单元格中输入“1/2”，应在单元格中输入“01/2”。

如果输入的数值字符需要按照文本数据的格式存储，应先输入单引号“’”作为文本标志，系统识别为文本数据而非数值数据。

例如输入“000”时，应输入“’000”。

●输入日期

Excel2003将日期和时间视为数字，提供了多种日期和时间显示格式。

系统默认的格式是“年-月-日”，例如我们可以输入“2006/1/1”或“2006-1-1”来表示“2006年1月1日”。

（3）取消输入

按ESC键或单击编辑栏左侧的【取消】按钮

。

4．编辑工作表

对工作表的编辑包括对单元格内容的编辑和对单元格的编辑。

编辑的方法主要有：

菜单、工具栏、快捷菜单、鼠标。

本书以菜单操作和鼠标操作为主。

在实际的应用中，某些时候使用工具栏的按钮或者快捷菜单也是非常好的选择。

（1）编辑单元格内容

激活单元格：

双击某单元格，或单击该单元格后，再将光标定位在编辑栏中；

文本的选取：

方法同Word；

剪切、复制和粘贴：

方法同Word；

单元格内容及格式的清除：

选择【编辑】菜单中的【清除】命令，在子菜单中选择相应项。

（2）编辑单元格

①工作表中单元格区域的选择

在对单元格进行编辑之前，首先要选择单元格或单元格区域。

选择与释放单元格或单元格区域的方法主要有：

●选择一个单元格：

用鼠标单击任意一个单元格。

●选择一行或一列：

单击行号标志或列号标志。

●选择若干连续的行或列：

在行号标志或列号标志上拖动鼠标。

●选择一个单元格区域：

从某一单元格开始拖动鼠标至另一单元格。

●选择一个较大的单元格区域：

先单击一个起始单元格，然后按住Shift键再单击另一个单元格。

●选择多个单元格区域：

选择第一个单元格区域后，按住Ctrl键的同时，再逐个单击要选择的单元格。

●选择工作表中所有单元格：

单击工作表的左上角按钮。

●释放选定的单元格：

单击任意一个单元格。

②单元格的移动和复制

选定单元格之后，可以选择下面任何一种方法操作：

●菜单：

选择菜单【编辑】中的【剪切】、【复制】、【粘贴】命令，具体方法同Word。

●用鼠标拖动的方法移动和复制：

对于移动操作，可将光标移到被选定数据区域的边框线上，当鼠标指针变为空心箭头时，按住鼠标左键拖动选定区域到目标位置，再释放鼠标；对于复制操作，和移动的方法类似，只是在拖动鼠标的过程中要按住Ctrl键。

③插入、删除单元格

●插入单元格：

先选择插入新单元格的位置，再选择菜单【插入】∣【单元格】命令。

●插入行或列：

先选择插入点，再选择菜单【插入】∣【行】命令或【列】命令。

●删除单元格：

先选择单元格或单元格区域，再选择菜单【编辑】∣【删除】命令。

④数据填充

数据填充是指Excel提供的一种在相邻单元格中填充相同数据或者有规律的序列数据的功能。

例如，当需要在相邻的单元格中输入序列数据“星期一，星期二，星期三…”时，只需在一个单元格中输入“星期一”，使用填充功能后，在相邻的单元格会自动填入“星期二，星期三，…”。

对于无规律的数据，填充相当于复制。

实现数据填充有两种方法：

菜单和“填充柄”。

由于“填充柄”使用简单，快捷，在实际应用中常常使用“填充柄”进行数据填充。

菜单：

选择单元格区域，然后选择菜单【编辑】∣【填充】∣【序列】命令。

填充柄：

选定一个或多个单元格，将光标移向选定单元格的右下角，等待鼠标指针变为黑色十字即“填充柄”，按住鼠标左键将“填充柄”拖动到需要输入的相邻单元格，释放鼠标左键，则完成填充。

使用“填充柄”填充时应注意以下两点：

填充数字序列：

需要至少输入两个以上的单元格数据。

例如填充序列“1，3，5，7，…”时，需要至少输入两个单元格数据“1”和“3”，选择这两个单元格后，再进行填充。

设置数字序列类型、步长：

系统默认数字序列是等差序列，如果要填充等比序列，例如：

“1，10，100，1000，…”，应预先选择菜单【编辑】∣【填充】∣【序列】命令进行设置，再进行填充。

Excel允许填充自定义序列。

自定义序列方法：

选择菜单【工具】∣【选项】命令，单击【自定义序列】标签，输入序列值。

5．格式化工作表

格式化工作表包含两个方面的内容：

一是对工作表中单元格的格式化；二是对工作表的格式化。

（1）设置单元格格式

设置单元格格式的常用方法有两种：

菜单和【格式】工具栏，下文将介绍用菜单方法来设置单元格格式。

【格式】工具栏上的按钮的使用将在案例中予以介绍。

选择菜单【格式】∣【单元格】命令，打开【单元格格式】对话框（如图4-4所示），

●设置数字、日期、时间格式

在【单元格格式】对话框中，【数字】选项卡提供了对单元格内各种类型数据的格式设置。

●设置对齐方式

Excel默认的文本数据的对齐方式是左对齐，而数字、日期和时间的对齐方式是右对齐。

更改对齐方式不会改变数据类型。

在【单元格格式】对话框中，选择【对齐】选项卡，可以设置水平对齐方式和垂直对齐方式；也可以实现对单元格的合并以及对单元格中的文本进行旋转等操作。

●设置字体、字型、字号、颜色

在【单元格格式】对话框中，选择【字体】选项卡，进行设置。

●设置边框和底纹

在【单元格格式】对话框中，选择【边框】选项卡设置单元格边框的样式、颜色；

在【单元格格式】对话框中，选择【图案】选项卡设置单元格的背景色，也可以用图案来设置背景，添加底纹。

图4-4单元格格式对话框

●设置单元格保护

在使用Excel处理数据时，由于某些数据（如报表数据、客户资料）的重要性和敏感性，除了对这些数据作备份存档之外，对它们进行保护也是必要的。

在【单元格格式】对话框中，选择【保护】选项卡，【锁定】模式可防止对单元格进行移动、修改、删除及隐藏等操作；【隐藏】模式可隐藏单元格中的公式。

只有在工作表被保护后，对单元格的保护设置才能生效。

（2）设置工作表的格式

●改变行高和列宽

用菜单实现：

首先选择单元格或单元格区域，再选择菜单【格式】∣【行】∣【行高】或【格式】∣【列】∣【列宽】命令，输入行高值或列宽值；

用鼠标实现：

将光标移到行标格线位置或列标格线位置，当鼠标指针变为带双箭头的十字时，按住鼠标左键拖动鼠标即可。

●隐藏行或列

以列为例，首先选择一个列或若干个列，再选择菜单【格式】∣【列】∣【隐藏】命令；若要取消隐藏，选择菜单【格式】∣【列】∣【取消隐藏】命令即可。

●自动套用格式

Excel2003提供了简单、经典、彩色、序列、三维效果等多种表格样式。

操作步骤如下：

首先在选择需要套用格式的单元格，再选择菜单【格式】∣【自动套用格式】命令，在打开的【自动套用格式】对话框中（如图4-5所示）选定需要的样式，单击【确定】按钮。

图4-5自动套用格式

6．管理工作簿和工作表

在工作簿内，可以对包含的工作表进行插入、删除、命名、移动、复制及工作表之间数据的传递等操作。

●工作表的切换

单击某个工作表标签，该工作表就会变为当前活动的工作表。

●工作表的命名

有两种方法：

一是双击某工作表的标签，然后输入新的工作表名称；二是用鼠标右键单击某工作表的标签，在打开的快捷菜单中选择【重命名】命令。

●工作表的插入、删除、移动和复制

有两种方法：

一是选择菜单【编辑】|【移动（或复制）工作表】命令；二是在工作表标签上单击右键，在弹出的快捷菜单选择操作的命令即可。

●工作表之间数据的传递

工作表之间数据的移动和复制方法与工作表中数据的移动和复制方法类似，这里不再复述。

●工作表窗口的拆分与冻结

拆分工作表窗口就是把当前工作表窗口拆分成几个小的窗口，拆分窗口后可以在一个文档窗口中查看工作表的不同部分。

拆分窗口：

首先选定某个单元格，该单元格所在位置就是拆分的分割点，再选择菜单【窗口】∣【拆分】命令，在选定单元格处，工作表将被拆分为4个独立的窗口。

冻结窗口：

若不希望某个窗口滚动，可以单击某个窗口的任意位置，然后执行【窗口】∣【冻结拆分窗口】命令。

●保护工作表和工作簿

打开要保护的工作表或工作簿，选择菜单【工具】∣【保护】∣【保护工作表】或【保护工作簿】命令，在打开的【保护工作表】或【保护工作簿】对话框中，选择相应的复选框，在【密码】文本框输入密码，单击【确定】按钮。

在输入密码时应注意区分字母的大小写，如果忘记密码将无法打开文件。

●并排比较工作簿

打开要并排比较的工作簿，选择菜单【窗口】∣【并排比较】命令，可以完成以下功能：

同步滚动工作簿：

单击【并排比较】工具栏上的【同步滚动】按钮；

重置窗口位置：

将工作簿窗口重置为最初开始比较工作簿时所在的位置，单击【重置窗口位置】；

停止比较工作簿：

单击【关闭并排比较】按钮。

7．工作表打印

（1）打印设置

①基本设置

选择菜单【文件】∣【页面设置】命令，在打开的【页面设置】对话框中（如图4-6所示），设置页面、页边距、添加页眉和页脚。

这些选项的设置方法和在Word中的设置方法类似，在此不再复述，

②工作表设置

在打开的【页面设置】的对话框中单击【工作表】标签（如图4-6所示），某些选项功能如下：

●“打印区域”用于设置当前工作表中需要打印的区域。

如果需要设定多个区域，可在单元格区域地址间用“，”隔开。

●“打印标题”用于设置在每一页中都需要打印的单元格内容，如表格的标题所在的行或列。

●“打印顺序”用于对多页的工作表设置打印顺序。

图4-6页面设置

③分页

对于超过一页的工作表，Excel2003会根据纸张大小、边框等设置自动为工作表分页。

也可以使用人工分页进行强制分页。

●插入分页符

分页符分为“垂直分页符”和“水平分页符”，选择【插入】∣【分页符】菜单命令，工作表会自动插入分页符，分页符在【普通】视图模式下在工作表上以粗体虚线的方式显示。

●移动分页符

选择菜单【视图】∣【分页预览】命令，在此显示模式下，用鼠标左键拖动分页符，可以调整分页符的位置；如果移动了Excel自动设置的分页符，将使其变成人工设置的分页符。

●删除分页符

删除一个分页符：

可选定分页符下面的第一行单元格或者右边的第一列单元格，然后选择菜单【插入】∣【删除分页符】命令，即可删除与选择单元格相邻的分页符。

删除工作表中所有分页符：

在分页预览时，用鼠标右键单击工作表上任意一个单元格，选择快捷菜单中的【重置所有分页符】命令；或者在【分页预览】的显示方式下将分页符拖出打印区域外即可。

（2）打印预览

选择菜单【文件】∣【打印预览】命令，观察输出效果。

（3）打印

选择菜单【文件】∣【打印】命令，单击【确定】按钮，打印输出。

4.2.2案例——综合成绩管理

（一）

综合成绩管理

（一）完成数据的录入和对表格的编辑和修饰。

图4-7为案例效果图。

图4-7各项成绩表

1．知识点分析

本案例注重以下知识点：

●Excel的启动和退出

●工作簿的建立、保存

●填充序列

●自动求和

●格式化表格

●工作表管理

●工作表打印

2．制作步骤

（1）启动Excel2003

（2）新建工作薄

选择【文件】∣【新建】命令，打开【新建工作表】任务窗格，如图4-8所示，在【新建】选项区中单击【空白工作簿】超链接，新建一个工作簿。

图4-8新建工作簿任务窗格

（3）输入并编辑数据

①输入标题

单击单元格B2，在单元格B2中输入标题“大学计算机基础成绩单”。

②输入列标题

单击单元格B4，输入“学号”，按Tab键或“→”方向键，依次输入列标题。

③输入表格内容

输入学号：

单击单元格B5，输入“’0406050101”，按回车键或“↓”方向键，输入第2个学号，选择单元格区域B5:

B6，光标移至右下角，待鼠标指针变为黑色十字时（如图4-9所示），按住鼠标左键并向下拖动鼠标，释放鼠标后，后面的学号会自动填充到单元格中。

图4-9自动填充数据序列

输入其他数据信息见图4-7。

④填入总评成绩，选择单元格区域E5:

G5，单击【常用】工具栏中的【自动求和】按钮

，算出总评成绩后，选定单元格H5，用【填充柄】填充其他同学的总评成绩。

（4）格式化工作表

①设置标题格式

选择单元格区域B1:

E1，单击【格式】工具栏中的【合并及居中】按钮，并设字体为黑体，字号为16，如图4-10所示。

填充颜色

下划线

倾斜

加粗

字号

字体

图4-10合并及居中

②设置表中其它单元格的格式

设置边框：

选择单元格区域B4:

H34，选择菜单【格式】∣【单元格】命令，打开【单元格格式】对话框，在对话框中选择【边框】选项卡，选择颜色为蓝色，并设置边框的线型，单击【确定】按钮；

填充颜色：

选择单元格区域B4:

H34，按住Ctrl键，再选择单元格区域H4:

H34；单击【格式】工具栏中的【填充颜色】按钮，选择底纹为蓝色；单击【格式】工具栏中的【居中】对齐按钮。

③隐藏网格线

选择菜单【工具】|【选项】命令，在弹出的【选项】对话框中，单击【视图】选项卡，在【窗口选项】选项区中取消选择【网格线】复选框，单击【确定】按钮。

（5）工作表管理

拆分窗口：

单击行标号A5，选择第5行，选择菜单【窗口】∣【拆分】命令；

冻结窗口：

单击行标号A4，选择第4行，选择菜单【窗口】∣【冻结窗口】命令；

命名工作表：

在工作表标签sheet1上单击右键，在快捷菜单中选择【重命名】选项，输入“各项成绩”。

（6）保存

选择菜单【文件】∣【保存】命令，将文件保存。

（7）打印

①打印设置

选择菜单【文件】∣【页面设置】命令，在打开的【页面设置】的对话框中单击【工作表】标签，“打印区域”：

输入打印区域“$B$1:

$J$34”；“打印标题”：

设置标题的单元格区域“$B$1:

$J$1”；单击【确定】按钮。

②分页预览

选择菜单【视图】∣【分页预览】菜单命令，在此显示模式下，用鼠标左键拖动分页符，调整分页符的位置。

③打印预览

选择菜单【文件】∣【打印预览】命令，观察输出效果。

④打印输出

选择菜单【文件】∣【打印】命令，单击【确定】按钮，打印输出。

（8）退出

选择菜单【文件】|【退出】命令。

4.2.3案例——员工信息表

Excel可以自动地根据输入数据的类型以不同的格式来存储和显示数据，并且可以自定义数据存储和显示的格式。

下面以员工档案管理为例，介绍根据实际的需要手工设置和定义数据格式的方法。

图4-11为案例效果图。

图4-11员工信息表

1．知识点分析

本案例注重以下知识点：

●数值型数据

●日期型数据

●自定义数据格式

●数据填充

●单元格合并及居中

●单元格保护

2．制作步骤

（1）启动Excel2003

（2）新建工作薄

（3）输入数据

①输入标题

单击A1单元格，在A1单元格中输入标题“天威公司员工档案管理”。

②输入列标题

单击A4单元格，输入“序号”，按Tab键或“→”方向键，依次输入“姓名”、“性别”等列标题。

③输入表格内容

输入数值数据：

在单元格A5、A6分别输入“1”、“2”，选择单元格A5:

A6，将光标移至右下角，待鼠标指针变为黑色十字【填充柄】时，按住鼠标左键并向右拖动鼠标，填充数字序列；

输入日期数据：

在单元格D5输入“1980-5-9”，按回车键输入其它的日期数据；

输入其它内容（如图4-11所示）。

（4）编辑工作表

①编辑单元格中的内容

双击某单元格，或单击单元格后，再将光标定位在编辑栏中，编辑或修改数据。

②编辑单元格