畜牧业公文管理办法编写.docx

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畜牧业公文管理办法编写

公文管理办法

编写

办公室

初审

审核

批准

日期

年月日

畜牧业发展有限公司

1总则

1.1为做好公司各部门的公文处理工作，提高公文处理工作，加强管理质量和效率，从而使公司规范化、制度化、公司参照《国家行政机关公文处理办法》的原则，结合本公司实际，制定本办法。

2适用范围

2.1本办法适用于集团公司的公文处理管理工作。

2目的

2.1公司的公文是公司实施有效管理的公务文书，是上呈下达，用以贯彻公司领导意图和决策，发布规章，请示和答复问题，指导、布置洽谈工作报告情况，交流经验的重要工具。

2.2公司总经办是全系统公文处理工作的管理机构，主要负责公司并负责指导各部门公文处理工作。

2.3在公文处理工作中，必须严格执行《公文管理制度》的相关规定，确保公司秘密的安全。

3公文种类

3.1公司常用的公文种类

3.1.1决定

适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级部门不适当决定事项。

3.1.2通知

适用于传达公司领导指示及要求各所属部门周知、办理或执行的事项，人事任免、调动及其他实物性内容的传达；

3.1.3通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要事项或者情况；

3.1.4报告

适用于上级向上级汇报工作，答复上级的询问；

3.1.5请示

下级向上级就某一问题或事项请求指示与批准；

3.1.6批复

适用于答复下级部门的请示事项;

3.1.7意见

对重要问题提出见解和处理方法;

3.1.8函

同级或与业务往来单位相互之间商洽工作，咨询答复问题，向政府有关部门提出请示等。

3.1.9会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项；

4办理

4.1公文一般由发文单位、秘密等级、紧急程度、发文字号、标题、主送单位、正文、附件、印章、发文时间、抄送单位等部分组成。

4.2公文办理分为收文和发文。

发文办理一般包括签收等级、分发传阅、收回存档、销毁等程序；发文办法一般包括拟稿、审核、签发、用章、登记、发送、原件归档销毁等程序。

4.3公文签收应由专人负责，签收时须对来件严格检查，明确无误后方可签字或盖章。

4.4收文拆封后应对文件进行认真清点，按内部或公开文件分类登记，注明收文日期、标题（简要内容）、来文单位、密级等并编号。

4.5公司人力资源部收文，存档一份，另一份呈送公司领导。

根据公司领导批示送公司有关部门传阅。

4.6因业务需要查阅某文件须经人力资源部同意，必要时需报总经理批准。

密级高的文件，应锁在保险柜内。

4.7公司正式文件须经公司总经理签发。

5文件格式

公司发文必须填写统一印制的“沈阳牧源畜业发展有限公司发文稿纸”。

公文由秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。

公文表现形式为本公司正式红头文件。

公文一律用A4纸，页面上边距3.8厘米，下边距3,4厘米，左边距2.8厘米，右边距2.6厘米，行距28磅。

文头占A4纸三分之一或五分之二面积，字体为标宋体67点。

发文字号在公司标识下空2行，用3号仿宋体字排布。

字号下1行处设分割线，左右与文头对齐，中间加五角星。

5.1办文时需注意下列事项和要求：

5.1.2秘密等级

涉及公司机密的公文，应当按照有骨干法规，标名密级，其中“机密”及公文还应当标明分数序号。

5.1.3紧急程度

紧急公文应该根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

5.1.4发文机关标识

应当使用发文单位全称或规范化简称；联合行文，主办单位排列在前。

5.1.5发文字号包括代字、年份、序号，由办公室统一编排。

5.1.6上行文应当注明签发人姓名。

其中，‘请示’应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

5.1.7公文标题、正文

标题应当准确简要的概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位（使用单位全称版头专用公文稿纸，可以不标明发件单位名称）公文标题不宜过长。

公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

公文标题在红色分隔线下空2行，用2号标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

正文用3号仿宋体字，每页22行，每行28个字，位于主送单位名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。

数字、年份不能回行或分开。

5.1.8主送单位

指公文的主要受理单位，应当使用全称或规范化简称，统称。

隶属关系和层次要分明，标点要准确，同一性质和级别的单位之间用顿号，其他用逗号，最后一主送机关名称和标冒号。

单位排序按公司有关文件规定处理。

主送单位应在公文标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体标识，回行时仍用顶格。

5.1.9正文另见本办法第五章“草拟公文”。

5.1.10抄送单位

指除主单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或规范化简称、统称。

抄送单位在主题词下1行；左右各空1字，用3号仿送字体标识‘抄送’，后标冒号；抄送单位间用逗号隔开，回行与冒号后的抄送单位对齐；在最后一个抄送单位后标句号。

5.1.11附件

公文如有随文印发的附件，应当正在正文之后，成文日期之前注明附件顺序和名称。

注明的附件和实际所附的文件、材料名称应完全一致。

供领导审阅签发的参考资料要齐全，但不作为文件的附件。

附件在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识‘附件’，后标冒号和名称（如‘附件;1.某某某’）;附件名称后不加标点符号.附近与正文一起装订,并在附件左上角第1行顶格标识3好黑体字‘附件’有序号的标识序号（如；附件1）序号前后应一致。

5.1.12印鉴

公文除“会议纪要”外，应当加盖印章。

联合上报的公文，有主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应加盖印章。

5.1.13成文日期

以公司负责人签发的日期为准，经过会议批准的，以通过之日为准。

联合下发的公文，发文单位都应加盖印章。

5.1.14附注

公文有附注（需要说明的其他事项）用3号仿宋体字，居左空2字圆括号标准在成文的日期下一行。

5.1.15主题词

按《国务院公文主题词表》及其行业规范的主题词表的要求标注主题词，外表词应在主题词后加注‘‘△”，以示区别。

列在文件尾部分横线之上，主题词用3号黑字体，居左顶格标识，后标冒号；词目用3号宋体字；主题词一般不超过5个，词目之间空1字。

5.2公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》（GB/T9704-1999）国家标准执行。

6行文规则

6.1行文应确有必要，注重效用。

6.2行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

属于紧急报告事项可以越级报告，但不得越级请示。

6.3公司依据其职权范围、隶属关系和有关公文处理办法的规定，公司可向其所属各部室行文，可根据其业务范围向地方业务主管部门行文，向有关工商、税务等管理部门及施工、监理等单位发函。

6.4除上级单位负责人直接交办的事项外，不得直接向上级部门负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

7发文办理

7.1发文办理指以公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、分发等程序。

7.1.1公司的发文程序一般为：

主办部门拟稿→部门负责人及主管领导审核→有关部门会签（如需会签）→返回该部门阅知（如有问题需要修改，修改后程序从头开始）→办公室主任审核→公司负责人签发→办公室编号、印制→办公室用印→办公室分发。

7.1.2根据有关规定，公司公文主要内容如下：

7.1.3向上级机关请示、报告工作。

7.1.4公司机构设置、职能配置、任免和聘用干部。

7.1.5印发经公司审查通过的综合性会议纪要、规章制度。

7.1.6授予或撤消公司级先进单位和模范人物称号。

7.1.7答复有关单位的提问。

7.1.8涉外工作的有关事项。

7.1.9其他需要行文的重要事项。

7.2草拟公文

7.2.1符合国家的法律、法规及其他有关规定。

7.2.2情况属实，观点明确，表述清楚，结构严谨，条理清楚，直达不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

7.2.3公文的文种应当根据行文目的、发文的职权、与主送机关的行文关系确定。

7.2.4拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

7.2.5人名、地名、数字、引文准确。

引用公文应当先引标题，后引发文字号。

引用外文应当注明中文含义。

日期应当写明具体的年、月、日。

7.2.6结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1、”，第四层为“

（1）”。

行政规章规范性文体：

根据实际需要，采用章、节、条、款、项、目等标明层次；副标题第一层为3号黑体字，第二层为3号楷体字。

7.2.7应当使用国家法定计量单位。

7.2.8文内使用简称，应当先用全称并注明简称。

使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

7.2.9公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

7.3拟制公文

7.3.1凡以公司名义发文,由各部室或车间拟制的文稿，在送办公室主任审核前，由各部室或车间主管领导进行审核，审核的内容为：

是否确有发文的必要；是否符合国家方针、政策、法律、法规的规定；是否真实、准确；是否符合行文规则；附件材料是否齐全、完整，内容是否符合要求；经主办部门负责人和主管领导审核签字后方可送交办公室。

7.3.2对涉及其他部门职权范围内的事项，应在充分协商并取得一致意见后方可行文；如有分歧，经协调仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签。

未经协商一致，如擅自行文，一经查实，公司有权责令纠正或撤消。

公文会签由主办部门负责送达有关部门，会签过程一般不得超过3个工作日。

7.3.4公文送交负责人签发前，应由办公室主任进行审核后方可送领导签发。

未经办公室主任审核的文稿，公司领导不予签发。

审核的重点是：

是否需要行文；办文程序是否正确；是否符合行文规则和拟制公文的有关要求；公文格式是否符合规定等。

经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。

7.3.5联合行文一般由主办部门先签署意见，协办单位依次会签。

一般不使用复印件会签。

7.3.6文件签发的权限为：

以公司名义发文，统一在主管领导审核后，由总经理或董事长签发。

7.3.7公文正式印制前，办公室应当进行复核，重点是：

审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

7.3.8凡以公司名义发文的文稿，经各主办部门负责人及主管领导审核后，一律送交办公室主任审核；未经办公室主任审核的文稿，公司负责人不予签发。

如遇主办部门负责人或主管领导出差等情况，文件签发后需履行后续补签手续。

7.3.9办公室应对公司负责人签发后的公文进行复核编号后方可交付打印。

公文的校对、缮印、用印、分发由办公室负责完成。

8收文办理

8.1收文办理指对收到的公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

8.1.1报送公司的公文（包括信件、传真），必须经办公室统一签收、登记、编号、分发，不得直接送公司所属各部室或车间；公司所属部门收到的公文，应送办公室统一登记处理。

写明公司领导个人亲收的文件，由公司领导个人或由其指定的代收人拆封。

8.1.2公司所属各单位代表公司参加的重要会议带回的文件，应交办公室登记，按收文程序处理。

如需留存的，经主管领导同意，可留复印件。

8.2紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。

对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回交办的部门，并说明理由。

8.2.1主批人审批公文时，对有具体办理事项的，应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有具体办理事项的，圈阅表示已阅知。

8.2.2送负责人批示件或者交有关部门办理的公文，办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办。

9公文归档

9.1公文办理完毕，应当根据《中华人民共和国档案法》和公司规定，及时整理（立卷）、归档。

个人不得保存应当归档的公文。

9.1.1归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。

9.1.2联合办理的公文，原件由主办部门整理（立卷）、归档，其他部门保存复制件或者其他形式的公文副本。

9.1.3归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。

9.1.4拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求（不能使用纯蓝墨水、红墨水、圆珠笔、铅笔）。

10公文管理

10.1.1上级公司的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经公司负责人批准可以翻印。

翻印时应当注明翻印的公司、日期、人数和印发范围。

属秘密文件的，按保密法有关规定执行。

10.1.2公文复印件作为正式公文使用时，应该加盖印章。

10.1.3公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

10.1.4不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室主任批准，可以销毁。

10.1.5销毁秘密公文应当到指定场所有二人以上监销，保证不丢失、不漏销。

其中，销毁绝密公文应当进行登记。

10.1.6部门合并时，全部公文应当随之合并管理。

部门撤销时，需要归档或销毁的公文应整理（立卷）后按规定移交档案部门。

10.1.7工作人员调离工作时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

10.1.8各部门、车间对公文的贯彻落实情况应当进行督促检查并建立督查制度。

10.1.9公文处理实行岗位责任制，对公文处理过程中各环节的经办人（领导人）对该环节出现的差错和问题负责。

11附则

11.1本制度由办公室负责解释。

11.2本制度由总经理批准发布。

11.3本制度自印发之日起执行。