浅谈如何加强建设方前期资料档案管理.docx
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浅谈如何加强建设方前期资料档案管理
浅谈如何加强建设方前期资料档案管理
摘要随着我国经济的持续快速发展，城市建设不断地发展来满足人类的需求，众多新建大工程在全国热火朝天的进行。
近年来，在全国各地建筑市场的检查过程中，不断发现各地建筑工程资料管理比较混乱，资料不够齐全、格式等发面的问题，这必然在一定程度上影响城市建设档案的质量，尤其是后期出现的工程质量及安全事故的处理和对已竣工的建筑物或构造物在改建扩建中，对资料的检索、查询工作带来不便。
所以作为建设方，本工程的前期资料归档管理也是一项重要的工作，这项工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，作为项目秘书要充分认识到该项前期资料归档管理工作的重要性。
同时，前期资料是工程后期施工信息的重要载体，是主要信息源，管理好前期资料档案是一项重要的工作。
本文就此结合自己在XXXX工程的实习阶段对该工程如何加强建设方前期资料归档谈谈自己的见解。
关键词建设方前期资料归档
目录
前言3
一.工程概况4
二．前期资料归档主要事项5
2.1前期资料文档管理目标5
2.2前期资料特征5
2.3建设方前期资料包含哪些文件5
2.4建设方前期资料归档注意事项9
三．如何加强建设方前期资料归档11
3.1充分认识建设项目档案的重要性11
3.2对项目管理人员进行档案知识业务培训12
3.3掌握建设方前期档案收集的方法12
3.4定期开展对前期资料整理检查与监督13
四．建设方前期资料归档的重要性14
4.1做好前期资料归档工作，可提高项目建设的成功率14
4.2做好前期资料归档工作，有利于项目的加快建设14
结论15
致谢16
参考文献17
前言
随着我国城市建设的持续快速发展，工程项目的建设是城市发展的需要。
由此，项目文档资料是城建档案的重要组成部分，是工程竣工验收，评价工程质量优劣、结构及安全卫生可靠程度，同时工程的前期资料也是文档资料管理的重要一大部分，因此必须加强前期资料归档管理，使其能够全面客观地反映工程的状况。
同时项目文档管理工作，是认真贯彻《建筑工程文件归档整理规范》GB/T50328-2001，确定加强建设资料的规范管理，提高工程管理水平，确保工程质量的具体体现。
本文主要是从前期资料主要内容、特征等方面、如何加强建设方前期资料归档管理以及前期资料归档的重要性三方面进行阐述，结合中国邮政储蓄银行合肥后台服务基地数据中心一期工程的建设方前期资料归档展开论述，谈谈对工程前期资料归档过程中需注意的问题以及如何加强建设方前期资料归档的见解。
由于接触项目文档资料管理时间不长、水平有限，这篇论文存在的不足之处，希望在指导老师的帮助下能顺利的完成这次毕业论文。
一.工程概况
该工程项目名称是XXXX工程，位于XXXXXX，项目东临徽州大道，南至南宁路，西至西藏路，北临成都路，建设单位为XXXXXXXXX。
数据中心一期主要含数据机房一及数据机房二约50000㎡，一类高层，电信楼建筑，地上五层建筑，耐火等级为一级，结构形式为框架结构，建筑高度33.488m，抗震设防烈度为7度，设计使用年限50年；发电机房一约5880㎡，地上二层建筑，地下一层建筑，耐火等级为二级；监控中心地上四层建筑，地下一层，地上8287㎡，地下1536㎡，总建筑面积9823㎡，建筑高度17.700m，耐火等级为二级；总建筑面积约70000㎡。
投资约人民币3亿元，预计工期24个月，要达到国家规定的合格验收标准，确保工程一次性验收合格，争创“鲁班奖”，加强安全生产管理，确保工程施工安全。
建筑单位：
项目管理公司：
设计单位：
造价咨询单位：
监理单位：
总包单位：
二．前期资料归档主要事项
2.1前期资料文档管理目标
前期资料文档管理在项目管理内容中显得尤为重要，同时文件档案控制是IS09000所要求的一个基本要素，也是项目管理不可缺少的一个重要方面，规范、有效的前期资料档案管理工作保证了城市建设档案的完整性、系统性和国家有关规范和法律要求的一大部分。
2.2前期资料特征
1、复杂性：
由于中国邮政储蓄银行合肥后台服务基地数据中心一期工程是一个重大工程，建筑工程建设的周期长，因此前期资料办理也较复杂，影响建筑工程的因素多样，相对应的前期资料也较多，这就必然导致前期资料归档整理具有一定的复杂性。
2、时效性：
在工程前期工程文件和档案一经生成的话，就必需及时传达到有关部门，否则如果相关单位或部门不予认可，这将会有严重的后果。
因此，前期资料档案管理具有很强的时效性。
3、现实性：
工程前期资料具有较强的现实使用性，是全面考核建设前期工作的成果，以及影响后期工程建设，是工程建设的重要环节，是竣工验收的依据之一。
2.3建设方前期资料包含哪些文件
项目前期立项文件部分：
（1）项目建议书及批复文件；
（2）可行性研究报告、环境影响报告、论证及评估等文件；（3）设计任务书及批复；（4）建设用地选址意见书及批复；（5）国家土地使用证及地形图；（6）建设用地规划许可证及核准的地形图；（7）建设工程规划许可证及核准的总面积、红线图。
设计文件和资料文件：
（1）工程水文、地质勘察报告；
（2）地质图；（3）规划设计文件；（4）方案设计；（5）初步设计和工程总概算；（6）施工图设计和工程预算；（7）工程结构设计计算书及说明书；
表2.3-1“建设用地、征地、拆迁文件”卷内目录
建设用地、征地、拆迁文件
序号
编号
文件材料题目
日期
份数
备注
1
皖邮银<2010>677号
关于中XXXX征地事宜的函
20100916
1
2
关于XXX的复函
20100920
1
复印件
3
挂牌出让文件
201012
2
一正一副
4
合国土公告<2010>41号
XXX国有建设用地使用权出让公告
20101207
1
复印件
5
授权委托书
20101223
1
复印件
6
成交确认书
20110106
1
7
合国土让<2011>18号
建设用地批准书
20110111
1
8
关于支付总行后台服务基地土地出让金余款的申请
20110209
1
复印件
9
国有建设用地使用权出让合同
21000111
4
两正两副
10
补充合同
20110111
4
四份复印件
11
XXXX办公室BHC-14地块规划用地图
20110311
2
一正一副
12
建设用地规划许可证
20110314
4
一正三副
13
合包河国用（2011）第38号
中华人民共和国国有土地使用证
20000810
2
一正一副
表2.3-2“勘察、测绘、设计文件”卷内目录
勘察、测绘、设计文件
序号
编号
文件材料题目
日期
份数
备注
1
中XXX工程勘测报告
3
2
XXX办公室BHA-14地块用地图（80坐标系）
201011
3
三副
3
gc-004
BHA-14地块部分土方测绘地形图
201105
1
一副
4
甲测资字34001009
测绘成果资料技术报告
20110505
3
5
甲测资字34002015
测绘成果资料技术报告
20110602
2
6
甲测资字34002015
测绘成果资料技术报告
20110812
1
7
XXX服务基地（BHA-14地块）分块面积计算图
201107
2
8
XXX测量示意图
20110901
1
9
XXX一期工程定位图
20111101
2
一正一副
10
项目委托协议书
20110823
13
XXXX工程工艺设计任务委托书
1
一副
14
XXXX初步设计
2
15
XXX初步设计汇报
1
16
XXX工艺初步设计评审会的通知
20110614
2
二副
17
XXXX总体规划设计
20110401
12
18
XXX房及其附属设施建筑设计方案
1
19
XXX房建筑设计方案
17
20
滨湖新区2011023号
建设项目排水接入市政排水管网设计条件通知书
1
21
合行规并079号
行政服务中心并联办理抄告单
20110504
1
22
消防审核图纸
20110518
3
一正两副
23
人民防空办公新建民用建筑修建防空地下室审批办理单
20110721
1
24
合公消审〔2012〕
第0010号
数据机房建设工程消防设计的审核意见
20120119
1
25
建设工程消防设计备案凭证
20111226
1
26
施工图设计文件审查意见通知书
20110707
1
27
合规审（2011）111号
合肥市规划（单体）方案审定图纸
20110519
1
28
合规审（2011）111号
合肥市规划（单体）方案审定通知书
20110524
1
29
安徽省房屋建筑和市政基础设施工程施工图设计文件审查合格书（总体排水）
20111009
1
30
安徽省房屋建筑和市政基础设施工程施工图设计文件审查合格书（监控中心、发电机房、数据机房）
20111118
1
31
安徽省房屋建筑和市政基础设施工程施工图设计文件审查合格书（基坑支护）
20120112
1
表2.3-3“开工审批文件”卷内目录
开工审批文件
序号
编号
文件材料题目
日期
份数
备注
1
合肥市规划委员会主任会议议题审批表
20110425
1
2
规划局审核图纸
20110613
3
一正两副
3
合规建民许2011438号
建设工程规划许可证副本（桩基、数据机房）
20110714
5
一正四副
4
合规建民许2012051号
建设工程规划许可证副本（监控中心）
20120227
1
5
合规建民许2012052号
建设工程规划许可证副本（发电机房）
20120227
1
6
gc-0007
附图滨湖新区配网规划示意图
1
7
合肥市建筑垃圾处置许可证
20110823
1
8
办理建筑垃圾处置的资料（施工总包）
20111220
1
一副
9
环评委托书
20110901
1
10
环评委托书
20111001
1
11
环境影响报告书审批的函
20111028
1
12
关于数据中心一期工程危废处理的承诺函
20110901
1
13
关于XXX合肥后台服务基地清运场地西侧堆土的函
20111207
1
一副
14
关于XXX合肥后台服务基地施工及生活排污口使用的函
1
一副
15
关于XXX合肥后台服务基地施工出入口使用的函
1
一副
16
关于回填XXXX合肥后台服务基地西侧排水沟的函
1
一副
17
环境影响报告书
201111
2
18
环建审〔2011〕477号
关于XXXX行后台服务基地（合肥）一期工程项目环境影响报告书的批复
3
三幅
19
关于XXXX银行合肥后台服务
基地施工现场电线杆迁移的申请
1
一副
20
房屋白蚁防治工程协议书（数据机房、监控中心、发电机房）
20120227
1
21
110080
桩基开工证明
20111014
1
22
811895
合肥市建设领域农民工工资支付保障金通知书
20110913
1
23
合建安字20
合肥市建设工程安全施工、安全运输措施审查表
201109
1
24
合肥市建设工程安全施工、安全运输措施审查表
20120222
1
25
XZ-0005
合肥市行政服务中心并联办理抄告单
20110504
2
一正一副
26
合规审（2011）111号
合肥市规划（单体）方案审定通知书
20110524
2
二副
27
合规设（2010）273号
合肥市规划（单体）设计条件通知书
20101126
1
一副
28
10012030200180
建筑工程施工许可证
20120302
4
一正三副
2.4建设方前期资料归档注意事项
建设方前期资料在领取建设工程施工许可证后就应将前期办理资料集清单进行归档，在归档中应注意以下事项：
（1）在前期资料归档中，归档资料必须为原件，若无原件，应具有复印件（复印件的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合质量要求）。
（2）在整理前期资料时应把是一样的资料放在一起，区别哪个是原件哪个是复印件。
（3）进行制作卷内目录时，工作栏上应注明序号、编号、文件材料题目、日期、份数，再进行统计。
（4）卷内目录制作好后，打印后，再根据卷内目录内的文件以及数量等进行核对，核对无误后，再放入文件内存档，以便日后找文件方便和后期检查资料的依据。
三．如何加强建设方前期资料归档
前期资料归档管理是前期工作的客观真实记录，它能静态反映项目建设的一个基本情况，它记录了项目建设前期的每一个重要的环节，这种客观真实的记录对单位的建设与发展的一个发展方向，对以后总结建设项目工作经验、分析失误和提高项目管理水平，都有着十分重要的意义和作用。
因此，确保前期资料归档完善，保证建设项目档案的起源、完整、系统，这是科学管理建设项目档案的基础。
3.1充分认识建设项目档案的重要性
根据国家档案局、国家发改委联合公布的《重大建设项目档案验收办法》规定，项目档案验收时项目竣工验收的重要组成部分，未经项目档案验收的或者验收不合格均不得进行或者通过整个项目的竣工验收，这里面主要包含了前期资料、施工资料、竣工资料，如果其余资料都完善，只存在前期资料不够完善的前提下，还是不能进行或者通过整个项目的竣工验收，由此可见，项目档案验收对整个工程项目竣工验收具有一票否定权，同时前期资料也体现了档案管理在项目建设竣工验收的重要性。
此外，前期资料对项目建成后的管理、使用、维护、改建、扩建等都存在着一定的重要性，前期资料收集不齐全、整理不规范、保管不安全都会直接影响到建设项目发挥的最大效益，所以项目管理除了注重施工阶段和竣工验收的归档，也要高度重视前期资料是否归档完善。
3.2对项目管理人员进行档案知识业务培训
要想让前期资料归档完善，不存在任何的漏洞，这不是仅仅与本单位的档案管理规章制度健全与否，主管档案领导的思想观念，资料人员水平的高低都是息息相关的，更与档案资料的组织者对档案资料的重视程度有着极大的关系。
项目建设单位应根据实际情况，定期对各有关档案管理的人员进行建设方档案知识的业务培训，让项目团队从思想上重视建设方档案管理，掌握项目档案的组织管理、归档范围、整理规范、保管要求等。
因此，对于一个大工程来说，建设方应在其工程开始之初，就对档案管理相关人员组织资料整理培训，充分了解前期资料的重要性，避免后期在施工阶段出现前期资料的不完整现象，在施工阶段发现前期资料不完善的情况下再进行完善，其一不能更好的把前期资料补充的彻底完整，其二还影响了施工阶段资料的归档。
由此可见，前期工作的开始对相关的档案人员进行培训是相当必要的，保证档案在形成过程中的完整性，为最终建设项目的验收打下基础。
3.3掌握建设方前期档案收集的方法
对于中国邮政储蓄银行合肥后台服务基地数据中心一期类似大工程来说，首先必须把前期资料归档完善，若前期资料收集不完整齐全，可科学规范直接反映该工程建设的质量与水平。
前期资料收集方法应体现全程跟踪收集与管理的原则。
前期资料收集是建设项目管理中的薄弱环节，注重前期资料收集归档工作必须从重视收集工作开始。
3.4定期开展对前期资料整理检查与监督
对于投资大、周期长的项目，往往参见单位众多，形成的文件材料类繁多，在施工阶段，各类文件的资料不断增多，整理档案资料繁琐。
在此期间，前期资料归档后各参建单位需要资料时都会借用，但是难免会存在忘记归还资料或者资料丢失的现象，为避免出现这种现象，必须对前期资料定期开展整理检查与监督。
在整理前期资料归档的时候必须制作一个卷内目录，记载里面具有哪些资料、资料的份数等，要求相关人员定期根据卷内目录的顺序进行前期资料的检查。
四．建设方前期资料归档的重要性
对于项目管理公司来说，工程建设的进度和投资是我们关注的重点。
项目管理部扮演的角色是“一个专业的业主”，前期工作是项目开始，一个好的开始，带领着后期的工作。
4.1做好前期资料归档工作，可提高项目建设的成功率
对重大项目来说，前期工作的准备比较繁琐，若前期资料准备不完善，将会影响到工程建设的开工。
在项目开始初，前期准备充分将会推进项目建设的开始，提高项目建设的成功率。
4.2做好前期资料归档工作，有利于项目的加快建设
通过扎实的项目前期工作、前期资料归档，提高储备项目的进度，达到业主的期望，避免因前期工作滞后而影响到项目建设。
结论
本文通过分析了如何加强建设方前期资料归档管理，得到以下结论。
一、加强建设方前期资料归档的目的
工程前期资料在前期工作的开展，以及对后期施工和竣工验收中具有一定重要的位置。
前期资料归档有序也是对施工阶段，竣工阶段资料归档的模范，对工程建设有一定的影响。
二、加强建设方前期资料归档的方法
作为一名工程建设方的项目秘书，必须明确自己的工作岗位和工作职责，在对整个工程的档案管理中，必须充分认识建设项目档案的重要性。
除此，要不断总结自己整理、归档资料过程中存在的缺点，不断掌握总结建设方前期档案收集的方法。
项目部应经常组织对项目管理人员进行档案知识业务培训，提高项目秘书的档案管理水平。
另外，还必须要求相关的档案人员要定期开展对前期资料整理检查与监督，必须到竣工验收后发现前期资料存在缺失现象，造成不必要的麻烦。
致谢
本论文是在指导老师的悉心教诲指导下完成的，在整个毕业综合实训期间，得到了指导导师的认真指导和帮助，指导导师的严谨学风和渊博学识使本人受益匪浅，在此表示诚挚的敬意和由衷的感谢。
同时要感谢分院领导和老师给我们提供了良好的环境和热心指导。
在写这篇浅谈如何加强建设方前期资料归档管理中，还得到林东凯等同学的积极帮助，在此一并表示感谢。
感谢在百忙中评阅论文和参加答辩的各位领导和老师，由于首次编写毕业论文，虽然经过多次的修改，但避免存在错误、漏洞，而且本人水平有限，本论文的一些不妥之处，诚恳各位老师提出宝贵的意见。
最后感谢母校给与本人深造的机会，感谢公司提供给我一个展现自己一个舞台，还有项目管理部同事的悉心的教导，让我学到了很多宝贵的知识。
参考文献
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