分院设计合同管理办法讨论.docx
《分院设计合同管理办法讨论.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《分院设计合同管理办法讨论.docx（27页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
分院设计合同管理办法讨论
《中国电子工程设计院四川分院工程设计合同管理办法》（试行）
第一章总则
一、本管理办法编制依据根据：
《中国电子工程设计院合同管理制度》、《中国电子工程设计院合同管理指南（试行）》中的各项规定，以及《中国电子工程设计院采购管理规范》。
二、严格按照总院制度要求完成项目初期和实施期间的合同策划、评审、谈判、签订和备案；在项目实施期间，设计所的项目负责人员与有关职能人员密切跟进项目实施情况，及时处理合同变更，完善策划和评审手续；出现合同纠纷时，及时上报总院法律部门，经总院法律部门确认后方可实施合同纠纷的处理方案；做好合同履行完毕后的合同管理评价；所有相关文件按照要求归档及上报总院。
三、本管理办法适用于四川分院签订的咨询／设计合同及变更，以及相应分包合同的签订。
四、四川分院职能部门职责分工
（一）经营管理部负责组织合同编写，组织相关部门共同审查合同及变更、完成合同及变更评审签订、审查分包合同，跟踪合同执行过程，做好合同评价，协助法务专员处理合同法律纠纷，完成所有合同涉及文件的归总备案上报工作。
（二）法律事务专员负责配合完成合同及变更、分包合同评审，负责处理分院发生的合同法律纠纷事件，负责对接总院法律事务部，落实处理总院的处理方案。
（三）技术质量部负责配合完成合同及变更、分包合同评审，负责设计质量和控制设计出图、归档设计过程中的技术文件。
（四）财务部负责配合完成合同及变更、分包合同评审，跟踪合同执行，督促合同收款，控制项目成本支出。
（五）人力资源部负责配合完成合同及变更、分包合同评审，配合设计所及项目负责人，组织项目实施过程中的人员安排，制定薪酬分配原则。
第二章管理流程
一、设计合同管理流程
实操流程说明：
1、分院经营管理部负责组织设计所或项目负责人，进行合同策划、谈判和编写，设计所或项目负责人负责合同补充协议的策划、谈判和编写。
2、设计所或项目负责人提交《四川分院工程咨询/设计合同评审表》，如有变更提交《四川分院工程咨询/设计合同变更评审表》，报拟投入人员名单及职责，分院经营管理部组织相关部门开展合同及变更的评审，完成后填写总院的《咨询、设计项目合同评审表》报总院经营管理部备案。
3、合同的签订盖章执行总院的规定，合同由总院签章，填写《中国电子工程设计院用印批准单》。
签章的合同总院和四川分院需分别存档备案。
4、分院经营管理部全程跟踪合同实施过程，随时整理《四川分院工程设计项目进度表》，与财务部共同关注合同收费情况，及时向分院领导汇报合同执行中的问题。
5、当合同执行过程中出现法律纠纷时，立即通知分院法律事务专员跟进事件情况，填写《合同争议情况报告/备案表》，上报总院法律事务部，汇同分院领导和相关部门商议处理方案，经总院法律事务部确认后方可实施合同纠纷的处理。
6、合同履行完毕后，由分院经营管理部组织各相关部门，做好《设计合同结算书》，完成《设计合同评价表》。
7、所有与本项目合同执行有关的文件按照总院要求归档，需要总院备案的及时上报总院经营管理部，分院经营管理部按要求填写《年度合同统计表》、《中国电子工程设计院合同文档资料目录》。
二、设计分包合同评审备案管理流程
实操流程说明：
1、设计所及项目负责人组织三家以上分包单位进行招标比选，确定成交设计分包商，提交分院经营管理部《设计分包供应商报表》《规划/咨询/设计合格供方基本情况（表一）》备案。
2、设计所及项目负责人负责组织分包合同的合同策划、谈判和编写，提交分院经营管理部《规划/咨询/设计供方评价（再评价）记录（表四）》《规划/咨询/设计分包商选择综合评审表（表二十）》备案。
3、设计所及项目负责人提交分包合同和《设计分包合同审批表》，分院经营管理部负责组织分包合同评审；技术质量部和财务部等部门审查确认签字后，交四川分院主管院长审批签字。
4、项目负责人提交《分包合同用印单》、填写《设计分包合同用印登记表》，经分院经营管理部、四川分院主管院长签字后，办理四川分院合同签章手续。
5、项目负责人填写《设计分包合同文档管理目录》，报分院经营管理部存档。
6、设计所及项目负责人统计、评价设计分包方，提交《设计分包合同评价表》、《设计分包合同统计表》，对分包方及分包合同的执行给予反馈并确认签字，报分院经营管理部存档备案。
第三章执行文件
1、四川分院工程咨询/设计合同评审表（详见表1；代码“评1”）
2、四川分院工程咨询/设计合同变更评审表（详见表2；代码“评2”）
3、咨询、设计项目合同评审表（首页）（详见表3；代码“评3”）
4、咨询、设计项目合同评审表（续页）
5、中国电子工程设计院用印批准单（详见表4）
6、四川分院工程设计项目进度表（详见表5；代码“进”）
7、合同争议情况报告/备案表（详见表6）
8、设计合同结算书（详见表7）
9、设计合同评价表（详见表8）
10、年度合同统计表（详见表9）
11、中国电子工程设计院合同文档资料目录（详见表10）
12、设计分包供应商报表（详见表11；代码“供”）
13、规划/咨询/设计合格供方基本情况（表一）（详见表12）
14、规划/咨询/设计供方评价（再评价）记录（表四）（详见表13）
15、规划/咨询/设计分包商选择综合评审表（表二十）（详见表14）
16、设计分包合同审批表（详见表15）
17、分包合同用印单（详见表16）
18、设计分包合同用印登记表（详见表17）
19、设计分包合同文档管理目录（详见表18）
20、设计分包合同评价表（详见表19）
21、设计分包合同统计表（详见表20）
★说明：
执行文件的编号为：
主合同编码-执行文件代码（z）-执行文件序号（xx）
其中主合同编码采用电子院+部门、编码、类型的信息分段编码方法。
示例为DZYxx-yynnnn-x，其中符号所代表的含义如图所示：
DZYSC‐yynnnn‐x‐z‐xx
执行文件序号，即同类型文件编号
执行文件代码，见执行文件
合同类型，如下
该年份合同流水号，见主合同编号
合同签订年份的后两位阿拉伯数
四川分院拼音缩写
中国电子工程设计院拼音缩写
合同类型定义如下：
Z表示工程项目的前期咨询；
P表示工程评价和环境评价；
K表示可行性研究；
C表示测试、监测；
S表示初步设计和施工图设计；
F表示非标准设计（当初步和施工图合同中包含非标准设计时用SF表示）；
J表示监理；
JF表示建筑方案设计；
ST表示审图；
KY表示科研业务建设类；
附则本管理办法由四川分院经营管理部负责解释和修订，自颁布之日起实施。
中国电子工程设计院四川分院
表1
四川分院工程咨询/设计合同评审表
评审方式：
□会议□会签□审批编号：
所
合同编号
合同名称
设计内容
建设规模
合同类型
咨询□设计□
设计阶段
合同金额
（万元）
合同履行日期（合同工期）
合同对方情况
单位名称
联系人
电话
评审意见
设计所负责人/项目负责人：
四川分院技术质量部评审意见
签字：
年月日
四川分院法律事务专员评审意见
签字：
年月日
四川分院经营
管理部评审意见
签字：
年月日
四川分院人力资源部评审意见
签字：
年月日
四川分院财务部评审意见
签字：
年月日
四川分院主管
院长意见
签字：
年月日
表2
四川分院工程咨询/设计合同变更评审表
评审方式：
□会议□会签□审批编号：
所
主合同编号
主合同名称
变更工作内容
增加收费金额
（万元）
增加内容履行日期
评审意见
设计所负责人/项目负责人：
四川分院技术质量部评审意见
签字：
年月日
四川分院法律事务专员评审意见
签字：
年月日
四川分院经营
管理部评审意见
签字：
年月日
四川分院人力资源部评审意见
签字：
年月日
四川分院财务部评审意见
签字：
年月日
四川分院主管
院长意见
签字：
年月日
表3
咨询、设计项目合同评审表（首页）
编号：
评审日期：
合同名称
评审日期
合同编号
建设单位
中标日期
中标价（万元）
开始日期
完成日期
承担单位
合同文本范本
□标准□非标
工作内容
取费标准
□咨询建设项目前期工作咨询收费暂行规定（计价格[19991283号]）
□设计依据工程勘察设计收费标准（2002年修订本）
□其他
顾客规定的要求及隐含要求
主要的法律
法规要求
支持性文件
项目批复情况（附批复文件复印件）
中标通知书或委托书（附中标通知书或委托书复印件）
拟投入人员
职务/专业
姓名
职称
备注
说明
项目经理/项目负责人
1、包含注册但不限于注册人员；
2、需院各单位支持协作的专业和人员一并列入该表。
工艺专业负责人
建筑专业负责人
结构专业负责人
…………（可补充）
企业附加要求
咨询、设计项目合同评审表（续页）
评审方式：
□会议□会签□审批编号：
QHSE/YB-P05-2评审日期：
评审结论／初步意见及有关措施：
项目经理/项目负责人：
评审意见及签名
部门/单位
评审结论
签字
意见和建议
备注
同意□
不同意□
同意□
不同意□
同意□
不同意□
同意□
不同意□
同意□
不同意□
同意□
不同意□
同意□
不同意□
同意□
不同意□
同意□
不同意□
同意□
不同意□
□
审批意见:
□同意签订此合同
□不同意签订此合同
需进一步明确的事项：
。
项目类别
合同金额
审批级别
签字
□一般项目
咨询类：
＜50万元
设计类：
＜500万元
部门/公司主管领导审批
签字：
sign年月日
□重大项目
咨询类：
≥50万元
设计类：
≥500万元
主管院领导审批
签字：
年月日
表4
中国电子工程设计院用印批准单
用印单位
用印人
份数
项目名称
函件内容
项目阶段
用印时间
年月日
文件上时间
年月日
用印类别
院章法定代表人章总工程师章院办章合同章
项目经理
（公司）
项目管理部门
（总院）
部门领导
批准人
质量管理部门
院经营部
备案章
批准人：
公司用印的，批准人为公司领导或授权人；总院各部门用印的，批准人为分管院领导。
表5
四川分院工程设计项目进度表
主合同号设计项目名称
阶段
工程名称
前期/方案配合
初步设计
方案审批
施工图设计
施工图审查
施工配合
竣工验收
签订日期
合同总额（万元）
收款总额（万元）
未收款金额（万元）
项目负责人
备注
1
进度
应收款
实际收款
2
进度
应收款
实际收款
3
进度
应收款
实际收款
4
进度
应收款
实际收款
注：
本表实际操作及要求以四川分院经管管理部提供的excel表为准。
表6
合同争议情况报告/备案表
合同名称
签定日期
合同各方当事人
主办单位
经办人
联系电话
合同争议产生原因：
处理意见：
主办单位：
主办单位负责人：
日期：
表7
设计合同结算书
合同编号:
工程名称
发包人
设计人
委托内容
设计阶段
设计工作量主要变化情况
设交
计付
文记
件录
设
计
费
用
结
算
合同总额（万元）
实际完成的合同额（万元）
已付款
1
万元，年月日
2
万余，年月日
3
万元，年月日
4
万元，年月日
5
万元，年月日
余款
（万元）
付款
约定
发包人名称：
设计人名称：
法定代表人：
（签字）法定代表人：
（签字）
委托代理人：
（签字）委托代理人：
（签字）
住所：
住所：
邮政编码：
邮政编码：
联系部门：
联系部门：
电话：
电话：
传真：
传真
表8
设计合同评价表
编号：
所
甲方名称
项目地址
甲方联系人
电话
合同签订日期
合同金额（元）
应付金额（元）
到账金额（元）
应完成设计工作
实际完成设计工作
设计遗留问题
对项目合同实施过程的评价（项目负责人填写）：
针对实施过程中发生的问题采取的措施（项目负责人填写）：
设计所意见
年月日
技术质量部意见
年月日
财务部意见
年月日
经营管理部意见
年月日
分院主管领导意见
年月日
表9
年度合同统计表
填报单位：
序号
合同名称
合同类型
合同签署各方
合同主要履行事项
合同金额（万元）
合同签订日
合同生效日
合同签署后的变更情况
目前履行情况
合同争议情况
已/拟采取的措施
合同文本来源
备注
填报人：
负责人：
填报日期：
表10
中国电子工程设计院合同文档资料目录
项目名称
合同名称
甲方
乙方
丙方
合同额
项目类别
口工程口咨询口设计口其他
合同编号
签订日期
一、合同正式签订前产生的相关资料
资料名称
状态
备注
1
合同相对方的资信调查表
2
授权委托书
单独授权
3
招投标文件及相关资料
电子版刻盘存放
4
中标通知书/委托书
5
合同评审表
6
联合体协议
7
供应方、分包方比选、评价表
8
项目管理责任协议书
9
合同专用章用印审批表
二、合同正式签订后履行过程中产生的相关资料
资料名称
状态
备注
1
合同文本、协议书以及附件等相关资料
2
合同信息登记表
3
4
合同履行情况表
5
竣工验收报告
项目团队人员组成表
表11
设计分包供应商报表
主合同号设计项目名称
序号
中标分包方名称
企业资质
分包内容
招标形式
其他单位投标情况简介
项目负责人确认
备注
表12
规划/咨询/设计合格供方基本情况（表一）
单位名称
类别
□咨询
□设计
□其他
注册地址
注册资金（万元）
单位性质
成立时间
营业执照
营业期限
资质类型
资质等级
资质类型
资质等级
主营业务
法定代表人
职务
技术负责人
职称
专业
员工总数
专业技术
人数
高级职称
人数
中级职称
人数
质量体系
□有□无
安全体系
□有□无
资信情况
□好□一般□较差
与我院合作记录
□初次□半年
□一年□长期
联系电话
传真
电子邮箱
网址
填写：
审核：
批准：
日期：
表13
规划/咨询/设计供方评价（再评价）记录（表四）
供方名称
联系人及电话
地址
网址
资质证书
人力资源
评价内容：
参加评价人员：
评价结果及采取的措施：
记录人/评价人：
年月日
项目经理/项目负责人：
年月日
部门/公司主管领导：
年月日
表14
规划/咨询/设计分包商选择综合评审表（表二十）
项目名称
项目基本情况
潜在分包商名称
分包项目名称
建筑面积
估算价
报价
报价
报价
管理因素评价（好、一般、较差）
技术及管理能力评价（好、一般、较差）
质量因素评价（好、一般、较差）
款项支付条件评价（好、一般、较差）
服务评价（好、一般、较差）
会审意见：
本次询价共向家潜在供应商/分包商发出询价,有家潜在供应商/分包商参加了报价,其中家潜在供应商/分包商的报价有效,根据技术和商务评审意见,经综合评审,各报价潜在供应商/分包商的综合排序如下:
1）
2）
3）
推荐的拟选择供应商/分包商为:
部门/公司领导
采购部门
项目经理
签字
注：
院各单位根据项目具体情况确定评价因素和参加人员。
表15
设计分包合同审批表
评审方式：
□会议□会签□审批编号：
所
主合同名称
主合同编号
分包合同名称
分包合同编号
分包设计供应商名称
付款方式
主合同金额（单位：
元）
主合同签订日期
主合同已收款（元）
分包合同金额（单位：
元）
分包合同付款时限
分包合同评审意见
项目负责人
年月日
设计所
年月日
分院技术质量部
年月日
分院经营管理部
年月日
分院财务部
年月日
审批人
分院主管院长
年月日
表16
分包合同用印单
用印单位
用印人
份数
项目名称
分包合同名
称函件内容
用印时间
年月日
文件上时间
年月日
用印类别
□分院办章□分院合同章
项目负责人
经营
管理部
四川分院主管院长
备注
表17
设计分包合同用印登记表
序号
日期
项目名称
分包合同名称函件内容
用印时间
用印类别
用印人
备注
1
□分院办章□分院合同章
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
表18
设计分包合同文档管理目录
项目名称主合同号
序号
设计分包合同
名称函件内容
分包合同号
分包商名称
设计
单价
设计
总价
签订
日期
经办人
联系
电话
备注
表19
设计分包合同评价表
编号：
所
供方名称
联系人
地址
电话
资质证书
合同金额
评价内容（项目负责人填写）：
升级会员 