费用报销管理制度较实用免费.docx
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费用报销管理制度较实用免费
费用报销管理制度
第一章总则
一、本办法参照《办公性费用审核及报销管理办法》，结合现存组织架构和管理需要制定，自正式下发之日起执行。
二、财务部为费用报销及审核的归口管理部门，负责费用管理办法的解释和修订、审核各项费用报销的合理性、真实性以及具体的费用报销、付款事宜，并对违反本办法的部门或个人进行处罚。
第二章基本原则
一、授权审批原则
借款、预付款及费用报销等财务事项参照**公司分权手册授权审批。
二、费用预算控制原则
1、实行预算包干，对开支超预算定额、进度的实行经济追究机制；
2、“先申请、后支出”，费用支出前应有尽量详细的预算和申请手续，严禁控制预算外、申请额度外和超标准费用的费用开支；
3、进度控制原则：
管理费用严格按时间进度控制，变动制造费用按产量进度控制，杜绝执行过程中以预算总额控制为主的情况；
三、价格核定原则
以招标为主、议价为辅的原则确定供应商及招标价格。
办公用品信息耗材等物资由事业部或管理部集中招标采购；工具备件及相关物资由归口管理部门集中招标采购；采购价格报财务部审批备案后集中采购。
四、及时报账原则
费用报销需及时，避免扎堆报账造成支出事项不明确、求证困难。
延期报账进行相应处罚并打折结算。
第三章费用报销管理办法
一、办公费
办公费包括各部门日常所必需的办公文具、用品（如电话机）的购置费用，报刊杂志、专业书籍、资料订阅费用，以及领用办公设备配件（含维修费）、易耗材料（如纸张、色带、墨盒等）的费用等。
办公文具指办公用的计算器、电池、笔（芯）、墨水、印油、订书机、起钉器、打孔器、笔座、订书针、回形针、文件袋、便笺、信封等，各部门在年度预算总额内控制开支。
各部门应指定专人负责办公用品的领用和发放，并定期提交需求计划由管理部统一组织招标采购，按月与供应商结算。
二、邮政电讯费
邮政电讯费包括各部门日常业务运作需要所发生的电话通话费、电话初装费、文件邮寄费用，不包括互联网上网费、服务器维护费和数据线路租金。
三、汽车费
汽车使用费是专指部门日常业务需要，租用汽车、搭乘的士、地铁所支付的费用，各部门汽车使用费（包括使用长期、临时租车、打的）实行预算总额控制。
临时租车费用报销时应提供租车单（注明发生日期、起止地、起止时间、起止里程、用途等）、路桥费发票（实际用车时间发生的真实票据），用车单上需列明行车地点明细，用车人签单时须核对路线及超额里程数，里程限额以目的地市中心为基点，签章时请注意。
工厂商务车费用，每月按照使用部门予以分摊计入各部门汽车费用。
四、差旅费
差旅费指各部门日常业务中出差所发生的长途交通费、住宿费、伙食费定额补助、市内交通定额补助以及境外出差定额补助等。
按出差地点分为国内出差和境外出差。
1、国内出差
（1）差旅费用实行规定标准报销制。
长途交通费（包括往返机场与出差地或公司办公地的汽车费）实报实销；住宿费在标准内凭住宿发票报销，超支自理；伙食补助和市内交通补助按实际出差天数及补助标准计算，并凭出差期间实际发生的餐饮、交通发票在补贴标准内据实报销。
公车出差与私车公用出差都不再享受市内交通定额补助；员工多人（同性）一同出差，应安排二人间或三人间住宿，住宿费按报销标准的70％执行。
国内差旅费开支标准具体规定参见附件1
（2）经部门负责人批准，员工参加国内各种会议，如会议提供食宿费用的，员工凭会议通知及收费票据报销有关费用，不再报销食宿费用。
（3）员工出差期间发生的业务应酬费应另行张贴并提交费用报销单，并与差旅费同时报销，过期不予报销；出差过程中，每发生一单业务应酬费，按标准扣减一天伙食补助。
（4）新招聘的外地专业人员（只限于事业部招聘外地人员）用于报道的单程路费，特聘人员的行李托运费予以报销，在部门费用开支，其他费用不予报销。
应届毕业生报到时的费用报销按人力资源管理办法执行。
2、境外出差
员工境外（含港、澳地区）出差所发生的差旅费报销标准见附件2。
3、相关规定
（1）出差实行事前申请制度，申请时填写“出差审批表”，注明出差事由、地点、日期、预算申请金额，由部门负责人审批。
其中，预算申请按照报销标准进行控制。
出差人因特殊原因未能事前申请的，应于回公司后三天内补办出差审批手续。
没有经过批准的“出差审批表”，财务部门不予办理报销。
“出差审批表”格式见附件4。
（2）部门联合出差应该按部门分开报销，如果不能分开，必须列清各部门的费用，并由各相关部门出差人和负责人签字确认，否则费用平摊。
（3）每次出差发生的费用只能一次报销，不能分次报销。
五、业务应酬费
业务应酬费指各部门因业务需要而进行公关、接待所开支的必要费用，其内容包括招待用餐、赠送礼品和娱乐活动开支等。
除公司统一组织活动外，禁止部门内部互相请客、送礼。
1、相关规定
（1）业务招待前必需填具“业务应酬费申请单”，写明业务招待事由、就餐人员、就餐地点等事项，并由部门负责人审批，“业务招待费申请表”见附件5。
（2）财务审核时如发现超标准开支和超预算的业务应酬费，超出部分不予报销；发票必须为对应实际业务的真实发票，否则不予报销；业务应酬费用标准见附件6。
（3）报销所需单据包括经部门负责人审批的业务应酬费申请单，业务发生时的真实发票（发票必须有收款单位盖章，分接待地点按面额从小到大的顺序排列，用粘贴单或A4纸粘贴整齐，若某些场所确实不能开具发票则需说明情况，附上该场所收据并用同类同额发票补足）。
六、专项费用
专项费用是指各部门承办业务需要而开支的、具有专门用途的费用。
专项费用按年度预算项目和标准实行单项明细控制，并采用开支前事先申报制度，未纳入年度预算范围内的专项费用，开支前必须按照预算外专项费用进行专项申请。
禁止挪用专项费用预算额度报销部门五项费用。
七、岗位业务费及其他特殊奖励
支出事由根据所贴发票性质填写，不能直接填写“福利费”、“岗位业务费”。
发票，如单据中包含几类发票，需分类填写支出事由，不能笼统归为一类。
发票类别包括办公费、差旅费、邮政电讯费、汽车费（不含业务招待费）。
票据发生日期在半年以内有效。
第四章个人借款
一、个人借款相关规定
1、原则上仅限于出差借款、应届毕业生生活费借款、购车借款；
2、借款时经办人必须填制统一的“借款申请单”，填明借款人、借款事项、还款日期等事项。
3、出差借款：
个人出差借款原则上控制在审定的出差费用预算总额90%以内，出差借款填制“借款申请单”，附上经审批的“出差审批表”（注明还款期限），按程序办理借款；出差人必须于出差返回后7个工作日内填单报销冲账，报销金额不足抵偿借款的，差额必须到财务部归还，由于情况变化，出差被取消，所借款项必须立即归还。
4、生活及特殊困难借款生活费仅限于应届毕业生，借支原则上限额1000元，转正后分两个月归还。
填制“借款申请单”并按程序办理：
借款人申请→管理部审核→财务部审核→总经理审批→借款借支；1000元以上（含）时应将学历证件（毕业证原件）抵押到管理部，然后凭管理部开具的抵押收据到财务部办理借款。
5、专项费用：
为了某个明确目的（因公购物、承办活动、工伤类借款等）而发生的借款，需提供经批准的书面申请及费用明细预算，费用预算要求清楚、合理，申请应注明款项支出专项科目，借款的使用必须做到“专款专用专还”，借款人应在活动结束或费用发生后7日内一次性办理报销冲账手续，并结清该笔借款的余欠款。
6、出国借款：
出国人员借款需附申请报告，报事业部财务总监批准同意后办理借款手续；若为外币借款，应将经审批的申请报告报财务管理部，按其指引办理借款或自购零星外币。
7、购车借款：
购车借款的享受对象为管委会成员；M5或P5职级以上人员；任职一年以上、上年度地区业务销售额超过3000万元、因业务需要经常用车的各地分公司经理等第一负责人；在公司连续任中层职位满两年的主任专员、经理（M3/M4;P3/P4）人员。
购车贷款额度应同时符合以下条件：
（1）贷款额度原则上不应超过实际购买汽车价格的50%；
（2）贷款额度的最高标准为：
管委会成员：
20万元；其他高层/营销业务人员/部分中层人员：
10万元；（3）贷款额的40％，从贷款生效下月起按24个月的月平均还款额标准，从贷款人月度工资中扣回；贷款额剩余60％，从贷款当年度（或贷款生效后最近一次）发放的效益奖金中一次性扣回。
如效益奖金额度不能完全抵扣，则剩余部分从效益奖发放的下月起按12个月的月平均还款额标准，从贷款人月度工资中扣回。
所有在职人员的贷款额度必须在两年内还清，如按以上还款办法未能还清者，须在贷款生效两年期满之日起30日内一次性还清。
其他类型借款原则上不予列支，但如确因业务需要借款的，需填制呈报单，详细说明借款原因及还款期限并经部门负责人、财务部长和总经理签字确认后，到财务部办理相关借款手续。
直接支付给外单位的劳务费、咨询费、广告费、材料费等一律不能以个人借款的形式支付，须由财务部门统一对外付款。
二、借款流程及不（迟）还款责任
1、借款流程
借款人申请→所在部门负责人审批→财务部长审批→工厂总经理审批→出纳付款
2、不（迟）还款责任
（1）严格执行“专款专借、及时报账，清前款借新款”的原则。
旧款未清且无正当理由的，财务部一律不予再借款。
（2）借款时经办人必须填制统一的“借款申请单”，填明还款日期、费用预算和还款方式，财务对其进行逐项审核，并将审核后的“还款日期”备查登记，作为超期处罚的依据；借款人不按时间要求报销冲账和归还借款，从次月起所属单位财务部门将书面通知管理部门从其工资中逐月扣回，并按每月尚欠借款余额从借款日开始按照银行借款利率计收利息。
（3）如由于借款人自动离职等原因形成坏账，审批借款的部门负责人负连带清偿责任，并规定在事实确认后15个工作日内（节假日顺延）清偿。
第五章预付款管理
1、预付款是指因承办某些专项业务，或采购类需预先全部、部分支付款项（后取得结算发票）而形成的款项。
办理预付款必须附相关合同、协议、合约等。
2、款项预付后，对预付款遵循“谁经办，谁跟踪，谁负责”原则管理，经办人应及时索取发票冲账。
预付款逾期1个月未冲账且无正当理由的，如果经财务部催办仍无法取得发票核销预付款，财务部门可对当事人处以100~3000元罚款。
第六章费用报销相关规范
一、单据使用规范
1、借款申请单：
主要用于借款申请；
2、差旅费报销单：
主要用于因公事出差发生费用的报销；
3、支出申报单：
（内部报账）主要用于偿还借款、发票报销、发票冲账；
4、付款申请单：
（对外付款）对外支付的各项款项、根据协议需预付的各款项；
5、粘贴单：
主要用于经办人粘贴各项费用的单据，以便审核和装订。
如为大张发票可使用A4纸（废纸也可）粘贴。
二、费用报销审批流程
1、预算、标准内费用审批、报销流程
经办人→部门负责人审核→费用会计审核→财务部长审核→工厂总经理审批→报销
2、超预算开支、预算外开支、专项费用必须先经申请预算，批准后才能报销
经办人→部门负责人审核→费用会计审核→财务部长审核→工厂总经理审批（→事业部审批）→报销
三、费用报销时间要求
所有费用应于发生之日起七个工作日内报销（出差人员自返回公司之日起计算），每迟报一天按报销金额的1%扣罚，超过2个月的单据报销财务不予受理。
四、费用报销要求
1、国内出差
报销差旅费时应附经审批的出差申请表，并填制“差旅费报销单”。
出差过程中发生的保险费等杂费以及长途交通费、住宿费单据粘贴在“粘贴单”上。
出差地点市内交通费在规定限额内据实报销。
若有公车出差不享受市内交通定额补助。
出差过程中，如发生业务应酬费的，应附上经审批的“业务应酬费申请表”。
出差过程中，每发生一单业务应酬费，按标准扣减一天伙食补助。
2、国外出差
报销国外出差差旅费时应附经MIP流程通过的出差申请表，并填制“差旅费报销单”。
公司派出培训或参展并统一安排住宿的，统一支付住宿费用，并按每天给予200元人民币每天定额补助。
接受客户或合作伙伴邀请，并由对方承担费用的活动不予定额补贴。
所有在国外发生的保险费等杂费以及住宿费、交通费、餐饮费等单据应按时间顺序编号，并根据编号顺序列示费用清单，清单格式见附件3。
3、业务应酬费报销
发生应酬费前应先填“业务应酬费申请表”，并逐级审批。
报销“业务应酬费”时，应如实整理单据并填写“支出申报单”按规定的程序审批，并附上经审批的“业务应酬费申请表”。
礼品、礼金报销时要求有两人或两人以上人员同时经办证明。
4、电话费、邮费报销
必须以电信、联通、邮电等部门开具的有效发票为报销凭证，并据以填制“付款申请单”。
5、办公费报销
采购办公用品应付未付款，填制“付款申请单”。
采购办公用品已付款报销时，应有合法、真实的发票，采购计划、购置申请表或呈报单，收料清单。
各项办公物料由管理部下达文件中规定的部门统一采购，特殊情况下各单位自行采购的应征求归口管理部门（营运与人力资源部）确认、同意。
电脑设备维护原则上应招标确定固定维修商，暂无条件需外出维修并报销的，需附经审批的呈报单及设备使用部门、管理部（信息技术）签名的验收报告（验收报告单格式可由信息技术部门自行拟定）。
各部门所需购买书刊、音像制品报销时需附经审批的购买申请、书刊清单（用于培训的资料费还应有被培训者签收的清单），由管理部确认后，财务审核报销。
6、汽车费报销
在内部用车和向外租车中选择最经济的方式。
汽车费用（油耗、修理、保养、保险、年审、停车、养路等费用）应控制在各单位预算范围内。
7、几项特殊的费用报销
（1）品质认证、鉴定测试费报销：
应附上经批准的鉴定申请报告以及鉴定完成后相关部门的验收报告、对方单位收款通知或发票。
（2）会务费报销：
附会议邀请函副本（外地会议的还应有出差申请表）、会务费发票、收据等。
（3）律师代理费报销：
原则上不予报销律师代理等律师费用。
特殊情况，须单独审批。
（4）短期培训、经理级（含）以上干部委培、资格考试费报销：
附经管理部审批的《外出培训申请表》，毕（结）业证书副本及考试合格证件复印件。
报销额度由管理部制定。
（5）招聘费用报销：
附用人单位确认的招聘计划，以及每次招聘效果专题汇报（含招聘的组织、效果、费用构成），填制“付款申请单”按规定的程序审批。
（6）教师费：
外聘教师费需附聘请报告及费用预算，事后专项报告培训效果，外聘教师费用支出应由对方签收；内部讲师费按人力资源部相关培训文件规定执行，并报管理部、财务部确认。
（7）对外宣传费：
附详细的宣传实施报告和费用预算，事后就宣传效果进行专题书面报告，有劳务费支出的需提供有效的支付凭证。
五、报销发票要求
1、费用报销的票据指报销的原始凭证，包括外来凭证和自制凭证。
外来凭证主要指取得的业务单位发票、收据、结算单及合同、协议等原始凭证；自制凭证是指费用报销单、差旅费报销单、出差审批表、专项费用开支预算申报（请）表等凭证。
2、票据必须真实、合法、完整。
发票、单据的基本要求所有发票应当清晰载明单位名称（公司全称）、金额、开票日期，发票要素填制规范、齐全，发票上必须有开票单位加盖的财务专用章或发票专用章。
如果是收据的，必须是行政事业性收费专用及其他行业专用的、税务部门认可的收据。
除增值税发票外，所有发票的背面都要有经办人的签名和日期。
采购发票的要求发票应当清晰载明单位全称、货物名称、型号规格、单价、大小写合计金额、开票人签名，增值税发票要保持票面清洁，要素填制规范齐全。
2、飞机、车、船票：
日期、地点、票面金额清楚，盖有发票专用章，界线正确（以划界最明显的大写金额为核报金额）；住宿费发票正面必须有出票日期、入住和退房日期、住宿费用项目、单价、总金额等；发票发生时间必须为相应业务期间。
3、若发票遗失，需出具说明并由部门领导签字确认，按照集团管理办法规定扣除所遗失发票金额的5%-20%予以处罚。
六、报销单填写和票据的粘贴要求
所有发票须符合相关法律法规要求，须清晰记明公司全称、金额、开票日期，发票上必须有开票单位的发票专用章和当地税务机关的发票专用章，发票时间不得超过半年。
填写报销单字迹要工整、内容要分项和完整（报销日期、报销部门、报销人姓名、报销内容、大小写金额等）、计算要正确，报销单据上需注明完整的预算项目名称。
不同性质票据（如包含业务费、办公费等）必须分类粘贴，不得混贴。
粘贴的票据必须整洁、平整、规范，以左上角为准，向右、向下厚度均匀；粘贴的票据应保证金额、日期、印戳清晰可见；粘贴的票据不得超出报销单所覆盖的范围，超出部分需裁减或折叠整齐；票据粘贴只许用胶水，不得使用订书钉、别针和回旋针。
单据的粘贴应保证财务人员能够复核报销金额和核实票据的真伪。
发票四周最大不能超过A4纸边缘，增值税发票等有装订孔的发票，请将其边缘掉，发票必须真实、足额，不足者缺少部分不予报销。
其他附件依次按顺序粘贴整齐即可。
发票报账核销预付款或个人借款的，应在相应报销单的右上角注明“核销预付款”或“核销个人借款”字样以及核销金额。
如报账人与借款人不一致，应特别注明“核销××借款”字样，并由被核销借款人确认。
专项费用借款核销需注明借款的项目名称，并冲销对应的专项借款，不得跨专项冲账。
七、费用报销责任界定
1、报销人的责任
报销人对所报销项目的真实性、准确性、及时性负责，单据及附件应合法、完整。
各项报销票证、资料必须齐全并按要求粘贴整齐（发票正面向上、在粘贴单界线内平均摊薄粘贴），否则财务部有权拒绝报销。
2、直接领导的责任
负责审查费用项目申请及批准手续，报销金额是否控制在标准之内。
对所报销项目的真实性、合理性负责。
3、财务审核人员的责任
负责审查单据的合法性、真实性，报销内容是否符合有关标准。
审查报销项目审批手续的完整性。
4、审批者的责任
审批者对报销项目的真实性、必要性、费用总体的合理性负责。
八、处罚办法
1、报销人营私舞弊、弄虚作假，不予报销不真实不合理部分。
对已经报销的，除退回违规报销金额外，同时对报销人予以违规报销金额20%~100%但不低于100元的罚款。
2、直接领导在资料不全、原始凭证不充分、项目不真实的情况下签名准予报销的，对其给予违规报销金额10%~50%但不低于50元的罚款。
3、财务审核人员审核不严使公司造成损失的，对财务审核人员按违规报销金额5%~15%的罚款。
4、审批人对违规报销或审核不严给公司造成的损失承担连带责任。
附件1：
国内差旅费开支标准
附件2：
出国人员差旅费标准
附件3：
国外差旅费费用报销清单
附件4：
出差审批表
附件5：
业务招待费申请表
附件6：
业务应酬费开支标准
附件7：
专项费用开支预算申报（请）表
附件1：
国内差旅费开支标准
（1）国内乘坐交通工具标准
职级
飞机
火车
轮船
高层人员
经济仓
软席
二等仓
中层人员
（M3、P3以上人员，含M3、P3）
空中距离大于1000公里或乘坐火车超过12小时；其他情况下事先报总经理或主管单位负责人批准。
在火车上当天晚上八点以后至次日早晨六点，连续乘车超过10小时者，可以乘坐硬席。
三等仓
其他员工
（指M3、P3以下人员，不含M3、P3）
原则上不予乘坐飞机，因特殊情况乘坐飞机的，须经财务部长和工厂总经理书面批准，否则按乘机费用总额的60％报销
在火车上当天晚上八点以后至次日早晨六点，连续乘车超过10小时者，可以乘坐硬席。
三等仓及以下
说明：
1、原则上不予报销车船、飞机票的订票费用。
如遇特殊情况确实需要发生的订票费用，须提供所属单位负责人签名确认的书面说明方可报销；
2、凡公司派专车出差的员工，不予报销交通费。
（2）住宿费、伙食费及市内交通费，在相应限额内据实报销
（单位：
元/人/天）
出差人
员类别
出差地点
住宿费用标准
伙食费
定额补助
市内交通
定额补助
每报销一单业务应酬费扣减补助标准
长途交通
凭票报销
普通员工
一类地区
200
60
40
60
凭真实发票报销
二类地区
150
60
40
60
经理/部长
所有地区
250
60
40
60
高层人员
所有地区
400
总经理
所有地区
所有费用凭票实报实销
说明：
1、总经理：
公司总裁；高层人员：
公司各职能部/各经营单位负责人及副职人员；
2、一类地区：
北京、上海、深圳三个城市；二类地区：
除一类地区以外的所有地区；
3、当日往返不予报销住宿费，伙食费及市内交通费在60元额度内凭票实报实销；带车出差不享受市内交通费补助，伙食费补助在35元额度内凭票报销；
4、地区等级的计算，是以住宿发票开具的地点作为报销等级，报账时须提供实际出差天数及其当地住宿发票，住宿发票须注明人数、天数、单价等；
5、出差回程日差旅费计算：
返回车船票、机票所注时间或随公司车出差返回时间在22：
00以前，按对应地区半天计算；22：
00以后，差旅费按对应地区全日计算。
出差当日返回者，亦比照办理；
6、随主管单位负责人等高层干部出差的一般员工，其出差费用可按经理/部长级标准报销，但须经相应领导签字批准；
7、出差人员出差期间，除有关联系业务的邮费、电话费、复印费等正常小额经审批后可以报销外，其他开支的一切费用均个人自理，不予报销；
8、以上所有员工差旅费报销时填制的“差旅费报销单”后应附有足够的、真实有效的发票。
附件2：
出国人员差旅费开支标准
（单位：
元/人/天）
出差地点
适用地区
出国人员级别
出差补助
每报销一单业务应酬费扣减膳食补助标准
一类地区
特指：
伊朗、伊拉克、沙特、阿联酋、阿曼、也门、叙利亚。
约旦、以色列
部长、经理级
USD190
USD20
其他员工
USD190
USD20
二类地区
美国、英国、巴黎、彼得堡、莫斯科、东京、大阪、迪拜、及西欧发达国家
部长、经理级
USD160/EUR160
USD30/EUR30
其他员工
USD150/EUR150
USD25/EUR25
三类地区
其他国家和地区（欧元标准适用欧盟国家）包括印度、巴基斯坦、孟加拉。
部长、经理级
USD150/EUR150
USD25/EUR25
其他员工
USD140/EUR140
USD20/EUR20
四类地区
泰国、马来西亚、柬埔寨、越南、缅甸、印尼
部长、经理级
USD110
USD15
其他员工
USD100
USD15
五类地区
香港、澳门地区
部长、经理级
HKD1250
HKD200
其他员工
HKD1000
HKD150
所有地区
所有地区
高层人员
凭票报销
说明：
1、出差定额补助按实际出差天数计算，出差回程日差旅费计算：
返回车船票、机票所注时间在北京时间22：
00以前，按对应地区半天计算；22：
00以后，按对应地区全日计算。
出差补助包括：
膳食补助、交通补助、日常杂费补助；出差人员在出差期间如有业务应酬费发生，每报销一单业务应酬费按标准扣减一天膳食补助。
2、汇率的计算：
以出差日当天外币兑换水单上的汇率为准
3、（同性）一同出差，应安排二人间或三人间住宿，住宿费报销按标准的70%报销。
4、乘坐飞机标准：
限乘经济舱，特殊情况由事业部总裁批准。
5、出差欧盟国家住宿标准及出差补助按欧元标准计算，非欧盟国家，住宿标准及出差补助按美元标准结算。
附件3：
国外差旅费费用报销清单
发票
序号
时间
地点
内容
金额（外币）
汇率
金额
住宿
餐饮
交通
（人民币）
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