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基础会计5

第五章　会计账簿

第一节　会计账簿概述

一、会计账簿的概念和意义

会计账簿是指由一定格式账页组成的，以经过审核的会计凭证为依据，全面、系统、连续地记录各项经济业务事项的簿籍。

设置和登记会计账簿是编制会计报表的基础，是连接会计凭证与会计报表的中间环节。

设置和登记账簿，是加工整理、积累、储存会计资料的一种重要方法，是编制会计报表的基础，是连接会计凭证与会计报表的中间环节，在会计核算中具有重要意义，主要表现在：

二、会计账簿的分类

账簿一般可以按其用途、账页格式和外形特征进行划分。

见下表所示：

分类

内　容

按用途分类

（1）序时账簿。

序时账簿又称日记账，是按照经济业务发生或完成时间的先后顺序逐日逐笔进行登记的账簿。

日记账的特点是序时登记和逐笔登记。

序时账簿通常有两种，普通日记账、特种日记账。

在实际工作中，因经济业务的复杂性，一般很少采用普通日记账，应用较为广泛的是特种日记账。

在我国，大多数单位一般只设现金日记账和银行存款日记账，而不设置转账日记账。

【注意】备查账簿与序时账簿和分类账簿相比，存在两点不同之处：

一是登记依据可能不需要记账凭证，甚至不需要一般意义上的原始凭证；二是账簿的格式和登记方法不同，备查账簿的主要栏目不记录金额，它更注重用文字来表述某项经济业务的发生情况。

（2）分类账簿。

分类账簿按照分类的概括程度不同，又分为总分类账和明细分类账两种。

分类账簿提供的核算信息是编制会计报表的主要依据。

（3）备查账簿。

备查账簿简称备查簿，是对某些在序时账簿和分类账簿等主要账簿中都不予登记或登记不够详细的经济业务事项进行补充登记时使用的账簿。

例如，租入固定资产登记簿、受托加工材料登记簿、代销商品登记簿等。

备查账簿可以由各单位根据需要进行设置。

按账页格式分类

（1）两栏式账簿。

两栏式账簿是指只有借方和贷方两个基本金额栏目的账簿。

普通日记账和转账日记账一般采用两栏式。

（2）三栏式账簿。

三栏式账簿是设有借方、贷方和余额三个基本栏目的账簿。

各种日记账、总分类账以及资本、债权、债务明细账都可采用三栏式账簿。

（3）多栏式账簿。

多栏式账簿是在账簿的两个基本栏目借方和贷方按需要分设若干专栏的账簿。

收入、费用明细账一般均采用这种格式的账簿。

（4）数量金额式账簿。

数量金额式账簿的借方、贷方和余额三个栏目内，都分设数量、单价和金额三小栏，借以反映财产物资的实物数量和价值量。

如原材料、库存商品、产成品等明细账一般都采用数量金额式账簿。

按外型特征分类

（1）订本账。

订本账是启用之前就已将账页装订在一起，并对账页进行了连续编号的账簿。

订本账的优点是能避免账页散失和防止抽换账页；其缺点是不能准确为各账户预留账页。

这种账簿一般适用于总分类账、现金日记账、银行存款日记账。

（2）活页账。

活页账是在账簿登记完毕之前并不固定装订在一起，而是装在活页账夹中。

通常各种明细分类账一般采用活页账形式。

（3）卡片账。

卡片账是将账户所需格式印刷在硬卡上。

在我国，企业一般只对固定资产的核算采用卡片账形式，也有少数企业在材料核算中使用材料卡片。

日记账总分类账、订本账

封面：

内部账页：

举例：

三栏式、活页账

多栏式、活页账

固定资产卡片账

固定资产来源

固定资产编号

制造厂名

固定资产名称

出厂日期

型号规格特征

购建援交日期

计量单位

安装地点

原值（或重置完全价）

￥

附属设备

其中：

安装费

￥

名称规格

数量

单位

金额

原值变动记录

日期

凭证

摘要

增或减金额

变动后金额

　　本卡填一式三份，由企业财会、归口管理、使用部分各设一份

三、会计账簿与账户的关系

账户存在于账簿之中，账簿中的每一账页就是账户的存在形式和载体，没有账簿，账户不能独立存在；账簿序时、分类地记载经济业务，是在账户中完成的。

因此，账簿只是一个外在形式，账户才是其内在真实内容，二者间的关系是形式和内容的关系。

第二节　会计账簿的内容、启用与登记规则

一、会计账簿的基本内容

1.封面。

主要标明账簿的名称，如总分类账、各种明细账、现金日记账、银行存款日记账等。

2.扉页。

主要列明科目索引、账簿启用登记表等。

该表格式参见教材P124。

3.账页。

基本内容包括：

（1）账户的名称（总分类账户、二级账户或明细账户）；

（2）登记账户的日期栏；

（3）凭证种类和号数栏；

（4）摘要栏（简要说明所记录经济业务的内容）；

（5）金额栏（记录经济业务引起账户发生额或余额增减变动的数额）；

（6）总页次和分户页次。

二、会计账簿的启用

启用会计账簿时，应当在账簿封面上写明单位名称和账簿名称，并在账簿扉页上附启用表。

启用订本式账簿应当从第一页到最后一页顺序编定页数，不得跳页、缺号。

使用活页式账页应当按账户顺序编号，并须定期装订成册；装订后再按实际使用的账页顺序编定页码，另加目录，记明每个账户的名称和页次。

三、会计账簿的登记规则

（一）准确完整

为了保证账簿记录的准确、完整，应当根据审核无误的会计凭证登记会计账簿。

登记会计账簿时，应当将会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账内，做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。

每一项会计事项，一方面要记入有关的总账，另一方面要记入该总账所属的明细账。

账簿记录中的日期，应该填写记账凭证上的日期；以自制原始凭证（如发料单、领料单等）作为记账依据的，账簿记录中的日期应按有关自制凭证上的日期填列。

（二）注明记账符号

账簿登记完毕后，要在记账凭证上签名或者盖章，并在记账凭证的“过账”栏内注明账簿页数或画对勾，注明已经登账的符号，表示已经记账完毕，避免重记、漏记。

（三）书写留空

账簿中书写的文字和数字上面要留有适当的空格，不要写满格，一般应占格距的1/2。

（四）正常记账使用蓝黑墨水或碳素墨水

为了保持账簿记录的持久性，防止涂改，登记账簿必须使用蓝黑墨水或碳素墨水书写，不得使用圆珠笔（银行的复写账簿除外）或者铅笔书写。

（五）特殊记账使用红色墨水

在下列情况下，可以用红色墨水记账：

1.按照红字冲账的记账凭证，冲销错误记录；

2.在不设借贷等栏的多栏式账页中，登记减少数；

3.在三栏式账户的余额栏前，如未印明余额方向的，在余额栏内登记负数余额；

4.根据国家统一的会计制度的规定可以用红字登记的其他会计记录。

由于会计中的红字表示负数，因而除上述情况外，不得用红色墨水登记账簿。

（六）顺序连续登记

在登记各种账簿时，应按页次顺序连续登记，不得隔页、跳行。

如发生隔页、跳行现象，应在空页、空行处用红色墨水划对角线注销，或者注明“此页空白”或“此行空白”字样，并由记账人员和会计机构负责人签名或盖章。

（七）结出余额

凡需要结出余额的账户，结出余额后，应当在“借或贷”栏目内注明“借”或“贷”字样，以示余额的方向；对于没有余额的账户，应在“借或贷”栏内写“平”字，并在“余额”栏用“O”表示。

现金日记账和银行存款日记账必须逐日结出余额。

公司名称：

静安公司　　　　　应收账款明细账

（八）过次承前

每一账页登记完毕结转下页时，应当结出本页合计数及余额，写在本页最后一行和下页第一行相关栏内，并在摘要栏内注明“过次页”和“承前页”字样；也可以将本页合计数及金额只写在下页第一行相关栏内，并在摘要栏内注明“承前页”字样，以保持账簿记录的连续性，便于对账和结账。

对需要结计本月发生额的账户，结计“过次页”的本页合计数应当为自本月初起至本页末止的发生额合计数；对需要结计本年累计发生额的账户，结计“过次页”的本页合计数应当为自年初起至本页末止的累计数；对既不需要结计本月发生额也不需要结计本年累计发生额的账户，可以只将每页末的余额结转次页。

第三节　会计账簿的格式和登记方法

一、日记账的格式和登记方法

会计核算中常用的日记账是特种日记账。

特种日记账汇总登记同一类经济业务事项，然后将汇总金额记入分类账，可以减少过账工作，并有利于会计人员分工记账（可以由一个记账人员专门登记某一类经济业务事项），从而提高效率。

常见的特种日记账主要指现金日记账和银行存款日记账。

（一）现金日记账的格式和登记方法

1.现金日记账的格式

现金日记账是用来核算和监督现金每天的收入、支出和结存情况的账簿，其格式有三栏式和多栏式两种。

无论采用三栏式还是多栏式现金日记账，都必须使用订本账。

（1）三栏式现金日记账的格式

特点：

设借、贷、余三栏

登记：

逐日逐笔的进行登记

2.现金日记账的登记方法

现金日记账由出纳人员根据同现金收付有关的记账凭证，按时间顺序逐日逐笔进行登记，并根据“上日余额＋本日收入-本日支出＝本日余额”的公式，逐日结出现金余额，与现金实存数核对，以检查每日现金收付是否有误。

库存现金日记账

（1）记账日期栏，是指记账凭证的日期，应与现金实际收付的日期一致。

（2）凭证号数栏，是指登记入账收付款凭证的种类和编号。

（3）摘要栏，说明登记入账的经济业务的内容。

（4）对方科目。

（5）收入、支出栏。

多栏式现金日记账。

借、贷方分设的多栏式现金日记账的登记方法是：

先根据有关现金收入业务的记账凭证登记现金收入日记账，根据有关现金支出业务的记账凭证登记现金支出日记账，每日营业终了，根据现金支出日记账结计的支出合计数，一笔转入现金收入日记账的“支出合计”栏中，并结出当日余额。

（二）银行存款日记账的格式和登记方法

银行存款日记账是用来核算和监督银行存款每日的收入、支出和结余情况的账簿。

银行存款日记账应按会计主体在银行开立的账户和币种分别设置，每个银行账户设置一本日记账。

银行存款日记账的格式和登记方法与现金日记账相同。

银行存款日记账通常也是由出纳人员根据审核后的银行存款收、付款凭证，逐日逐笔按照先后顺序进行登记。

对于将现金存入银行的业务，由于规定只填制现金付款凭证，不填制银行存款收款凭证，因而这种业务的银行存款收入数，应根据有关现金付款凭证登记。

二、总分类账的格式和登记方法

（一）总分类账的格式

常用格式：

三栏式总分类账（订本账）

格式特点：

设借、贷、余三栏，并在余额栏前设余额方向栏。

登记总分类账的依据：

（3个）第六章做详细讲解。

（1）根据记账凭证逐日逐笔的进行登记

（2）根据科目汇总表汇总进行登记

（3）根据汇总记账凭证进行登记

三栏式总分类账的登记举例

（二）总分类账的登记方法

三、明细分类账的格式和登记方法

明细分类账是根据二级账户或明细账户开设的，通常有：

三栏式、多栏式、数量金额式、横线登记式等。

1.三栏式明细分类账的格式及登记

特点：

设借、贷、余三栏，并在余额前选择余额方向。

适用：

只指供价值指标的核算内容，如债权债务类明细账。

2.多栏式明细分类账的格式及登记

特点：

在借、贷、余三栏中分设专栏进行明细核算。

适用：

只提供价值指标，适用于收入、费用、成本等核算内容。

管理费用明细分类账

年

借　方

月

日

凭证号

摘要

工资及福利费

办公费

差旅费

折旧费

修理费

工会经费

……

合计

贷方

金额

　　3.数量金额式明细分类账的格式及登记

特点：

在借、贷、余三栏中分设单价、数量、金额栏。

适用：

不仅提供价值指标，而且提供数量指标的核算内容，如原材料明细账。

库存商品明细分类账

类别：

　　　　　　　　　　　　　　　库存商品编号：

品名及规格：

　　　　　　　　　　　　储备定额：

存放地点：

　　　　　　　　　　　　计量单位：

年

收入

发出

结存

月

日

凭凭证号

摘要

数量

单价

金额

数量

单价

金额

数量

单价

金额

4.横线登记式明细分类账的格式和登记

横线登记式明细分类账是采用横线登记，即将每一相关的业务登记在同一行，从而可依据每一行各个栏目的登记是否齐全来判断该项业务的进展情况。

这种明细账实际上也是一种多栏式明细账，适用于登记材料采购业务、应收票据和一次性备用金业务。

（二）明细分类账的登记方法

1.根据原始凭证直接登记明细账；

2.根据汇总原始凭证登记明细账；

3.根据记账凭证登记明细账。

不同类型经济业务的明细分类账可根据管理需要，依据记账凭证、原始凭证或汇总原始凭证逐日逐笔或定期汇总登记。

固定资产、债权、债务等明细账应逐日逐笔登记；原材料、库存商品收发明细账以及收入、费用明细账可逐笔登记，也可定期汇总登记。

第四节　对账

在结账之前要做好对账工作。

所谓对账，就是核对账目，定期对账簿、账户记录进行核对。

为了保证账簿所提供的会计资料正确、真实、完整，会计人员在登记账簿时，一定要有高度的责任心，记完账后，还应定期做好对账工作，做到账证相符、账账相符、账实相符。

。

对账工作一般在月末进行，即在记账之后、结账之前进行。

对账是把会计账簿记录的有关数字与库存实物、货币资金、有价证券等的相关资料和情况进行核对，包括与往来单位或者个人进行的相关核对。

一些基础性工作，一般应在平时进行对账。

若遇有特殊情况，比如有关人员因工作调动而办理移交手续之前，或者发生非常事件后，也应随时进行对账。

对账工作的主要内容一般包括账证核对、账账核对和账实核对。

一、账证核对

账证核对就是核对会计账簿记录与原始凭证、记账凭证的时间、凭证字号、内容、金额是否一致，记账方向是否相符。

二、账账核对

账账核对就是核对不同会计账簿之间的账簿记录是否相符。

账账核对的内容包括：

1.总分类账簿有关账户的余额核对。

2.总分类账簿与所属明细分类账簿核对。

3.总分类账簿与序时账簿核对。

4.明细分类账簿之间的核对。

三、账实核对

账实核对就是各项财产物资、债权债务等账面余额与实有数额之间的核对。

造成账实不符的原因是多方面的，如财产物资保管过程中发生的自然损耗；财产收发过程中由于计量或检验不准，造成多收或少收的差错；由于管理不善、制度不严造成的财产损坏、丢失、被盗；在账簿记录中发生的重记、漏记、错记；由于有关凭证未到，形成未达账项，造成结算双方账实不符；发生意外灾害等。

因此，各单位一般需要通过定期的财产清查来弥补这方面的漏洞，保证会计信息的真实、可靠，提高会计主体的管理水平。

账实核对的内容包括：

1.现金日记账账面余额与库存现金数额是否相符。

现金日记账账面余额应于每日终了与现金实际库存数相核对，不准以借条抵充现金或挪用现金，要做到日清月结。

2.银行存款日记账账面余额与银行对账单的余额是否相符。

银行存款日记账的账面余额，应同开户银行寄送会计主体的银行对账单相核对，一般应每月至少核对一次。

3.各项财产物资明细账账面余额与财产物资的实有数额是否相符。

材料、产成品、固定资产等财产物资明细分类账的账面余额，应与实有数量相核对。

4.有关债权债务明细账账面余额与对方单位的账面记录是否相符。

各项应收款、应付款、银行借款等结算款项，以及应交税费等，应定期寄送对账单同有关单位进行核对。

第五节　错账更正方法

账簿记录发生错误，不准涂改、挖补、刮擦或者用药水消除字迹，不准重新抄写，必须按规定方法更正。

（一）划线更正法（又称红线更正法）

适用范围：

划线更正法适用于结账前发现的，记账凭证正确，但在过账过程中发生文字或数字错误的错账。

注意：

如发生结账后的记账凭证正确，而过账错误的，不可以采用划线更正法，而要根据实际情况采用红字更正法或补充登记法。

错账更正方法——划线更正法

更正方法与步骤

更正的方法是：

先将错误文字或数字用单红线划去，表示注销；再在划线的上面用蓝字写上正确的文字或数字，并由记账人员（更正人）及会计机构负责人在更正处盖章，以明确责任。

使用这一方法应该注意的是：

第一、文字错误可只划掉错误的字，数字错误则需划掉整笔数字，不能只划掉其中一个或几个写错的数字。

第二、被划掉的文字或数字仍应清晰可辨，不得涂成模糊一片。

（二）红字更正法

这种方法适用于以下两种情况：

1.记账后在当年内发现记账凭证所记的会计科目错误，从而引起记账错误，采用红字更正法。

更正方法及步骤

1.用红字金额编制一张与原错误记账凭证内容一致的记账凭证，在摘要栏中注明“冲销某月某日第×号记账凭证的错账”，填制日期为错账的更正日期，凭证编号按本日已编凭证顺序编写。

2.用红字金额记入有关账户，以冲销原来的错账。

3.用蓝字编制一张正确的记账凭证，在摘要栏中注明“补记某月某日账”

4.用蓝字登记有关账户，以更正错账。

2.记账后在当年内发现记账凭证所记的会计科目无误而所记金额大于应记金额，从而引起记账错误，采用红字更正法。

更正方法及步骤

填制一张红字金额为正确与错误金额的差额的记账凭证（账户及对应关系均与原记账凭证相同），在摘要栏中注明“冲销某月某日第×号记账凭证多记金额”。

用红字金额登记有关账户，冲销多记金额。

（三）补充登记法

记账后发现记账凭证填写的会计科目无误，只是所记金额小于应记金额时，采用补充登记法。

更正方法是：

将少记的金额用蓝字编制一张与原记账凭证应借、应贷科目完全相同的记账凭证，在摘要栏内写明“补记某月某日第×号记账凭证少记金额”，以补充少记的金额，并据以记账。

更正方法及步骤

填制一张蓝字金额为正确与错误金额的差额的记账凭证（账户及对应关系均与原记账凭证相同），在摘要栏中注明“补记某月某日第×号记账凭证少记金额”。

用蓝字登记有关账户，补记少记金额。

第六节　结账

结账就是在会计期末（如月末、季末、年末）将本期内所有发生的经济业务事项全部登记入账后。

计算出本期发生额和期末余额。

为了了解某一会计期间（月份、季度、、半年度、年度）的经济活动情况，考核经营成果，必须在每一会计期间终结时进行结账。

同时，结账工作也是编制会计报表的先决条件。

结账的内容通常包括两个方面：

一是结清各种损益类账户，并据以计算确定本期利润；

二是结清各资产、负债和所有者权益账户，分别结出本期发生额合计和余额。

结账是在将本期内所发生的经济业务全部登记入账的基础上，按照规定的方法对该期内的账簿记录进行小结，结算出本期发生额合计和余额，并将其余额结转下期或者转入新账。

一、结账的程序

结账一般包括以下程序：

二、结账的种类

需要注意的是，对需要更换新账的，应同时在新账中有关账户的第一行“摘要”栏内注明“上年结转”或“年初余额”字样，并将上年余额记入“余额”栏内。

新旧账有关账户之间转记余额，不必编制记账凭证。

三、结账的方法

（一）对不需按月结计本期发生额的账户，如各项应收、应付款明细账和各项财产物资明细账等，每次记账以后，都要随时结出余额，每月最后一笔余额即为月末余额。

也就是说，月末余额就是本月最后一笔经济业务记录的同一行内余额。

月末结账时，只需要在最后一笔经济业务记录之下通栏划单红线，不需要再结计一次余额。

（二）库存现金、银行存款日记账和需要按月结计发生额的收入、费用等明细账，每月结账时，要在最后一笔经济业务记录下面通栏划单红线，结出本月发生额和余额，在摘要栏内注明“本月合计”字样，并在下面通栏划单红线。

（三）需要结计本年累计发生额的某些明细账户，每月结账时，应在“本月合计”行下结出自年初起至本月末止的累计发生额，登记在月份发生额下面，在摘要栏内注明“本年累计”字样，并在下面通栏划单红线。

12月末的“本年累计”就是全年累计发生额，全年累计发生额下通栏划双红线。

（四）总账账户平时只需结出月末余额。

年终结账时，为了总括地反映全年各项资金运动情况的全貌，核对账目。

要将所有总账账户结出全年发生额和年末余额，在摘要栏内注明“本年合计”字样，并在合计数下通栏划双红线。

（五）年度终了结账时，有余额的账户，要将其余额结转下年，并在摘要栏注明“结转下年”字样；在下一会计年度新建有关会计账户的第一行余额栏内填写上年结转的余额，并在摘要栏注明“上年结转”字样。

即将有余额的账户的余额直接记入新账余额栏内，不需要编制记账凭证，也不必将余额再记入本年账户的借方或贷方。

第七节　会计账簿的更换与保管

一、会计账簿的更换

企业应在每一会计年度结束、新的会计年度开始时，按会计制度规定更换账簿、建立新账，以保持会计账簿资料的连续性。

总账、日记账和多数明细账应每年更换一次。

在新年度开始时，将旧账簿中各账户的余额直接记入新账簿中有关账户新账页的第一行“余额”栏内，并注明方向。

同时，在“摘要”栏内注明“上年结转”字样，将旧账页最后一行数字下的空格，划一条斜红线注销，在新旧账户之间转记余额，不需填制凭证。

部分明细账，如固定资产明细账等，因年度内变动不多，新年度可不必更换账簿。

但“摘要”栏内，要加盖“结转下年”戳记，以划分新旧年度之间的金额。

备查账簿可以连续使用。

新旧账簿有关账户之间的结转余额，无须编制记账凭证。

二、会计账簿的保管

年度终了，各种账户在结转下年、建立新账后，一般都要把旧账送交总账会计集中统一管理。

会计账簿暂由本单位财务会计部门保管一年，期满之后，由财务会计部门编造清册移交本单位的档案部门保管。

为了保证在需要时可以迅速查阅，以及各种账簿的安全和完整，各种账簿应当按年度分类归档、编造目录，妥善保管。