Office基本操作教程.docx

1、Office基本操作教程Office基本操作教程Office基本操作 第一章:基础知识 1、美国徽软公司开发的办公集成软件 Word 文字处理 Excel 电子表格 2、Word的启动与退出 ,1,启动: 方法一、双击桌面Word图标 方法二、开始/程序 方法三、选择Word图标点击鼠标右键在弹出的菜单中选择打开, ,2,、退出 方法一、Alt+F4 方法二、双击系统图标, 方法三、单击关闭按钮, 3、Word xp视窗 ,1,、标题栏 作用:显示系统图标文件名称等, 操作:双击实现“最大化”与“还原”间切换拖动实现窗口移动, ,2,、菜单栏 作用:包含应用程序所有功能, 操作:1、打开菜单项

2、 方法一、鼠标单击 方法二、Alt+对应字母 2、自定义菜单项 方法:选择工具/自定义出现对话框 选择“命令”选项下的内置菜单用鼠标拖拉菜单即可添加/删除菜单, 3、工具栏 操作:1、拖动实现位置移动,可移动到作何位置, 2、显示 隐藏工具栏 方法一:“视图”/工具栏单击勾选相应项目, 方法二:右击菜单栏/工具栏空白处 4、标尺栏 作用:段落缩进、边距调整、表格行/宽 高等调整, 垂直 水平 操作:1、度量单位的改变 工具/选项/常规 2、显示/隐藏 方法一:视图/标尺 5、工作区:用户编辑文档的地方, 6、状态栏:显示当前操作状态插入点位置信息等, 7、任务窗格:及时提供操作需要的命令等也可

3、自得选择任务窗格内容, 操作:1、显示和隐藏, 选择“视图”菜单在弹出的菜单勾选任务窗格则显示反之隐藏, 2、切换窗格内容, 点击任务窗格中的三角形可弹出菜单选择相应内容, 8、文档的操作 a、新建 方法一:文件/新建 方法二:Ctrl+N 方法三:点击工具栏上的新建按钮, b、打开 方法一、文件/打开 或Ctrl+O键 方法二、点击工具栏上打开按钮, 在打开对话框中 指定文件所在文件夹指定文件名, 指定打开形式单击打开右边的向下三角形按钮以只读方式打开只能对文档进行查看不能进行更改,以副本方式打开在包含源文件的文件夹中创建文件的一个新副本, C、保存 普通保存 方法一:文件/保存 或Ctrl

4、+S 方法二:点击工具栏上保存按钮, 在保存对话框中设定保存位置指定文件名指定保存类型, 注:以上保存执行首次后现保存对话框不现出现如需另存或查看保存情况须执行“文件”/“另存为” 自动保存 为了防止意外的死机或断电造成数据丢失让计算机每隔一段时间自动执行保存命令, 方法:工具/选项/保存选项卡 勾选设置自动保存时间间隔多少分钟, 安全性 功能:设置打开权限密码:无密码则无法打开文档, 设置修改权限密码:无密码将无法将修改文档保存在硬盘中, 设置方法:1、工具/选项/安全性 2、在保存文件对话框中单击“工具”/安全选项 9、文档常用编辑 ,1,、选中 方法:鼠标 任意区域拖动 句:Ctrl+单

5、击任意位置 行:行前单击 段:行前双击 整篇:任意行前三击/Ctrl+任意行前单击 Ctrl+A全选 ,2,、删除 方法:a、选中 b、Del/退格 注:如欲删除已输入新文本内容可直接选中删除内容后输入因为“工具”/“选项”/“编辑”选项卡中 键入内容替换所选内容处于自动选取状态, C、移动 方法:1、拖动 2、剪贴板:剪切、定位、粘贴 d、复制 方法一:Ctrl+鼠标拖动 方法二:剪切板:复制、定位、粘贴 10、文本及特殊符号的输入 文本 默认方向:水平:由左而右 两端对齐 垂直:由上而下 靠上对齐 段落“按Enter产生 手动换行,不产生新段落,Shift+Enter Shift+4:中文

6、状态下显示人民币符号, Shift+6:中文状态下显示省略号, “”:中文状态下显示顿号, “”:中文状态下显示书名号, 即点即输:工具/选项/编辑下选中即点即输,只有在页面视图web版式中有效, 特殊符号 方法“插入/符号” 插入公式 方法:插入/对象/microsoft公式3.0 第二章:字符格式化 一、字符格式化的三种方法 方法一、菜单 选中文字内容点击“格式”/“字体”弹出对话框, 字体选项卡 中西字体 ,默认宋体五号字, 字型:加粗、倾斜、加粗倾斜, 字号:磅值表示法,着重号:对应字符加下点, 方法二、工具栏按钮, 方法三、快捷键的使用, 加粗 Ctrl+B 倾斜 Ctrl+I 下划

7、线 Ctrl+U 上标 Shift+Ctrl+= 下标 Ctrl+= 撤消 Ctrl+z 二、字符大小写 方法:选中字符 格式/更改大小写, 小写:选中字符都以小写显示, 词首字母大写:每个单词首字母大写, 三、中文版式格式/中文版式, 1、拼音指南 2、带圈字符 3、纵横混排 4、双行合一 5、合并字符, 四、查找与替换, 查找:用于查找文档中指定字符或指定格式的字符, 替换:用于以指定字符替换文档中符合条件的字符或以指定格式替换文档中符合特定条件的字符的格式, 方法:查找 编辑/查找,Ctrl+F) 指定查找字符查找 指定查找字符格式:单击高级/格式 查找下一处符合条件的字符:查找下一处,

8、 指定查找范围:单击高级/全部/向上/向下, 替换,Ctrl+H) 编辑/替换 指定替换对象 指定替换结果字符, 指定替换结果字符的格式:单击高级/格式, 五、字符格式的查看和复制 1、查看 格式/显示格式 2、复制 方法:格式刷 双击格式刷:多次复制按ESC键退出格式刷状态, 单击格式刷:单击复制后光标自动恢复原状, 第三节:段落格式化 一、段落格式化 1、缩进:段落各行与页左、右边距之间的距离, 方法一:标尺 首行缩进:光标所在或选中各段的首行缩进控制, 悬挂缩进:光标所在或选中各段的首得之外各行缩进, 左缩进:光标所在或选中各段的所在行左端缩进, 右缩进:光标所在或选中各段的所有行右端缩

9、进, 方法二:对话框 格式/段落/缩进与间距 左缩进 右缩进 特殊格式:首行缩进 悬挂缩进 方法三:工具栏按钮 视图/工具栏/格式 点击增加缩进量:减少缩进量按钮 间距 段间距 格式/段落/缩进与间距 段前距 段后距 行距 格式/段落/缩进与间距 单倍1.5倍 2倍 最小值 固定值 固定值与最小值的区别 行距指定为一定宽度的最小值时当行中学符增大时行距随之变化而设为固定值时行距值永远不因行中字符的变化而调整, 3、对齐方式 ,1,、对齐方式的类型 左对齐:段落中各行沿页面左边距处向右分布, 两端对齐:段落中各行两端与页面左右距对齐, 居中:段落中各行沿页面边距中点线对齐, 右对齐:段落中各行从

10、页面右边距处向左分布, ,2,、设置 方法一、工具栏按钮点击对应按钮, 方法二、快捷键 Ctrl+L 左对齐 Ctrl+E 居中 Ctrl+J 两端对齐 Ctrl+R 右对齐 Ctrl+Shift+D 分散对齐 方法三、对话框 格式/段落/缩进与间距/对齐方式 二、项目符号和编号 ,1,、自动项目符号使用 方法一、* 空格/输入文字 ,退格消除或再击回车, 方法二、格式/项目符号和编号 方法三、点击工具栏中的对应按钮, ,2,、自动编号使用 方法、“1、文字”回车或1.文字 注:以上两项功能的前提为:工具/自动更正选项/键入时自动 勾选自动项目符号, 勾选自动编号列表, ,3,、编号的自定义

11、格式/项目符号和编号/编号 选择已有编号类型或单击自定义 设置符号/编号类型 设置位置 文字位置设置 确定 三、首字下沉 作用:使选中段落中首字放大并下沉或悬挂段前, 操作:选中段落或光标定位于段中 格式/首字下沉 设置下沉类型:下沉或悬挂 下沉行数设置 下沉字符字体设置 注:大纲视图不可以设首字下沉, 四、边框和底纹 1、边框 方法一、对话框 ,1,、选中段落 ,2,、格式/边框和底纹 ,3,、对话框 边框类型设置 框线线型设置 框线粗细设置 框线类型:上、下、左右 应用范围:段落、文字 方法二、工具栏按钮,视图/工具栏/表格和边框, ,1,、选中段落 ,2,、在工具栏选择线型 ,3,、设置

12、线条粗细 ,4,、在工具栏上选择线条颜色, ,5,、在工具栏上选择外框线, 2、底纹 方法一、对话框 选中段落 格式/边框和底纹/底纹 选择底纹色及灰度 应用范围:段落文字 方法二、工具栏按钮 选中文字对象单击底纹颜色按钮,表格和边框工具栏, 五、分栏 1、分栏方法 选中栏段落或节 格式/分栏 设置分栏数目 设置栏宽与栏间距 栏宽相等若不选中可分别设置各栏分隔线选中则栏间出现一竖线, 2、平衡栏高度 方法一、强制截栏 定位于截断处 插入/分隔符/分栏符 方法二、在文档最后插入空段落符号选取该符号之处的文档执行分栏命令 第四讲 图文混排 一、文本框 1、文本框的创建 ,1,、方法一:插入/文本框

13、/横排/竖排 方法二:单击绘图工具栏中的横排/竖排按钮, ,2,、单击文档区或在文档区拖拉绘制, ,3,、输入文字 2、文本框的编辑 ,1,、大小 方法一:拖动八个控制点 ,2,、位置 方法一、拖动文本框 ,3,、形状:选中文本框,单击框线, 点击绘图按钮/改变自选图形/选择新的形状, ,4,、填充及线条色 方法一、点击填充颜色按钮,绘图/工具栏中, 点击线条颜色按钮 方法二、“文本框格式”对话框 3、文本框格式对话框 选中文本框 格式/文本框 颜色与线条选项卡 填充:选择颜色及透明度, 线条:设置线条颜色、虚实、线型、粗细, 大小选项卡 尺寸和旋转:高、宽、精确设定及旋转角度, 缩放:按百分

14、比对高、宽缩放不影响其中文字, 锁定纵横比:选中该项上述缩放及尺寸将保持不变的高宽比例, “版式”选项 环绕方式:五种基本环绕方式 嵌入型:文本框或图形以插入点处一个字符的位置出现可用鼠标直接拖动但影响行高。 四周型:文本框图片的边界框外允许文字环绕, 紧密型:文字环绕在文本框或图片的轮廓四周, 衬于文字下方:文本框或图片放在文字下方选取时要使“绘图”工具栏中斜向箭头按钮处于按下状态单击 浮于文字上方:是最适于编辑文本框或图片的版式, 水平对齐方式 水平左对齐 右对齐 居中 其他 高级 “图片位置”选项卡 水平、垂直、对齐方式 选项:图片随文字移动 “文字环绕”选项卡 增加两种文字环绕方式:穿

15、越型、上下型 环绕文字:距正文、设图片或文本框与环绕文字的间距 “文本框”选项卡 内部边距:设置内部文字与文本框上下左右距离, 勾选Word在自选图形中自动换行, 勾选自动调整自选图形以适应文本, 自选图形 1、创建 方法一:插入/图片/自选图形 方法二:单击绘图工具栏“自选图形”按钮 在文档区拖动或单击 2、添加文字 右击/添加文字/编辑文字 3、格式设置 选中自选图形用鼠标右键点击外框在弹出的对话框中选择 设置自选图形格式, 4、美化 阴影:单击阴影样式按钮然后选择阴影样式, 三维效果:单击三维效果样式按钮然后再选择三维效果样式, 图片、艺术字 艺术字:插入/图片/艺术字 选择艺术字类型

16、图片:插入/图片/来自文件 文档中的特殊的输入 一、超级链接,有颜色和下划线的文字或图形单击后可转向另一个位置, 1、创建 ,1,、链接到其他文档 选中链接文字或图形 插入/超链接,Ctrl+K) 对话框:选择链接目标文件 单击屏幕提示:设置屏幕提示文字, ,2,、链接到本文档 在文档中设置书签 插入/书签 选中链接文字或图形 插入/超链接 对话框:选择“本文档中位置” 单击书签按钮在书签列表中选择, 设置屏幕提示, 2、编辑超链接 选中链接文字或图片 右击/编辑超链接:重置超链接目标, 右击/删除超链接:去除链接属性, 二、自动更正 1、作用:对单词、符号、中文文本或图形进行指定的更正省去大

17、量重复性的操作, 2、自动更正项目的创建 工具/自动更正项目/自动更正选项卡, 3、自动更正项目的创建, ,1,、停止自动更正 方法一:单击自动更正智能标记按钮在弹出的菜单中选择停止自动更正 方法二:打开自动更正对话框, 选择目标项目, 点击删除按钮, ,2,、改回原输入文本 方法一:单击智能标记按钮弹出对话框选择改回至, 方法二:Ctrl+Z 方法三:单击工具栏上的撤消按钮, 三、拼写和语法 1、作用:对文档中英语单词汉字的拼写与语法进行检查减少错误率, 2、设置:方法一、工具/选项/拼写和语法选项卡, 方法二、工具/拼写和语法或按F7键弹出对话框, 注:红色波浪线表示拼写的错误, 绿色表示

18、语法错误, 若要跳过检查可点击忽略按钮 , 样式 一、样式 一组预先设定的格式集合使用时可直接套用到文字段落上用户可以定义自已的样式以节省设定各种文档格式的时间, 1、样式的分类 字符 段落 2、样式的创建 方法一:1、格式/样式 2、单击新样式对话框,任务窗格, 3、样式的应用 方法一:选中文本或光标定位于文本中 格式/样式与格式/选择样式名 方法二:选中文本单击工具栏中格式窗格 4、样式的编辑 格式/样式与格式在任务窗格中找到样式名 单击样式名后的三角形按钮 在对话框中修改样式相关信息, 表格 一、表格的创建 方法一:“表格”菜单 表格/插入/表格 在对话框中输入行列数 固定列宽:列宽不随

19、内容窗口变化 随内容变化:列宽随内容变化, 随窗口变化:列宽随页边距变化,不是显示窗口, 确定 方法二:“插入表格”按钮 单击工具栏上插入表格按钮 在模拟框中拖动鼠标选择行列数, 方法三:手动绘制 “表格和边框”工具栏 二、表格的编辑 ,1,、选择 方法一:“表格/选择/表格/行/列/单元格 方法二:鼠标 整行:在行前空白处单击, 整列:在列上方空白处单击, 单元格:在单元格左框线上单击,单个, 直接拖动多个单元格,多个, 整个表格:单击单元格左上角 ,2,、插入 行 在表格中插入 光标定位插入位置 表格/插入/行/在上方/在下方 在表格底部插入 方法一:光标置于右下角单元格按Tab键, 方法

20、二:光标置于下侧插入点/表格/插入/行 列 ,1,、在表格中插入 光标定位插入位置 表格/插入/列/在左/在右 ,2,、在表格右部插入 方法:光标置于右侧段落之前/插入/列/在左 3、单元格 ,1,、光标定位插入位置 ,2,、表格/插入/单元格 注:多行、多列、多个单元格的插入操作, 选中插入位置相邻的同数量行、列、单元格后再执行“表格”/插入 三、删除 ,1,、行/列 选定行/列,单行或多行, 表格/删除/行/列 ,2,、单元格 选定 表格/删除/单元格 ,3,、表格 表格/删除/表格 选中表格击退格键 四、移动 ,1,行/列 拖动 方法一:选中/方法二:剪切,粘贴 ,2,、单元格 方法一:

21、选中、整个单元格 五、复制 方法一:Ctrl+拖动 方法二:复制+粘贴 表格调整 一、调整大小:拖动右下角方框 二、移动位置:拖动左上角 三、表格的折分及合并 1、折分 方法一:选中一个或多个单元格 单击工具栏上折分单元格按钮 方法二:选中一个或多个单元格 表格/折分单元格 2、合并 方法一:选中两个或单元格, 单击合并单元格按钮, 方法二:选中两个或多个单元格 表格/合并单元格 行高和列宽 1、行高 方法一、拖动行线 方法二、拖动垂直标尺 方法三、“表格属性”对话框 表格/表格属性/行选项卡 注:最小值:行高将会随内容调整变化, 固定值:行高值不会随行内容变化, 2、列宽 方法一:拖动列标志

22、,水平标尺, 方法二:“表格属性”对话框 表格/表格属性/“列”选项卡 表格/表格属性/列选项卡 绘制斜线表头 方法:,1,光标置于表格中, ,2,表格/绘制斜线表头 指定斜线头样式 表格框线 1、表格框线 ,1,、选中表格区域 ,边框和底纹/边框 2,、格式/选择线型 选择线色 设置线条粗细 设置外框,上/下/左/右/外/内, 注:也可以通过工具栏按钮设置 2、表格内文字对齐方式 选中单元格区域的文字 3、单击工具栏按钮选择对齐方式 注:水平对齐方式的调整可以用文本对齐按钮或”表格/表格属性/单元格 4、表格自动套用格式 ,1,选中表格 “表格/表格自动套用格式或单击按扭,表格和边框工具栏中

23、, 选择样式 指定样式应用范围 首行 首列 末行 末列 表格中公式与运算 1、排序 方法一:选中列单击升序或降序按钮,表格和边框工具栏, “表格/方法二:选中列排序” 2、求和 方法一:点击自动求和按钮 注:“自动求和按扭”可自动求其左侧,Left)或上侧,Above)单元格内数值求和当上侧左侧单元格都有数值时以上方单元格为求和对象所以在实际应用中若一列中每个单元格都要求相应左侧单元格之和时则应从最下方单元格依次向上求。 方法二:公式 ,1,定位列目标单元格 ,2,“表格/公式” 输入以“=”开头的公式,行列分别以数字字母表达, “粘贴函数”单击下拉按扭选择函数 常用函数如下:SUM,求和,

24、MAX,最大值, MIN,最小值, AVERAGE,求平均值, COUNT,计数, 注:在Word表格中的行和列分别可以用数字和字母来表示若要求不连续单元格的值时各个单元格之间用“”分隔,若是连续单元格则用“:”分隔 如:A1 B1 C1 D1 A2 B2 C2 D2 A3 B3 C3 D3 页面设置 一:页面设置对话框 方法一:“文件/页面设置” 方法二:双击标尺空白处 1、“页边距”选项卡 上/下/左/右边距 装订线位置及尺寸 纸张方向:横向/纵向 2、“纸张”选项卡 纸张大小设置或自定义 3、“版式”选项卡 页眉和页脚,奇偶页不同、首页不同、页眉页脚高度, 垂直对齐方式:顶端、底端、居中

25、、两端 二、页眉和页脚 作用:重复出现在文档每一个页面的页眉、页脚位置可以文字、图片自动图文集等还可设置奇偶页不同与首页不同。 1、设置方法: “视图/页眉与页脚” 插入各种内容 奇偶页不同:打开“页面设置”对话框在“版式”选项卡中勾选 2、切换 ,1,页眉与页脚 方法一:点击在页眉页脚之间切换按钮 方法二:上下方向键 ,2,页眉/页脚与文档 方法一:双击页眉/页脚 方法二:点击页眉/页脚面板上的关闭按扭 三、打印预览 方法一:文件/打印预览 方法二:点击工具栏上“打印预览”按钮 注:在打印预览状态中也可以进行正常编辑但需要注意的是要把放大镜状态处于取消状态, 打印设置 方法一:文件/打印 方

26、法二:Ctrl+P 方法三:点击工具栏上的“打印”按钮 Excel基本操作 1、Excel功能 2、启动与退出 3、相关概念 ,1,、工作薄:一个Excel文件扩展名为XLS默认名为Book1, ,2,、工作表:工作薄中相对独对区域一个工作薄最多可包含255个工作表,通常为3个, 一个工作表中有256列 AIV 一个工作表中有65536行 165536 ,3,、单元格:用来写数据信息是构成工作表的基本单位, 4、认识Excel窗口 ,1,、标题栏 ,2,、菜单栏 ,3,、工具栏 ,4,、编辑栏 名称框:显示活动单元格名称, 编辑框:用来显示输入和编辑活动单元格的数据, 5、工作区 行、列标志

27、网络线,工具/选项/视图/网络线、勾选显示、反之隐藏, 6、状态栏 二、编辑 ,一,、选取 方法一:鼠标 单个:单击 连续:拖动或Shift键辅助选择, 不连续:按Ctrl键辅助选择 , 整行:单击行标志, 整列:单击列标志, 方法二:键盘 1、活动单元格上下左右用方向键, 方法三:使用名称框 1、连续引用:以冒号连接首尾单元格 如:A1:B4 2、不连续引用:以逗号连接首尾单元格 如:A1B4 ,二,、移动和复制单元格数据 ,三,、插入和删除单元格整行或整列 ,四,、合并单元格,工具栏上合并及居中按钮, 三、输入内容 每个单元格容量:0255个字符 文本溢出:隐藏 数字溢出:#,输入数值位数大于所在列的宽度, 对齐方式:文本靠左 数字靠右 1、文本输入 中文字符 英文字符 字符与数字组合 字符型数字:方法一:前面加单引号“ ” 方法二:格式/单元格/数字/文本 2、数字 09 负数:以“”开头或以括号表示 分数:以分数前加一个零和空格 3、日期与时间 日期 格式:年/月/日或年月日 默认当前日期:CTRL+, 时间: 分为24小时,22:00,和12小时制,10:00, 默认当前时间:CTRL+SHIFT+, 4、批注,提示信息, ,1,方法:光标定位于单元格中 “插入/批注” ,2,批注显示方式 “工具/选项/视图” ,3,改变批注形状,同文本框, ,4,编辑批注