旅馆管理系统用户操作说明手册.docx
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旅馆管理系统用户操作说明手册
玖玖连锁酒店管理系统
用户操作说明手册
说明书约定
本说明书对一些格式、规范作了约定，操作者应该熟悉以下约定，方便对说明书内容的理解。
格式约定：
项目
表述方式
实例
项目名
【】
在玖玖系统的窗口中有很多需要用户输入内容的项目如【房价码】、【房类】等。
窗口
『』
『快速登记』，表示快速登记是一个窗口。
功能按钮
<>
单击<保存>，表示单击显示为“保存”的功能按钮。
多级菜单
点击菜单名1—菜单名2，打开『』
点击预订—散客预订，打开『散客预订』窗口，表述的意思为单击主菜单预订下的子菜单散客预订。
注释框
注释框中的内容是提示用户的操作
提示用户选择“房号对应的单选框”。
注意信息
【注意】
对于需要引起注意或补充的内容加以说明。
附注：
本说明书仅供参考，可能因版本不同，有所差异，请以实际所用软件为准。
第1章系统基础
§1.1基础概念
玖玖连锁酒店管理系统是一个功能齐全、操作简便、覆盖酒店各部门职能的前后台一体化集成系统，它适用于经济快捷连锁型酒店，能迅速、快捷的处理酒店的基本管理业务。
根据功能模块主要划分为预定、接待、收银、商品管理、客房中心、档案管理、夜审管理、信息查询、报表中心、系统维护等。
在房态主单，可以完成大部分主要管理业务，包括预定、接待、收银等。
每个功能菜单都有相对应的子功能菜单按钮，它们每一项都和业务操作功能密切相连，因此熟悉这些功能菜单是掌握本系统操作的基础。
预订：
散客预订、预订列表、可用房分析、档案管理、会员管理；
接待：
散客登记；
收银：
账务列表、入账、账务查询；
商品管理：
基础设置、商品管理、库存管理、查询统计；
客房中心：
房态管理、拾物遗失登记、租赁/借用管理；
夜审管理：
夜审；
信息查询：
实用工具；
报表中心：
收款报告单、房租入账报表、当天凌晨房入账报表、当日进出房费报表、加收当日房费、宾客明细账、退房挂账宾客明细账、试算平衡表、收银员收入报告；
系统维护：
查看门店信息、编辑门店信息、部门管理、操作员管理、销售员设置、角色管理、按钮权限管理、工具栏设置、消费类型维护、调整理由维护、营业代码维护、系统日志、我的资料、密码修改；
酒店管理软件涉及到许多酒店专用术语。
了解这些术语，有助于我们更好的理解和掌握、应用此系统。
●班别：
为便于交班统计，根据上班情况，系统将班次分为早班、中班、晚班、夜班。
操作员在进入系统时，根据实际情况选择班别。
●工号：
系统工号与实际工号有区别。
在系统中每个工号是唯一的，不可设置重复，并且设置好后不可进行修改。
●密码：
密码长度至少6位，支持字母与数字。
输入时区分字母的大小写。
进入酒店管理系统的初始密码是系统维护人员分配的，操作员使用初始密码（6个8）进入系统后，可以对密码进行修改。
●主单：
也称房态主单，大部分业务都可以在房态主单完成。
●帐号：
帐号是客人帐单的计算机代号，它由计算机自动产生。
通常是散客账户：
帐号名
第1位
2－7位
8－11位
举例
散客&成员帐号
F
年（第2-3位）、月（第4－5位）、日（6－7位）
流水号
F1008230005
帐号命名规则表
●房类：
是房间类型代码，一般由字母构成，维护人员可在维护中定义。
如可使用“SR”表示为单人间；定义“TR”表示为双人间。
●房价：
房间的实际卖价。
目前玖玖全国统一价为99。
§1.2主单介绍
房态主单是玖玖旅馆的前台人员操作的主界面。
大部分的业务操作都可以在房态主单完成。
图1-1
房态图标包含着许多信息。
如图
图1-2
1、房号
2、房类
3、姓名
4、保密
5、余额
6、房间说明
7、将到，用R标识
8、联房，用U标识
9、租赁，用B标识
10、将离，用向右箭头标识。
将鼠标移到指定房号上，会悬浮显示该房间的概要信息。
图1-3
§1.3基本标识
§1.3.1宾客状态
主单状态反映一个客人的信息在酒店中所处的状态，本系统对客人的不同状态用专门的字母表示，具体见下表。
状态
状态含义
备注
R
预订状态
基本状态
I
当前在住
O
本日结帐
D
昨日结帐
N
订房不到，误点取消的预订
其他状态
S
临时挂帐（退房未结帐）
X
客人要求删除的预订
表1-1
宾客状态流转图
图1-4
§1.3.2客房状态
对于每种房间类型系统允许最多使用三个大写字母来表示。
常用以下符号来表示不同的房间类型。
房态
含义
VC
空净房（VacantClean）
VD
空脏房（VacantDirty）
OC
住净房（OccupiedClean）
OD
住脏房（OccupiedDirty）
OO
维修房（Outoforder）
HU
自用房（Houseuse）
表1-2
房态流转图
图1-5
§1.4基础操作
§1.4.1登录
打开网页，输入访问地址，直接进入门店系统登录界面。
门店代码为门店的唯一标识编码，由总部统一分配。
班次为早班、中班、晚班、夜班，用户根据实际情况选择。
用户名与密码由系统维护人员设置，默认密码为“888888”。
每次打开登录界面，系统会随机生成一个验证码。
图1-6
为了能更好的使用系统，建议使用IE7.0以上的版本，并在1024*768的分辨率下进行浏览，同时开启Cookies与JavaScript功能。
用户可以勾选“检测浏览器信息”的复选框，即可查看相关的信息。
图1-7
用户选择班次，输入用户名、密码、验证码。
点击<登录>，即可登录到主界面。
图1-8
用户第一次登录系统后，请尽快修改密码。
点击系统维护—密码修改，打开『密码修改』窗口，进入密码修改界面。
输入旧密码与新密码，点击<修改>，成功修改密码。
图1-9
图1-10
点击红框内图标，弹出退出提示框。
选择<退出>，退出主界面，回到登录界面。
图1-11
§1.4.2房态查询
可以根据楼层、房类查询房态。
点击红框内的“1”，房态图显示1楼的所有房间。
图1-12
点击红框内的，房态图显示所有SR（单人间）的房间。
图1-13
点击红框内的，显示所有的OC房。
图1-14
【注意】:
支持楼层、房类、房态标识组合查询。
§1.5公共信息
主要是查询日期与时间。
点击信息查询—实用工具—万年历，打开『万年历』窗口，可查看日期。
图1-15
点击信息查询—实用工具—世界时间，打开『世界时间』窗口，可查看目前的各地时间。
图1-6
第2章预订接待
§2.1快捷主单
在繁忙的业务中，前台工作人员可以在快捷主单进行操作，以节省时间，提高效率。
§2.1.1预订
在快捷主单处填写预订客户信息（姓名为必填项）。
点击<保存>，成功预订。
同时生成账号、预订号、会员号。
押金金额也自动生成，玖玖默认为200。
图2-1
§2.1.2入住
入住有两种情况。
一种是通过预订，然后来入住。
一种是直接上门入住。
1）预订转入住。
如客人通过预订来入住。
点击标签页【预订】，可查看预订简略信息。
双击可选取、也可以通过【查询】来找到预订客人。
前台【快查】功能支持客户姓名、手机号、会员号、预订房号、预订人姓名等条件查询。
点击<查询>，弹出快速查询界面。
图2-2
图2-3
双击该客人的预订记录，跳转到快捷主单界面，同时带出预订客人信息。
双击房号框，弹出排房界面。
根据客人要求，检索出所需房间。
选择要入住的房间，点击<确定>。
图2-4
【注意】：
预订如果有排房要求（房态特征），在排房的时候要求会自动带出。
如图。
图2-5
返回到快捷主单，填写完整信息（包括身份证、地址、是否协议客户、特殊要求、渠道、是否保密等）。
确认信息无误后，点击<入住>。
同时系统提示打印入住押金单。
图2-6
图2-7
【注意】：
入住后宾客状态即发生变化。
押金变成宾客余额。
此时房态变为在住状态颜色，将鼠标移到对应房态图标，显示该房间的住客信息与房态信息。
图2-8
【注意】：
客户有时有不同的保密需求，可以选择不同的保密级别。
房态图会显示保密标识。
如图：
保密-1为免打扰，保密-2为免查询，保密-3为免打扰+免查询。
图2-9
2）登记入住
如果客人是直接上门入住，在快捷主单输入客人信息，选择入住房间，直接点击<入住>。
既可成功入住。
如已有宾客档案，在输入姓名后，按“Tab”键，自动弹出宾客档案查询界面。
图2-10
如果是多人同时入住，可按住ctrl键，鼠标左键点击选择要入住的房间，右键选择快速入住。
图2-11
在弹出的快速入住界面，填写信息。
点击<入住>。
此时默认为联房。
可不选。
图2-12
§2.1.3联房
如果是同行或者有联系的客人，为了账务处理的方便，一般都会进行联房处理。
选择要联房的一个房间，右键点击选择“联房处理”，进入联房界面。
图2-13
图2-14
通过房号、姓名、账号、状态等查询条件可以查询出要联房的房间。
在检索列表处选择点击<加入>按钮，账号增加到联房信息栏下，如图所示。
点击<保存>，即成功联房。
联房后账务列表就可以进行关联，方便结账。
图2-15
联房后，账务主单处，客户列表增加相应的客人。
图2-16
§2.1.4同住
同住用于解决一个房间住多个客人的情况（通常客人之间相互认识）。
选择房间，右键点击选择“同住”。
图2-17
在下方输入同住人员信息，如果该人员是已有宾客档案，则会弹出宾客档案查询界面。
点击“+”，带出该宾客的信息。
图2-18
点击<增加>。
同住人员增加到同住栏。
选择支付模式后，点击<保存>。
图2-19
进入账务处理，此时同住的客人处于同一个房号下。
图2-20
【注意】：
房价支付模式有两种，分别为一人支付（费用由当前选中客人承担）和平均支付（费用由双方平均分担。
）
§2.1.5续住
选择在住房间，右键点击选择<宾客续住>，进入续住界面，默认续住天数为1天，付款方式为现金押金，金额为100元。
点击<确定>，续住成功，系统自动会弹出打印续住押金单。
图2-21
续住后，天数、离期发生变化。
如图所示。
图2-22
§2.1.6换房
选择要换出的房间，按住鼠标左键，拖动到换入房间。
换入房必须为空房。
方框处为换出人员列表。
可以勾选。
点击<确定>，成功换房。
换出房间变成VD房（空脏房）。
图2-23
§2.1.7租赁
选择要租赁的房间，在快捷主单处点击<租赁>；或在房态图标右键点击选择<宾客租赁>。
进入租赁界面。
图2-24
选择租赁类别，在物品信息栏中选择要租赁的物品，并输入借用量。
在复选框打勾，点击<加入>，物品添加到租赁记录。
在复选框打勾，点击下方的<租赁>按钮，租赁成功。
图2-25
租赁后，如果没有归还，在结账的时候，系统会自动弹出结账提醒，告知操作人员必须先收回租赁物品，才能结账。
图2-26
§2.2预订
§2.2.1散客预订
点击预订—散客预订，打开『散客预订』窗口。
图2-27
【房类】：
单人间（SR）、双人间（TR）。
【来期、离期、天数】：
来期默认为当天时间，入住天数默认为一天，离期默认为第二天13点。
【最大/小房数】：
在入住期间，旅馆能提供的最少、最多的房间数量。
【特征】：
房间特征，在入住的时候可通过预订时的特征为客人排房。
填写预订人的姓名、手机号码（在预订主单中，姓名、手机都为必填项）。
如果已有宾客档案，填写姓名后，自动弹出此界面。
选择该宾客，关闭选择。
带出相应的手机号、会员，选择排房要求。
图2-28
点击<更多信息>的标签按钮，右下角打开“更多信息”。
可填写更完整的预订信息。
图2-29
在订房数处输入需要订的房间数、特征。
点击<保存>，预订成功。
图2-30
【注意】：
在房源紧张的时候，可在登记预订的时候点击<订房锁定>按钮，锁定后，该房被锁定，其他渠道无法操作。
§2.2.2预订列表
点击预订—预订列表，打开『散客预订』窗口。
图2-31
输入查询条件（来期、渠道、类型、查询条件），点击<查询>，可以查找出相应结果。
（查询条件处可输入姓名、手机、账号、房号）。
图2-32
选择不同的复选框，列表处出现不同的结果。
支持多复选框查询。
图2-33
选择不同的标签栏，显示不同的信息。
图2-34
双击预订栏，进入散客入住主单。
可以查看预订客人的主要信息和附加信息。
主要信息包括档案信息、入住信息、相关信息、特要信息。
图2-35
修改完信息，点击<存盘>保存。
点击<入住>，可以直接由预定转入住。
入住后状态从R变成I。
同住、续住功能与快捷主单的功能一样。
在这里就不累述。
图2-36
§2.2.3可用房分析
点击预订—可用房分析，打开『可用房分析』窗口。
输入房类、时间段等分析条件，点击分析，出现如图所示。
图2-37
§2.2.4档案管理
档案是酒店关于客人、单位、订房中心、团队的信息汇总，包括基本信息、住店历史、当前预订、房价折扣等。
1）新建个人档案
点击进入档案管理—新建个人档案，打开『新建个人档案』窗口，可以新增个人档案。
点击<更多信息>，可以添加更详细的宾客资料。
添加完成后，点击<保存>。
自动生成档案号与该门店的门店号。
同时档案上传到总部。
图2-38
2）新建集体档案
点击进入档案管理—新建集体档案，打开『新建个人档案』窗口，可以新增集体档案。
集体档案分为团队、单位、中介三种类型。
选择对应的档案类型，填写完整信息，点击<保存>。
图2-39
点击进入档案管理—宾客档案查询，打开『宾客档案查询』窗口，输入检索条件，点击<查询>，检索出所需的宾客档案。
图2-40
点击<↑>，展开高级查询条件。
.图2-41
点击进入档案管理—投诉记录，打开『投诉记录』窗口，输入查询条件，点击<查询>，可检索出投诉记录。
图2-42
前台会记录每次投诉，点击<新建>，弹出新建投诉界面。
点击宾客姓名的“
”，选择投诉宾客，带出宾客档案号。
填写完整信息。
点击保存既可。
图2-43
项目：
卫生问题、服务问题、房屋设施。
投诉渠道：
自主系统、网站投诉、400投诉、门店、其他投诉。
等级：
A级、B级
性质：
可以处理、超出酒店处理范围。
发出人意见：
投诉人的意见。
3）点击进入档案管理—关系维护，打开『关系维护』窗口，
图2-44
§2.2.5会员管理
点击预订—会员管理，打开『会员管理』窗口。
输入查询条件（会员号、电话、身份证、姓名），检索出会员。
会员状态分为注销、激活、未激活、休眠。
图2-45
§2.3散客入住
散客入住也可在主单里面进行。
入住有两种情况。
一种是通过预订，然后来入住。
一种是直接上门入住。
§2.3.1预订转入住
进入预订列表，双击要入住的预订客户。
进入详细主单。
详细主单可以查看主要信息、附加信息、账务处理、日志查询。
可在详细主单完善宾客信息（包括房号、渠道、来源、预定类型等），点击<存盘>保存，也可以点击<入住>，直接入住。
图2-46
§2.3.2登记入住
点击接待—散客登记，打开『散客登记』窗口。
图2-47
填写详细的信息，黑体字为必填项。
点击<存盘>，即可成功入住。
第3章财务处理
§3.1快速结账
在退房高峰期时，可在快捷主单进行快速结账。
双击要结账房间，在快捷主单处点击<快结>。
进入快速结账界面。
图3-1
结账简单流程
1、选择付款方式
2、收款后点击入账，待结账务入账归零，同时自动结账。
3、结账时自动打印账单。
在结账前，首先确认款项是否准确。
根据结账时间不同，加收不同的房费。
【注意】：
加收房费标准：
13点前结账不加收，13点—18点结账加收半天，18点后结账加收全天。
付款金额与待结金额一样，点击<入账>，待结财务入账为零，并成功结账。
此时房态由住房变成VD房（空脏房）。
图3-2
如果客人租赁了物品未及时归还，在结账的时候，点击<快结>，系统自动出现结账提醒。
点击<归还>。
再进入结账界面。
图3-3
固定费用是每日额外固定增加的费用，比如电脑使用费。
选择房间，点击快捷主单下的<固定费>，进入固定费用管理界面。
选择固定费用项目，填写金额，时间等信息，点击<增加>，固定费用列表处增加一列。
确认后可点击<保存>。
图3-4
§3.2主单处理
§3.2.1查询
点击进入收银—账务列表，打开『账务列表』窗口。
可以通过多种查询条件进行查询。
点击红框的更多信息图标，弹出更多查询条件。
图3-5
可以选择多个复选框进行查询。
如图，账务列表处显示“在住”和“预定”的所有列表。
图3-6
§3.2.2主单
选择一个账户，点击<查看主单>，
图3-7
在主单处，可以进行修改、入住、同住、续住等操作。
在第二章“预订接待”里有详细阐述相关功能，这里就不累述。
图3-8
§3.2.3入账
选择账务，点击<账务处理>，进入账务处理主界面。
图3-9
账务主界面分为四个部分。
左上侧为基本资料，账务所属宾客的基本信息。
左下侧为账务信息，包括有效明细、所有明细、分类汇总、借贷汇总。
默认标签页为有效明细。
右上侧为宾客列表，账务包含的宾客账号，以及联房的宾客账务。
右下侧为快捷按钮，客房处理的一些功能快捷按钮。
点击<入账>，进入到入账界面。
入主帐：
即入费用。
选择项目编号、填写金额、数量等，点击<入账>。
图3-10
入明细账：
点击左上角的标签页，进入小商品明细账。
查找出需入账的小商品，点击<→>，小商品添加到入账菜单，输入数量、折扣、服务费等信息，点击<入账>。
图3-11
§3.2.4冲账
如果账单录入错误，可以进行冲账。
选择账单，点击<冲账>,系统提示是否确定冲账。
账务被冲账后，在有效明细处消失，可在所有明细处查看到。
图3-12
冲账必须同时满足本人本天本班次，才可进行。
如果不同时满足，点击<冲账>，就会出现提示，如图。
图3-13
§3.2.5调整
如果账务出错，在无法冲账的情况下，我们可以进行账务调整。
如图，客人国内电话打了8块钱，收银人员输错，输入了10块钱。
第二天发现错误。
此时需进行调整。
图3-14
选择该账单，点击<调整>，进入账务调整界面。
在金额处输入需要调整账务的同等负数金额（此时输入-10），点击<入账>。
图3-15
入账后，生成一份调整入账单。
不影响要调整的账单。
只是对冲金额。
图3-16
对冲后，再输入正确的一笔账单。
点击<入账>，调整完成。
图3-17
图3-18
§3.2.6转账
我们可以把账务转给他人，由他人来付账。
点击<转账>，弹出账单转账界面。
图3-19
点击<…>，选择转账目标，可以根据主单类型和宾客状态查询出需转账目标。
图3-20
选择目标后，可以进行明细转账和汇总转账。
明细转账是每笔账都以明细转过去，汇总转账是转的账单汇总成一份转过去。
图3-21
转账后，在对方的账务主单里能看到明细。
LT表示“转账”。
图3-22
§3.2.7联房结账
点击<联房>，进入联房设置界面。
在检索列表处选择联房账户，点击<加入>，加入到联房信息栏。
图3-23
联房后，账务主单右侧客户列表处就出现联房信息。
账务管理，有助于结账的准确和便捷。
图3-24
§3.2.8结账
付款金额与待结金额一样，点击<入账>，待结财务入账为零，并成功结账。
图3-25
在实际业务后，客人有时候会部分结账。
比如只结房费或者餐费。
如图，勾选要结账的账单，点击<结账>，进入部分结账界面。
确认无误。
点击<入账>即可。
图3-26
如果是联房账户，可以一起结账。
勾选要一起结账的联房账户，明细账务处显示联房的账务明细。
结账操作与普通客人结账一样。
图3-27
【注意】：
联房账户，结账其中一个账户，其他联房账户也自动结账。
§3.2.9撤销结账
如果结错帐，可以撤销结账。
点击<结账>，勾上需要撤销的账号，点击<确定>即可。
图3-28
§3.3入账
点击进入收银—入账，打开『入账』窗口。
默认标签页为“入主帐”。
点击姓名处的“…”，选择入账的客人。
图3-29
选择宾客后，点击确定，带出该宾客基本信息。
填写入账信息，点击<入账>。
账务信息添加到账务单中。
图3-30
§3.4账务查询
账务查询功能提供的是账务信息的综合处理，它可以查询如费用、冲账、调整账、优惠账等，也可以根据各种不同的条件来查询，输入的条件越多，查询的结果越精确。
由于其中的选项较多，所以它可以完成非常复杂的查询。
点击进入“收银—账务查询”界面。
输入查询条件，点击<查询>，显示查询信息。
查询条件分为快捷查询、常用查询、高级查询。
图3-31
快捷查询：
位于界面的左侧。
方便前台人员操作，设置的查询功能。
常用查询：
位于界面的上方的常用查询条件。
用户：
工号，用于输入查询对象的工号，如要查询操作员A的费用，则在此输入A的工号。
系统默认为空白，表示选择所有操作员。
班别：
班别，用于限制查询班次，可以是早班、中班等，系统默认为“所有”。
数据源：
数据源，系统提供多种数据源，分上日、本日、结账、操作者可以根据需要选择适合的数据源，系统默认为所有账务。
账号：
若只需查询某个账号的账务，在此输入账号即可。
房号：
用于查询某个房间的账务。
高级条件：
高级条件查询是在常用条件的基础上作进一步的筛选，可以选择费用码、付款码、转账方式等，一般前台操作人员只需了解即可。
第4章小商品管理
§4.1基础设置
§4.1.1仓库设置
点击基础设置—仓库设置，打开『仓库设置』窗口。
仓库的信息一般包括仓库号、仓库名称、备注。
输入查询条件，点击查询，可检索出对应结果（支持模糊查询）。
图4-1
新建：
点击<新建>，在弹出的新建界面中，输入仓库名称和备注，点击<保存>，自动生成仓库号。
图4-2
修改：
选择仓库栏，点击<修改>，在弹出的修改仓库界面修改名称或者备注，修改完点击<保存>即可。
删除：
选择仓库栏，点击<删除>，系统弹出提示框“确定删除选中的么？
”选择<确定>，成功删除。
图4-3
§4.1.2类别设置
设置商品类别，点击基础设置—类别设置，打开『类别设置』窗口。
图4-4
新建：
点击<新建>，在弹出的新建界面中，填写类型名称、所属类别、备注、点击<保存>。
如图，所属类别为空，类别为根类别。
所属类别为商场商品，为商场商品的子类别。
图4-5
修改：
选择类别栏，点击<修改>，在弹出的界面修改信息，完成后点击<保存>。
删除：
选择商品栏，点击<删除>，系统弹出提示框“确定删除选中的么？
”选择<确定>，成功删除。
图4-6
§4.1.3商品设置
点击基础设置—商品设置，打开『商品设置』窗口。
输入查询条件，点击<查询>，检索出结果。
图4-7
新建：
点击<新建>，在弹出的新建界面中，输入商品详细信息。
商品编号是流水号，修改人是操作员，修改时间为当前时间，自动生成，无法修改。
填写名称、价格、规则、分类、状态等信息，点击<保存>，新建成功。
图4-8
修改：
选择商品栏，点击<修改>，在弹出的修改商品界面修改商品信息，修改完点击<保存>即可。
删除：
选择商品栏，点击<删除>，系统弹出提示框“确定删除选中的么？
”选择<确定>，成功删除。
图4-9
§4.2商品管理
商品管理主要是对商品使用产生的账目进行入账、结账、暂记、查询、冲账、销单等操作。
§4.2.1商品入账
点击进入商品管理—商品入账，打开『商品入账』窗口。
图4-10
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