旅馆管理系统用户操作说明手册.docx

1、旅馆管理系统用户操作说明手册玖玖连锁酒店管理系统用户操作说明手册说 明 书 约 定本说明书对一些格式、规范作了约定，操作者应该熟悉以下约定，方便对说明书内容的理解。格式约定：项 目表述方式实 例项 目 名【】在玖玖系统的窗口中有很多需要用户输入内容的项目如【房价码】、【房类】等。窗 口 快速登记，表示快速登记是一个窗口。功能按钮单击，表示单击显示为“保存”的功能按钮。多级菜单点击菜单名1菜单名2，打开点击预订散客预订，打开散客预订窗口，表述的意思为单击主菜单预订下的子菜单散客预订。注 释 框注释框中的内容是提示用户的操作提示用户选择“房号对应的单选框”。注意信息【注意】对于需要引起注意或补充的

2、内容加以说明。附注：本说明书仅供参考，可能因版本不同，有所差异，请以实际所用软件为准。第1章系统基础1.1基础概念玖玖连锁酒店管理系统是一个功能齐全、操作简便、覆盖酒店各部门职能的前后台一体化集成系统，它适用于经济快捷连锁型酒店，能迅速、快捷的处理酒店的基本管理业务。根据功能模块主要划分为预定、接待、收银、商品管理、客房中心、档案管理、夜审管理、信息查询、报表中心、系统维护等。在房态主单，可以完成大部分主要管理业务，包括预定、接待、收银等。每个功能菜单都有相对应的子功能菜单按钮，它们每一项都和业务操作功能密切相连，因此熟悉这些功能菜单是掌握本系统操作的基础。预订：散客预订、预订列表、可用房分析

3、、档案管理、会员管理；接待：散客登记；收银：账务列表、入账、账务查询；商品管理：基础设置、商品管理、库存管理、查询统计；客房中心：房态管理、拾物遗失登记、租赁/借用管理；夜审管理：夜审；信息查询：实用工具；报表中心：收款报告单、房租入账报表、当天凌晨房入账报表、当日进出房费报表、加收当日房费、宾客明细账、退房挂账宾客明细账、试算平衡表、收银员收入报告 ；系统维护：查看门店信息、编辑门店信息、部门管理、操作员管理、销售员设置、角色管理、按钮权限管理、工具栏设置、消费类型维护、调整理由维护、营业代码维护、系统日志、我的资料、密码修改；酒店管理软件涉及到许多酒店专用术语。了解这些术语，有助于我们更好

4、的理解和掌握、应用此系统。 班 别：为便于交班统计，根据上班情况，系统将班次分为早班、中班、晚班、夜班。操作员在进入系统时，根据实际情况选择班别。 工 号：系统工号与实际工号有区别。在系统中每个工号是唯一的，不可设置重复，并且设置好后不可进行修改。 密 码：密码长度至少6位，支持字母与数字。输入时区分字母的大小写。进入酒店管理系统的初始密码是系统维护人员分配的，操作员使用初始密码（6个8）进入系统后，可以对密码进行修改。 主 单： 也称房态主单，大部分业务都可以在房态主单完成。 帐 号：帐号是客人帐单的计算机代号，它由计算机自动产生。通常是散客账户：帐号名第1位27位811位举例散客&成员帐号

5、F年（第2-3位）、月（第45位）、日（67位）流水号F 1008230005帐号命名规则表 房 类：是房间类型代码，一般由字母构成，维护人员可在维护中定义。如可使用“SR”表示为单人间；定义“TR”表示为双人间。 房 价：房间的实际卖价。目前玖玖全国统一价为99。1.2主单介绍房态主单是玖玖旅馆的前台人员操作的主界面。大部分的业务操作都可以在房态主单完成。图1-1房态图标包含着许多信息。如图图1-21、房号 2、房类3、姓名4、保密5、余额6、房间说明7、将到，用R标识8、联房，用U标识9、租赁，用B标识10、将离，用向右箭头标识。将鼠标移到指定房号上，会悬浮显示该房间的概要信息。图1-31

6、.3基本标识1.3.1宾客状态主单状态反映一个客人的信息在酒店中所处的状态，本系统对客人的不同状态用专门的字母表示，具体见下表。状态状态含义备注R预订状态基本状态I当前在住O本日结帐D昨日结帐N订房不到，误点取消的预订其他状态S临时挂帐（退房未结帐）X客人要求删除的预订表1-1宾客状态流转图图1-41.3.2客房状态对于每种房间类型系统允许最多使用三个大写字母来表示。常用以下符号来表示不同的房间类型。房 态含 义VC空净房 (Vacant Clean)VD空脏房 (Vacant Dirty)OC住净房 (Occupied Clean)OD住脏房 (Occupied Dirty)OO维修房 (O

7、ut of order)HU自用房 (House use)表1-2房态流转图图1-51.4基础操作1.4.1登录打开网页，输入访问地址，直接进入门店系统登录界面。门店代码为门店的唯一标识编码，由总部统一分配。班次为早班、中班、晚班、夜班，用户根据实际情况选择。用户名与密码由系统维护人员设置，默认密码为“888888”。每次打开登录界面，系统会随机生成一个验证码。图1-6为了能更好的使用系统，建议使用IE7.0以上的版本，并在1024*768的分辨率下进行浏览，同时开启Cookies与JavaScript功能。用户可以勾选“检测浏览器信息”的复选框，即可查看相关的信息。图1-7用户选择班次，输入

8、用户名、密码、验证码。点击，即可登录到主界面。图1-8用户第一次登录系统后，请尽快修改密码。点击系统维护密码修改，打开密码修改窗口，进入密码修改界面。输入旧密码与新密码，点击，成功修改密码。图1-9图1-10点击红框内图标，弹出退出提示框。选择，退出主界面，回到登录界面。图1-111.4.2房态查询可以根据楼层、房类查询房态。点击红框内的“1”，房态图显示1楼的所有房间。图1-12点击红框内的，房态图显示所有SR（单人间）的房间。图1-13点击红框内的，显示所有的OC房。图1-14【注意】:支持楼层、房类、房态标识组合查询。1.5公共信息主要是查询日期与时间。点击信息查询实用工具万年历，打开万

9、年历窗口，可查看日期。图1-15点击信息查询实用工具世界时间，打开世界时间窗口，可查看目前的各地时间。图1-6第2章预订接待2.1快捷主单在繁忙的业务中，前台工作人员可以在快捷主单进行操作，以节省时间，提高效率。2.1.1预订在快捷主单处填写预订客户信息(姓名为必填项)。点击，成功预订。同时生成账号、预订号、会员号。押金金额也自动生成，玖玖默认为200。图2-12.1.2入住入住有两种情况。一种是通过预订，然后来入住。一种是直接上门入住。1）预订转入住。如客人通过预订来入住。点击标签页【预订】，可查看预订简略信息。双击可选取、也可以通过【查询】来找到预订客人。前台【快查】功能支持客户姓名、手机

10、号、会员号、预订房号、预订人姓名等条件查询。点击，弹出快速查询界面。图2-2图2-3双击该客人的预订记录，跳转到快捷主单界面，同时带出预订客人信息。双击房号框，弹出排房界面。根据客人要求，检索出所需房间。选择要入住的房间，点击。图2-4【注意】：预订如果有排房要求（房态特征），在排房的时候要求会自动带出。如图。图2-5返回到快捷主单，填写完整信息（包括身份证、地址、是否协议客户、特殊要求、渠道、是否保密等）。确认信息无误后，点击。同时系统提示打印入住押金单。图2-6图2-7【注意】：入住后宾客状态即发生变化。押金变成宾客余额。此时房态变为在住状态颜色，将鼠标移到对应房态图标，显示该房间的住客信

11、息与房态信息。图2-8【注意】：客户有时有不同的保密需求，可以选择不同的保密级别。房态图会显示保密标识。如图：保密-1为免打扰，保密-2为免查询，保密-3为免打扰+免查询。图2-92）登记入住如果客人是直接上门入住，在快捷主单输入客人信息，选择入住房间，直接点击。既可成功入住。如已有宾客档案，在输入姓名后，按“Tab”键，自动弹出宾客档案查询界面。图2-10如果是多人同时入住，可按住ctrl键，鼠标左键点击选择要入住的房间，右键选择快速入住。图2-11在弹出的快速入住界面，填写信息。点击。此时默认为联房。可不选。图2-122.1.3联房如果是同行或者有联系的客人，为了账务处理的方便，一般都会进

12、行联房处理。选择要联房的一个房间，右键点击选择“联房处理”，进入联房界面。图2-13图2-14通过房号、姓名、账号、状态等查询条件可以查询出要联房的房间。在检索列表处选择点击按钮，账号增加到联房信息栏下，如图所示。点击，即成功联房。联房后账务列表就可以进行关联，方便结账。图2-15联房后，账务主单处，客户列表增加相应的客人。图2-162.1.4同住同住用于解决一个房间住多个客人的情况（通常客人之间相互认识）。选择房间，右键点击选择“同住”。 图2-17在下方输入同住人员信息，如果该人员是已有宾客档案，则会弹出宾客档案查询界面。点击“+”，带出该宾客的信息。图2-18点击。同住人员增加到同住栏。

13、选择支付模式后，点击。图2-19进入账务处理，此时同住的客人处于同一个房号下。图2-20【注意】：房价支付模式有两种，分别为一人支付（费用由当前选中客人承担）和平均支付（费用由双方平均分担。）2.1.5续住选择在住房间，右键点击选择，进入续住界面，默认续住天数为1天，付款方式为现金押金，金额为100元。点击，续住成功，系统自动会弹出打印续住押金单。图2-21续住后，天数、离期发生变化。如图所示。图2-222.1.6换房选择要换出的房间，按住鼠标左键，拖动到换入房间。换入房必须为空房。方框处为换出人员列表。可以勾选。点击，成功换房。换出房间变成VD房（空脏房）。图2-232.1.7租赁选择要租赁

14、的房间，在快捷主单处点击；或在房态图标右键点击选择。进入租赁界面。图2-24选择租赁类别，在物品信息栏中选择要租赁的物品，并输入借用量。在复选框打勾，点击，物品添加到租赁记录。在复选框打勾，点击下方的按钮，租赁成功。图2-25租赁后，如果没有归还，在结账的时候，系统会自动弹出结账提醒，告知操作人员必须先收回租赁物品，才能结账。图2-262.2预订2.2.1散客预订点击预订散客预订，打开散客预订窗口。图2-27【房类】：单人间（SR）、双人间（TR）。【来期、离期、天数】：来期默认为当天时间，入住天数默认为一天，离期默认为第二天13点。【最大/小房数】：在入住期间，旅馆能提供的最少、最多的房间数

15、量。【特征】：房间特征，在入住的时候可通过预订时的特征为客人排房。填写预订人的姓名、手机号码(在预订主单中，姓名、手机都为必填项)。如果已有宾客档案，填写姓名后，自动弹出此界面。选择该宾客，关闭选择。带出相应的手机号、会员，选择排房要求。图2-28点击的标签按钮，右下角打开“更多信息”。可填写更完整的预订信息。图2-29在订房数处输入需要订的房间数、特征。点击，预订成功。图2-30【注意】：在房源紧张的时候，可在登记预订的时候点击按钮，锁定后，该房被锁定，其他渠道无法操作。2.2.2预订列表点击预订预订列表，打开散客预订窗口。 图2-31输入查询条件（来期、渠道、类型、查询条件），点击，可以查

16、找出相应结果。(查询条件处可输入姓名、手机、账号、房号)。图2-32选择不同的复选框，列表处出现不同的结果。支持多复选框查询。图2-33选择不同的标签栏，显示不同的信息。图2-34双击预订栏，进入散客入住主单。可以查看预订客人的主要信息和附加信息。主要信息包括档案信息、入住信息、相关信息、特要信息。图2-35修改完信息，点击保存。点击，可以直接由预定转入住。入住后状态从R变成I。同住、续住功能与快捷主单的功能一样。在这里就不累述。图2-362.2.3可用房分析点击预订可用房分析，打开可用房分析窗口。输入房类、时间段等分析条件，点击分析，出现如图所示。图2-372.2.4档案管理档案是酒店关于客

17、人、单位、订房中心、团队的信息汇总，包括基本信息、住店历史、当前预订、房价折扣等。1）新建个人档案点击进入档案管理新建个人档案，打开新建个人档案窗口，可以新增个人档案。点击，可以添加更详细的宾客资料。添加完成后，点击。自动生成档案号与该门店的门店号。同时档案上传到总部。图2-382）新建集体档案点击进入档案管理新建集体档案，打开新建个人档案窗口，可以新增集体档案。集体档案分为团队、单位、中介三种类型。选择对应的档案类型，填写完整信息，点击。图2-39点击进入档案管理宾客档案查询，打开宾客档案查询窗口，输入检索条件，点击，检索出所需的宾客档案。图2-40点击，展开高级查询条件。.图2-41点击进

18、入档案管理投诉记录，打开投诉记录窗口，输入查询条件，点击，可检索出投诉记录。图2-42前台会记录每次投诉，点击，弹出新建投诉界面。点击宾客姓名的“”，选择投诉宾客，带出宾客档案号。填写完整信息。点击保存既可。图2-43项目：卫生问题、服务问题、房屋设施。投诉渠道：自主系统、网站投诉、400投诉、门店、其他投诉。等级：A级、B级性质：可以处理、超出酒店处理范围。发出人意见：投诉人的意见。3）点击进入档案管理关系维护，打开关系维护窗口，图2-442.2.5会员管理点击预订会员管理，打开会员管理窗口。输入查询条件(会员号、电话、身份证、姓名)，检索出会员。会员状态分为注销、激活、未激活、休眠。图2-

19、452.3散客入住散客入住也可在主单里面进行。入住有两种情况。一种是通过预订，然后来入住。一种是直接上门入住。2.3.1预订转入住进入预订列表，双击要入住的预订客户。进入详细主单。详细主单可以查看主要信息、附加信息、账务处理、日志查询。可在详细主单完善宾客信息（包括房号、渠道、来源、预定类型等），点击保存，也可以点击，直接入住。图2-462.3.2登记入住点击接待散客登记，打开散客登记窗口。图2-47填写详细的信息，黑体字为必填项。点击，即可成功入住。第3章财务处理3.1快速结账在退房高峰期时，可在快捷主单进行快速结账。双击要结账房间，在快捷主单处点击。进入快速结账界面。图3-1结账简单流程1

20、、选择付款方式2、收款后点击入账，待结账务入账归零，同时自动结账。3、结账时自动打印账单。在结账前，首先确认款项是否准确。根据结账时间不同，加收不同的房费。【注意】：加收房费标准：13点前结账不加收，13点18点结账加收半天，18点后结账加收全天。付款金额与待结金额一样，点击，待结财务入账为零，并成功结账。此时房态由住房变成VD房（空脏房）。图3-2如果客人租赁了物品未及时归还，在结账的时候，点击，系统自动出现结账提醒。点击。再进入结账界面。图3-3固定费用是每日额外固定增加的费用，比如电脑使用费。选择房间，点击快捷主单下的，进入固定费用管理界面。选择固定费用项目，填写金额，时间等信息，点击，

21、固定费用列表处增加一列。确认后可点击。图3-43.2主单处理3.2.1查询点击进入收银账务列表，打开账务列表窗口。可以通过多种查询条件进行查询。点击红框的更多信息图标，弹出更多查询条件。图3-5可以选择多个复选框进行查询。如图，账务列表处显示“在住”和“预定”的所有列表。图3-63.2.2主单选择一个账户，点击，图3-7在主单处，可以进行修改、入住、同住、续住等操作。在第二章“预订接待”里有详细阐述相关功能，这里就不累述。图3-83.2.3入账选择账务，点击，进入账务处理主界面。图3-9账务主界面分为四个部分。左上侧为基本资料，账务所属宾客的基本信息。左下侧为账务信息，包括有效明细、所有明细、

22、分类汇总、借贷汇总。默认标签页为有效明细。右上侧为宾客列表，账务包含的宾客账号，以及联房的宾客账务。右下侧为快捷按钮，客房处理的一些功能快捷按钮。点击，进入到入账界面。入主帐：即入费用。选择项目编号、填写金额、数量等，点击。图3-10入明细账：点击左上角的标签页，进入小商品明细账。查找出需入账的小商品，点击，小商品添加到入账菜单，输入数量、折扣、服务费等信息，点击。图3-113.2.4冲账如果账单录入错误，可以进行冲账。选择账单，点击,系统提示是否确定冲账。账务被冲账后，在有效明细处消失，可在所有明细处查看到。图3-12冲账必须同时满足本人本天本班次，才可进行。如果不同时满足，点击，就会出现提

23、示，如图。图3-133.2.5调整如果账务出错，在无法冲账的情况下，我们可以进行账务调整。如图，客人国内电话打了8块钱，收银人员输错，输入了10块钱。第二天发现错误。此时需进行调整。图3-14选择该账单，点击，进入账务调整界面。在金额处输入需要调整账务的同等负数金额（此时输入-10），点击。图3-15入账后，生成一份调整入账单。不影响要调整的账单。只是对冲金额。图3-16对冲后，再输入正确的一笔账单。点击，调整完成。图3-17图3-183.2.6转账我们可以把账务转给他人，由他人来付账。点击，弹出账单转账界面。图3-19点击，选择转账目标，可以根据主单类型和宾客状态查询出需转账目标。图3-20

24、选择目标后，可以进行明细转账和汇总转账。明细转账是每笔账都以明细转过去，汇总转账是转的账单汇总成一份转过去。图3-21转账后，在对方的账务主单里能看到明细。LT表示“转账”。图3-223.2.7联房结账点击，进入联房设置界面。在检索列表处选择联房账户，点击，加入到联房信息栏。图3-23联房后，账务主单右侧客户列表处就出现联房信息。账务管理，有助于结账的准确和便捷。图3-243.2.8结账付款金额与待结金额一样，点击，待结财务入账为零，并成功结账。图3-25在实际业务后，客人有时候会部分结账。比如只结房费或者餐费。如图，勾选要结账的账单，点击，进入部分结账界面。确认无误。点击即可。 图3-26如

25、果是联房账户，可以一起结账。勾选要一起结账的联房账户，明细账务处显示联房的账务明细。结账操作与普通客人结账一样。图3-27【注意】：联房账户，结账其中一个账户，其他联房账户也自动结账。3.2.9撤销结账 如果结错帐，可以撤销结账。点击，勾上需要撤销的账号，点击即可。图3-283.3 入账点击进入收银入账， 打开入账窗口。默认标签页为“入主帐”。点击姓名处的“”，选择入账的客人。图3-29选择宾客后，点击确定，带出该宾客基本信息。填写入账信息，点击。账务信息添加到账务单中。图3-303.4 账务查询账务查询功能提供的是账务信息的综合处理，它可以查询如费用、冲账、调整账、优惠账等，也可以根据各种不

26、同的条件来查询，输入的条件越多，查询的结果越精确。由于其中的选项较多，所以它可以完成非常复杂的查询。点击进入“收银账务查询”界面。输入查询条件，点击，显示查询信息。查询条件分为快捷查询、常用查询、高级查询。图3-31快捷查询：位于界面的左侧。方便前台人员操作，设置的查询功能。常用查询：位于界面的上方的常用查询条件。用 户：工号，用于输入查询对象的工号，如要查询操作员A的费用，则在此输入A的工号。系统默认为空白，表示选择所有操作员。班 别：班别，用于限制查询班次，可以是早班、中班等，系统默认为“所有”。数据源：数据源，系统提供多种数据源，分上日、本日、结账、操作者可以根据需要选择适合的数据源，系

27、统默认为所有账务。账 号：若只需查询某个账号的账务，在此输入账号即可。房 号：用于查询某个房间的账务。高级条件：高级条件查询是在常用条件的基础上作进一步的筛选，可以选择费用码、付款码、转账方式等，一般前台操作人员只需了解即可。第4章小商品管理4.1基础设置4.1.1仓库设置点击基础设置仓库设置，打开仓库设置窗口。仓库的信息一般包括仓库号、仓库名称、备注。输入查询条件，点击查询，可检索出对应结果（支持模糊查询）。图4-1新建：点击，在弹出的新建界面中，输入仓库名称和备注，点击，自动生成仓库号。图4-2修改：选择仓库栏，点击，在弹出的修改仓库界面修改名称或者备注，修改完点击即可。删除：选择仓库栏，

28、点击，系统弹出提示框“确定删除选中的么？”选择，成功删除。图4-34.1.2类别设置设置商品类别，点击基础设置类别设置，打开类别设置窗口。图4-4新建：点击，在弹出的新建界面中，填写类型名称、所属类别、备注、点击。如图，所属类别为空，类别为根类别。所属类别为商场商品，为商场商品的子类别。图4-5修改：选择类别栏，点击，在弹出的界面修改信息，完成后点击。删除：选择商品栏，点击，系统弹出提示框“确定删除选中的么？”选择，成功删除。图4-64.1.3商品设置点击基础设置商品设置，打开商品设置窗口。输入查询条件，点击，检索出结果。图4-7新建：点击，在弹出的新建界面中，输入商品详细信息。商品编号是流水号，修改人是操作员，修改时间为当前时间，自动生成，无法修改。填写名称、价格、规则、分类、状态等信息，点击，新建成功。图4-8修改：选择商品栏，点击，在弹出的修改商品界面修改商品信息，修改完点击即可。删除：选择商品栏，点击，系统弹出提示框“确定删除选中的么？”选择，成功删除。图4-94.2商品管理商品管理主要是对商品使用产生的账目进行入账、结账、暂记、查询、冲账、销单等操作。4.2.1商品入账点击进入商品管理商品入账， 打开商品入账窗口。图4-10左侧是小