灌南县电子政务系统使用说明书.docx
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灌南县电子政务系统使用说明书
灌南县电子政务系统
使用说明书
连云港杰瑞网络有限公司
二○○八年三月
目录
1概述1
2.系统简介2
2.1系统框图简介2
2.2主界面简介4
2.3公文管理系统简介5
2.3.1收文管理6
2.3.2发文管理8
2.3.3签报处理18
2.3.4督办处理19
2.3.5电报传真20
2.3.6信息报送23
2.3.7文件归档23
2.4个人事务系统简介24
2.4.1一般邮件24
2.4.2日程安排25
2.4.3工作日志25
2.4.3名片管理26
2.4.4记事簿管理26
2.4.5口令更改26
2.4.6资料维护26
2.4.7文件管理26
2.4.8短信平台27
2.5日常事务系统简介27
2.5.1信息动态27
2.5.2领导活动管理27
2.5.3领导讲话管理28
2.5.4客情管理28
2.5.5电话记录28
2.5.6会议管理28
2.5.7值班管理28
2.5.8车辆管理29
2.5.9出差管理30
2.6综合信息系统简介30
2.6.1电子公告30
2.6.2通知管理30
2.6.3政策法规32
2.6.4刊物管理32
2.6.5大事记管理32
2.6.6公共通讯录32
2.7系统管理简介32
2.7.1部门管理33
2.7.2用户管理34
2.7.3用户组管理35
2.7.4二级用户管理36
2.7.5系统日志查询36
2.7.6发文类型管理37
2.7.7公文字管理37
2.7.8级别管理37
2.7.9职务管理38
2.7.10批示用语管理38
2.7.11发文工作任务管理38
2.7.12相关链接管理38
1概述
灌南县电子政务系统主要用于政府内部的日常办公管理、政府和基层之间的文件传输信息报送等管理，有收发文件、电子公告、会议管理、领导活动、通知管理、日程安排等功能。
它主要反映的是公文流转的过程。
系统中发文的办理可以实现与office的无缝连接，实现痕迹保留、电子印章的功能，在文件签批时可以实现非常灵活的流程定义，并且为可视化可拖动的流程。
该系统由5个主模块和若干个子模块组成。
主模块为公文管理、个人事务、日常事务、、综合信息、系统管理，各子模块的功能包括从收文、发文管理到电子公告、通知等各类管理功能。
该系统具有界面直观、操作简单、功能实用的特点，在安全性、保密性方面采取了尤为严格的措施。
系统提供了对办公信息资源的检索、查阅、共享、归档、保存等先进手段，全面革新了传统的办公管理观念。
2.系统简介
2.1系统框图简介
灌南县电子政务系统功能模块框图
2.2主界面简介
打开电子政务网页链接后，出现电子政务系统登录界面。
要想进入电子政务系统，要求用户输入自己的用户名和密码：
所输入的用户名均由系统管理员统一设置，并给每个用户设置初始密码，根据工作需要分配相应的权限。
当输入正确的用户名和密码后，进入电子政务系统的主界面：
在主界面的左边菜单部分可以看到电子政务系统的五个主模块：
公文管理、个人事务、日常事务、综合信息和系统管理。
点击一个主菜单后会显示出相应的子菜单。
在主界面的最上边有两个图标按钮：
“主页”、“退出登录”。
当进入了系统中的其他页面后，可以通过返回主页按钮方便的进入到主页中，退出系统将退回到登录页面让用户重新登录。
在主页和退出登录按钮之间有一些快捷菜单按钮，点击可以直接进入相应的页面，主要是为了方便用户操作。
在主页的主工作区中可以看到每个用户当前需要办理的事情，即待办工作，包括：
待办发文、待办收文、待办签报、待办督办、最新通知、最新信息等。
点击右边对应的链接可以查看具体详情。
在主工作区中还可以看到最新的通知、公告、最新发文、上级来文、信息动态等信息，点击链接可以查看详细信息。
2.3公文管理系统简介
公文管理系统能够实现公文起草、签收、核稿、会签、签发、处理、归档全过程的电子化。
包括收文管理、发文管理、签报处理、督办处理、文件归档、电报传真、信息报送等几个模块。
2.3.1收文管理
收文管理是用于对外单位送给本单位的文件的管理。
包括文件登记、定义流程、送传阅、浏览查询、维护、发布等过程。
收文管理模块主要是由办公室的登记文书使用。
其流程图如下：
收文流程：
首先登记文书（办公室指定的人）填写“收文登记”，附上原文，保存文件后定义流程，送拟办、送批示、或是送办理，领导签署意见后返回拟稿人；拟稿人根据领导的意见对各部门进行传阅，传阅人也可根据情况填写阅签意见，并把传阅意见返回给拟稿人。
拟稿人可以随时查询到每份文件的流转情况，以及传阅人进行传阅的情况。
另外，还可以专门指定人员来对收文文件进行维护管理。
具体操作方法如下：
（1）登记：
单击“公文管理”->“收文管理”->“登记”，则可以进入登记界面。
用户根据界面提示填写相应的信息，有些可以用下拉框选择，然后进行保存操作。
正文和附件全部采用上传附件的形式，不用在界面上直接编辑，可以调用编辑好的WORD文件或其他形式的文件。
保存后进行流程的定义或送传阅人进行传阅。
定义流程：
登记文书选择一个用户名，并在右边选择一个工作任务进行流程的定制，系统将按照所选进行文件的流转。
注意：
定义流程时每次只能选择一个领导，不能多选，即：
只能串行不能并行操作。
另外，工作任务可以根据每份文件的办理需要进行选择，即：
不必要逐个流转，可以选择一个或多个任务。
领导收到文件后输入批示意见，返回给拟稿人。
登记文书再接着定义下一个需要流经的领导。
送传阅人：
选择传阅人时可以选一个或多选，还可以进行用户组的选择，发给一组人传阅。
传阅人看完文件后，可以填写传阅意见也可以不填写意见，返回给拟稿人。
转收文库：
如果用户想向系统内补填原来的文件，但是又不想再进行流程的定义或送传阅，那么可以通过此按钮转入收文库中。
系统将自动记录下文件流转的整个过程。
可以通过查看流程来查询文件的流转过程。
（2）待办收文
待办收文将显示出每个用户尚未办理的收文文件，包括新建的、其他用户发来需要签批办理或传阅的。
注意：
每个用户看到的内容都不相同，只有文件流经的用户才能看到该文件。
点击链接后可以进行详细页面进行文件的查看、修改、签署意见、传阅等操作。
（3）浏览
可以查询本人起草或流经过本人的所有文件。
根据界面上的各个查询条件可以进行组合查询操作。
点击链接后可以查看文件的详细信息，还可以通过“查看流程”按钮查看文件的流转过程。
（4）收文发布
对已经登记的收文文件进行发布管理，发布后的文件即可以在登录页面中看见。
选中需要进行发布的文件，点击发布即可，也可以取消发布。
还可以点击超级链接查看每条收文的详细信息，并可以查看文件的流转情况。
（5）收文库维护
可以对所有的文件进行查询并维护，与“浏览”最大的区别是：
浏览菜单中查看到的文件只有本人起草的，或者是流经到手里的文件；而维护则是对所有作者起草的所有文件都可以查询并可以对文件进行删除操作。
所以该菜单的权限不能赋给所有人。
（6）收文库查询
当领导想查询所有的收文文件时，可以赋给此权限，但不能赋给所有人。
具有此权限的用户可以对所有的收文文件进行查询，与“浏览”最大的区别是：
浏览菜单中查看到的文件只有本人起草的，或者是流经到手里的文件；而收文库查询则是对所有作者起草的所有文件都可以查询。
与“收文库维护”最大的区别是：
收文库查询只能对所有文件进行查询查询但不能删除。
2.3.2发文管理
发文管理是用于对本单位内部的文件和部门文件的管理。
包括文件拟稿、定义流程、文件编号、文件盖章、文件下发、浏览查询、维护、发布等过程。
发文管理模块主要是由办公室的收发人员或部门管理人员使用。
其流程图如下：
发文流程：
首先由指定的人填写“发文拟稿单”，保存文件后开始撰写正文。
之后定义流程，送核稿、送会签、或是送签发，领导签署意见后返回拟稿人；拟稿人根据领导的意见可以再重新定义流程，当文件的流程流转完毕后，拟稿人可以提交编号、提交盖章或直接提交分发，由专门的人员进行文件的编号、盖章或文件的分发，文件下发时选择要接收文件的人员还可以进行短信的提醒，文件分发后接收单位需要进行文件的签收或拒签，同时可以填写签收意见；文件分发人员可以随时查看文件的签收状态。
拟稿人可以随时查询到每份文件的流转情况。
另外，还可以专门指定人员来对发文文件进行维护管理。
具体操作方法如下：
（1）拟稿：
单击“公文管理”->“发文管理”->“拟稿”，则进入下面界面：
发文管理系统拟稿界面
用户根据界面提示填写相应的信息，有些可以用下拉框选择；公文字号可以手动填写，若不填写内容则系统自动生成文号；主送单位和抄送单位可以选择下拉框中的内容；所有信息填写完毕后进行保存操作。
附件采用上传附件的形式，不用在界面上直接编辑，可以调用编辑好的WORD文件或其他形式的文件。
正文的填写可以采取两种方式：
把已经编辑好的WORD文件作为附件上传；直接在系统中拟稿。
保存后页面会出现“拟稿”按钮，点击后在出现的页面中进行正文内容的撰写。
如果该界面无法正常显示word文档，则点击右上角的链接进行文件的下载和安装。
然后可以直接在文档中起草文件，保存后点击下一步进行流程的定义或送传阅人进行传阅。
发文管理系统流程定义界面
拟稿人从左边部门树中选中一个部门，中间部分会列出该部门中的所有人员，拖动需要指定流程的人员头像到右边部分，在右边显示流程部分可以看到所定义的人员和其工作任务，选中某个头像点击鼠标右键可以为其指定工作任务，流程定义好了后，点击确定按钮进行确认。
在上一级页面中点击“办理完毕”，系统将按照定义的流程进行文件的流转。
还可以选择是否“短信提醒下一审批人”来进行短信的提醒。
注意：
定义流程时每次只能选择一个领导，不能多选，即：
只能串行不能并行操作。
另外，工作任务可以根据每份文件的办理需要进行选择，即：
不必要逐个流转，可以选择一个或多个任务。
特别提醒：
如果一类文件流转过程类似，则可以将流程保存为个人的模板，只需点击保存模板按钮即可。
等到下次再发类似的文件时，用户可以直接在下拉框中选择需要的模板，不用再逐个选取流转人。
领导收到文件后，可以直接在原文件上进行意见的批示或文字的修改，系统会自动记录下每个用户修改的痕迹，实现痕迹保留功能。
每个用户修改的痕迹系统会用不同的颜色标识出来。
办理完毕后输入批示意见，还可以调整流程。
但是如果已经完成的流程就不能再调整了，即只能调整未发生的流程。
领导办理后点击“办理完毕”，系统将按照该份文件的流程进行自动流转。
直到定义的流程全部流转完后，该份文件会自动回归到拟稿人处，由拟稿人进行下一步操作，再定义流程或送盖章、提交分发。
如果已经提交盖章或提交分发了，则该文件就应该由具有盖章权限或文件分发权限的人去处理了。
系统将自动记录下文件流转的整个过程。
可以通过查看流程来查询文件的流转过程。
（2）待办发文
待办发文将显示出每个用户尚未办理的发文文件，包括新建的、其他用户发来需要签批的、需要签收的。
注意：
上边表格显示的是需要进行流转办理的，下边表格显示的是需要签收的文件。
每个用户看到的内容都不相同，只有文件流经的用户才能看到该文件。
点击链接后可以进行详细页面进行文件的查看、修改、签署意见、签收、拒签等操作。
点击待签收文件列表中的文件链接后，出现以下界面：
填写签收意见或拒签原因，点击签收或拒签完成操作。
还可以查看公文详情。
（3）浏览查询
可以查询本人起草或流经过本人的所有文件。
根据界面上的各个查询条件可以进行组合查询操作。
界面的表格中颜色为淡兰色的表示该文件的流程已经流转完毕，正在盖章或文件分发等操作。
点击链接后可以查看文件的详细信息，还可以通过“查看流程”按钮查看文件的流转过程。
（4）文件编号
具有文件编号权限的用户可以对文件正文进行编号操作，这个权限可以赋给专门人员。
当文件的拟稿人在流转完毕后提交了编号后，在这个界面中就可以看到需要编号的文件。
点击链接进入文件详情，点击公文字号右边的小按钮可以由系统自动编号，也可以直接在公文号的位置填写文件号。
再点击附件中的正文链接，在出现的word文档正文中输入公文字号，最后进行保存操作。
保存后，在上一级界面中点击盖章或提交分发。
文件将会流转到有盖章权限的用户进行盖章或到文件分发权限的用户那里进行文件的下发。
（5）文件盖章
具有文件盖章权限的用户可以对文件正文进行盖章操作，这个权限可以赋给专门人员。
当文件的拟稿人在流转完毕后提交了盖章后，在这个界面中就可以看到需要盖章的文件。
点击链接进入文件详情，再点击附件中的正文链接，在出现的word文档正文中点击盖章，章的位置可以随便拖动：
盖章后点击保存，在上一级界面中点击提交分发。
文件将会流转到有文件分发权限的用户那里进行文件的下发。
（6）文件分发
当其他用户将流转完毕的文件或是已经盖章的文件提交分发后，具有文件分发权限的的用户就能在此页面中看到该文件。
点击文件链接可以进入文件详情，在出现的页面中点击“文件分发”按钮，如下所示：
此页面中显示出的是政府的内部用户即一级用户，可以选择需要接收该文件的人员名单，还可以选择是否需要短信提醒，如果选择了短信提醒，则接收人能在手机或小灵通上收到相应的短信提醒。
收到文件的用户在待办发文中进行文件的签收。
在上一级页面中还有一个选择，可以转发给二级用户，也就是说可以对基层单位发文件，点击“转发二级用户后”该文件就被转到公文交换的发文管理中。
这样该用户在公文交换中就可以选择二级用户进行文件的发送了，避免了在公文交换中的文件重复输入工作量。
（7）发送接收查询
在此界面中可以对本人发送和接收的文件进行查询。
以下界面显示的是本人接受文件的情况，列出所有接收到的文件，以及签收情况。
点击每份文件的接收情况链接可以查看本人发送的每份文件的签收情况：
（8）发文发布
对已经登记的发文文件进行发布管理，发布后的文件即可以在登录页面中看见。
选中需要进行发布的文件，点击发布即可，也可以取消发布。
还可以点击超级链接查看每条发文的详细信息，并可以查看文件的流转情况。
（9）发文库维护
可以对所有的文件进行查询维护，与“浏览”最大的区别是：
查询菜单中查看到的文件只有本人起草的，或者是流经到手里的文件；而发文库维护则是对所有作者起草的所有文件都可以查询并进行删除操作，所以该菜单的权限不能赋给所有人。
（10）发文库查询
当领导想查询所有的发文文件时，可以赋给此权限，但不能赋给所有人。
具有此权限的用户可以对所有的发文文件进行查询，与“浏览”最大的区别是：
浏览菜单中查看到的文件只有本人起草的，或者是流经到手里的文件；而发文库查询则是对所有作者起草的所有文件都可以查询。
与“发文库维护”最大的区别是：
发文库查询只能对所有文件进行查询查询但不能删除。
2.3.3签报处理
签报处理系统完成下级单位向上级领导的请示、汇报。
主要用于平常的事务性工作。
流程简单、灵活，适用于日常一般性事务。
签报处理流程：
首先由拟稿人填写“拟稿单”，可以直接编辑正文或附上原文，保存文件后定义流程，送核稿、送会签、或是送签发，领导签署意见后返回拟稿人；拟稿人根据领导的意见对各部门进行传阅，传阅人也可根据情况填写阅签意见，并把传阅意见返回给拟稿人。
拟稿人可以随时查询到每份文件的流转情况，以及传阅人进行传阅的情况。
另外，还可以专门指定人员来对签报文件进行维护管理。
具体操作方法如下：
（1）拟稿：
单击“公文管理”->“签报处理”->“拟稿”，则可以进入登记界面。
用户根据界面提示填写相应的信息，有些可以用下拉框选择；所有信息填写完毕后进行保存操作。
正文可以直接编辑，也可以采用上传附件的形式，不用在界面上直接编辑，可以调用编辑好的WORD文件或其他形式的文件。
保存后点击下一步进行流程的定义或送传阅人进行传阅。
定义流程：
拟稿人选择一个用户名，并在右边选择一个工作任务进行流程的定制，系统将按照所选进行文件的流转。
注意：
定义流程时每次只能选择一个领导，不能多选，即：
只能串行不能并行操作。
另外，工作任务可以根据每份文件的办理需要进行选择，即：
不必要逐个流转，可以选择一个或多个任务。
领导收到文件后输入批示意见，返回给拟稿人。
拟稿人再接着定义下一个需要流经的领导。
送传阅人：
选择传阅人时可以选一个或多选，还可以进行用户组的选择，发给一组人传阅。
传阅人看完文件后，可以填写传阅意见也可以不填写意见，返回给拟稿人。
系统将自动记录下文件流转的整个过程。
可以通过查看流程来查询文件的流转过程。
（2）待办签报
待办签报将显示出每个用户尚未办理的签报文件，包括新建的、其他用户发来需要批示的、需要传阅的。
注意：
每个用户看到的内容都不相同，只有文件流经的用户才能看到该文件。
点击链接后可以进行详细页面进行文件的查看、修改、签署意见、传阅等操作。
（3）浏览
可以查询本人起草或流经过本人的所有文件。
根据界面上的各个查询条件可以进行组合查询操作。
点击链接后可以查看文件的详细信息，还可以通过“查看流程”按钮查看文件的流转过程。
（4）签报维护
可以对所有的文件进行查询、删除操作，与“浏览”最大的区别是：
查询菜单中查看到的文件只有本人起草的，或者是流经到手里的文件；而签报维护则是对所有作者起草的所有文件都可以查询并可以删除，所以该菜单的权限不能赋给所有人。
2.3.4督办处理
督办处理系统用于上级对下级工作的部署、指示。
督办处理流程：
首先由拟稿人填写“拟稿单”，可以直接编辑正文或附上原文，保存文件后定义流程，送批示、或是送办理，领导签署意见后返回拟稿人；拟稿人根据领导的意见送相关部门办理或对各部门进行传阅，传阅人也可根据情况填写阅签意见，并把传阅意见返回给拟稿人。
拟稿人可以随时查询到每份文件的流转情况，以及传阅人进行传阅的情况。
另外，还可以专门指定人员来对督办文件进行维护管理。
具体操作方法同2.3.3签报处理
2.3.5电报传真
电报传真主要是用于本单位和外单位之间发送的电报和传真的管理。
包括电报登记、定义流程、电报分发、浏览查询等过程。
电报传真管理的流程图如下：
电报流程：
首先由拟稿人填写“电报登记”，附上原文，保存文件后定义流程，送拟办、或是送批示，领导签署意见后返回拟稿人；拟稿人根据领导的意见提交分发，接收人可以填写签收和拒签意见并进行签收或拒签操作，拟稿人可以随时查看文件的发送接收情况。
具体操作方法如下：
（1）登记：
单击“公文管理”->“电报传真”->“登记”，则可以进入登记界面。
用户根据界面提示填写相应的信息，有些可以用下拉框选择，所有信息填写完毕后进行保存操作。
正文采用上传附件的形式，不用在界面上直接编辑，可以调用编辑好的WORD文件或其他形式的文件。
保存后可以进行定义流程或提交分发操作。
点击“定义流程”进行流程的定义。
电报传真流程定义界面
拟稿人选择一个用户名，并在右边选择一个工作任务进行流程的定制，系统将按照所选进行电报的流转。
注意：
定义流程时每次只能选择一个领导，不能多选，即：
只能串行不能并行操作。
另外，工作任务可以根据每份电报的办理需要进行选择，即：
不必要逐个流转，可以选择一个或多个任务。
同时，还可以进行对下一审批人进行短信提醒，短信的内容系统提供了一个默认的，用户可以自己再修改。
领导收到电报后输入批示意见，返回给拟稿人。
拟稿人再接着定义下一个需要流经的领导。
当该电报已经流转完毕，由拟稿人进行下一步操作，再定义流程或提交分发。
如果已经提交分发了，则该电报就应该由具有电报发送权限的人去处理了。
系统将自动记录下文件流转的整个过程。
可以通过查看流程来查询电报的流转过程。
（2）待办电报
待办电报将显示出每个用户尚未办理的电报文件，包括新建的、其他用户发来需要签批的、需要签收的。
注意：
上边表格显示的是需要进行流转办理的，下边表格显示的是需要签收的电报。
每个用户看到的内容都不相同，只有电报流经的用户才能看到该电报。
点击链接后可以进行详细页面进行电报的查看、修改、签署意见、签收、拒签等操作。
点击待签收电报列表中的文件链接后，出现以下界面：
填写签收意见或拒签原因，点击签收或拒签完成操作。
还可以查看电报详情。
（3）浏览查询
可以查询本人起草或流经过本人的所有电报。
根据界面上的各个查询条件可以进行组合查询操作。
点击链接后可以查看电报的详细信息，还可以通过“查看流程”按钮查看电报的流转过程。
（4）电报发送
当其他用户将流转完毕的电报提交分发后，具有电报发送权限的的用户就能在此页面中看到该电报。
点击文件链接可以进入电报详情，在出现的页面中点击“文件分发”按钮，出现选择接收用户的页面。
在此页面中可以选择需要接收该电报的人员名单，还可以选择是否需要短信提醒，如果选择了短信提醒，则接收人能在手机或小灵通上收到相应的短信提醒。
收到电报的用户在待办电报中进行电报的签收。
（5）发送接收查询
在此界面中可以对本人发送和接收的电报进行查询。
以下界面显示的是本人接受电报的情况，列出所有接收到的电报，以及签收情况。
2.3.6信息报送
信息报送主要用于单位的下属部门向本单位进行信息的快速传递管理。
可以进行新增、修改、删除、查询等操作。
具体操作方法同2.3.3签报处理。
2.3.7文件归档
文件归档是对本单位的所有收文和发文文件进行归档和查询输出处理，主要包括：
发文归档、发文归档查询、收文归档、收文归档查询。
（1）发文归档
对已经办结完的发文文件可以进行归档操作，该文件将放到归档库中。
（2）发文归档查询
对发文归档库中的文件进行查询。
可以根据查询条件进行组合查询。
并可以将查询的结果输出到Excel中。
（3）收文归档
对已经办结完的文件可以进行归档操作，该文件将放到归档库中。
（4）收文归档查询
对收文归档库中的文件进行查询。
可以根据查询条件进行组合查询。
并可以将查询的结果输出到Excel中。
2.4个人事务系统简介
个人事务包括一般邮件、日程安排、工作日志、名片管理、记事簿、口令更改等模块。
2.4.1一般邮件
一般邮件主要用于电子政务系统内部用户之间点对点的通信管理。
包括：
收信息、发信息、收件箱、发件箱、草稿箱、回收站等。
（1）收信息
单击“个人事务”->“一般邮件”->“收信息”，则弹出收信息的界面。
收信息中列出每个用户收到的所有新的信息，当看过了以后将不再出现在此页面中。
该页面中可以直接逐条删除信息，也可以清空全部的信息，但是此时删除并不是真正的删除而是放到回收站内。
点击链接可以查看详细信息，并可以进行回复或删除操作等。
页面表格中的小图片含义如下：
：
表示该信息为最新收到的，尚未浏览过的。
：
表示该信息中包含附件。
打开详细信息页面可以查看附件具体内容。
：
表示该信息的紧急程度，分别表示为“加急”、“特急”。
：
表示该信息是一条回复的信息。
（2）发信息
发信息即是撰写新的信息，可以选择收件人、信息的紧急程度、上传附件、保存到草稿箱等。
发送的信息还可以选择同时保存到发件箱中。
（3）收件箱
收件箱中列出的是所有收到的信息，包括最新的和已经处理过的信息。
该页面中可以直接逐条删除信息，也可以清空全部的信息，但是此时删除并不是真正的删除而是放到回收站内。
点击链接可以查看详细信息，并可以进行回复或删除操作等。
（4）发件箱
列出所有已经发送的而且保存到发件箱中的信息。
该页面中可以直接逐条删除信息，也可以清空全部的信息到回收站内。
点击链接可以查看详细信息。
（5）草稿箱
列出所有撰写的但还没发送的信息，用户可以进行修改、删除、发送操作。
（6）回收站
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