工艺职业技术学院公文处理办法.docx

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工艺职业技术学院公文处理办法

关于学院公文处理办法的规定

第一章总则

第一条为使无锡工艺职业技术学院公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据国务院及省政府关于行政机关公文处理办法要求和《省教育厅关于进一步改革公文处理工作的意见》（苏教办[2005]33号）的精神，结合我院实际制定本办法。

第二条本办法适用于我院党的机关和行政机关中的公文处理工

作。

第三条我院公文是我院在行使管理职能过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

第四条公文处理是指公文的拟制、办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第五条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全；必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，

确保国家秘密安全

第六条学院各级负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守公文处理办法，并加强对本单位公文处理工作的领导和检查。

第七条学院办公室是学院公文处理的管理机构，负责学院的公文处理工作，并负责指导处、系的公文处理工作。

第八条学院办公室配备专职秘书，处、系党政系统配备兼职文秘

人员，负责本处室日常党、政公文处理工作，文秘人员应当具有较高政治和业务素质，工作积极、作风严谨、遵守纪律、恪尽职守的人员出任。

第二章公文种类

第九条适用于无锡工艺职业技术学院党政机关公文种类主要有：

（一）决定适用于对学院重要事项或重大行动做出安排；奖惩有关单位和人员；变更或者撤消学院部门的决定。

（二）通告适用于我院行政机关公布社会等方面应当遵守或周知的事项

三）通知适用于发布党内法规、传达上级机关的指示、转发上

级机关和不相隶属机关的公文，传达要求学院部门办理和需要有关部门周知或者执行的事项、干部任免。

（四）通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况

（五）报告适用于向院领导及上级机关汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级机关的询问。

（六）请示适用于向院领导及上级机关请求指示、批准。

（七）批复适用于答复学院部门和个人的请示事项。

（八）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（九）函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，

请求批准和答复审批事项。

（十）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。

（十一）规定适用于我院党的机关对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范

十二）决议适用于我院党的机关经会议讨论通过的重要决策事

项。

第三章公文格式

第十条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和发文日期等部分组成。

（一）涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。

其中，“绝密”、“机密”级公文应当标明份数、序号。

（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

（三）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称，联合行文，主办机关排列在前。

（四）发文字号应当包括机关代字、年份、序号，联合行文，只标明主

办机关发文字号

（五）上行文应当注明签发人姓名，经有关部门会签的，应当同时注明会签人姓名。

（六）公文标题应当准确简要概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。

公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（八）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

（九）公文除“会议纪要”以外，应当加盖印章，联合上报的公文，由主办部门加盖印章；联合下发的公文，发文部门都应加盖印章。

（十）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。

（十一）公文如有附注（需要注明的其他事项），应当加标号标注于成文时间之下

（十二）公文应当标注主题词，上行文应当按照上级机关的要求标注主题词。

（十三）抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓的其它单位，应当使用全称或规范化简称、统称，多个抄送单位，一般按照先外后内，先大后小顺序排列。

（十四）公文文字从左到右横写、横排。

第十一条公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。

第十二条公文用纸一般采用国际标准A4型（210mmX297mm）左侧装订。

张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第四章行文规则

第十三条行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

有隶属关系的机关相互行文，应当遵守逐级行文的原则；不相隶属机关相互行文，应当遵循级别对等的原则。

第十四条在职权范围内，无锡工艺职业技术学院可以向上级领导机关行文，可以向院内下级单位行文。

第十五条学院内设机构不得对外正式行文。

内设机构对外联系工作，可以函的形式办理。

第十六条向下级机关的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。

第十七条部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文如擅自行文，学院行政办应当责令纠正或撤销。

第十八条“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。

“报告不得夹带请示事项。

第十九条除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以学院名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

第二十条受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关

第五章发文办理

第二十一条发文办理指以学院和各职能部、处名义制发公文的过

程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

第二十二条草拟公文应当做到：

（一）符合国家的法律、法规有关规定，符合无锡工艺职业技术学院的职责权限，如提出新的政策规定，应当切实可行并加以说明。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，书写工整，篇幅力求简短。

（三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

（四）人名、地名、数字、引文准确，引用公文应当先引标题，后引发文字号。

引用外文应当注明中文含义。

日期应当写明具体的年、月、日。

（五）结构层次序数：

第一层为“一”，第二层为“

（二）”、第三层为“1”，第四层“

（1）”。

（六）应当使用国家法定计量单位。

（七）文中使用非规范简称，应当使用全称并注明简称。

使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（八）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字，单位代号应当使用汉字。

（九）拟制紧急公文，应当说明紧急原因，并根据实际需要确定紧急程度。

第二十三条拟制公文，对涉及其他部门职权范围的事项，主办部门应主动与有关部门协商，取得一致意见并经有关部门会签后方可行文，经协商确定达不成一致意见，主办部门要认真研究、协商，不得将意见不一致的文稿报院领导签发，主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请学院办公室协调或裁定。

第二十四条公文会签程序为：

（一）院级行文需要会签的公文。

经主办部门负责人审核后，先送有关

部门会签，然后送学院办公室核稿，后报院领导签发。

（二）处级行文需要会签的公文。

经本部门领导审核后送有关单位会

签。

第二十五条公文送负责人签发前，应当进行审核、复核，院级公文实行二级核负制度。

（一）处核：

由主办处室负责人按《无锡工艺职业技术学院公文处理办法》进行审核。

（二）院办秘书审核：

审核重点是对公文内容进行把关，内容是否符合国家法律、法规和方针，与现行政策是否衔接，是否与本单位有关规定相抵触，是否与有关部门协商、会签。

文字表达是否准确等，同时负责审核行文方式是否妥当，是否符合行文规则和公文拟制要求，公文格式是否符合有关规定。

（三）院办主任复核：

公文正式印制前，由院办主任进行复核，重点是：

公文体制格式及行文规则、审批手续、密级、印发范围、主题等。

经审核不符合要求的文稿，由院办退回拟稿部门修改重报。

第二十六条公文签发。

院级公文需经主持工作的院级领导签发，处级公文需经各部门分管领导签发有效。

第二十七条草拟、修改和签批公文，字迹清晰、工整，文稿首项填写《无锡工艺职业技术学院》函件版头。

公文拟稿纸一律使用A4纸张，一般用计算机打印，公文拟稿、草拟、签批公文需使用钢笔（蓝黑、碳素钢笔水）。

第六章收文办理

第二十八条收文办理指学院党的机关、行政机关收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、分送、批办、承办、催办等程序。

第二十九条收到处级单位上报需要办理的公文，学院办公室需要审核。

审核程序见二十五条。

第三十条各种形式传递来的外来公文一律由学院办公室主任签收、

启封

第三十一条院办秘书办理外来公文时，要认真检查密封、编号、正文和附件的份数、页数、分发单位、缓急程序、秘密等级、主送单位、抄送单位等，并逐项登记清楚。

第三十二条对于上级来文。

学院办公室主任应及时提出拟办意见，需要两个以上部门办理的公文应明确主批人或明确主办部门和协办部门，紧急公文应当明确办理时限。

第三十三条审批公文。

主批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批时间，其他审批人签字或画圈表示“同意”。

第三十四条承办部门收到承办的公文后，应当及时处理。

对于不属于本部门职权范围内或不宜由本部门办理的应当迅速退回学院办公室，并说明理由；对于明确因客观原因不能在规定时限内办理完毕的，应及时向来文单位讲明原因取得同意；对于两个以上部门同时办理的公文，主办部门应当与协办部门主动协商，及时处理。

未经文件制发揣着同意或授权，党内文件阅读范围不得自行扩大。

第三十五条送负责人批示或者交有关部门办理的公文，院办和承办单位文秘人员要负责催办，做到紧急公文跟踪、催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

第七章公文归档

第三十六条公文办理完毕后，根据《中华人民共和国档案法》和我院有关规定，及时将公文定稿，正本和有关材料整理（立卷）归档，个人不得保存应当归档的公文。

第三十七条公文归档，应当根据其特征、相互联系和保存价值分类整理立卷，要保证档案的齐全、完整，能正确反映学院的主要工作情况，便于保管和利用。

第三十九条归档范围的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向学院档案部门移交。

第四十条拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张，必须符合存档

要求。

第八章公文管理

第四十一条公文由学院办公室统一收发、审核、用印、归档和销毁。

第四十二条个人出差、开会带回的公文，应当视内容及时交学院办公室。

第四十三条工作需要翻印公文时，除绝密和注明不准翻印的之外，需经学院办公室主任批准，翻印时，应当注明翻印的机关、时间、份数和印发范围。

第四十四条翻印及复印的公文，视同正式公文管理，公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。

第四十五条不具备归档和存查价值及存档后多余的公文，经过鉴别并经过学院办公室主任批准，可以统一由院办销毁。

第四十六条销毁涉密公文应到指定场所由二人以上监销，保证不丢失不漏销。

其中，销毁的绝密公文应当进行登记。

第四十七条机关工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文及时移交、清退。

第九章附则

第四十八条本办法自颁布之日起施行。

第四十九条本规定解释权属于无锡工艺职业技术学院办公室。

学院办公室

二OO五年九月二十日