工艺职业技术学院公文处理办法.docx

1、工艺职业技术学院公文处理办法关于学院公文处理办法的规定第一章 总 则第一条 为使无锡工艺职业技术学院公文处理工作规范化、制度化、 科学化，根据国务院及省政府关于行政机关公文处理办法要求和省教 育厅关于进一步改革公文处理工作的意见 （苏教办 2005 33 号）的 精神，结合我院实际制定本办法。第二条 本办法适用于我院党的机关和行政机关中的公文处理工作。第三条 我院公文是我院在行使管理职能过程中所形成的具有法定 效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。第四条 公文处理是指公文的拟制、办理、管理、整理（立卷） 、归 档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第五条 公文处理应当坚持实事

2、求是、精简、高效的原则，做到及 时、准确、安全；必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密安全第六条 学院各级负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守公 文处理办法，并加强对本单位公文处理工作的领导和检查。第七条 学院办公室是学院公文处理的管理机构，负责学院的公文 处理工作，并负责指导处、系的公文处理工作。第八条 学院办公室配备专职秘书，处、系党政系统配备兼职文秘人员，负责本处室日常党、政公文处理工作，文秘人员应当具有较高政 治和业务素质，工作积极、作风严谨、遵守纪律、恪尽职守的人员出任。第二章 公文种类第九条 适用于无锡工艺职业技术学院党政机关公文种类主要有：（一）决定 适用

3、于对学院重要事项或重大行动做出安排；奖惩有 关单位和人员；变更或者撤消学院部门的决定。（二）通告 适用于我院行政机关公布社会等方面应当遵守或周知 的事项三）通知 适用于发布党内法规、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求学院部门办理和需要有关部门 周知或者执行的事项、干部任免。（四）通报 适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况（五）报告 适用于向院领导及上级机关汇报工作，反映情况，提 出建议，答复上级机关的询问。（六）请示 适用于向院领导及上级机关请求指示、批准。（七）批复 适用于答复学院部门和个人的请示事项。（八）意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。（九

4、）函 适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（十）会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。（十一）规定 适用于我院党的机关对特定范围内的工作和事务制 定具有约束力的 行为规范十二）决议 适用于我院党的机关经会议讨论通过的重要决策事项。第三章 公文格式第十条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标 识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、 印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和发文日期等部分组 成。（一 ）涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。其中， “绝密”、 “机密”级公文应当标明份数、序号。（二）紧急公

5、文应当根据紧急程度分别标明“特急” 、“急件”。（三）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称，联合行 文，主办机关排列在前。（四）发文字号应当包括机关代字、年份、序号，联合行文，只标明主办机关发文字号（五）上行文应当注明签发人姓名， 经有关部门会签的， 应当同时注明 会签人姓名。（六 ）公文标题应当准确简要概括公文的主要内容并标明公文种类， 一 般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般 不用标点符号。（七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简 称、统称。（八）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。（九）公文除“会议纪要”以外，应当加盖印章，联合上

6、报的公文，由 主办部门加盖印章；联合下发的公文，发文部门都应加盖印章。（十）成文日期以负责人签发的日期为准， 联合行文以最后签发机关负 责人的签发日期为准。（十一 ）公文如有附注（需要注明的其他事项） ，应当加标号标注于成 文时间之下（十二 ）公文应当标注主题词， 上行文应当按照上级机关的要求标注主 题词。（十三 ）抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓的其它单位， 应当使 用全称或规范化简称、统称，多个抄送单位，一般按照先外后内，先大 后小顺序排列。（十四）公文文字从左到右横写、横排。第十一条 公文中各组成部分的标识规则，参照国家行政机关公 文格式国家标准执行。第十二条 公文用纸一般采用国际标

7、准 A4型（210mm X297mm ） 左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。第四章 行文规则第十三条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级 请示和报告。有隶属关系的机关相互行文，应当遵守逐级行文的原则； 不相隶属机关相互行文，应当遵循级别对等的原则。第十四条 在职权范围内，无锡工艺职业技术学院可以向上级领导 机关行文，可以向院内下级单位行文。第十五条 学院内设机构不得对外正式行文。内设机构对外联系工 作，可以函的形式办理。第十六条 向下级机关的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。第十七条 部门之间对有关问题未经协商一致， 不得各自向下行文 如擅自行文，学院行政办应当责

8、令纠正或撤销。第十八条 “请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，需要 同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。 “报告 不得夹带请示事项。第十九条 除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以学院名义 向上级机关负责人报送“请示” 、“意见”和“报告” 。第二十条 受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关 和抄送机关第五章 发文办理第二十一条 发文办理指以学院和各职能部、处名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。第二十二条 草拟公文应当做到：（一）符合国家的法律、法规有关规定，符合无锡工艺职业技术学院的 职责权限，如提出新的政策规定

9、，应当切实可行并加以说明。（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不 曲，字词规范，标点正确，书写工整，篇幅力求简短。（三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的 行文关系确定。（四）人名、地名、数字、引文准确，引用公文应当先引标题，后引发 文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。（五）结构层次序数： 第一层为“一”，第二层为“（二）”、第三层为“1”， 第四层“（1）”。（六）应当使用国家法定计量单位。（七）文中使用非规范简称，应当使用全称并注明简称。使用国际组织 外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。（八）

10、公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数在词、词组、惯 用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外， 应当使用阿拉伯数字，单位代号应当使用汉字。（九）拟制紧急公文，应当说明紧急原因，并根据实际需要确定紧急程 度。第二十三条 拟制公文， 对涉及其他部门职权范围的事项， 主办部门 应主动与有关部门协商，取得一致意见并经有关部门会签后方可行文， 经协商确定达不成一致意见，主办部门要认真研究、协商，不得将意见 不一致的文稿报院领导签发，主要负责人要出面协调，如仍不能取得一 致，可以报请学院办公室协调或裁定。第二十四条 公文会签程序为：（一）院级行文需要会签的公文。经主办部门负责人审

11、核后，先送有关部门会签，然后送学院办公室核稿，后报院领导签发。（二）处级行文需要会签的公文。经本部门领导审核后送有关单位会签。第二十五条 公文送负责人签发前，应当进行审核、复核，院级公文 实行二级核负制度。（一）处核：由主办处室负责人按无锡工艺职业技术学院公文处理办 法进行审核。（二）院办秘书审核：审核重点是对公文内容进行把关，内容是否符合 国家法律、法规和方针，与现行政策是否衔接，是否与本单位有关规定 相抵触，是否与有关部门协商、会签。文字表达是否准确等，同时负责 审核行文方式是否妥当，是否符合行文规则和公文拟制要求，公文格式 是否符合有关规定。（三）院办主任复核： 公文正式印制前， 由院办

12、主任进行复核， 重点是： 公文体制格式及行文规则、审批手续、密级、印发范围、主题等。经审 核不符合要求的文稿，由院办退回拟稿部门修改重报。第二十六条 公文签发。 院级公文需经主持工作的院级领导签发， 处 级公文需经各部门分管领导签发有效。第二十七条 草拟、修改和签批公文，字迹清晰、工整，文稿首项填 写无锡工艺职业技术学院函件版头。公文拟稿纸一律使用 A4 纸张， 一般用计算机打印，公文拟稿、草拟、签批公文需使用钢笔（蓝黑、碳 素钢笔水）。第六章 收文办理第二十八条 收文办理指学院党的机关、行政机关收到公文的办理 过程，包括签收、登记、审核、拟办、分送、批办、承办、催办等程序。第二十九条 收到处

13、级单位上报需要办理的公文， 学院办公室需要审 核。审核程序见二十五条。第三十条 各种形式传递来的外来公文一律由学院办公室主任签收、启封第三十一条 院办秘书办理外来公文时，要认真检查密封、编号、正 文和附件的份数、页数、分发单位、缓急程序、秘密等级、主送单位、 抄送单位等，并逐项登记清楚。第三十二条 对于上级来文。学院办公室主任应及时提出拟办意见， 需要两个以上部门办理的公文应明确主批人或明确主办部门和协办部 门，紧急公文应当明确办理时限。第三十三条 审批公文。 主批人应当明确签署意见， 并写上姓名和审 批时间，其他审批人签字或画圈表示“同意” 。第三十四条 承办部门收到承办的公文后， 应当及时

14、处理。 对于不属 于本部门职权范围内或不宜由本部门办理的应当迅速退回学院办公室， 并说明理由；对于明确因客观原因不能在规定时限内办理完毕的，应及 时向来文单位讲明原因取得同意；对于两个以上部门同时办理的公文， 主办部门应当与协办部门主动协商，及时处理。未经文件制发揣着同意或授权，党内文件阅读范围不得自行扩大。第三十五条 送负责人批示或者交有关部门办理的公文， 院办和承办 单位文秘人员要负责催办，做到紧急公文跟踪、催办，重要公文重点催 办，一般公文定期催办。第七章 公文归档第三十六条 公文办理完毕后，根据中华人民共和国档案法和我 院有关规定，及时将公文定稿，正本和有关材料整理（立卷）归档，个 人

15、不得保存应当归档的公文。第三十七条 公文归档，应当根据其特征、 相互联系和保存价值分类 整理立卷，要保证档案的齐全、完整，能正确反映学院的主要工作情况， 便于保管和利用。第三十九条 归档范围的公文应当确定保管期限， 按照有关规定定期 向学院档案部门移交。第四十条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张，必须符合存档要求。第八章 公文管理第四十一条 公文由学院办公室统一收发、 审核、用印、归档和销毁。第四十二条 个人出差、开会带回的公文， 应当视内容及时交学院办 公室。第四十三条 工作需要翻印公文时，除绝密和注明不准翻印的之外， 需经学院办公室主任批准，翻印时，应当注明翻印的机关、时间、份数 和印发范围。第四十四条 翻印及复印的公文， 视同正式公文管理， 公文复印件作 为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。第四十五条 不具备归档和存查价值及存档后多余的公文， 经过鉴别 并经过学院办公室主任批准，可以统一由院办销毁。第四十六条 销毁涉密公文应到指定场所由二人以上监销， 保证不丢 失不漏销。其中，销毁的绝密公文应当进行登记。第四十七条 机关工作人员调离工作岗位时， 应当将本人暂存、 借用 的公文及时移交、清退。第九章 附 则第四十八条 本办法自颁布之日起施行。第四十九条 本规定解释权属于无锡工艺职业技术学院办公室。学院办公室二OO五年九月二十日