管理信息系统实验报告.docx

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管理信息系统实验报告

《管理信息系统》

实验报告

题目某公司办公用品管理系统

实验名称系统规划及分析报告

成员学号成员姓名成绩

指导教师

时间：

2010年12月3日

目录

1引言1

1.1系统开发背景及需求1

1.2系统目标1

1.2.1系统的约束1

1.2.2系统的总体结构1

1.3项目开发计划2

1.3.1对影响规划的信息技术发展的预测2

1.3.2项目的角色分配2

1.3.3项目开发过程时间进度、人员及资金安排2

2系统分析2

2.1系统可行性分析3

2.1.1经济可行性2.1.2技术可行性3

2.1.3管理可行性3

2.2组织结构调查3

2.3管理功能调查4

2.4某公司办工用品管理系统业务流程分析5

2.4.1业务流程图符号说明5

2.4.2某公司办工用品管理业务流程图5

2.5某公司办工用品管理系统数据流程分析7

2.5.1数据流程图符号说明7

2.5.2顶层流程图7

2.5.3第一层数据流程图8

2.5.4第二层数据流程图8

4结束语9

1引言

1.1系统开发背景及需求

某公司是一个多种产业经营的中小型企业，但因为业务需求，每年度需要的办公用品也是不少。

但是办公用品的购入和管理却还是由人工记帐、管理的方式，管理人员的缺乏，使之相对工作量较大，且管理人员手工操作效率不高，出错率却不低。

1.2系统目标

为了能更好地利用现代信息技术的成果，提高工作的效率和水平，以适应公司的发展，决定开发办公用品管理系统。

1.2.1系统的约束

（1）公司负责人高度重视，负责指挥、协调各方关系，全力配合本系统开发；

（2）公司必须建立一套切实可行的规章制度，规范公司各个部门的管理环节；（3）必须配置软件、硬件及相关设备（PC、打印机、网络设备等），确保系统运行的可行性；（4）用户需要有基本的计算机操作能力，会进行文字输入，能对数据库进行基本的维护，如备份和恢复数据库等，会使用打印机；（5）需要有足够的资金保证系统开发和运行管理。

1.2.2系统的总体结构

管理层：

办公用品信息、办公人员信息、供应商资料

业务层：

入库、使用信息、盘点、移库、统计

1.3项目开发计划

1.3.1对影响规划的信息技术发展的预测

该系统应适应信息技术发展需求

1.3.2项目的角色分配

由自己一人开发

1.3.3项目开发过程时间进度、人员及资金安排

由一人开发，时间为三个月

2系统分析

根据调查，办公用品入库的过程是当购入商品到货后，负责进货的人员首先填写入库单，然后经仓库管理人员对商品的质量及数量进行核查后方可入库，并更新商品入库流水帐，另外如果是新产品，则还要在库存台帐中建立新帐页。

工作人员对办公用品使用管理过程是管理人员根据工作人员提供的办公用品使用申请单，经核查后同意使用，同时登记办公用品的出库使用流水帐。

按照要求，每天下班之前统计分析人员要根据办公用品购入流水帐和办公用品的出库使用流水帐，累计汇总出各种办公用品当日的累计购入入库量、累计办公用品的出库使用量和库存结余量等数据，并将这些数据填入库存台帐。

原有的手工方式存在的问题有：

手工模式下的效率低、错误多、处理速度慢，不适应企业发展的需要。

在具体工作中，存在大量数据的保存、汇总、查询等工作，手工模式速度慢而且不利于数

据的分析，已不适应现代管理模式

2.1系统可行性分析

原有的手工方式存在的问题有：

手工模式下的效率低、错误多、处理速度慢，不适应企业发展的需要。

在具体工作中，存在大量数据的保存、汇总、查询等工作，手工模式速度慢而且不利于数

据的分析，已不适应现代管理模式。

加入信息管理系统，可以使效率提高，降低出错率。

本系统小巧易用，只要4台电脑组成，成本较低，管理人员工作量减少，可以给企业带来利益，

所以可以推广

2.1.1经济可行性2.1.2技术可行性

管理人员工作量减少，可以给企业带来利益，所以可以推广

2.1.3管理可行性

管理方面而言，随着公司的日益壮大，公司对此套系统的需求日益增大，高层管理部门对新系统表现出充分的支持和积极参与的态度。

系统的开发和现有制度并没有冲突，而且现有员工可以通过培训很容易的掌握和使用系统。

2.2组织结构调查

经调查，XX公司办公用品管理主要由采购办公室主任统一管辖，下设进出用品主管、库存主管、使用信息统计主管。

1、进出用品主管主要管理办公用品的采购和分配使用，下设两名业务员，采购人员负责采购，出货人员负责分配分配使用。

2、库存主管主要管理办公用品的库存管理，下设一名业务员，协助库存主管管理。

3、信息统计主管主要管理职员使用办公用品的统计，下设一名业务员，协助主管管理。

2.3管理功能调查

采购管理：

包括商品信息、供货商、商品订购的管理。

库存管理：

用品的出库、入库管理。

统计管理：

包括用品的购入统计、使用统计。

2.4某公司办工用品管理系统业务流程分析

1、办公用品购入业务流程分析

进出用品主管查询货品库存与职员需求计划，若不足，则编写相应的采购订货单据，并交由发货商提出订货请求。

供应商按订单要求发货给进出用品主管，并附上发货单。

进出用品主管填写收货单送交库存主管。

库存主管根据收货单信息登记货品库存和用品购入流水帐。

库存主管送交用品购入流水帐给信息统计主管。

2、办公用品使用业务流程分析

职员向进出用品主管提交用品使用申请单。

进出用品主管核对用品使用申请单、货品库存（资料）等资料，根据货品库存（资料），填写用品使用单，并送交库存主管。

库存主管根据用品使用单信息登记货品库存和用品使用流水帐。

库存主管送交用品使用流水帐给信息统计主管。

2.4.1业务流程图符号说明

2.4.2某公司办工用品管理业务流程图

1、办公用品购入业务流程流程图

2、办公用品使用业务流程图

2.5某公司办工用品管理系统数据流程分析

1、办公用品购入管理数据流程

进出用品主管查询货品库存（资料），若货品的库存量不能满足用户的需要，则编制相应的采购订货单，并交送给供应商提出订货请求；供应商按订单要求发货给进出用品主管，并附上发货单；进出用品主管填写收货单送交库存主管。

2、办公用品使用管理数据流程

职员向进出用品主管提交工作物品使用申请凭证，业务员检查使用申请凭证和货存库存（资料），填写使用物品清单，修改库存资料;批准审核人员根据使用用品清单，填写工作物品使用凭证；信息管理主管根据工作物品使用凭证，进行物品汇总，记录使用明细；职员在使用后，想将物品退回，填写用品退回凭证，用品退还人员开具退还用品清单，交回信息管理主管进行使用汇总，并更新使用明细。

3、办公用品库存管理数据流程

库存主管根据进出用品主管送来的收货单登记入库流水帐和货品库存（资料）；根据职员提供的办公用品使用凭证及进出用品主管提供的办公用品使用凭证发货；根据进出用品主管提供的退还用品单办理退还用品；所有出库都需建立出库流水账，更新货品库存（资料）。

2.5.1数据流程图符号说明

2.5.2顶层流程图

2.5.3第一层数据流程图

2.5.4第二层数据流程图

1、办公用品购入管理数据流程图

2、办公用品使用管理数据流程

3、办公用品库存管理数据流程图

4结束语

管理信息系统的好处是可以简化人们日常工作中的大量机械重复的操作，使一些过程繁琐且数据量大的数据收集工作得已高效的进行，信息系统还可以通过对数据的有效控制，实现对工作流层的控制，协调。

现在的信息系统，如专家系统还可以给管理人员提供决策支持，通过对数据的整理分析给管理层提供有利于决策的决策模型，管理信息系统中的数据仓库，可以对大量的日常数据进行数据挖掘操作，发现一些不为人知的，但是切实可用的规律，变化。

例如：

电话公司的自动缴费系统，大大缩短了，客户缴费的时间，省去了传统的前台收费后还要手动把所收取费用计入账本的麻烦。

沃尔玛的数据挖掘系统，根据客户购买商品的数据，发现了暴风雨天气，啤酒销量上涨的规律，物流公司可以通过信息系统，对货物进行跟踪控制.....等等，信息系统的好处通过上述例子不言而喻。

通过学习让我们初步学会了一些东西，在我们以后的工作中会有大作用。