酒店管理财务财务资产采购采购环节内部控制流程叶予舜.docx

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酒店管理财务财务资产采购采购环节内部控制流程叶予舜

酒店管理财务财务资产采购——采购环节内部控制流程

业务环节

业务风险

关键业务控制要点

文档

备注

固定资产管理的风险

1因固定资产取得和验收不当、更新改造不够、使用效能低下、维护不当、产能过剩，可能导致企业缺乏竞争力、资产价值贬损，安全事故频发或资源浪费的风险。

1企业应当建立固定资产业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理固定资产业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。

企业不得由同一部门或个人办理固定资产的全过程业务。

2企业应当配备合格的人员办理固定资产业务。

办理固定资产业务的人应当具备良好的职业道德和业务素质。

3企业应当建立固定资产业务授权批准制度，明确授权批准的方式、程序和相关控制措施，规定审批人的权限、责任以及经办人的职责范围和工作要求。

严禁未经授权的机构或人员办理固定资产业务。

4审批人应当根据固定资产业务授权审批制度的规定，在授权范围内审批，不得超越审批权限。

经办人应当在职责范围内，按照审批人的批准意见办理固定资产业务。

对于审批人超越授权范围审批的固定资产业务，经办人有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。

5固定资产应当制定固定资产业务流程，明确固定资产的预算、采购与验收，使用和维护、盘点、处置等环节的控制要求，并设置相应的记录或凭证，如实记载各环节业务的开展情况，确保固定资产业务全过程的有效控制。

固定资产预算

1固定资产预算不当，不符合企业发展战略，投资规模超出企业生产经营实际需要和筹资能力，盲目上项目，造成半拉子工程，使投资无法发挥经济效益。

2一些项目投资可行性分析不到位，项目一建成就开始亏损，造成较大的投资损失风险。

1企业应建立固定资产预算管理制度。

编制固定资产支出预算，应由工程、计划、财务、采购、生产等各部门人员共同参加，并要考虑投资预算额、机会成本、资本成本、预计现金流入等因素。

2为了便于日后对实际成本投资额的控制，编制投资额较大的专案的资本支出预算时，应有各分项投资预算额。

3重大的固定资产投资项目应该聘请独立的中介机构或专人士进行可行性研究评价，并实行集体决策和审批，防止出现决策失误。

固定资产采购

1固定资产授权审批制度不健全、岗位分工不合理而产生舞弊行为的风险。

2固定资产采购申请不符合实际生产经营需要，采购申请不当，固定资产采购决策失误，可能造成资产损失或资源浪费。

3供应商选择的风险

4价款支付的风险

1预算内固定资产投资项目应按照预算执行进度办理相关手续；超预算或预算外固定资产投资项目应由相关责任部门提出申请，经审批后在办理相关手续。

2企业应建立固定资产采购管理办法，明确请购、审批部门的部门和人员的职责权限及相应的请购与审批程序。

采购过程应当规范、透明。

一般固定资产采购由采购部采取比质比价的方法确定供应商，重大固定资产采购，应采取招标方式进行，由工程部、审计部、财务部，投资部、专家及使用企业成立专门小组，共同参与项目论证、公开招标等环节的工作。

3加强现有供应商评价制度及其管理工作，对于首次进入备选清单的供应商应核查其资信状况，承揽项目的能力。

4应建立预付款支付、批准制度；建立预付款管理跟踪制度。

取得固定资产与验收

1验收小组成员选择不当，验收过程不规范，可能使不合格资产进入企业，导致资产损失或资源浪费。

1企业应建立固定资产验收管理办法，资产管理部会同采购部按产品说明书、采购发票、合格证等详细检查固定资产实物，必要时，财务部也应参与重大固定资产的验收工作

固定资产移交

1固定资产的记录不及时、不准确、不完整可能导致资产流失、信息失真、账实不符。

1验收合格的固定资产，应当填制固定资产交接单，由财务部、资产管理部、资产使用部门登记固定资产实物台帐。

2企业应当建立固定资产管理目录，对验收合格后的每项固定资产进行编号，按照单项资产建立固定资产卡片，相细记录各固定资产的来源、验收、使用地点、责任单位和责任人，运转、维修改造、折旧、盘点等向相关内容。

据此进行账务处理，保证资产管理部、资产使用部、财务部账、卡、物一致。

3验收不合格的固定资产进行换货处理。

固定资产日常使用和维护

1因保管不善、操作不当引起固定资产被盗、毁损、事故等。

2固定资产因失修或维护过剩，造成使用效率降低、生产产品残次率高、资源浪费，甚至发生生产事故。

3固定资产维护计划编制不合理、审批过程不规范、维护过程不当，可能导致企业固定资产维护费用滥用，造成资金、资产浪费和损失。

4因常期闲置造成资产毁损，失去使用价值。

5固定资产更新改造申请不符合企业实际发展需要，可能导致重复建设或资源浪费。

6固定资产更新改造不够，可能造成企业线产品老化，缺乏市场竞争力。

7未及时办理保险或投保制度不健全，可能导致应投保资产为投保、索赔不利，从而不能有效防范资产损失风险带来的巨大经济损失。

1固定资产使用部门及管理部门应建立固定资产运行管理档案，并据以制订合理的日常维修和大修理计划，并经主管领导审批。

2企业应建立固定资产维修保养管理办法，定期对固定资产进行检查、维修和保养，及时消除安全隐患，降低固定资产故障率和使用风险，同时，应根据固定资产类别和特性制定年度、季度、月度维修保养计划，并严格予以实施。

3对于企业生产线等直接影响企业安全生产的产品质量的关键设备，必须由专业技术人员操作，特别是大修应选择生产单位或授权的专业单位和人员实施。

同时，应严格按照资产使用流程和操作流程实时监控资产运转。

4企业应建立固定资产更新改造管理办法，定期对固定资产技术先进性进行评估，结合盈利能力和企业发展可持续性，由资产使用部门根据需要更新改造方案，与财务部门一起进行预算可行性分析，并且经过管理部门的审核批准。

5管理部门需要对更新改造方案实施过程适时监控、加强管理、有条件的企业应建立更新改造专项资金并定期不定期审计。

6企业应建立固定资产投保管理办法，通盘考虑固定资产状况，根据其性质和特点确定和严格执行固定资产的投保范围和政策。

投保金额与投保项目力求适当，对应投保的固定资产项目按规定程序进行审批，办理投保手续。

对于重大固定资产项目的投保，应当考虑采取招标方式确定保险人。

已投保的固定资产发生损失的，及时调查原因扩受损失金额，向保险公司办理相关的索赔手续。

固定资产的盘点

1未按规定组织固定资产盘点，固定资产盘点不及时、不准确、不完整，可能造成固定资产流失。

、

2固定资产的盘点差异报批与处理不及时或不规范，可能造成固定资产损失或固定资产账实不符。

1企业应建立固定资产管理办法，明确盘点范围、时间、形式、人员、组织程序、异常情况处理等事项。

盘点小组一般由资产管理部，资产使用部、财务部及相关技术部组成，财务部需要对盘点的全过程进行监督，以确保盘点过程的真实性。

2盘点小组成员应对资产进行实地的盘点，根据盘点结果填写固定资产盘点报告表，并与固定资产台账和登记卡核对。

对盘点过程中发现的固定资产盘盈、盘亏、毁损、丢失、被盗等情况，盘点人员应当及时查明原因，由全体盘点人员签字确认盘点报告，报企业领导批准后追究相关部门和人员的责任，并妥善处理盘点差异。

资产管理部及财务部需要及时更新资产的卡片信息，并进行账务处理，确保账实相府。

固定资产盘盈或盘亏处置方案经过批准后和盘点表与盘点报告报财务部备案。

固定资产处置

1固定资产处置业务管理混乱，职责分工不明确、流程不清晰，对处置业务没有引起足够的重视而任意处置固定资产，易于产生资产流失。

2企业员工为谋取私利，为履行岗位职责，未经过适当的申请、审批、鉴定等程序，擅自确定资产评估机构或超越授权范围审批评估结果，出售过程收受回扣，可能导致出售价格过低、资产损失。

3企业内部固定资产的调配未按规定处理，造成管理信息失真。

4固定资产处置的相关凭证未提交给财务部，导致账实不符。

1企业应建立固定资产处置管理办法，确定固定资产的处置范围、标准、程序和审批权限。

对拟出售或投资转出及非货币交换的固定资产，必须在出售或转让前对固定资产价值进行评估。

企业应特别关注固定资产处置中的关联交易和处置定价，处置过程应由独立于固定资产使用部门或管理部门的相关授权人员办理，固定资产处置价格应报经企业授权部门或人员审批后确定。

对于重大固定资产处置，应从外部聘请具有资质的独立机构进行资产评估，采取集体审议或联签制度。

涉及产权变更的，应及时办理产权变更手续。

2对于出租出借的固定资产，应由管理部门提出出租或出借的申请，并必须经相关授权部门和人员审核，通过审核后应签订出租或出借合同。

3对使用期满正常报废的固定资产，应由固定资产使用部门或管理部门填制固定资产报废单，经企业授权部门或人员批准后予以报废处理。

对使用期限未满非正常报废的固定资产，应由固定资产使用部门提出报废申请，注明报废理由，估计清理费用和可收回残值、预计处置价格。

企业应组织有关部门进行技术鉴定，按规定程序审批后进行报废处理。

4企业应建立内部固定资产调配管理办法，内部固定资产调配应按规定程序及时办理相关手续，确保企业内部各独立核算单位账实相府。

固定资产核算

1会计核算不准确会导致账实不符。

1在企业内部统一固定资产的会计政策和会计科目，明确固定资产相关会计凭证、会计账簿和财务报告的处理程序与方法，遵循会计制度规定的各条核算原则。

2财务部门会计人员审核固定资产增减变动的有关手续（包括权属变更手续），并根据审核无误的有关单据，及时对固定资产的增减变动情况进行账务处理。

3财务部应按照企业确定的固定资产分类，使用年限计提固定资产折旧，财务部负责人负责审核折旧计提是否正确。

4财务部根据资产使用部门、技术部门和相关业务部门提供的有关资料，至少每半年对固定资产进行减值分析，需计提减值准备的应及时进行账务处理。

减值准备数额需上报主管部门审批，按规定权限审批后，财务部门按批复数对固定资产价值进行调整。