海口市秀英区西秀镇.docx

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海口市秀英区西秀镇

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公文处理制度

为了规范公文处理工作，提高公文工作质量，结合本镇实际，特制定本制度。

一、公文处理原则

（一）坚持认真负责、高效优质的原则，严格按规定的程序和规定的时限处理公文。

（二）每天收到的文件视缓急程度进行处理：

特急件当天办结，急件两天内办结，普通件自收文之日起五个工作日内办结，特殊情况的文件特殊处理。

（三）应向办文的来人或单位明确告知程序和时限，办理完毕后应及时告知处理结果。

（四）当值领导负责指导监督当值时的文件处理工作，承办人员如未能在规定时间内办结，必须说明理由。

二、办文规定

（一）各部门代镇起草以“西府发”字行文的正式文件：

文件由党政综合办公室审核后送镇长审定；凡属于干部任免或奖惩的文件，均以“西委发”字行文，由党政综合办公室主任起草，镇委书记签发。

（二）各部门以镇名义起草的通知、函及各种公文，经党政综合办公室主任审核后，送主管副书记审定，镇长签发。

（三）各部门以镇名义起草的非正式文件，视情况由副镇长、副书记审核后，由镇长签发。

（四）由本镇牵头与有关部门联合制发的文件，须经副书记同意后由有关部门拟稿，党政综合办公室主任审核，经分管副书记签署后，送有关部门会签；有关部门会同本镇联合发文形成会签稿件，视情况由相关部门处理，党政综合办公室主任核稿，送分管副书记审核，镇长签发。

（五）各部门起草的领导发言稿、会议报告等材料，由分管副书记审核，重要的须经镇长、书记审定讨论定稿。

（六）各部门采用的学习材料，须经分管副书记审核同意后提出计划，提交镇长批准。

（七）凡未经党政综合办公室主任审核或镇领导签发的文件、材料，一律不得打印或外发。

三、收阅文规定

（一）上级或有关单位来文由保密员负责收文、启封、登记，经党政综合办公室主任审阅后分送镇主要领导审办，再由镇主要领导转批分管领导阅处；凡需传阅的文件，要快阅快传，不得积压；文件阅办完后应及时交还保密员。

（二）严格控制保密文件的传阅范围，由保密员负责专夹送阅；镇内工作人员因工作需要查阅秘密文件的须经领导批准，只限于在保密室阅读，不准摘抄或泄露文件内容。

（三）一般文件、内参等资料，各部门需要借阅的，须经保密员同意并登记，用后及时归还。

（四）上级部门交办的文件由镇长或书记批注后送有关部门及时处理，处理再送交党政综合办公室登记，由镇领导审核批准后办理回复文件。

（五）下级请示文件由镇分管领导批注后，交有关部门批复，并呈报镇主要领导，批复文件由党政综合办公室或有关部门通知领取。

（六）凡注明镇领导亲自拆阅的文件或材料，领导不在单位时，可由党政综合办公室主任代拆并通知镇领导。

（七）上级部门发来的重要文件，须传达的由镇领导明确传达范围，党政综合办公室负责通知并召集会议，由镇领导负责传达。

（八）党政综合办公室负责各类文件收取、立卷、归档、销毁工作。

（九）各部门指定专人负责文件处理工作，负责签收保管本部门的有关文件材料、会议记录和年终立卷归档工作。

四、发文字号

（一）西委发[年]XX号

（二）西府发[年]XX号

附：

1.文件起草审核工作流程图

2．办文程序图

文件起草审核工作流程图

办文程序图

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印章管理制度

为了加强印章管理，规范办公程序，结合本镇实际，制定本制度。

一、党政综合办公室负责管理“中共海口市秀英区西秀镇委员会”、“海口市秀英区西秀镇人民政府”、“海口市秀英区西秀镇党政综合办公室”印章，镇人大主席团秘书负责管理“海口市秀英区西秀镇人大主席团”印章。

因公使用印章须经镇主要领导签字批准，方可启用。

二、镇内各部门印章，应明确由各部门负责指定专人进行保管。

三、印章管理应选用政治觉悟高，纪律性强的人员担任。

四、印章管理人员外出时应将印章交本部门负责人管理或由部门负责人指定临时代管人员。

五、外出办事或证明身份，使用介绍信用章，经党政综合办公室主任审核后使用。

六、印章管理人员用印时应认真校对用印材料，确认符合用印手续后，方可盖章，不得随便委托他人代取，代用印章。

如确因特殊原因需由他人代用印章，必须由印章管理人员在场监印。

七、原则上不得在各类空白证件、材料上用印。

确因特殊情况需盖空白印章的，须经镇领导审批，并标注份数逐一编号进行备案，指定专人保管。

各类空白证件、材料未用完的应全部退回。

八、使用印章应在机关内部进行，不得擅自携带印模外出用印。

确因特殊原因需外出用印的，须报镇领导同意后，由印章管理部门监印。

有关单位须提供安全可靠的条件，确保印章的安全。

九、新成立单位或机构、单位或机构更名、原印章损坏的，可按规定刻制印章。

党政综合办公室根据印章刻制要求办理刻印手续。

新印章启用后，原有印章作废。

属上级部门制发的印章，原印章应交回上级部门封存或销毁；属镇自行刻制的，移交党政综合办公室封存或销毁。

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档案管理制度

为加强本镇档案的科学管理，根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案实施办法》的规定，结合本镇实际，制定本制度。

一、本镇负责管理的档案资料指凡在本镇工作中形成的，具有保存和查考利用价值的文件材料，包括各类文书、图表、凭证、声像制品、实物等，均为收集、整理和保管对象。

二、本镇档案工作由党政综合办公室统一负责组织实施、指导和监督，日常具体工作由镇档案室负责。

三、档案室档案管理范围包括行政工作档案、科技档案、声像档案、业务工作档案、荣誉（实物目录）档案、人事工作档案和其他需要归档的档案。

四、档案工作列入本镇管理制度和有关人员目标责任制中，作为责任制考核的一项标准。

五、档案工作应严格贯彻执行党和国家的保密法规和制度，确保档案机密和安全。

六、档案工作分为收集、整理、移交、保管、编研、检索、统计和利用等程序，各工作程序必须按照档案业务制度和国家的档案管理标准执行。

七、档案材料的收集和移交

（一）各部门档案材料的归档工作应做到职责明确、责任到人。

（二）归档材料的基本要求：

1、归档的材料必须完整齐全。

2、归档的材料必须是原件。

3、归档的材料其内容必须是真实的。

4、归档的材料排列规范标准符合其形成的规律。

（三）各部门和个人必须按照规定的工作时限及时移交档案，不得将档案资料占为已有。

（四）各部门负责对工作中形成的档案资料进行收集归档，并按照规定程序定期向镇档案室移交。

（五）移交档案材料时，移交方应填写移交清单，交接双方必须在移交目录上签名，载明移交日期以备存档查阅。

（六）因公外出学习、参观、参加会议的工作人员所收集的文件材料，符合归档要求的应按照规定向档案室移交。

（七）离、退休和调动工作干部，必须办理文件材料的移交手续。

（八）专项工作档案材料的管理由负责专项工作的工作人员专人负责，在工作完成后向档案室移交全部档案材料。

（九）年度档案工作应在次年的三月底前完成。

八、档案的管理

（一）对归档的档案按照统一管理原则进行规范化管理，并根据类别、年度编制档案号及检索登记册，按类别统一放置。

（二）根据国家的有关规定，对各类档案进行价值鉴定和保管期限分类，保管期限分为永久、长期、短期三种。

（三）积极采用计算机等现代化手段进行档案信息存储、检索、查询和调卷工作。

（四）定期对保管期限届满的档案进行鉴定，由档案员鉴定并作书面报告，报办公室审批备案，经分管档案工作的镇领导批准后按照程序销毁。

九、档案的利用

（一）档案室应建立档案借阅制度，明确借阅手续，做好借阅登记。

（二）借阅档案原则上应在档案室进行，未经许可不得擅自将档案带离；若因公需要外借档案，须经办公室批准。

（三）档案借阅人员要爱惜、妥善保管好档案，严防损坏和丢失，并按归还期限及时归还档案。

（四）档案借阅人员对所借的档案不得转借，不得拆散案卷和撕去其中的档案材料；阅览档案时，不得在材料上划线、打圈和涂改，未经批准不得抄录、复制和公布档案内容。

（五）借阅期限届满后仍需继续使用的，应到档案室办理续借手续。

（六）档案员提供档案查阅利用时必须加以监督，严防档案室材料被窃取、调换、涂改等情况发生。

（七）档案员对归还的档案要认真检查验收，发现问题及时报告办公室并进行妥善处理。

十、档案的保管

（一）档案室应贯彻“预防为主、防治结合”的原则，采取有效措施，做好十防工作（防盗窃、防破坏、防火、防水、防尘、防潮、防霉、防鼠、防虫、防光）。

（二）档案室内严禁吸烟和存放易燃、易爆物品及其他杂物，以防火灾和污染，保持清洁。

（三）档案员每天下班后要熄灯并关好门窗，档案室和档案柜的钥匙须严密保密，不得丢失。

（四）档案室中的档案橱柜、箱盒等装具，应按规格分开，固定位置整齐排列，统一编号，在装具上标明存放档案的类别和年度。

（五）定期对档案材料的保管状况进行全面检查核对，做好核查记录；对破损的档案要及时进行核复等技术处理。

十一、档案的保密

（一）档案员要严格履行档案保密工作职责，不得私自复印或摘抄保密档案内容，发现有泄密现象时，应及时报告。

（二）凡需借阅、复制、抄录有关保密的档案材料，必须取得办公室批准。

（三）档案借阅人员不得泄露保密档案内容。

（四）档案员因工作调动或其它原因离开岗位前，应认真办理档案交接手续。

（五）销毁内容应指定两人以上负责监督销毁，防止档案丢失和泄密，监销人员要在销毁清册上签字。

十二、档案的统计

（一）基本数量统计。

统计各种门类档案的数量，包括归档数、未归档数、移出数、实存数和销毁数等。

（二）利用情况统计。

包括借出、查阅、人次等，以反映各类别档案的利用和档案借阅工作量。

（三）利用效果统计。

各类别档案实际利用所产生的经济、社会效益或解决问题的有效性。

（四）统计要作出书面报告报办公室备案，统计内容应及时准确真实，并按年度统计，以保持统计的连续性。

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保密工作制度

为了严格贯彻执行党和国家有关保密工作的方针、政策，按照《中华人民共和国保密法》的规定认真开展保密工作，结合本镇实际，特制定本制度。

镇机关设立保密工作小组，下设保密室，并由专人担任保密员，负责日常保密工作。

保密工作范围包括在工作中未公开或不准公开的事项及其信息载体，分为绝密、机密、秘密三个等级。

一、保密小组工作规则

（一）在镇党委的领导下，主持全镇保密工作，贯彻执行党和国家有关保密工作的方针政策和法律法规。

（二）组织制定全镇年度保密工作计划，并部署实施。

（三）组织指导全镇保密宣传教育、检查和技术防范工作。

（四）向镇党委报告全镇保密工作情况。

（五）镇保密小组在镇党委书记为组长的领导下开展工作，党政综合办公室协助开展工作。

（六）镇保密小组下设保密室，负责承办日常保密工作。

（七）保密小组成员要认真做好相关业务部门的保密工作，及时向小组报告和反映保密工作情况，发挥组员的作用，完成保密小组交代的任务。

（八）镇保密小组全体会议每年召开两次会议，如遇急需研究的重大事项或突发情况，可随时召开全体会议。

（九）保密小组全体会议由组长召集并主持。

（十）保密小组全体会议的议题由组长确定，组员提出意见并进行集体研究。

二、镇保密室管理制度

（一）保密员基本条件

1、热爱祖国，拥护中国共产党的领导，拥护社会主义制度。

2、家庭成员或主要社会关系（包括境外亲属）政治历史清楚。

3、遵纪守法、廉洁奉公、作风正派、忠诚老实。

4、爱岗敬业、忠于职守。

（二）保密员工作职责

1、按照《中华人民共和国保密法》的规定和有关保密工作要求，做好机关来往文件和资料的接收、登记、分发、承阅、清退、保管、借阅、归档、销毁等工作。

2、负责“三密”文件资料的管理，做到专册登记、专柜存放；机密、秘密文件资料每季度核对一次，绝密文件资料每月核对一次。

3、负责本单位归档文件材料的收集，并于次年3至5月完成整理并立卷归档，保存3年后移交镇档案室。

4、按时完成其他工作任务。

5、按时向上级保密部门报送各种材料、报表和汇报情况。

（三）保密文件的管理

1、清点签收。

外部送达的保密件必须一一核对清楚无误方可签收；发现密件封装严重破损或有开启迹象，应及时汇报领导并查明原因；签收要注明日期，限期送达要注明时间。

2、及时登记送办。

收到保密件后及时登记并送办，不得无故拖延或积压，一般情况应在24小时内处理完毕。

3、用于收发、借阅、清退、销毁保密文件的登记本，用完后应保存5年；其中登记绝密文件的登记本，用完后应保存10年。

4、保密件的传递应单独装封，加盖密封章，标明密级和统一编号（绝密件并附发文回执），由专人传递或接收。

5、领导阅文由保密员按程序呈送，呈送密件应使用“三密”文件夹，坚持上班送下班收的制度，保密件的阅办应在保密室专设场所进行。

6、借阅保密文件应经过保密工作小组同意，并进行登记，借阅绝密文件须经主管领导批准，出借的保密件在办毕完后及时退还。

7、保密文件以及发文单位规定不准翻印的，任何部门和个人不得擅自复制；确因工作需要而复制时，应当经制文机关或授权单位批准；复制保密文件应注明翻印和复印的机关、份数和日期，并按原件同样管理，用后及时交还。

8、印制保密文件应当由机关内部的复印室或经委托授权的持有《国家秘密载体复制许可证》的印刷部门承担；并取得镇党委同意后方可印制，严格按批准的份数印制，禁止多印多留。

9、保密文件及相关材料的销毁由保密室统一负责，并按规定办理报批、监销手续，任何部门和个人不得擅自销毁保密文件，严禁随意丢弃或作为废品处理。

10、销毁保密文件或相关材料应逐份进行登记，并经主管领导或分管领导批准后销毁；少量的保密文件可用碎纸机销毁，数量多的可经指定的造纸厂、纸浆厂销毁，并由两名保密工作人员负责监销。

（四）通信和计算机信息系统保密

1、保密文件及相关资料的邮件应通过机要通信部门传递，禁止采用普通邮寄方式邮寄保密文件。

2、保密文件及相关资料不得直接寄送领导个人收存，必须经过保密室办理登记手续。

3、严禁在无保密装置的有线或无线通讯设备的使用过程中，谈论国家或工作秘密。

4、严禁在涉密会议上使用无线话筒进行扩音、录音。

5、未经许可不得将保密文件及相关资料的内容存入个人计算机或磁盘等存储介质中。

6、镇机关镇域网的规划及建设必须落实相应的保密设施，保证计算机信息系统的物理安全符合国家有关保密标准。

7镇机关镇域网实行系统访问控制，工作人员注意保密所分配的个人口令，禁止随意将口令告知他人使用。

8、严禁在加入国际互联网的计算机上处理涉及保密工作的文件及相关资料。

9．涉密计算机及保密信息载体（磁盘、磁带等）按照保密规定进行处理。

10、若发生泄密事件应及时报告保密主管单位，并积极采取有效措施进行补救。

（五）复印机保密管理

1、内部复印机只限于镇机关业务服务，不得进行对外营业性复印业务活动。

2、不得利用内部复印机擅自复印各种国家秘密载体（包括载有各种国家秘密的文件、资料、图表、讲话稿等）；确因工作需要复制时，须经制文机关或其授权单位批准后方可复印；复印时不得改变原件密级及保密期限，应切实履行各项登记手续；对复印件的管理和使用，应采取与原件相同的保密措施。

3、帮助外单位复印各种国家秘密载体时，应先验明《国家秘密载体准印证》，并对委托单位名称、批准机关和批准人、经办人、复制载体名称、密级、保密期限、复印日期、复印份数等项目进行详细登记以备查，对无《国家秘密载体准印证》者应拒绝复印。

（六）传真机的保密管理

1、内部传真机只限于为镇机关业务服务，不得进行对外营业性传真业务活动。

2、严禁利用无加密装置的传真机传发各种国家秘密载体（包括载有各种国家秘密的文件、资料、图表、讲话稿等）；用已加密的传真机传发国家秘密载体，必须履行审批、登记手续。

（七）打字室保密管理

3、打印保密文件资料载体时（包括载有各种国家秘密的文件、资料、图表、讲话稿等），必须严格实行审批、登记制度。

4、不得擅自打印保密文件及相关资料，确因工作需要打印，必须经制文机关或授权单位批准后方可打印，不得改变原件密级及保密期限。

5、打印时涉及到国家秘密载体的，应使用经过登记、编号的磁盘存储，存储涉及保密信息的磁盘及其它载体应按照保密工作的规定进行严格管理。

6、打字员应严格遵守保密工作制度，认真履行保密义务。

（八）保密责任制度

1、全镇工作人员应严格遵守《中华人民共和国保密法》和相关的保密工作规章制度，认真履行保密工作义务。

3、无关人员不准进入保密室、档案室、打字室等涉密工作场所，或使用涉密工作设备及查阅涉密文件资料。

3、凡因违反保密工作规定造成泄密事件的，除追究当事人责任外，还要追究有关领导的相关责任。

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政务信息工作管理制度

为加强本镇政务信息工作，逐步实现政务信息工作管理规范化、制度化和科学化，使之更好地为科学决策与管理服务，真正发挥政务信息的应有作用。

依据区委区政府关于政务信息工作的有关要求，结合本镇工作的实际情况，制定本制度。

一、本镇政务信息工作的主要任务是：

反映本镇各部门工作中的重要情况，及时报送各级领导需要了解和需要领导了解的信息，为领导把握全镇、科学决策提供信息服务；沟通情况，交流经验，提高工作效率和工作质量。

二、本镇政务信息主要包括：

贯彻实施有关工作的重大方针、政策的情况，领导的重要批示、指示，重要活动，重大问题，主要工作情况，主要成绩、经验和教训，其它有关情况。

三、本镇政务信息工作应坚持及时、准确、真实、客观、全面的原则，紧紧围绕当前各项中心工作进行。

四、政务信息工作由一名镇领导分管，党政综合办公室负责统一管理。

党政综合办公室指定一名镇政务信息员负责向区委、区政府报送本镇各项工作重要信息，协调和指导本镇内的政务信息工作，及时向镇领导和党政综合办公室领导汇报政务信息工作情况；各部门指定兼职信息员一名，具体负责本部门政务信息的采集、加工、报送工作；本镇其他人员也可按规定报送政务信息。

五、政务信息员履行下列主要职责：

（一）贯彻国家有关政务信息工作的方针、政策、完成上级和领导交办的政务信息工作。

（二）根据本部门的工作动态和情况，收集、整理政务信息，并及时报送党政综合办公室。

（三）向区委、区政府如实反映本镇工作的重大活动和重要情况。

六、及时向区委、区政府报送政务信息。

凡普通政务信息，应按时报送；凡涉及本部门职能范围内所发生的重大突发性事件、重要紧情况，必须在事件发生后2个小时内向党政综合办公室报送上报紧急信息，或迅速与镇信息员联系，共同完成上报信息工作，由党政综合办公室负责在事件发生4小时内上报区委、区政府，并应跟踪续报事态进展、处置措施、事故原因、产生的后果以及应吸取的教训等，任何部门都不得迟报、漏报、瞒报紧急信息。

七、向区委、区政府报送的信息，须经主管镇领导审核签发，然后盖章报送。

八、政务信息要认真筛选加工，保证质量。

内容上要做到材料真实、事实清楚、全面客观、时效性强；表述要做到主题鲜明、文题相符、言简意赅、准确清楚；总体上要做到有情况、有分析、有预测、有建议、有深度、有新意。

九、各部门每月应根据自身特点和工作实际，保质、保量地完成信息报送量化指标任务。

党政综合办公室负责对各部门政务信息工作情况进行监督检查,定期分析，每月通报，并通过电子邮件发送到各部门的电子信箱，各部门应及时接收并保存。

十、党政综合办公室负责将印发政务信息，及领导签发的原稿一起，按有关规定存档。

十一、建立政务信息考评奖励制度。

对在政务信息工作成绩突出的部门和个人给予表彰和奖励，并作为年终考核的一项内容。

凡上报信息被区委区政府及其以上单位采用的，按每篇30元给予奖励。