南方医科大学综合信息门户.docx
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南方医科大学综合信息门户
关于印发《南方医科大学
档案实体分类实施方案》的通知
学校机关各部（处、室），各学院、附属医院，就业指导中心，顺德校区管委会，基因工程研究所：
根据国家和广东省的有关档案法规以及广东省档案局2014年《转发国家档案局中央档案馆关于认真学习贯彻落实〈关于加强和改进新形势下档案工作的意见〉的通知》精神，结合我校实际，在回顾总结近年档案综合管理工作实践和经验的基础上，对2007年印发的《南方医科大学档案实体分类实施方案（试行）》进行了修订和完善，并已征求有关机关部门、单位意见。
现印发你们，望认真贯彻执行。
南方医科大学
2014年6月18日
南方医科大学档案实体分类实施方案
为进一步加强我校档案工作，统一我校档案实体分类、编号、排架、检索的标准和规范，提高档案综合管理水平，根据《中华人民共和国档案法》、教育部、国家档案局《高等学校档案管理办法》及《高等学校档案实体分类法》，结合学校具体工作实际，特制定本方案。
一、编制原则
以学校全部档案为对象，按档案形成的领域范畴，结合档案记述和反映的内容、特点，在保持其形成的自然规律的前提下，确定统一的实体分类体系，把产生于同一活动领域，记录和反映相同性质的管理性文件材料和业务性文件材料当成有机联系的整体，分别设类，尽可能地体现思想性、科学性、适用性。
学校档案划定为：
党群、行政、教学、科研、基本建设、仪器设备、产品生产、出版、外事、财会、声像、实物共12个一级类目。
上级文电，需要贯彻执行的，按照上述十二个门类进行相应归档；不需要贯彻执行的一般文电，作为临时资料保管利用。
二、分类结构与档号的编制
学校档案实体分类的档号由年度号、分类号、案卷号三大部分组成，用连接号“—”连接各组代码，即年度号—分类号—案卷号。
（一）年度号由四位阿拉伯数字组成，如“20XX”。
（二）分类号是档号的主体，一般由实体分类的一、二、三级类目的标识符组成。
声像类根据实际需要扩展到四级类目。
1、一级类目是分类的最高层位，其标识符号取该类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如党群类标识符号：
DQ，行政类标识符号：
XZ……
2、二级类目是对一级类目的细分，细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质进行设置。
二级类目标识，采用阿拉伯数字双位制，如“综合”为“11”，其余二级类目依次层累为12、13、14……等，带“0”的数字不用（如20、30、40……等）。
3、三、四级类目标识符与二级类目相同。
（三）案卷号是所选择的分类号中最下位置的案卷顺序号，由于案卷数量不同，案卷号不限级数，用阿拉伯数字按1～n标识。
（四）档号模式：
例如：
党群类
20XX－DQXX－1～n
案卷号
分类号
党群类档案二级类目代号
党群类档案一级类目代号
年度号
三、类目代号
（一）党群类
党群类档案类目代号简表
一级类目代号
二级类目代号
三级类目代号
DQ
党群类
11党务综合
12纪检、监察
13组织、统战
14宣传教育
15学生工作
16工会
17团委
18保密工作
11密级文电
12非密级文电
档号模式：
20XX－DQXX－1～n
案卷号
分类号
党群类档案二级类目代号
党群类档案一级类目代号
年度号
注：
年度采用自然年度。
（二）行政类
行政类档案类目代号简表
一级类目代号
二级类目代号
XZ
行政类
11行政综合
12人事
13审计
14保卫、武装
15总务
16档案
17图书
18网络管理
19医疗管理
21发展规划
22资产管理
档号模式：
20XX－XZXX－1～n
案卷号
分类号
行政类档案二级类目代号
行政类档案一级类目代号
年度号
注：
年度采用自然年度。
（三）教学类
教学类档案类目代号简表
一级类目代号
二级类目代号
三级类目代号
JX
教学类
11综合
12研究生教育
11综合（优秀教学质量评奖材料入此）
12专业建设（专业设置、专业认证、实验室建设材料入此）
13招生工作
14学籍管理（学生奖惩材料入此）
15课堂教学与教学实践（计算机、英语、汉语等级统考材料入此）
16学位工作（学位审核材料入此）
17毕业生工作（毕业生信息反馈工作入此）
18教材
13全日制本、专科教育
同上
14继续教育
15国际教育
16就业工作
就业指导、毕业生有关材料入此
档号模式：
20XX－JXXXXX－1～n
案卷号
教学类档案三级类目代号分
教学类档案二级类目代号类
教学类档案一级类目代号号
年度号
注：
按照文件材料的属性采用自然年度，学籍管理类采用毕业年度。
（四）科研类
科研类档案类目代号简表
一级类目代号
二级类目代号
KY
科研类
11综合（科研经费管理、学术活动、专利材料入此）
［12］各项目（课题）代号
档号模式：
20XX－KYXX－1～n
案卷号分
科研类档案二级类目代号类
科研类档案一级类目代号号
年度号
注：
综合类采用自然年度，项目类采用结题年度。
（五）基本建设类
基本建设类档案类目代号简表
一级类目
代号
二级类目代号
三级类目代号
JJ
基本建设类
11综合
［12］基建项目
11建设单位形成文件
12设计单位形成文件
13监理单位形成文件
14施工单位形成文件
15项目维修形成文件
档号模式:
20XX－JJXXXX－1～n
案卷号
分类号
基建类档案三级类目代号
基建类档案二级类目代号
基建类档案一级类目代号
年度号
注：
综合类采用自然年度，基建项目类采用竣工年度。
（六）仪器设备类
仪器设备类档案类目代号简表
一级类目代号
二级类目代号
SB
仪器设备类
11综合
[12]按仪器设备种类设置类目
档号模式：
20XX－SBXX－1～n
案卷号
分类号
仪器设备类档案二级类目代号
仪器设备类档案一级类目代号
年度号
注：
综合类采用自然年度，仪器设备类采用仪器设备购置的年度。
（七）产品生产类
产品生产类档案类目代号简表
一级类目代号
二级类目代号
CP
产品生产类
11综合
［12］产品生产项目代号
档号模式：
20XX－CPXX－1～n
分类号
案卷号
产品生产类档案二级类目代号
产品生产类档案一级类目代号
年度号
注：
综合类采用自然年度，产品项目类采用产品鉴定或定型年度。
（八）出版类
出版类档案类目代号简表
一级类目代号
二级类目代号
三级类目代号
CB
出版类
11综合
12期刊
12《南方医科大学学报》
13《护理学报》
14《中国临床解剖学杂志》
15《中国医学物理学杂志》
16《中华创伤骨科学杂志》
17《中华神经医学杂志》
18《分子影像学杂志》
19《南方医学教育》
13报纸
12南方医科大学校报
14专著
15其它
档号模式：
20XX－CBXXXX－1～n
案卷号
出版类档案三级类目代号分
出版类档案二级类目代号类
出版类档案一级类目代号号
年度号
注：
年度采用自然年度。
（九）外事类
外事类档案类目代号简表
一级类目代号
二级类目代号
WS
外事类
11综合
12出国（境）（政审材料、外汇经费、延长期限材料入此）
13来校（接待外宾登记表等材料入此）
14国际交流与合作
档号模式：
20XX－WSXX－1～n
案卷号分
外事类档案二级类目代号类
外事类档案一级类目代号号
年度号
注：
年度采用自然年度。
（十）财会类
财会类档案类目代号简表
一级类目代号
二级类目代号
三级类目代号
CK
财会类
11综合
12报表
13账本
14凭证
11预算内
12独立核算
15工资册
档号模式：
20XX－CKXXXX－1～n
案卷号
财会类档案三级类目代号分
财会类档案二级类目代号类
财会类档案一级类目代号号
年度号
注：
年度采用自然年度。
（十一）声像类
声像类档案类目代号简表
一级类目
代号
二级类目代号（部门代号）
三级类目代号
（载体代号）
四级类目代号
11综合
11综合
SX
声像类
12宣传部
12照片
11综合管理
12重要会议及重大活动
13教学、科研、资产设备等活动
14外事活动
15文艺体育活动
16校园建设
17成果荣誉
18人物及纪念性集体合影
19其它
13光盘
同上
14录音带、
录像带
同上
15磁盘
同上
16影视胶片
同上
17幻灯片
同上
18其它
同上
13教育技术中心
同上
同上
档号模式:
20XX－SXXXXXXX－1～n
案卷号
分类号
声像类档案四级类目代号
声像类档案三级类目代号
声像类档案二级类目代号
声像类档案一级类目代号
年度号
注：
年度采用自然年度。
（十二）实物类
实物类档案类目代号简表
一级类目代号
二级类目代号
SW
实物类
11综合
12废止印章
13题词画作（签到册）
14奖状（含荣誉证书、光荣册）
15奖杯、奖牌、锦旗
16礼品、纪念品
17文博
18科技创造
档号模式：
20XX－SWXX－1～n
案卷号
实物类档案二级类目代号分
类
实物类档案一级类目代号号
年度号
注：
年度采用自然年度。
科研类、仪器设备类、基建类和产品生产类档案二级类目标识中的“[12]”依次为12、13、14……等，带“0”的数字跳过不用（如20、30、40……等）。
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