办公室岗位说明.docx

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办公室岗位说明

1.办公室主任

职位名称

办公室主任

职位代码

所属部门

总经理办公室

职系

职等职级

直属上级

总经理

职位概要:

规划、指导、协调公司行政服务支持等各项工作，组织管理下属人员完成本职工作。

工作内容:

1、组织制订总经办工作发展规划、计划与预算方案；

2、参与公司计划、目标的拟订，按要求下达任务单及催办单，定期检查实施情况；

3、组织制定行政管理规章制度及督促、检查制度的贯彻执行；

4、组织、协调公司年会、活动、及各类会议，负责接待任务和相关的外联工作

5、负责办理公司所需各项证照；管理好公司重要资质证件；

6、负责落实公司各类计划、文件、总结、报告的起草工作，并及时上报、下发及归档；

7、负责搜集、整理公司内部信息，及时组织编写公司大事记；

8、负责部门之间的协调工作；

9、主持部门内部的建设工作，指挥本部门人员完成指定的工作目标；

10、出席总经理办公会议，担任执行秘书；协助正、副总经理召开部门经理会议，总结完成情况。

11、完成上级交办的其他工作。

任职资格:

教育背景:

◆秘书、中文、公关、行政管理等相关专业本科以上学历。

培训经历:

◆受过管理学、战略管理、管理技能开发、公共关系、财务知识等方面的培训。

经验:

8年以上行政管理工作经验。

技能技巧:

◆优秀的外联与公关能力，具备解决突发事件的能力；

◆较强的分析、解决问题能力，思路清晰，考虑问题细致；

◆熟练使用办公软件、办公自动化设备。

态度:

◆做事客观、严谨负责、踏实、敬业；

◆具有很强的人际沟通、协调、组织能力以及高度的团队精神，责任心强。

工作条件:

工作场所:

办公室。

环境状况:

舒适。

危险性:

基本无危险,无职业病危险。

主要考核指标:

1、工作计划完成情况，完成工作的及时性、质量与效果

2、部门费用控制情况

3、公司内部事务督办的力度和效果

4、文书记录起草的质量及传递的及时性

5、公司档案管理情况

6、员工满意度

2.总经理秘书

职位名称

总经理秘书

职位代码

所属部门

总经理办公室

职系

职等职级

直属上级

办公室主任

职位概要:

协助总经理完成日常事务性工作。

工作内容:

1、负责总经理有关会议资料管理。

作好会议记录并整理成文、及时归档；

2、及时、周密、详细做好总经理工作日程安排，对总经理室的来电、来访，做好笔录及传达；

3、负责印章管理，做好用印登记手续；

4、公司内部文件流转，合同归档管理；

5、负责公司网络信息管理，保证网络运营顺畅和客户信息安全；

6、协助办公室主任做好相关工作，并参与公司各种重大活动；

7、完成上级交办的其他工作。

任职资格:

教育背景:

◆多种专业背景本科以上学历。

培训经历:

◆受过管理学、公共关系、财务管理、文书写作、档案管理方面的培训。

经验:

3年以上高级秘书工作经验。

技能技巧:

◆熟悉公司文档管理；

◆良好的中英文写作、口语、阅读能力；

◆熟练使用办公软件及办公自动化设备。

态度:

◆良好的组织沟通协调能力；

◆工作细致认真，谨慎细心，条理性强；

◆责任心强，勇于承担挑战性的工作；

◆具有开拓精神和团队精神。

工作条件:

工作场所:

办公室。

环境状况:

舒适。

危险性:

基本无危险,无职业病危险。

主要考核指标:

1、工作计划完成情况，完成工作的及时性、质量与效果

2、文书记录和起草的质量

3、公司印鉴、介绍信使用和保管情况

4、文件传递及时性

5、网络运行安全顺畅

3.行政总务

职位名称

行政总务

职位代码

所属部门

总经理办公室

职系

职等职级

直属上级

办公室主任

职位概要:

协助主任完成公司行政事务性工作，做好公司的后勤保障。

工作内容:

1、安排落实上级要求的各项任务，提供相关服务和后勤保障；

2、负责公司办公家具、设备、用品的选购与使用管理；

3、对公司人员申领办公用品进行记录、发放、管理及流程优化；

4、对固定资产、低值易耗品统一分类、编号，定期进行盘底工作；

5、及时、准确地进行公文处理，做好公文的收发、登记、流转、催办、回收等工作；

6、及时、认真地做好公司的通讯联络工作；

7、参与拟订和完善公司后勤管理规范，并监督执行，确保行政后勤管理的顺利进行；

8、协助高级管理人员进行财产、内务管理，为其他部门提供及时有效的行政服务；

9、协助做好各类会议、活动、典礼、仪式的会务工作；

10、完成直属上司交办的临时性工作。

任职资格:

教育背景:

◆行政管理或相关专业大专以上学历。

培训经历:

◆受过管理学、公共关系、文书写作、档案管理、财务会计基本知识等方面的培训。

经验:

◆3年以上行政管理工作经验。

技能技巧:

◆具有较强的沟通与协调能力；

◆优秀的外联和公关能力；

◆熟练使用办公软件；

◆熟练使用操作办公自动化设备。

态度:

◆工作细致认真，谨慎细心，责任心强；

◆团队意识强。

工作条件:

工作场所:

办公室。

环境状况:

舒适。

危险性:

基本无危险,无职业病危险。

主要考核指标:

1、工作计划完成情况，完成工作的及时性、质量与效果

2、固定资产及低值易耗品管理情况，是否定期盘查公司账内外固定资产和低值易耗品及台账完整性

3、文件传递及时性和完整性

4、办公用品采购的及时性

5、办公设备的维护、保养状况

4.档案管理专员

职位名称

档案管理专员

职位代码

所属部门

总经理办公室

职系

职等职级

直属上级

办公室主任

职位概要:

做好档案入库、分类、查阅手续、保管、销毁等相关工作。

工作内容:

1、严格执行档案资料保密制度；

2、严格档案入库制度，认真做好分类登记，对档案的分类应做到科学合理，便于查找；

3、档案借阅应按规定办理登记手续，认真检查到期归还的资料是否完整无缺，发现问题及时报告和处理；

4、按有关规定对档案进行例行的保养、统计、管理或销毁；

5、利用电脑对档案材料进行归类检索，作好电脑数据库的维护工作；

6、定期对部门兼职档案员、下属公司进行业务指导和检查工作；

7、协助做好各类会议、活动、典礼、仪式的会务工作；

8、完成上级交办的其他工作。

任职资格:

教育背景:

◆档案或相关专业大专以上学历。

培训经历:

◆受过档案管理、信息管理等方面的培训。

经验:

◆3年以上相关工作经验。

技能技巧:

◆熟悉档案管理办法；

◆掌握计算机档案管理信息系统；

◆熟练使用办公软件。

态度:

◆严谨、有责任心，有团队合作精神；

◆工作认真负责，细致认真；

◆保密性强。

工作条件:

工作场所:

办公室。

环境状况:

舒适。

危险性:

基本无危险,无职业病危险。

主要考核指标:

1、工作计划完成情况，完成工作的及时性、质量与效果

2、公司档案完整性

3、档案查阅方便性，查阅者是否满意

4、公司档案归案及时性

5、公司档案保密性

5.恒立事务与信访管理

职位名称

恒立事务与信访管理

职位代码

所属部门

总经理办公室

职系

职等职级

直属上级

办公室主任

职位概要:

处理恒立公司历史遗留问题，以及公司的信访接待工作。

工作内容:

1、清欠恒立公司欠款户，维护公司利益；

2、处理历史遗留动迁事宜；

3、及时有效协调法院律师事务所、公司之间关系，并将有关资料分类整理归档；

4、负责处理来信来访，做好承办、转办、催办、查办工作；

5、完成上级交办的其他工作。

任职资格:

教育背景:

◆经济、法律、或行政管理等相关专业大专以上学历。

培训经历:

◆受过管理学、档案管理、法律知识等方面的培训。

经验:

◆5年以上管理工作经验。

技能技巧:

◆较强的管理能力、沟通能力、协调能力；

◆具备一定的法律谈判技巧及社会关系；

◆熟悉所属行业法律事务及法规；

◆熟练使用办公软件、办公自动化设备；

态度:

◆做事客观、严谨负责、踏实、敬业；

◆工作细致认真，谨慎细心、责任心强；

◆具有很强的人际沟通协调能力，团队意识强。

工作条件:

工作场所:

办公室。

环境状况:

舒适。

危险性:

基本无危险,无职业病危险。

主要考核指标:

1、工作计划完成情况，完成工作的及时性、质量与效果

2、产权代表管理情况，产权代表是否能有效维护公司利益

3、法律服务情况，解决经济纠纷、法律事务的效果

4、信访处理情况，是否及时、是否满意

5、相关档案归案的及时性与完整性

6.信息专员

职位名称

信息专员

职位代码

所属部门

总经理办公室

职系

职等职级

直属上级

办公室主任

职位概要:

协助主任完成部门日常工作、负责科技京城信息建设和公司软硬件设备维护管理和网络安全工作。

工作内容:

1、协助部门经理制定集团信息系统建设规划，参与完善楼宇信息化及科技京城网络系统建设；

2、负责为子公司的IT基础设施提供技术支持，协调软硬件供应商、项目承包方进行系统实施和集成；

3、安装和维护IT硬件和软件，确保公司局域网信息及财务数据安全；

4、管理、监控信息中心核心机房运营情况、机房租赁管理及相关增值业务的开发；

5、协助办公室主任做好相关日常工作，对公司各职能部门、各项目、分公司进行调研、督办、协调；

6、协助完成公司外联及各项活动的组织，并提供必要翻译工作；

7、完成上级交办的其他工作。

任职资格:

教育背景:

◆计算机科学、信息管理、电子商务等相关专业大学本科学历。

培训经历:

◆受过计算机网络、人力资源、工商管理等方面的培训。

经验:

◆5年以上IT信息化从业经验，具有IT网络规划和实践经验。

技能技巧:

◆精通计算机、办公软件、办公自动化及网络知识、有一定的英文水平；

◆具备一定的文案写作、行政、后勤、车辆管理等基础知识；

◆熟悉现代化企业的系统化运作和管理、办公室相关流程及各种公文处理流程；

◆较强的沟通能力，协调能力，问题解决能力，及良好的外联、公关能力；

态度:

◆做事客观、严谨负责、踏实、敬业；

◆工作细致认真，谨慎细心、责任心强；

◆具有很强的人际沟通协调能力，团队意识强。

工作条件:

工作场所:

办公室、地下机房。

环境状况:

舒适。

危险性:

基本无危险,无职业病危险。

主要考核指标:

1、工作计划完成情况，完成工作的及时性、质量与效果

2、电脑软硬件及相关外围设备、网络设备运行稳定

3、信息中心核心机房运营稳定、增值业务开发、机房租赁业务完成情况

4、会务、公司活动组织、后勤保障情况

5、科技京城网络稳定性

7.企业内刊编辑（文宣专员）

职位名称

文宣专员

职位代码

所属部门

总经理办公室

职系

职等职级

直属上级

办公室主任

职位概要:

负责起早全局性工作计划、总结、重要文稿，对各部报送的重要公文组织核稿。

工作内容:

1、负责公司内刊、网站、媒体等内外部稿件的撰写、编辑、宣传推广工作；

2、完成公司各种活动方案的策划撰写，做好报刊宣传通联工作；

3、按照公司规划的战略发展方向，协助上级拟定企业内刊宣传大纲，并按月度宣传计划进行实施；

4、组织专题宣传活动，支持公司业务的管理方面的创新和变革；

5、对公司各职能部门、子公司、子项目上报稿件进行编辑和审查，提出准确具体的审编意见。

任职资格:

教育背景:

◆本科以上学历，新闻、中文及相关专业。

培训经历:

◆受过管理学、公共关系、文书写作、档案管理、财务会计基本知识等方面的培训。

经验:

◆3年以上文案相关工作经验。

技能技巧:

◆文笔流畅，文字功底扎实，具备良好的专题策划能力，具有良好的创意设计能力；

◆对文字描述很敏感，有很强的文字表达、沟通和协调能力；

◆熟练运用各种办公软件和排版软件，精通PPT演示文件制作。

态度:

◆工作细致认真，谨慎细心，责任心强；

◆团队意识强。

工作条件:

工作场所:

办公室。

环境状况:

舒适。

危险性:

基本无危险,无职业病危险。

主要考核指标:

1、工作计划完成情况，完成工作的及时性、质量与效果

2、公司报告、总结、会议纪要等公文的完成情况

3、文件传递及时性和完整性

4、上级指示和总经理办公会议精神、公司董事会决议的宣传情况

5、各部门、子公司、子项目报送的重要公文的核稿、处理情况

8、法务专员

职位名称

法务专员

职位代码

所属部门

总经理办公室

职系

职等职级

直属上级

办公室主任

职位概要:

负责日常合同、各类法律文件的审核与修正，协助处理相关诉讼纠纷、仲裁及突发事件，参与有关案件的诉讼、仲裁或调解工作。

工作内容:

1、协助执行与监督内部控制与风险管理制度；

2、起草、审核与第三方签订的合同，协助解决合同履行中遇到的问题；

3、合同标准文本的起草，合同的审查、跟踪、处理；

4、参与公司重大合作项目商务谈判，负责相关法律事务；

5、协助律师办理公司诉讼、仲裁等事宜。

任职资格:

教育背景:

◆法律专业本科及以上，法律专业类毕业。

培训经历:

◆受过法律、房地产、工程管理、企业运营、财务会计等方面的培训。

经验:

◆3年以上法律事务相关工作经验。

技能技巧:

◆能独立起草并审查重大合同和公司法规性文件，并为各部门提供法律咨询；

◆具有较强的服务意识、逻辑分析能力、判断能力和沟通协调能力；

◆熟悉房地产相关法律法规政策，能及时了解国家各法律法规政策的颁布修订；

◆原则性强、责任心强、保密意识强。

态度:

◆工作细致认真，谨慎细心，责任心强；

◆团队意识强。

工作条件:

工作场所:

办公室。

环境状况:

舒适。

危险性:

基本无危险,无职业病危险。

主要考核指标:

1、工作计划完成情况，完成工作的及时性、质量与效果

2、合同履行情况，法律风险防范情况

3、日常法律咨询、合同审核、纠纷、诉讼等事务的处理情况

4、公司各类合同、协议版本的拟订、修订与审核情况

5、公司突发性事件的应急处理处理情况

8、后勤专员

职位名称

后勤专员

职位代码

所属部门

总经理办公室

职系

职等职级

直属上级

办公室主任

职位概要:

负责后勤保障及车辆管理、单位证件办理工作。

工作内容:

1、协助公司大型会务、活动和重要接待等相关后勤保障工作；

2、负责公司车辆管理、维修和保养工作；

3、接送公司领导、客户，完成各部门用车和接待任务，满足用车需求；

4、协助办理公司级行政类证件；

5、完成上级领导交办的其他任务

任职资格:

教育背景:

◆大专以上学历，文秘、后勤管理、行政管理等相关专业。

培训经历:

◆受过行政管理、公共关系、商务礼仪、车辆管理等基本知识等方面的培训。

经验:

◆5年以上驾驶相关工作经验。

技能技巧:

◆有驾照并有驾驶经验；

◆具有较强的服务意识、良好的驾驶技术和安全意识、判断能力和沟通协调能力；

◆熟练运用各种办公软件及办公设备；

◆了解预算、礼仪等方面知识。

态度:

◆工作细致认真，谨慎细心，责任心强；

◆团队意识强。

工作条件:

工作场所:

办公室。

环境状况:

舒适。

危险性:

基本无危险,无职业病危险。

主要考核指标:

1、公司级行政类证件年检换证工作

2、车辆维修保养、年检保险工作处理情况

3、公司大型会务、活动和重要接待等相关后勤保障情况