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档案管理制度

制度名称

编制部门

发文编号

版本号

档案管理制度

行政管理部

GA-W-YW-020-12

A/0

编制

复核

审批

颁布日期

2012.9.3

档案管理制度

第一章总则

第一条为了加强档案的收集、整理和规范管理,有效地保护和利用档案,更好地为企业稳健发展服务,根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国会计法》的规定,结合本公司实际情况,特制定本制度。

第二条档案,是指每位员工在日常工作中直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

档案分为会计档案和其他档案两大类。

第二章管理职责

第三条各部门应当明确规定每个岗位应当收集和建立的基本档案内容。

每位员工尤其是档案管理专员有责任和义务整理好、保密好自己经办的档案,并在岗位变动或离职时主动移交给承接人,否则不予办理相关手续。

第四条档案工作实行统一管理、分级归档的原则,以维护档案的完整与安全。

1.统一管理:

是指财务部主办会计或指定专人(出纳不能兼任)负责会计档案的管理;行政管理部应当设置档案管理员(由秘书兼职)负责其他档案的管理。

各部门应指定一人为本部门的档案管理员,与行政部的档案管理员对接,否则为该部门主管或经理。

2.分级归档:

是指由档案经办人(各岗位人员)和相关部门负责档案的具体操作与管理。

各部门档案管理员负责将本部门档案目录更新并将本部门员工签阅的文件汇总表逐一签字后于每月5日前交行政部档案管理员。

行政管理部的档案管理员要每月10日前对档案管理目录进行更新,报送主管领导,抄送相关人员。

(行政部档案管理员在每月15日前公布上月文件汇总表)。

3.职责范围:

各部门负责人是档案管理的第一责任人,应当定期组织检查。

主办会计和档案管理专员应当熟悉档案管理内容和相关专业知识,及时进行档案的分析、跟踪和收集,以确保档案完整和安全。

4.行政管理部至少每两年一次,组织有关部门对公司档案管理情况进行全面盘点和评估,向公司领导提交报告并给出是否合格的评价及相关建议。

第五条每位员工有责任和权利为保护档案的完整性而主动收集和上交档案。

1.档案管理应当作为每位员工绩效考核的组成部分,在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显著的员工,应当给予奖励。

2.每次外训取得的资料应在报销费用前交培训管理员暂时存档。

第六条档案管理专员有权利对破坏和不配合档案管理的人员及相关负责人提出处罚意见和建议,并报行政人事总监审批后执行。

第三章基本要求

第七条日常应将档案及时归档,档案管理专员应当及时审阅和整理;年度终了2个月内,档案管理专员应当发布通知请求相关部门或人员配合全面收集、整理、归类和造册。

第八条每个岗位的档案,应当于年度终了2个月内全面整理、归类和造册,并将造册清单上交部门负责人和行政管理部档案管理专员。

第九条档案保密级别

1.档案分一般档案和有密级档案两类。

档案密级分为绝密、机密二级。

档案的密级由档案提交人提议,行政管理部经理核定密级。

2.有密级档案必须经人事行政总监批准后只许在档案室翻阅,不许带离档案室;有密级档案复制时,机密级档案需经行政人事总监批准,绝密级档案需总经理批准。

3.对已到保密期限的档案要请相关部门领导和行政管理部经理鉴定解密,对解密档案作一般档案管理,及时提供利用。

第十条档案上交或移交,应办理上交或移交手续。

第十一条档案存放要配套安全防范措施,确保档案安全。

第十二条档案要有序存放,方便查阅,严防毁损、散失和泄密。

第十三条档案归档要设置封面、造册、编号、登记清单和分类装订成册。

第十四条封面、造册和清单的文字书写要求工整、清晰、美观。

第十五条每个岗位的档案资料尤其是档案管理专员的档案管理资料要妥善保管,应当及时存放在抽屉或保险柜里,以确保档案安全。

第十六条电脑档案的管理

1.所有员工使用的电脑必须指定专门的区域存放公司相关的文件、资料,在指定存放区域里设定工作人员专用文件夹,使用电脑工作人员将各类文件、资料在该文件夹中设定子文件夹分类存放。

2.各部门负责人即为电脑档案管理责任人。

公司各部门员工须到电脑管理责任人处对存档电脑区域、文件夹名称进行如实登记;各电脑档案管理责任人须根据电脑存档登记,定时对本部门员工的电脑存档情况进行检查。

3.凡拥有独立办公电脑的员工在离职或岗位调整时,必须将其原岗位工作涉及的所有电脑资料复制交公司档案管理专员存档,其原有电脑及纸质资料均不得带走。

第四章档案利用

第十七条档案管理的作用在于利用。

档案利用包括两种:

一种是直接将档案原件或复印件提供给所需人员;另一种是仅提供相关的数据信息或文字信息,而不提供档案的原件或复印件。

第十八条会计档案资料一经归档不得借出。

如有特殊需要需借出的,由财务经理审核,财务总监审批后,才能提供查阅或复制,并在档案管理专员处办理登记手续。

查阅或复印档案的人员,严禁在档案上涂划、拆封和抽换。

第十九条其他档案资料借出管理

1.借出本部门的其他档案资料,由本部门负责人审批。

2.借出跨部门的其他档案资料,由行政人事总监审批。

3.其他档案资料借出,应当在档案管理专员处办理登记手续,由行政人事中心总监审批。

第二十条档案借出必须详细写明用途,用途不清晰的,档案管理专员应当提出异议和建议,直至向审批人或行政人事总监汇报。

第二十一条档案管理专员应当及时跟踪借出的档案,对未能及时归还的档案,档案管理专员应当善于分析并催收,直至向审批人或行政人事总监中心汇报。

第五章会计档案管理

第二十二条会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业资料,它是记录和反映各单位经济业务的重要史料和证据,具体包括:

1.会计凭证类:

原始凭证、记账凭证、汇总凭证和其他会计凭证。

2.会计账簿类:

总账、日记账、明细表、固定资产卡片、辅助账簿和其他会计账簿。

3.财务报告类:

月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表附注、财务分析及统计报表和其他财务报告。

4.其他类:

银行余额调节表、银行对账单、往来对账确认表、验收回单、销售合同、采购合同、外来文件、外发文件、内部文件、会计档案保管清单、会计档案移交清单、会计档案销毁清单。

第二十三条会计档案保管期限分为永久、定期两种。

定期保管期限分为3年、5年、15年、25年,共5类。

会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。

会计档案保管期限必须按照国家的规定执行,凡与国家的规定有冲突的,视同自动作废。

第二十四条采用电子计算机进行核算,应当按照相关规定和要求打印凭证、账簿,并按本制度进行管理。

第二十五条会计档案应按以下内容进行归类和编号:

1.凭证:

大类编号为A。

凭证设置要结合企业实际,可按岗位对应设置,可分为:

现金凭证,编号1001-1×××;银行凭证,编号2001-2×××;销售凭证,编号3001-3×××;采购凭证,编号4001-4×××;转账凭证5001-5×××。

可依实际情况分得更细。

凭证分类可以根据工作分工需要分得更细,以使责任更清晰,如:

销售会计负责填制销售凭证,采购会计负责填制采购凭证,主办会计负责填制现金凭证、银行凭证和转账凭证。

凭证装订应当按照“1”字头的凭证、“2”字头的凭证、“3”字头的凭证、“4”字头的凭证、“5”字头的凭证的顺序进行装订。

2.账簿:

大类编号为B。

账簿编号应当按照科目的次序进行连续编号:

总账账簿编号为01,现金账簿编号为02,银行账簿编号为03,依次类推。

3.财务报告:

大类编号为C。

财务报告分为会计报表、财务分析和成本报表。

1月会计报表编号为101,2月会计报表编号为102,依次类推;1月财务分析编号为201,2月财务分析编号为202,依次类推;1月成本报表编号为301,2月成本报表编号为302,依次类推。

4.应收账款往来确认:

大类编号为D。

应收账款往来确认编号按照月份进行连续编号:

1月有一本,编号为101;2月没有对账确认,没有编号;3月有两本,编号为302-303;4月有两本,编号为404-406,依次类推。

5.应付账款往来确认:

大类编号为E。

应付账款往来确认编号按照月份进行连续编号:

1月有一本,编号为101;2月没有对账确认,没有编号;3月有三本,编号为302-304;4月有两本,编号为405-406;依次类推。

6.验收回单:

大类编号为F。

验收回单编号按照月份进行连续编号:

1月有五本,编号为1001-1005;2月有10本,编号为2006-2015;3月有八本,编号为3016-3023,依次类推。

7.销售合同:

大类编号为G。

销售合同编号按照签订时间顺序进行连续编号:

2010年1月3日签订第一份合同,编号为20100103-01;2010年2月5日签订第二份合同,编号为20100205-02,依次类推。

8.采购合同:

大类编号为H。

采购合同编号按照签订时间顺序进行连续编号:

2010年1月6日签订第一份合同,编号为20100106-01;2010年2月1日签订第二份合同,编号为20100201-02,依次类推。

9.其他合同:

大类编号I。

其他合同编号按照签订时间顺序进行连续编号:

2010年1月6日签订第一份合同,编号为20100106-01;2010年2月1日签订第二份合同,编号为20100201-02,依次类推。

10.银行对账单:

大类编号为J。

银行对账单编号按照月份进行连续编号:

1月有三张,编号为1001-1003;2月有八张,编号为2004-2011;3月有六张,编号为3012-3017,依次类推。

11.外来文件:

大类编号为K。

外来文件编号可按时间顺序并结合分类进行连续编号,如20100101-1(分类)-01。

非重要的外来文件可以不存档。

12.外发文件:

大类编号为L。

外发文件编号可按发生时间顺序进行连续编号,如20100103-01。

13.财务制度:

大类编号为M。

财务制度编号可按发生时间顺序进行连续编号,如20100101-05。

14.财务通知:

大类编号为N。

财务通知编号可按发生时间顺序进行连续编号,如20100112-01。

15.审批文件:

大类编号为O。

审批文件编号可按发生时间顺序进行连续编号,如20100112-01。

主要包括经营活动审批文件。

一般来讲,设计与会计账务处理有关的审批文件都要将原件放入凭证里,再复印一份存档,以便查阅和再复印之用。

16.工作报告:

大类编号为P。

工作报告大类编号按照发生时间顺序分两种进行独立编号:

一种是向上级汇报的报告,编号为20100103-1(向上级汇报)-01;另一种是下级或同级送财务部的报告,编号为20100203-2(向财务部汇报)-01。

17.内部文件:

大类编号为Q。

内部文件编号可按时间顺序进行编号,如20100112-01。

主要包括内部部门之间的通知、知会书等与会计账务处理无关的重要性文件。

18.管理清单:

大类编号为R。

管理清单编号按照时间顺序进行编号,如20100101-01。

主要包括档案管理目录汇总清单、档案移交清单、档案销毁清单、档案借出登记清单、岗位档案责任管理清单等。

第六章其他档案管理

第二十六条其他档案的管理主要是明确档案管理的责任部门以及主要收集的档案内容。

其他档案发生后应当在三天内及时在当事人的部门归档,并每月末将更新后的目录清单上交档案管理专员。

以相互牵制,确保档案完整而不受损失。

档案管理专员应当定期(每季度一次)与档案发生部门核对档案,以确保档案完整。

第二十七条各部门的档案编号应当严格按照本制度的要求执行,以便于档案管理专员能够及时与各部门核对档案。

广西巨星科技有限公司的代码为GY;广西巨星医疗器械有限公司的代码为GYM。

1.行政管理部(部门代码:

GA)

(1)高新区及发改委文件:

大类编号为GXQ。

高新区及发改委相关文件按公司名称-部门-大类-2位数年份-3位数流水号编号,如GY-GA-GXQ-11-001。

主要包括:

投资项目登记表、数码相机可行性研究报告、合同和章程、变更经营范围等的批复文件;选址意见书;核准建设项目有关情况说明和生产项目等各种复函和协商函;申请减免企业所得税的函;各种表彰决定;保税仓分批报税的请示;GY化妆品和婴儿用品项目可行性报告以及该项目的核准批复文件;税务行政许可受理通知书、贷款卡业务办理通知书;高新区上级各部门的函、请示、报告等文件;减资等事项和进口二手设备有关问题的会议纪要。

(2)工商局文件:

大类编号为GSJ。

按公司名称-部门-大类-2位数年份-3位数流水号编号,如GY-GA-GS-11-01。

主要包括:

营业执照正本和副本;企业法人代表证书;外商投资企业财政登记正、副本;公章准核准证;企业联合年检报告书及辅助材料;商标注册登记证;注资证明、企业变更相关材料;其他的一些材料凭据等资料。

(3)税务局文件:

大类编号为SWJ。

按公司名称-部门-大类-2位数年份-3位数流水号编号,如GY-GA-SWJ-11-001。

主要包括:

税务登记(国税)正本、税务登记证(地税)正、副本;增值税登记(副本)复印件及一般纳税人认定记录;外商投资企业税务(国、地税)副本;外商投资企业税务登记表、关于认定GY为生产性企业的函;税务行政许可通知书、决定书;代扣税款委托书、相关退税材料;增值税纳税申报表、专用发票申请单等。

(4)商务厅文件:

大类编号为SWT。

按公司名称-部门-大类-2位数年份-3位数流水号编号,如GY-GA-SWJ-11-01。

主要包括:

巨星科技、巨星数码公司外商投资企业批准证书正、副本;GY合同章程、股权变更、股东变更、出资方式变更的批文、调整总投资额和注册资本的请示和批文;机器证明、数码相机可行性研究报告等材料。

(5)外管局文件:

大类编号为WGJ。

按公司名称-部门-大类-2位数年份-3位数流水号编号,如GY-GA-WGJ-11-001。

主要包括:

外商投资企业外汇登记证(IC卡)、相关外汇业务核准件;进出口企业备案登记申请书;通用设备检测登记表、外汇收支情况表;联合年检信息登记表、外汇登记证(复印件);汇入通知单会议及其他通知等材料。

(6)质量技术监督局文件:

大类编号为ZJ

按公司名称-部门-大类-2位数年份-3位数流水号编号,如GY-GA-ZJ-11-001。

主要包括:

组织机构代码证正、副本;商品条码系统成员证书及收费文件、差评标准备案登记证书、电子平台称检定证书、进口旧机电产品免装运前预检验证明书;各种检验报告、物品编码底片;特种设备使用登记证、电动葫芦验收检验报告等资料。

(7)检疫局文件:

大类编号为JY。

按公司名称-部门-大类-2位数年份-3位数流水号编号,如GY-GA-JY-11-001。

主要包括:

入境货物检验检疫证明、《危险废物转移联单》等材料。

(8)环保局文件:

大类编号为HB。

按公司名称-部门-大类-2位数年份-3位数流水号编号,如GY-GA-HB-11-001。

主要包括:

环境影响报告表以及批复、委托编制环境影响报告合同、环境保护验收申请表、环保监测站委托监测书、现场环境检查记录以及环保部门出具的相关意见书等材料。

(9)统计局文件:

大类编号为TJ。

按公司名称-部门-大类-2位数年份-3位数流水号编号,如GY-GA-TJ-11-001。

主要包括:

污染源普查简表、固定资产投资统计指标解释及填写说明等材料。

(10)海关文件:

大类编号为HG

按公司名称-部门-大类-2位数年份-3位数流水号编号,如GY-GA-HG-11-001。

主要包括:

海关进出口货物报关注册登记证书、自理报关单位注册登记证明书;网上支付税务服务、合作协议书;自动进出口许可证(复印件);廉政公约;海关相关检查的通知书、意见书、结论、反馈单和复函等;进出口机器归类原则;南宁海关价格商记录表、进出口货物原产地证明书注册登记表;进口机电产品免装运前预检验证明书;单位报关印模卡;A类管理申请、决定书;补证税款告知书;资料提交清单等材料。

(11)消防部门文件:

大类编号为XF。

按公司名称-部门-大类-2位数年份-3位数流水号编号,如GY-GA-XF-11-001。

主要包括:

厂房施工图纸目录、厂房平面竣工图;钢柱基础平面布置图、钢梁结构平面布置图、钢架结构平面布置图;保税仓装修平面图;消防验收意见书、限期整改通知书、整改进度报告书、复验合格意见书等;火灾自动报警系统图、平面图;安装工程预算表、图纸、供应商资料等材料。

(12)银行文件:

大类编号为YH。

按公司名称-部门-大类-2位数年份-3位数流水号编号,如GY-GA-YH-11-001。

主要包括:

银行开户核准通知书、许可证;贸易进口付汇核销单(复印件);转帐支票声明;银行结算帐户申请书、管理协议、合作协议、中小企业证卷化信用结构贷款补充协议等;网上银行服务证书申请表;建行预留殷鉴变更申请书、协议;授权证明和授权书、动产抵押登记书、销售订单书;额度借款合同;商业汇票贴现合同;公司担保人信息;贷款卡、各银行的殷鉴卡等材料。

(13)董事会文件:

大类编号为DSH。

按公司名称-部门-大类-2位数年份-3位数流水号编号,如GY-GA-DSH-11-001。

主要包括:

法人和各董事会成员身份证复印件、护照复印件、国际营业执照复印件;公司董事、监事及高管人员的简要介绍。

各种授权书、委派书、免职书、股权转让协议书等。

董事会声明、会议通知、董事会决议;董事会成员签字备案表;主要股东、控股子公司、参股公司及董事、监事、高级管理人员作为一方当事人的诉讼或仲裁及相关法律文件等材料。

(14)固定资产文件:

大类编号为GDZC

按公司名称-部门-大类-2位数年份-3位数流水号编号,如GY-GA-GDZC-11-001。

主要包括:

租赁合同、园区综合管理服务合同、场地使用证明、资产情况、房产证;厂房使用的请示和活荷载说明;房产评估、土地评估、资产评估报告等材料。

车辆购置税完税证明、公务车的各种登记证书以及各种手册、信息单、保险单等;行车订购、买卖合同。

(15)会计师事务所文件:

大类编号为KJS。

按公司名称-部门-大类-2位数年份-3位数流水号编号,如GY-GA-KJS-11-01。

主要包括:

审计报告送大单;验资、评估业务约定书和验资报告;服务合同;年度会计报表。

(16)公司合同、协议文件:

大类编号为HT。

按公司名称-部门-大类-2位数年份-3位数流水号编号,如GY-GA-HT-11-001。

主要包括:

与富士签订的各种买卖、授权协议书和合同;企业管理顾问协议书、经销协议书、胶卷彩盒图案授权书;专项法律服务合同、法律顾问合同、翻译委托合同等;ERP项目合同。

(17)章程文件:

大类编号为ZC。

按公司名称-部门-大类-2位数年份-3位数流水号编号,如GY-GA-ZC-11-001。

主要包括:

修订说明、每次修订后的章程、修订的合同等。

(18)公司发展史类:

大类编号为FZ。

按公司名称-部门-大类-2位数年份-3位数流水号编号,如:

编号GY-GA-FZ-11-001。

主要包括:

销售业绩、重点投资、企业改革、重要决定、外部报道、重要领导参观资料和外来荣誉、重大活动方案、图片等资料,包括声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料,上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。

(19)行政文秘类:

大类编号为XZ。

按公司名称-部门-大类-2位数年份-3位数流水号编号,如:

GY-GA-XZ-11-001。

主要包括公司重要的会议材料,包括会议通知、报告、决议、总结、领导人讲话、会议纪要等材料。

2.人力资源部(部门代码:

HR)

(1)人力资源规划:

大类编号GH。

按公司名称-部门-大类-2位数年份-3位数流水号编号,如:

编号GY-HR-GH-11-001。

主要包括:

职业生涯发展理论、组织内部评估、组织发展与变革、计划组织职业发展、比较国际人力资源管理综述、开发人力资源发展战略计划、工作中的绩效因素、员工授权与监管等内容。

(2)人员招聘与配置:

大类编号为ZP

按公司名称-部门-大类-员工工号编号,如GY-HR-ZP-0001。

主要包括:

员工需求表、应聘人员登记表、员工登记表、岗位工作任务书、录用通知书、工作牌签收表、录用手续相关物品准备/发放表、应聘人员背景调查表、学历证书验证记录表、新员工入职培训指导书、试用期员工评定表、生产工试用期考核表、新员工入职指导工作记录表(基层)、新员工入职指导工作记录表(行政)、新员工入职培训登记表(基层)、新员工入职培训登记表(行政)、新员工入职培训反馈表、员工岗位、薪资调整审批表、辞职∕辞退员工登记表、辞职∕辞退员工部门审批确认表等资料、员工劳动合同等。

(3)培训开发与实施:

大类编号PX。

按公司名称-部门-大类-2位数年份-3位数流水号编号,如GY-HR-PX-11-001。

主要包括:

新员工培训记录、内部技能、知识培训记录;外训申请及外训资料、外训协议等内容。

(5)绩效考核与实施:

大类编号为KPI。

按按公司名称-部门-大类-2位数年份-3位数流水号编号,如GY-KPI-11-001。

主要包括:

员工月度、年度绩效考核表等。

(6)薪酬福利:

大类编号为XZ。

按公司名称-部门-大类-2位数年份-3位数流水号编号,如GY-HR-XZ-11-001。

主要包括:

公司职工社保资料及其执行情况说明;工资资料等资料。

(7)考勤情况:

大类编号为KQ。

按公司名称-部门-大类-2位数年份-3位数流水号编号,如GY-HR-KQ-11-001。

主要包括:

员工加班条、请假条、月度考勤表等资料。

3.项目管理部(代码:

PMD)

(1)基建项目:

大类编号自行编制。

按公司名称-部门-大类-2位数年份-项目的3位数流水号编号,将其合同、图纸、工程预算和工程结算放在一起编一个号,并按照时间顺序进行连续编号,如:

GY-PMD-JJ-11-001。

主要包括:

基建项目的合同、工程初设、修改、竣工图纸;工程预算和工程结算以及公司投资项目专家评审意见、报告(如项目可行性研究报告、项目环境评价报告、项目安全评价报告)、招投标文件、用地文件(如土地成交确认书、国用土地使用证、建设用地文件)、证件(如项目营业执照、规划许可证、施工许可证)、报告(如勘察报告、测量报告)、批文(如环保、消防、白蚁批准文件)、施工资料(如土建资料、水电资料、材料验收资料、装修资料)、进度计划、风险控制、会议资料、签证、变更资料等材料。

4.生产技术部(代码:

PE)

(1)技术项目:

大类编号自行编制。

按公司名称-部门-大类-2位数年份-3位数流水号编号,如GA-PE-JX-11-O01。

主要包括:

BOM,QC工程图,作业指导书,图纸,产品标准等。

5.市场部(代码:

MD)

按照公司名称-部门-大类-2位数年份-3位数流水号编号,如GA-PE-HT-11-O01。

主要包括:

所有销售合同、销售协议和补充协议等。

6.工程技术部(代码:

MTN)

按照公司名称-部门-大类-2位数年份-3位数流水号编号,如GY-MTN-DJ-11-001。

主要包括:

设备台账、设备仪器使用说明书和图纸、设备安装、调试、运行、维修、保养记录等。

7.贯标办(代码:

GBO)

(1)质量体系文件:

大类编号为ISO。

按照体系文件要求统一编号归档。

主要包括:

ISO文件。

8.物流部(代码:

LOG)

(1)进出口文件:

大类编号由物流部根据体系文件要求自行编制。

按公司名称-产品类别-2位数年份-4位数流水号。

主要包括:

进口大轴相关材料、进口包材、进口机器及配件、轴心出口、成品出口等材料的相关文件。

(2)客服文件:

大类编号由物流部根据体系文件自行编制

按公司名称-送货单的印刷流水号-年份归档。

主要包括:

客户信息、每日送货单、客户订单、客户投诉单

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