文书学讲纲.docx
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文书学讲纲
<<文书学>>课程介绍
一、课程性质及目的：
文书学是一门古老而又年轻的学科。
是文秘专业的一门必修专业课程，也是人文
学科其它专业可供选修的一门专业基础课。
文书学的目的是通过系统传授文书学的基础知识、基本理论和训练基本技能，不断培养能够较为熟练地充从事文书管理工作的实用型人才。
二、课程内容及课时：
本课程由三大部分组成。
第一部分为基础理论部分，包含文书和文书学，文书工作的性质、任务、作用和原则，文书工作的组织，文书工作者的素养等。
第二部分主要是文书学的核心，主要讲文书处理和管理工作的基础知识，训练文书工作的基本技能。
包含收文和发文处理程序，文书的管理和利用，专用文书的管理，文书的立卷，档案工作等。
第三部分主要讲述对文书工作的基本要求和文书学的发展的方向，包括文书工作的规范化、制度化、科学化和自动化。
本课程授课总学时为56学时。
三、教材：
广播电视大学出版社，陈鸿滨、李学勤著《文书学》。
第一章文书和文书学
第一节文书
一、文书的概念：
是以文字形式处理事务的凭证性工具。
文书、文件、公文三个概念辨析。
二、文书的类别
公务文书，简称公文。
是党政机关、人民团体等在进行管理工作、联
系事项、记载活动时所形成的据有特定体式的书面材料。
私人文书，是相对公务文书而言的，其形成和使用的主体是个人，是个人家庭、家族在与他人交往和处理私人事务时所行成和使用的文字材料。
三、文书的作用
（一）指挥、指导作用
（二）命令、执法作用
（三）宣传、教育作用
（四）联系、沟通作用
（五）记载、凭证作用
练习题：
、
一、概念题。
文书公务文书文件
二、填空
1、从文书的形成和使用上划分，文书可分为（）和（）两类。
2、私人文书形成和使用的主体是（），它是个人或（）、（）与他人交往和处理（）事务中形成使用的文字材料。
3、文书的具体作用有以下几方面：
（）、（）、（）、（）。
三选择题
（一）（）写作水平的高低取决于文秘工作者的政治思想水平、业务能力和驾驭语言的能力。
1、文书2、公文3、文件
（二）只有认真学好（）学，毕业后才能做好（）工作。
1、文件2、文书3、公文。
（三）李中华是大学文秘专业毕业生，不仅（）工作做得好，而且（）也写得很漂亮。
1、公文2、文书。
四简答题。
（一）简述文书的指挥、指导作用。
（二）谈谈文书的明令、执法作用。
（三）如何理解文书的联系、沟通作用。
（四）什么是文书的记载、凭证作用。
第二节公务文书
一、公务文书的概念和特点
公务文书就是处理公共事务的文书。
1、鲜明的政治性和政策性。
2、高度的真实性。
3、很强的针对性。
4、特定的作者和法定权威性。
5、格式的规范性。
一、公务文书的形成过程
1、酝酿阶段：
定题；选体；准备材料。
2、起草阶段:
编写提纲；拟稿；修改。
3、审批阶段。
4、印制阶段。
二、公务文书的行文制度
是指公文在撰写制作过程中必须遵循的规定和准则。
（一）、明确行文关系。
（二）、掌握行文方向
1、上行文。
是下级机关向上级机关发送的公文。
2、下行文。
是上级机关向下级机关发送的公文。
3、平行文。
是指同级机关或不相率属机关之间往来的公文。
（三）区别行文方式
1、逐级行文。
指某机关向直接的上级机关或所属的下级机关行文，即安机关层级一级一级的行文。
2、多级行文。
指向两个或两个以上机关的行文。
3、越级行文。
指越过直接的上级机关向更高的上级机关行文。
4、直达行文。
即通行行文。
是下行文中的一种行文方式。
上级机关向所属范围内的所有下级机关、单位的一次性行文。
（四）恪守行文规则
行文规则也称行文原则，是指在执行公文行文制度时应当遵循的准则。
1、按职权范围和律属关系行文。
2、少而精的行文。
3、一般不越级行文。
越级行文的五个方面的问题。
4、正确运用主送和抄送行文。
5、同级机关可以联合行文。
联合行文有三个方面的常规。
6、报刊上公开发布的公文与正式公文同等效率。
三、公务文书的格式
（一）格式的组成
1、版面格式：
文头部分有公文名称、发文字号、印制顺序号、秘密等级、紧急时限。
正文部分有公文标题、主送机关、正文、附件、发文机关、发文日期、机关印章。
文尾部分有阅读范围、主题词、抄送单位、印制版记等。
2、印装格式。
（一）格式的要求
1、版面格式要求。
版头：
由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成。
发文字号：
由制发机关代码加年号和顺序号组成。
印制顺序号：
即分号是对同一文稿印制出的若干份数逐份进行的编号。
秘密等级：
绝密、机密、秘密。
位于文件首页左上角。
紧急时限：
急件、紧急件、特急件、限时送达。
公文标题:
由发文机关、内容、文种组成。
主送机关，位于正文之前顶格。
正文。
附件：
正文之后用以说明、补充并作为整个文件组成部分的材料。
发文机关，即作者、署名、下款。
发文日期，即成文日期、发文时间。
机关印章。
阅读范围即阅读级限。
主题词即关键词。
抄送单位。
印制版记。
2、印装格式要求。
排版；用纸；装订。
一、公务文书的种类
1、通用公文，指各级各类机关团体处理公务时普遍使用的公文种类。
具有广泛的通用性、具有正式文件的性质、据有统一规定的适用范围。
党的十三种；行政的十类十五种。
2、事务文书。
指通用公文之外的机关、团体经常使用的一般性文书。
特点是不具有通用公文的那种法定权威性和约束力，主要用于处理日常事务。
不能像通用公文那样可以单独地以正式文件行文。
其格式、语言较之通用公文更为灵活。
3、事务文书的主要种类：
11种，计划、总结、调查报告、简报、讲话稿、大事记、祝词、章程、办法、细则、守则。
4、专用文书。
指在一定部门或一定业务领域，根据某种特殊需要专门使用的公务文书。
特点:
产生并服务于一定专业领域；为适应一定专业领域的需要，形成了特点。
格式制发程序和语言运用有其独特之处。
种类繁多。
每一专业部门都有一些不同的专有文种。
二、公务文书的稿本，指制发公务文书过程中所形成的文稿和文本。
1、文稿，是撰写公文时所形成的不同形式的文字本。
草稿；讨论稿；修改稿；送审稿；定稿。
2、文本，是公文定稿后根据不同情况所形成的各种本子。
正本；副本；留存本；试行本；暂行本；各种文字本。
练习题一、解释概念
行文制度；行文关系；行文方向；行文方式；行文规则；上行文；下行文；平行文；逐级行文；多级行文；越级行文；直达行文；版面格式；版头；发文字号；主题词；通用公文；事务文书；专用文书；文稿；文本；草稿；定本；正本；副本
一、填空题
1、公文的特点有（）（）（）（）。
2、现行公文按照行文方向划分，有（）（）（）.
3、从行文方式看，下行文可采取（）、（）（）等方式；上行文除采取（）、（）外，还可采取（）。
4、文头部分包括（）、（）、（）、（）、（）。
5、正文部分包括（）、（）、（）、（）、（）、（）、（）。
6、文尾部分包括（）（）、（）、（）（）。
7、正式文件的版头由（）或（）加（）二字组成。
8、发文字号由（）、（）、（）三部分组成。
9、秘密等级通常分为（）、（）、（）三种。
10、紧急时限一般分为（）、（）、（）和（）限时送达等几种。
11、完整的公文标题，一般由（）、（）和（）三部分组成。
12、文稿一般分为（）、（）、（）、（）和（）。
13、公文的文本主要有（）、（）、（）（）（）、（）。
二、选择题。
（一）上行文是（）。
1、上级机关向下级行文；2、下级机关向上级行文；3、同级机关或不相率属机关之间往来文书。
（二）完整的公文标题由（）。
1、公文作者、内容和名称组成。
2、发文机关代字、发文年号、发文序号组成。
3、公文的主要内容和文种组成。
（三）各级各类机关、团体等处理公务普遍使用的公文是（）。
1、事务文书；2、专用文书；3、通用文书。
四、简答题。
1、怎样理解公文的“鲜明的政治性和政策性”？
2、如何理解公文的“特定作者和法定权威性”。
3、简述目前我国的行文规则。
4、在什么特殊前况下可以越级行文？
5、举例两种应该使用“抄送”的情况，并简要说明为什么需要“抄送”。
6、简述草稿与定稿的区别。
7、正本与副本的主要区别何在？
第三节文书学
一、概念：
研究文书和文书工作的一门学科。
问题：
为什么说文书学具有实践性？
其理论来源于实践，是实践经验的概括和总结。
二、文书学与相关学科的关系
1、文书学与秘书学广义上理解秘书学包括文书学；目前认为二者是并列关系。
2、文书学与公文写作二者研究对象都是公务文书，但文书学以研究公务文书的形成过程和处理、管理为主要内容，公文写作则以研究如何撰写公文为重点。
3、文书学与档案学文书是档案的前身，是明天的档案，是档案的源泉；档案是文书的变体，是昨天的文书。
二者的文字材料存在形式不同，前者是现行工作中正在运转、使用、尚未经过科学整理的文字材料，后者是现行工作完毕后，具有保存价值的并经过科学整理的文书材料。
三文书学的发展概况
（一）古代的文书和文书工作
1、古代早期文书：
甲骨文书；金文文书；石刻文书；简册文书；缣帛文书
2、古代公文文种：
上行文章；表；奏；疏；呈；申；状；封事；牃。
下行文誥；诏；敕；教；策等。
平行文移；关；咨等。
3、古代的文书工作制度正副本制；用印制；用纸制；引黄、贴黄制度；票拟制度；墈合制度等
4、工作机构及官职尚书省；内阁；六科；通政司；史官；尚书；中书令；主薄等
（二）旧政权时期的文书和文书工作
（三）革命战争时期和建国后的文书和文书工作
四、研究文书学的意义
（一）有利于了解和掌握文书工作的规律
（二）有利于提高文书工作效率
（三）有利于文书工作制度化、规范化、科学化
练习题。
一、概念题：
文书学
二、简答题。
研究文书学的意义是什么？
成了现实性；文书的管理使得文书的职能和作用得以多次实现。
第二章文书工作的性质、任务、作用和原则
第一节文书工作的性质
一、政治性：
首先是指这项工作直接关系党和国家的方针、政策、法令的贯彻执行。
其次体现在是整个国家机器正常运转的重要保证上。
最后它是提高机关工作效率的重要环节。
二、机要性：
一是指文书工作的机密性，机要性取决于内容；二是指文书工作的重要性，重要性是指岗位重要。
三、实用性：
其工作内容具体、实在，并具有很强的操作性。
四、时限性：
指在文书处理过程中，时间上的规定和要求往往非常严格。
（一）文书工作处理的迅速性。
凡进入文书部门的文书，一般要求及时、迅速处理，不得迟缓和积压。
（二）文书处理的适时性。
要求控制在一定的时间内。
（三）文书处理各个环节的时间环节衔接性。
五、规范性：
指文书在形成、处理、管理等工作中具有统一的可遵循的标准。
六、工具性：
文书的形成使得文书的职能和作用的实现具有了可能性；文书的处理使得文书的职能和作用由可能性变
练习题：
一、概念：
文书工作
二、填空题：
（一）、文书工作是一项（）很强的工作，他直接关系到（）贯彻执行，是（）重要保证，是（）的重要环节。
（二）、文书工作的机要性包括文书工作的（）和（）两个方面。
文书工作的重要性主要是指（）的重要性。
（三）、文书工作的实用性，使之文书工作内（），并具有很强的（）。
（四）、（）是文书工作有别于其他工作的重要性质之一，表现在文书处理的（）、（）和各个环节的（）三个方面。
（五）、文书工作的规范性，是指文书的形成、处理和管理等工作中，具有统一的可遵循的标准，文书工作的这一性质体现在（）中。
三、简答题。
1、简述文书工作的政治性、机要性。
2、如何理解文书工作的时限性？
3、试举例说明文书工作的规范性。
4、简述文书工作的实用性和工具性。
第二节文书工作任务
一、文书工作总任务
二、文书工作的具体任务：
有发文工作；收文工作；传阅工作；清退和销毁工作；整理和筛选工作；保管借阅工作；立卷归档工作等。
三、文书工作任务的特点:
以常规工作为主，以被动工作为辅；是常规工作和非常规工作的统一，又是被动工作和主动工作的统一。
练习题;
一、填空题。
1、文书工作的总任务是（），使文书工作在机关工作中有效地发挥作用。
2、文书工作的具体任务体现了文书工作的完整、有序的过程。
其中，（）是文书工作的前提环节；（）是文书工作的中心环节；（）是文书工作的经常性任务；（）是文书工作的终结环节。
二、简答题
1、文书工作的具体任务主要有哪些？
2、简述文书任务的特点。
第三节文书工作的作用
一、信息作用：
传递信息；筛选信息；存储信息。
二、纽带作用：
体现在文书的行文上；体现在文书的发送上
三、服务作用:
为本机关服务；为上级机关服务；为下级和人民群众服务。
四、助手作用：
指通过文书工作在机关领导工作中发挥的辅助作用。
练习题：
一、填空题。
1、文书工作信息作用主要表现为（）、（）和（）。
2、文书工作的纽带作用，使之文书工作可以对各机关和单位起到（）的枢纽作用，主要体现在文书的（）、（）和文书的（）。
3、文书工作的（），是指通过文书工作在领导工作中发挥的辅助性作用。
三、简答题。
1、文书工作的信息作用如何体现出来的？
2、简述文书工作的纽带作用。
3、如何理解文书工作的服务作用？
4、怎样才能发挥文书工作的助手作用？
第四节文书工作原则
周恩来说：
“第一要保密，第二要准确，第三要迅速。
”中办“文件处理的基本原则是准确、及时、保密。
”
一、准确。
由文书的性质、作用决定的。
二、及时。
讲究效率；迅速处理完文件。
三、安全。
政治上的安全，机密文件要保密；物质上的安全，确保文件不丢失或破损。
四、简便。
发文要少而精；处理文件要方便读者；管理利于使用。
五、党政分开。
行文上分开；处理上分开；管理上分开。
练习题：
一、填空题。
1、周恩来提出文书工作（）的原则。
2、1987年国务院办公厅颁布的（）中提出“公文处理必须做到（）。
”
3、1989年中共中央办公厅印制发行的（）中指出“文件处理的基本原则是（）、（）、（）。
”
4、文书工作的原则可概括为（）、（）、（）、（）。
5、文书工作讲求及时、就是（）。
6、文书工作的安全原则，包括（）和（）两个方面。
7、文书工作简便的原则体现在三个方面，一是（），二是（），三是（）。
二、简答题。
为了做好文书工作，必须遵循什么样的原则？
第三章文书工作的组织
第一节、文书工作组织的形式
一、文书工作组织的形式类别
1、集中形式。
把机关文书工作中除文件外的其他环节的工作，都集中到文书部门办理。
2、分散形式。
将机关的文书工作交由文书部门和各业务部门承担。
按文书工作环节分工；按文书内容分工。
二、文书工作组织形式的选
1、文书工作组织的选择原则。
有利于机关工作；保持相对稳定。
2、文书工作组织形式的选择依据。
机关任务的多少和职权范围的大小；机关内部设置层次和数量的多少；机关发文数量的多少；机关所属部门办公位置是否集中；机关人员配备是否齐全。
三、文书工作组织形式的选择应注意的事项
1、恰当地分析机关类型。
大机关集中；中小型机关相对分散。
2、做好协调和配合工作。
练习题：
一、填空题
1、文书工作组织形式主要有（）和（）两种。
二、选择题。
（一）文书工作的组织形式一经确定后（）。
1、应相对稳定一段时间。
2、可以适当变动。
3、可以随时变换现有的组织形式。
（二）在具体选择文书工作的组织形式时，要以（）为主要依据。
1、文书工作的组织形式的选择原则。
2、与文书工作组织形式密切相关的各种情况。
3、机关类型。
三、简答题。
（一）、文书工作的组织形式主要有哪些？
（二）试结合实际说明如何选择文书工作的组织形式。
第二节文书工作的机构设置和领导关系
一、文书工作机构的设置条件。
一类是为机关自身；一类是专管业务的，是机关职能部门或业务部门。
条件为:
1、是一个依法存在并有一定的职权的单位。
2、有一定数量的收发文件。
3、有一定数量的常住干部和办事人员。
二、文书机构的现状。
绝大多数机关的文书工作机构承担着文书工作的主要任务。
三、文书工作的领导关系。
垂直型的领导关系；指导型的关系。
练习题：
一、简答题。
1、设置文书机构和专兼职文书人员应具备哪些条件？
2、社么是垂直型领导关系？
什么是指导型关系。
第三节文书工作的责任制
一、文书工作岗位责任制。
二、是规定文书机构中各个工作岗位职、权、责、利关系的管理制度。
三、建立文书工作岗位责任制的前提条件。
1、定任务；2、定机构；3、定编制；4、定人员。
四、建立文书工作岗位责任制的步骤。
1、对文书工作岗位进行分析。
2、制定工作岗位的职位标准。
（三）建立文书工作岗位责任制的要求
1、岗位责任制要与职位的工作权限相符。
2、岗位责任制的范围和程度要清楚。
3、从实际出发，上下结合。
4、注意坚持，不断完善。
二、文书工作目标管理制度
（一）建立文书工作目标管理制的基本步骤
1、确定目标。
明确目标内容：
目标标的；目标项目。
进行分解目标。
制定对策措施。
明确目标的责任和权力。
2、目标执行。
定期检查；调节平衡。
3、目标考评。
（二）建立文书工作目标责任管理制度的一般要
1、坚持领导和群众相结合。
2、坚持定性和定量相结合。
3、坚持可行性和先进性相结合。
4、坚持目标管理与加强思想政治工作相结合。
一、概念题。
1、文书工作岗位责任制。
2、文书工作目标管理制度。
二、填空题。
1、建立文书工作责任制的中心环节是（）。
职务标准包括的内容主要有：
（）、（）、（）、（）、（）。
2、文书工作目标管理制度的主要特点是引进（）。
3、文书工作目标考核是（），是在目标实施的基础上，对各阶段成果和总成果做出的（）。
三、简答题。
1、为什么说制定职务标准是建立文书工作岗位责任制的一个中心环节？
2、建立文书工作目标管理制度，一般要经过哪些步骤？
3、建立文书工作目标管理制度应注意哪些问题？
第四章文书工作者的素养
第一节政治思想素养
文书工作是一项政治性很强的工作，作为一名文书工作者必须剧本基本的政治思想素养。
具体表现在三个方面。
一、较高的政治觉
1、坚定准确的政治方向。
这是文书工作者在党性和政治理论水平方面提出的要求。
要求文书工作者坚持党的基本路线、坚持四项基本原则、坚持改革开放。
要有一定的政治思想水平，学会用马列主义的立场、观点、方法分析解决实际工作中的问题。
1、有一定思想理论水平。
马列主义是我们观察问题、分析问题、处理问题的有力武器，文书工作的政治性决定了必须以马列主义为指导。
懂得马克思主义的一些基本理论；运用马克思主义分析和处理问题。
二、较高的政策水平。
政策水平是一个人的综合能力的体现。
能正确理解、领会文书材料中涉及到的党的和国家的方针政策，同时为制定和执行政策提供自觉的、高质量的服务。
文书工作的质量是文书人员政策水平的直接体现。
对政策的领会理解能力；为制定政策和执行政策服务。
三、较强的法制观念这是对文书人员在工作中要依法从事的要求。
1、要懂法。
文书工作许多环节都涉及到法制方面的问题，因此文书人员必须具有较强的法制观念。
2、要守法。
要自觉遵守法律，坚持依法办事，依法办文。
政治素养是国家干部的基本素养，文书人员政治素养状况尤为重要。
因此，文书人员应自觉的加强政治思想修养。
练习题：
论文书工作者的政治理论素养。
二节职业道德素养
文书人员的职业道德十多方面的。
但主要的体现在下面三个分方面。
一、热爱本职、忠于职守，就是要求文书工作人员将自己的全部热忱都投入到文书工作去，并且以极端负责的精神对待自己的本职工作。
忠诚于本职工作的守则。
只有热爱文书工作才能安心文书工作；只有忠诚于本职工作，才会在文书工作岗位上兢兢业业、勤勤恳恳、踏踏实实地工作，永不擅离职守。
对本职工作有深厚的情感，忠诚于自己的工作岗位；要澄清一些模糊认识，破除某些思想障碍。
二、埋头苦干，严谨精细。
在工作态度、是工作作风提出的规范要求。
文书工作大量是属于事务性的，服务性的工作，并且许多环节很具体、很琐碎。
这种工作状况要求文书工作人员必须遵循埋头苦干，严谨精细的职业道德规范。
它要求文书人员要以兢兢业业、无私奉献的精神对待工作。
严谨精细的道德修养，要求文书工作者要有谨慎细致、精确求实的精神。
只有勤勤恳恳，积极奉献的精神，才能不断提高文书工作质量。
三、遵守纪律，严守秘密。
是在纪律上对文书工作者提出的职业上的特殊性要求。
它是文书工作的政治性、机要性决定的。
这一规范要求文书工作者要树立高度的保密观念。
要严格遵守文书工作各项规则和纪律要求，遵守保密守则。
不以工作之便谋取私利；要恪守党和国家的秘密，防止各种违纪和失密泄密现象发生，并坚决同失密、泄密的行为作斗争。
要以自己的言行确保一切秘密的安全。
练习题.
填空题。
1、文书工作人员的职业道德，就是文书人员在从事文书工作中（）。
2、文书工作人员要有一个良好的职业道德修养，就必须提高（），培养（），锻炼（），形成（）。
3、文书工作人员的职业道德素养主要包括（）、（）、（）三个方面。
二、简答题。
1、文书工作人员应具备那些职业道德素养？
2、坚强热爱本职工作、忠于职守的职业道德修养，需澄清那些模糊认识？
三节业务工作素养
一、必备的专业基础知识。
基本的知识结构。
1、基础理论知识。
文书学、公文写作学、信息学、信访学、行政管理学、与文书工作相关（秘书工作、档案工作）的基础理论知识。
秘书学、档案学。
公共管理学等。
2、实际操作知识。
文书工作是一项实践性很强的工作，要求文书人员具备实践技能。
比如收发文的各种处理程序、文书立卷、办公自动化与印制技巧等。
3、其他基本知识。
基础写作、文学基础、书法能力及速记技巧、公共关系学、计算机技术、一定的数学基础、其他社会科学、自然科学知识等
三、熟练的业务技能
1、文字综合处理能力。
2、书写能力。
3、速记能力。
、
4、印制能力。
5、校对能力。
6、运用现代化办公设备的能力。
练习题：
一、填空题。
1、文书工作者的业务素养，是指（）。
2、文书工作者只有具备了（），才能有担当文书工作专业资格。
3、文书工作者的专业素养主要包括（）和（）两方面。
4、文书工作的基础理论知识主要包括（）、（）（）、（）、（）、（）（）。
5、文书工作的业务技能是指（）。
6、文书工作的业务技能主要有（）、（）、（）、（）、（）、（）。
二、简答题。
为做好文书工作，文书人员主要应具备哪些业务素养。
第五章收文处理程序
第一节收文处理程序
（一）
本节将两个方面的问题：
一是收文处理总程序；二是收进阶段的六个环节
一、收文处理总程序。
几个概念：
收文、收文处理、总收发、部门收发、外收发、内收发、办公室专人收发、收文处理总程序。
（一）收文:
一是收进之文，即外机关或外单位送来寄来或送来文件的总称。
二是
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