会议管理制度.docx
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会议管理制度
广州意陶贸易有限公司
文件名称：
会议管理制度
文件编号：
ITO-ADMIN〔2013〕002版本号：
2.0
生效日期：
2013年09月01日
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☆此份文件未经管理者代表的特别授权，不得转借、复印或应用于其它目的。
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审核
编制
李欢
会议管理制度
第一章总则
第一条为规范公司办公秩序，确保会议质量，提高工作效率和科学决策水平，特制定本管理制度。
第二条本管理制度规范公司经营过程中的公司级主要会议，不包括股东大会、董事会会议等会议。
第二章会议种类
第三条总经理办公会
每月第三周星期二上午9:
00-12:
00召开，由总经理助理主持，副总经理、营销中心总监、工程中心总监、财务中心总监、运营中心总监、分（子）公司总经理、人力资源部经理与总经理秘书参加。
安排专题议案汇报的负责人列席。
1、会议报告事项
（1）上期办公会决策事项追踪报告；
（2）公司月度经营情况（含公司级预算执行情况）；
（3）信息化建设与运行情况汇报；
（4）人力资源管理与培训开发情况汇报；
（5）物流配送等重点异常情况汇报；
（6）分公司、各营销中心（分公司与工程部）月度经营情况与下月度重点业务与管理工作事项汇报；
（7）重点工程项目、市场营销方案或重点事项汇报；
（8）总经理认为需要报告的事项。
2、会议决策事项
（1）经营计划及重大投融资方案；
（2）财务预算、财务决算与资金执行情况；
（3）组织机构变革、企业文化重大事项；
（4）经理级（含）以上人员以及分（子）公司人力资源与财务人员人事任免决定；
（5）薪酬福利政策与激励方案；
（6）新项目（业务）可行性报告或信息化决策事项；
（7）分（子）公司重要报告事项的处理；
（8）总经理认为需要报告其他的事项。
3、会议组织与承办
会议由总经理办公室负责组织和承办，会前由总经理秘书牵头将会议须报告或提交会议决策的事项进行汇总审核，按照会议报告的格式、内容等进行严格审查（适当的情形下须进行修正与完善），并于会前提交总经理办公会与会人员参阅。
4、会议记录与决议跟踪
会议由总经理秘书负责记录，于会后将经总经理核准后的会议纪要于会议结束次日17:
00前发相关人员执行，由总经理办公室按照决议要求进行有效跟踪和反馈，并及时将会议决议执行结果及时上报总经理办公会或相关领导。
第四条市场营销会议
每月第三周星期三上午9:
00-12:
00召开，由分管副总经理（或总经理代为主持）主持，由总经理助理、营销中心总监、财务总监、运营总监、工程部经理、销管部经理、会计部经理、审计部经理、仓储部经理、人力资源部经理及各分（子）公司总经理参加。
相关汇报人员列席。
1、会议报告事项
（1）上期市场营销会议决策事项跟踪；
（2）各部门（中心）、分（子）公司上月市场、工程运作和销售状况报告；
（3）重点工程、市场运作与业务异常情况解析；
（4）各部门专项工作落实情况报告；
（5）客户投诉情况及处理进展追踪情况通报；
（6）重点审计异常通报与检讨；
（7）其它需要通报或沟通的事项。
2、会议决策事项
（1）部门（分/子公司）之间须协调事项；
（2）重大市场运作及分（子）公司业务管理决策事项；
（3）月度业绩（绩效）考核及员工重大奖惩事项。
3、会议组织与承办
会议由运营中心负责组织与承办，会前由运营中心总监牵头将会议须报告或提交会议决策的事项进行汇总审核，并准备各部门（中心、分/子公司）市场营销数据和分析报表（报告），按照会议报告的格式、内容等进行严格审查，并于会前提交市场营销会议与会人员参阅。
4、会议记录与决议跟踪
会议由销管部经理负责记录，于会后将经总经理助理核准后的会议纪要于会议结束次日发相关人员执行，由销管部按照决议要求进行有效跟踪和反馈，并及时将会议决议执行结果及时上报市场营销会议或相关领导。
第五条零售系统MBO汇报会议
每季度首月第二周星期三、星期四下午18:
00-23:
30召开，由总经理秘书主持，由总经理、总经理助理、营销中心总监、财务总监、销管部经理、仓储部经理、门店店长、超市（零售）主管、业务主管、人力资源部经理参加。
相关汇报人员列席。
1、会议报告事项
（1）上期零售系统MBO汇报会议决策事项跟踪；
（2）各门店（超市）、业务部门上月市MBO报告；
（3）部门之间须协调事项；
（4）重点异常情况解析；
（5）各部门专项工作落实情况报告；
（6）其它需要通报或沟通的事项。
2、会议决策事项
（1）业务管理决策事项；
（2）人力资源管理、财务管理决策事项。
3、会议组织与承办
会议由总经理办公室负责组织与承办，会前由总经理秘书牵头将MBO报表以及提交会议决策的事项进行汇总审核，并准备各部门市场营销数据和分析报表（报告），按照会议报告的格式、内容等进行严格审查，并于会前提交零售系统MBO汇报会议与会人员参阅。
4、会议记录与决议跟踪
会议由人力资源部经理负责记录，于会后将经总经理助理核准后的会议纪要于会议结束次日发相关人员执行，由总经理办公室按照决议要求进行有效跟踪和反馈，并及时将会议决议执行结果及时上报市场营销会议或相关领导。
第六条工程项目分析报告会
每季度首月第二周星期五下午14:
00-17:
30召开，由总经理秘书主持，总经理、总经理助理、营销中心总监、工程中心总监与各工程部经理作为工程项目分析顾问予以参加，参与工程项目分析汇报的工程人员列席。
1、会议报告事项
（1）跟进工程项目信息介绍；
（2）跟进项目进度与难点；
（3）提请会议解析事项；
（4）其它需要沟通的事项。
2、会议解析或决策事项
（1）工程项目跟进路径与重点攻克项目；
（2）工程项目跟进的其他提点事项。
3、会议组织与承办
会议由总经理办公室负责组织与承办，会前由总经理秘书牵头将工程项目分析报表以及提交会议解析或决策的事项进行汇总审核，并于会前提交工程项目分析报告会顾问团队参阅。
第七条物流配送会议
每月第三周星期四下午15:
30-17:
30召开，由运营中心总监主持，由总经理助理、财务总监、KITO工程部总监、物流部经理、系统工程部经理、系统工程部经理助理、KITO工程部经理、KITO工程部经理助理参加。
相关部门或汇报人员列席。
1、会议报告事项
（1）上期物流配送会议决策事项跟踪；
（2）上月物流配送分析报告；
（3）上月物流配送异常报告；
（4）新物流承运商合作事项通报；
（5）各部门专项工作落实情况报告；
（6）重点异常或未按期完成重点项目解析；
（7）未来三个月各工地（项目）发货安排（物流配送计划）；
（8）其它需要通报或沟通的事项。
2、会议决策事项
（1）与供应商（工厂）、工地、物流承运商对接事项；
（2）异常处理方案决策事项；
（3）物流承运模式与成本决策事项；
（4）物流承运商合作决策事项；
（5）公司业务现场处理决策事项。
3、会议组织与承办
会议由运营中心负责组织与承办，会前由运营中心总监牵头将会议报告以及提交会议决策的事项进行汇总审核，并准备各品牌物流配送数据和分析报表（报告），按照会议报告的格式、内容等进行严格审查，并于会前提交物流配送会议与会人员参阅。
4、会议记录与决议跟踪
会议由系统工程部经理助理负责记录，于会后将经总经理助理核准后的会议纪要于会议结束次日发相关人员执行，由运营中心按照决议要求进行有效跟踪和反馈，并及时将会议决议执行结果及时上报物流配送会议及相关领导。
第八条季度经营会
每季度结束后15日内召开，时长控制在4小时以内，由总经理主持，各部门经理助理以上人员、各分（子）公司总经理或负责人参加。
1、会议内容主要包括：
（1）通报季度业绩、KPI指标完成及考核情况；
（2）通报季度预算执行和成本控制情况；
（3）检核专项及重点工作的推进情况；
（4）听取部门工作汇报，解决执行中遇到的新问题；
（5）对季度经营工作进行分析、总结，并指出主要问题，提出改善措施；
（6）对下一季度工作进行预测和工作安排。
2、会议组织与承办
会议由总经理办公室负责组织与承办，会前由总经理助理牵头将会议须报告或提交会议决策的事项进行汇总审核，按照会议报告的格式、内容等进行严格审查，并提前将会议议程通知与会人员。
3、会议记录与决议跟踪
会议由总经理秘书负责记录，于会后将经核准后的会议纪要于会议结束次日发相关人员执行，按照决议要求进行有效跟踪和反馈，并及时将会议决议执行结果及时上报相关领导。
4、第二季度、第四季度的季度经营会分别与年中经营会、年度经营会合并召开。
第九条年度经营会
于次年度1月第三个星期五召开，时长控制在8小时以内，由总经理助理主持，参加人员包括公司各部门主管以上人员、各分（子）公司负责人。
会议内容主要包括：
（一）总经理年度工作报告；
（二）通报各部门、各分（子）公司年度业绩、KPI指标完成及考核情况；
（三）通报年度预算执行和成本控制情况；
（四）检核专项及重点工作的完成情况；
（五）听取部门工作汇报，指出主要问题，提出改善措施；
（六）部署下一年度工作。
第十条专项会议
公司领导和各部门负责人可不定期召集专题会议，研究处理相关问题。
各系统，可根据工作性质和任务安排，确立专项会议的形式和内容。
第十一条中心（部门）周（月）工作例会
各中心（部门）每周（月）定期召开工作例会，总结本周（月）各项工作完成情况或进度，布置下周（月）工作任务，并对本周（月）工作未完成事项或进度不理想的事项进行检讨和解析，并确定下一阶段的工作方向。
相关会议纪要须即时抄报总经理及总经理助理。
第三章会议组织
第十二条会议召集
（一）总经理办公会、零售系统MBO汇报会议、工程项目分析报告会、季度经营会和年度经营会由总经理办公室负责会议召集、记录和跟踪反馈。
（二）市场营销会议、物流配送会议由运营中心负责会议召集、记录与跟踪处理，专项会议由责任部门负责会议召集和记录。
（三）中心（部门）周（月）工作例会由相关中心（部门）负责人负责会议召集、记录和跟踪反馈。
（四）会议承办部门要认真做好会议组织工作。
应通过万维系统、企业邮箱系统或书面形式将会议通知提前发出，凡公司级书面会议通知，一律由总经理办公室以文件、便函等形式发出。
（五）凡公司级会议须于会议召开前5日，汇报者或参会人员将相关会议报告或须经会议决策事项提交会议承办部门，因故未按时提交者，按200元/次进行处罚并缴存于公司爱心基金。
（六）工程项目分析报告会、年中与年度经营会由会议承办部门组织召开筹备会议，主要讨论提交会议审议的报告或决策事项，确定会议方向，并对会议决策进行定调。
第十三条会议文件准备
1、凡提请总经理办公会讨论的文件或事项，主办部门要征求其它相关部门的意见，由公司分管领导或委托主办部门负责人主持研究，按要求模板形成会议讨论的文件。
提交会议讨论的事项说明必须简洁，只提出需要会议决策的实质性内容、尚存的分歧意见以及重要数据。
提请审议的文件或说明材料，在会议日期前的3个工作日，由总经理办公室分送公司领导、参加会议的部门负责人参阅。
2、公司年度经营会由总经理办公室负责会议文件的准备工作，综合性材料由总经理办公室负责起草装订，其它材料由部门（中心）负责起草装订，经总经理办公室收集后为公司领导和参会者提供全套汇总材料。
3、对于需要研究讨论的会议事项，参会人员在收到会议材料后，应认真阅读，准备意见，必要时可以书面形式提交会议讨论。
第十四条会议议事规则
1、开会要讲求效率，会前要有充分准备，会议议题要提前通知与会人员。
2、汇报情况应开门见山，简明扼要，突出重点。
讨论问题应态度鲜明，不模棱两可。
如问题涉及面广，应事先征求有关领导和部门意见，并将这些意见如实汇报。
第十五条会议议定事项
1、本管理制度规定的会议记录部门要及时整理会议纪要，电子版和文字版分发公司领导和有关部门。
2、会议议定事项需要办理的，有关部门要按时办理，并在下一次会议时报告办理情况或向相关领导汇报。
3、对两次追踪拒不执行或拖延执行会议议定事项的，事项责任者须在当次会议结束后进行解析。
4、按会议要求进行解析的，一次不通过，由部门负责人进行第二次解析；二次解析不通过，处以部门负责人200~500元的罚款，并由分管领导进行解析。
第十六条会议纪律
1、会议指定参加人员须准时出席，不得迟到早退，不得无故缺席。
因故不能出席会议或需增加与会人员的，须事先报请会议主持人（或召集人）批准。
签到表为会议考勤依据，会议结束后报人力资源部按考勤相关规定执行。
2、严格遵守保密纪律。
各与会人员必须严格执行保密法规和制度，对有保密要求的会议事项不得向外界透露；对带有密级的会议资料，必须按保密要求限于规定范围内的人员接触，不得擅自复制和摘抄；要求会后收回的材料，会后应交回主办部门；涉密会议材料和笔记应妥善保管，不得遗失。
3、遵守会场纪律，着装符合公司要求，通讯工具设为会场模式（即静音或震动模式），严禁非会议人员影响会议的正常进程。
4、传达会议精神，应在规定范围内传达，不得擅自扩大和泄露会议内容。
5、对有关会议的新闻采访，一律由总经理办公室根据会议内容统一安排。
第四章会议室管理规范
第十七条职责与分工
1、人力资源部
全面负责会议室日常管理。
（1）会议管理员（即行政主管或前台文员）负责会议室使用审核、交收及相关协作工作。
（2）负责贵宾接待茶水服务配套，日常支装水发放。
（3）激光笔、台签、白板笔等会议配备设备的准备。
（4）全面负责会议室日常设备设施维护，会议进行中设备异常解决对应。
2、各部门（含会议承办部门）
负责会议室的申请并遵循本规范使用会议室
（1）会议室在线或书面申请，申请时请列出需使用设备及仪器，其中重要会议提前两天通知会议管理员，一般会议或工作须提前半天申请，并服从会议室调度安排。
（2）申领会议用茶、茶水、配件。
（3）会议中，要爱惜或按时归还对所有器材设备。
（4）会议结束后会议室的5S整理。
第十八条临时重要会议
指政府或贵宾到访、关键事务谈判、重要客户到访时，临时使用会议室。
第十九条控制要点
1、请注意选择合适的会议室，会议室使用人员须爱护设备器材，人为损坏照价赔偿。
2、节约资源，按需开启灯光用电、设备器材，不用时应及时关闭。
3、会议室内禁止吸烟、吃零食，注意公共卫生。
4、各类会议会务标准
会议类别
定义
支装水
茶水/咖啡
点心/水果
激光笔/台签等
内部会议
公司内部所有会议
无
标配
无
可申请
接待会议
各部门与日常客户往来约洽会议
可申请
按申请
无
可申请
重要会议
公司级接待客户
标配
按申请
可申请
可申请
5、具体实施细则
（1）申请
各部门使用会议室须提前申请，会议时间安排如有冲突，以先预订先使用为原则，有需要使用视频、电话等设备的会议，务必在申请时标注。
（2）审核
会议室审核由会议管理员进行审核确认。
（3）使用
请按操作规范操作，有重大会议时可由会议管理员或承办部门文员（助理）现场服务。
（4）整理
会议结束后，与会人员自觉将桌椅摆放归位，清理桌面垃圾，关灯关窗及关闭设备器材。
（5）验收
整理完毕后通知会议管理员验收。
第五章附则
第二十条本管理制度解释权归总经理办公室。
第二十一条本管理制度自2013年9月1日起正式实施，原会议管理制度即时废止。
附件一：
总经理办公会提案格式PPT模板
附件二：
会议纪要模板
附件三：
会议考勤表
附件四：
解析报告模板
附件五：
MBO报表模板
附件六：
年度述职报告模板
附件七：
会议室使用申请表
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