外贸跟单详细解释及操作流程.docx
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外贸跟单详细解释及操作流程
关于外贸跟单详细解释及流程操作
做贸易跟单，一般程序如下：
接受客户指示单，分析产品来料，采购来料，制作样品（主要下工厂了解样品的落实情况，生产工艺适合客户的产品要求，紧抓生产进度满足交货日期），发样品给客户认可，大货投产。
制作过程烦琐易出错，加工工厂会给你麻烦的，客户也会的，要做好心理准备。
一、工艺单
1.先对工艺单进行文字处理，翻译成中文。
2.参照和对照往年的工艺单进行核对（主要指老客户），研究是否有新的变化或者是有不对的地方，着重看一下有无特殊要求，工艺单指示不明的地方要及时和客户沟通，如客户有不明白的地方可按照订单常规操作要求处理。
3.对着工艺单进行逐项检查：
（1）首先是主料，如面料的品种、纱支、结构、克重、颜色（特别注意特殊色，如麻灰）；
（2）辅料，包括拉链（是否特指，如YKK）、绳、扣、风眼、花边、松紧带、梭织布（应注意是否需要染色）、横机罗纹、主标、水洗标、吊牌、装饰牌等。
4.对照工艺单认真研究印、绣花及其它处理方式，如面料丝光、水洗、扎染等（有关HTP订单中对印、绣花方面没有详细的资料，甚至在最初打样时连印花颜色、印花尺寸也没有明确指示，客户只有一个要求：
效果好就行。
虽然客户把这个权利给了工厂，但也给工厂带来一定难度，要揣测客户的心态，自己要主动去创新设计一些东西。
在这点上，应尽快适应客户的这种要求）。
二、核价
认真研究完工艺单后，安排进行核价，即填写核价单，在填写核价单时一定要清晰、认真，经过谁手该把关的没把好关的要负首要责任；建议跟单员最好整理一份工厂面料、纱支、克重、幅宽一览表，以便以后核价遇到相同的面料时，可按固定的工艺去填制核价单，印、绣花价格最好也有价格一览表。
1.核实工艺单上客户要求的纱支、克重、幅宽或有关面料生产的生产难易度，主要是与染整厂沟通，落实确定后，明确面料有关资料，以便工艺人员核算用料时与染整厂核对面料幅宽、克重资料，注意面料的纱支与克重的对比，方便用料的核算。
2.工艺室人员进行有关工艺用量的计算，此时要对辅料情况（特别是百家好事客户对辅料一般都是指定厂家，要对辅料的价格进一步落实好，以免大货投产后出现价格上的差异）进行详细解说，问明客户哪些辅料属于客供及印花的种类及绣花线的种类，避免遗漏，客户有特殊要求的，更是需要特别说明。
3.生产车间对照工艺单，进行生产量及加工费的计算，由于车间是参照工艺单进行计算，好多内容仅是“纸上谈兵”，因此有条件的尽可能提供样衣，对于工艺单上或是客户特别指示的，要一并详细告知（最好是书面）生产部门，以便尽可能核算准确。
4.汇总资料，核算价格。
由于核价员习惯于按照自己知道的资料进行核价，因此在客户有特殊要求的时候，一定要有明确指示并做相关提醒，如面料有特殊要求（有无水洗等），辅料比较奇特，印、绣花价格等。
所有这一切,都必须详细准确的写到核价资料或者是工艺单里，以便以后备查。
5.报价时如对某些辅料及印、绣花价格不明确的，报价时要注明所列辅料及印、绣花的价格，如百家好事订单经常会指定辅料厂，而唯嘉、欧美订单牵扯到面料检测及成衣检测（客户指定辅料，跟单员一定要注意，如果跟单员没明确标注，跟单员要负主要责任；所有担当学会看核价单上的资料，一定要看清楚，把经手的资料要做到心中有数；有特殊要求的，一定要告诉核价员）。
我做单证做到心力交瘁
三、备样
一般来说，报完价后，如客户觉得价格接近或者是可以接受，会要求安排备样（原则上先谈价格，后打样；对新客户原则上不备样，备样要收样品费）。
备样时主要注意（备样时关键在于保证交期及质量，因此我们经手的资料务必要准确，与客户要求一致，才能保证样品及时得到确认，避免重复返工）：
（一）样品
1.款式样：
一般来说款试样主要是看做工的，可以用代替面料，但当有配色时，一定要搭配合适才行，尺寸做工完全按照客供指示及要求。
2.确认样：
作为确认样，客户看重的是,颜色要对，辅料要齐，印绣花也要按照要求的去做，特别是代表大货面料一定要好。
因为一般来说，确认样是给设计师看的，所以一定是好的和准确的，符合设计师口味的，此项工作非常重要.如果做得不好，可以说前功尽弃，一切都是白费。
3.产前样：
一般来说是在大货面料出来以后，为了保证大货的准确性，,在裁剪前，做给客户看得样品，代表大货水平，也是客户对大伙的检验。
为了生产的方便，要求产前样必须符合客户对大货的一切要求，避免出现生产损失,安排起来一定要快。
对于HTP订单，大货下来后，再安排做大货产前样，待产前样确认后，进行大货生产。
HTP订单不要求打印、绣花样。
4.广告样：
广告样一般来说是在订单确定后，大货出货前，客户用来扩大宣传，增加销售量的样品，齐色齐码，外观效果要好，一定要起到门面作用（广告样必须提前安排，不能临近再下备样）。
5.齐色样：
此项要求的客户比较少,可以灵活掌握。
对于HTP的订单，客户要求在工艺单下达后，安排做销售样，而且对于不好找的辅料可用类似或接近的代替，样衣发走后，安排核价、报价，然后等客户确认意见。
6.水洗样：
要保证成衣水洗尺寸，必须做好前提工作面料缩水率。
7.船样：
大多数客户船样要并到大货里，如该并入大货收费的船样未并入大货，跟单员应负主要责任。
（二）色样
1.色样，制作要好看、及时，保存要完整，一式三份：
自已必须留存一份，以免以后的生产过程中，对大货的颜色进行核对，问明客户是在自然光还是在灯光下对色，以便及时确认。
2.纱样。
3.布样，如麻灰：
如客户指定麻灰色号时，可与客户沟通直接进行大货生产，如有客户布样，可找一些颜色比较相近的布样待客户确认。
色样在涉及到麻灰或烟灰色时，最好是让客户指定华孚或金兰纱卡上的色号，便于采供部门购纱。
（三）印、绣花样
首先是要求尽可能用正确颜色的布、线打样，特别是绣花，绣花线一定要用正确颜色，如确有难度，可以与客户沟通，变通安排。
印、绣花资料必须保证准确，如颜色搭配、花型等，要及时同客户沟通不明确的地方，争取缩短确认周期（印、绣花打确认样时间：
原则上从业务员将印、绣花资料转交外协员后三日内应将确认样转业务员，外协员要注意打确认样布料的颜色一定要正确，确认样原则上要检验合格后才能出厂，对确认样跟单员也要进行检查，由跟单员将确认样寄给客户确认，客户确认后的确认样要及时转生产厂，并做好交接记录）。
外协员要对以前及以后外加工的印、绣花价格等资料进行汇总，便于以后出现同类加工业务时方便查询。
（四）辅料
由于我们的辅料开发有一定局限性，因此安排辅料时一定要尽可能广。
如同行、客户及其它部门，在此特别指出的是网络查询，重点是快！
！
光客户要求的辅料确有一定难度时，及时与客户协商处理意见。
辅料管理员要对以前及以后采购的辅料价格等资料进行汇总，便于以后出现同类辅料时方便查询。
对于HTP的订单，辅料多而且杂，要特别注意染色问题，如梭织布，人字带等；还有一些辅料虽然好找，但达不到辅料厂的起订量，工厂不愿意做，本着客户一般确认销售样上的辅料的作风，因此，应在打样时，就考虑找一些好做、好找的辅料，减少大货生产不必要的麻烦。
辅料总体要求为价格低及质量好，因此广泛汇总各辅料厂资料是非常必需的，以后再遇到此类辅料时能有据可查。
辅料打确认样时间：
原则上从业务员将打辅料确认样的资料转交辅料管理员后三日内应将确认样寄给客户确认。
作赢外贸单证必会的18步流程
四、合同的执行
在征得客户同意或签定合同并确认客户已执行合同后（如开L/C、电汇、预付款等），以L/C结算的，要尽快催信用证，以预付款结算的，款要及时催，以电汇结算的，风险较大，通常适用于老客户。
下达生产通知单，生产通知必须尽可能资料齐全、完备、正确，并在指令下达后落实相关部门在合理的时间内接收到了正确的指令，并已开始执行。
向生产厂要生产计划，监督生产指令在各环节中的进行，保证其顺畅。
如有客户资料未到时，要及时与相关部门和客户进行沟通和调解，做出最合理的生产计划。
五、确认
在合同签定后，对于担当来说，确认工作是最重要的。
在安排确认时，要掌握以下几条原则：
a）首先排列生产计划，盘查确认点，首先要清点好辅料，核对好来料颜色是否一致，特别是对主、辅料的盘查，保证生产安期顺利开始。
b）监督和督促生产计划，确认所有保证生产顺利进行的有关指示，书面或实物已交待到有关部门的责任人心中，并已得到认真执行。
如正确的工艺单、样品、印绣花样、客户的最终确认意见或修改意见要及时传达，对生产中出现的各种问题进行监督、反馈，对于生产中出现的问题要及时和客户进行沟通和处理。
c）核对所有来物，与客户确认意见相符一致。
d）要注意客户的变更，如面料颜色、合同数量，如出现变更，要在第一时间内通知生产部门，减少不必要的损失。
六、合同的跟踪
在合同的执行过程中，要准时填报跟单表，及时给客户报告生产进度，并要及时汇总资料，整理订单，避免出现疏漏的地方，并及时与客户和生产部门沟通，对出现的意外情况要及时处理，如上报、与客户协商拖期、协调有关部门采取补救措施等。
在临近交期时，如生产过程中如有防碍大货交期无法按合同顺利执行时，必须事先通知客户；当大货生产过程中，缝制、印花、绣花等出现防碍生产顺利进行时，一定要及时通知客户（同时发样给客户）采取有关补救措施。
为了大货生产能够顺利进行，首先要及时去生产厂看每天的生产情况。
对于客户确认迟缓或者提供一些资料不及时，除了沟通之外，还应有书面形式传真于客户或者把生产进度情况告诉客户，并提醒有可能影响交期，同时，要排查生产环节中还可能存在的问题，要及时汇总情况，尤其是辅料。
品管主管要会同品管员一起在大货交货前对产品进行检验，并出具验货报告单（对于发现的问题要提出整改建议和防范措施）；客户来我司验货时，品管主管或品管员要陪同客户一起验货，并做好记录。
七、出货
根据合同的规定及与客户协商的最后结果，及时安排出货（HTP的客户可能不止一个，他对于箱唛、条形码、包装袋会有不同要求，应当引起注意，并以书面形式下达给车间）。
1.出货时间、数量、入货时间，及时通知相关部门（根据入货通知时间及时安排发货，如不能保证交货，衣时同船运公司或客户协商处理）。
2.订舱、报关。
3.办理内部发货手续。
4.船样及相关事宜，船样一般在大货出货前一周给客户寄出。
部分单据遗失,如何处理?
八、发票的开具及货款回收
国际业务部单证员负责外销产品发票的开具，并负责填写开具外销发票的相关表格；国际业务部核算员负责内销产品发票的开具，由跟单员负责填写开具内销跟单员负责内销货款的回收，及时督促客户办理，加快我司的资金周转。
对于外销产品货款的结算方面，信用证结算的，由跟单员督促客户及时为我司开具信用证，单证员负责对信用证的内容进行审核；电汇方式结算的，要在发货后，及时督促客户付款，避免坏帐损失的发生。
九、报帐
对于我部门负责的采购及加工业务，要及时与生产厂进行对帐，在业务结束确认无误后，让对方开具符合我司要求的增值税专用发票，并按我司相关文件规定进行及时报帐。
对于费用方面的报帐：
差旅费，出差归来后，要及时报帐，具体按公司文件执行；其他费用的报帐，力求在费用发生的当月进行报帐，避免费用跨月报帐，影响公司及部门的利润核算。
十、资料的整理与归档
本部门所有人员对于自己负责的所有资料要及时进行整理并归档，保持桌面清洁、资料摆放有序，分配到个人的档案橱要及时进行整理，保持资料的整体外观和实用性，不准乱放；对于公用部分的办公用品等，要及时进行整理，个人的资料、样品、样布等不准随意乱放，如发现随意乱放者，将对责任人进行处罚。
十一、产品的售后服务发票的相关表格。
[本帖最后由再见理想于2006-2-312:
35PM编辑]
出口单证
票据
１．票据行为
（１）出票
（２）背书。
背书是受款人在票据的背面签字或作出一定的批注，表示对票据作出转让的行为。
转让人称为背书人，被转让人称为被背书人。
被转让人可以再加背书，再转让出去，如此，一张票据可以多次转让。
背书的种类有：
ａ．空白背书。
背书人只签名，不加注。
ｂ．记名背书。
背书人签名后并加注该票转让给指定的人。
ｃ．限制背书。
背书人签名后并加注该票的限制性条件。
（３）提示。
票据在付款或远期的请求签见或承兑时，应由持票人将票据向付款人提示。
（４）签见。
持票人必须先向付款人要求签见，付款人见到票据后，除即期的即予付款外，远期的须在票据上签注签见字样，下签签名、日期及一些注解如"自见票之日起计算３０天后付款"等。
（５）承兑。
远期票据规定承兑的，在付款前，必须由持票人向付款人要求承兑，即付款人在票据前面批注承兑字样，后加签名、日期及一些注解等。
（６）参加承兑。
当票据提示给付款人被拒绝承兑时，在持票人同意下，参加承兑人作为参加承兑行为，由他在票据上批注"参加承兑"字样和签名、日期。
参加承兑人不像承兑人一样成为票据的主债务人，他只在付款人拒绝付款时，始负付款的义务。
（７）保证。
票据的保证是保证人对票据的特定债务人支付票款的担保。
（８）付款。
即期是经提示即予付款，远期是到期付款。
（９）拒绝承兑和拒付。
持票人以票据提示，被承兑人拒绝承兑；或到期被付款人拒付，都应作成拒绝证书。
拒绝证书是由持票人在法定期限内要求付款地法定公证人或其他有权出具证书的机构签发的证明付款人拒绝承兑或拒付的法律文件。
持票人在取得拒绝证书后不须再作付款提示，即可向前手背书人行使追索权。
（１０）追索。
日内瓦票据法规定，票据因时效消灭而丧失追索权。
例如汇票承兑人的权利自到期日起有效期为３年，持票人对前手追索权自作成拒绝证书日起或到期日起１年；汇票背书人因被追索而清偿票款并向前手转行追索，自清偿日起６个月内有效。
２．票据的种类
（１）汇票。
汇票是由出票人签发并由付款人按约定的付款期限（即期或远期）对指定的受款人无条件支付一定金额的指令。
（２）本票。
本票的付款人是出票人本人。
（３）支票。
支票的付款人是银行。
运输单证
１．托运单据种类
（１）外销出仓单或提货单
（２）出口货物报关单或出口货物明细单
（３）出口货物托运单
２．货运单据种类
（１）海运提单
（２）委托订舱更改单
（３）铁路运单
（４）承运货物收据
（５）大陆桥联运承运收据
（６）航空运单
（７）邮包收据
商业发票与包装单
１．发票的作用
（１）买卖双方收发货物，收付货款和记帐的凭证。
（２）买卖双方办理报关。
（３）卖方缮制其它单据的依据。
（４）在即期付款不出具汇票的情况下，卖方即凭发票向买方收款。
２．发票内容
（１）应载明"商业发票"或"发票"的字样。
（２）应署有出口单位的全称和详细地址。
（３）应写明进口商的名称、地址。
（４）载明发票号码和合同号码。
（５）载明起运地和目的地。
（６）载明商品的描述。
（７）唛头及件号。
（８）必要的声明。
（９）进口证号码。
（１０）出口商签章。
（１１）贸促会认证。
（１２）领事签证。
海关发票
１．海关发票的作用
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[楼主]|Posted:
2007-06-0415:
55
慎用第三者提单
《UCP500》第三十一条规定：
“除非信用证另有规定，银行将接爱表明以信用证受益人以外的一方作为发货人的运输单据。
”这就是第三者提单（ThirdPartyB/L）。
提单上的托运人是与信用证受益人无关的第三者。
第三者提单是灵活贸易的体现。
在下列情况下，可以使用第三者提单：
内地出口商本身没有能力将货物运至海港办理报关装船事项时，通常全权委托运输行办理，提单托运人栏往往是运输行，构成第三者提单；由于两国贸易受到某种因素的限制，而必须通过第三国，进口国开立以第三国为信用证受益人的可转让信用证，再由第三国受益人转让给实行出口国供货人，实际供货人作为第三者托运人，其运输单据构成第三者提单；在中国商贸易中，中间商为避免出口商与进口商直接接触，或者中间商出于其他目的，都可以要求签发托运人为中间商名称的第三者提单；在某些对背信用证业务中，对背信用证的受益人（即实际供货人）在运输单据中不出现，而中间商以托运人的身份出现在提单上，构成第三者提单；此外，为了少征收进口关税，可以使用第三者提单。
因为海关征收关税是以供货人向中间商提供的发票为依据，而这种发票金额低于中间商、进口商提供的价格，对中间商十分有利。
采用第三者提单，托运人或其买主往往不关心货物和货款的得失；交单后，开证行或托运人破产倒闭或托运人到期不赎单；另外，中间商作为托运在买主付款不及时的情况下，托运人往往找借口托延付款……所以，在第三者提单下，实际发货人处于被动地位。
发货人在接爱这类提单时应注意：
采用第三者提单时，必须在合同或信用证内作出规定，如“第三者提单可以接受”等词语；以预付货款支付方式成交，发货人收到货款后再发货，较为主动；尽量争取以到岸价（CIF）条件成交，装运后最好投保一切险，或伦敦协会条款投保A条款[ICC（A）]，保险单据的被保险人最好用发货人，切忌以托运人为保险人；采用指示提单为好，指示提单在发货人未经背书向银行结汇时，即使发生托运人不赎单、破产等情况时，提单的合法持有人仍然保留货物所有权，可自由处置货物；提单托运人必须是资信好的老客户，对于资信欠佳和资信不详的客户，发货人不应接爱第三者提单。
总之，对发货来讲，应慎重对待第三者提单。
单证不一致应如何处理
在出口业务中，由于种种原因造成单据不符，即单据存在不符点，而受益人又因时间条件的限制，无法在规定期限内更正，则有下列处理方法：
·凭保议付。
受益人出具保证书承认单据瑕疵，声明如开证行拒付，由受益人偿还议付行所垫付款项和费用，同时电请开证人授权开证行付款。
·表提。
议付行把不符点开列在寄单函上，征求开征行意见，由开证行接洽申请人是否同意付款。
接到肯定答复后议付行即行议付。
如申请人不予接受，开证行退单，议付行照样退单给受益人。
·电提。
议付行暂不向开证行寄单。
而是用电传和传典通知开证行单据不符点。
如开证行同意付款，再行议付并寄单，若不同意，受益人可及早收回单据，设法改正。
·有证托收。
单据有严重不符点，或信用证有效期已过，已无法利用手上的信用证，只能委托银行在向开证行寄单函中注明"信用证项下单据作托收处理"，作为区别，称为"有证托收"。
而一般的托收，则称为"无证托收"。
由于申请人已因单证不符而不同意接受，故有证托收往往遭到拒付，实是一种不得已而为之的方式。
发上些单证工作的常用英文缩写词汇上来
"有关单证工作的常用英文缩写词汇",.
[A]
@--------------------------------at每;以（价格）
AA--------------------------------AutomaticApproval自动许可证
a.a.--------------------------------afterarrival到达以后
A.A.R.;aar.--------------------------------Againstallrisks承保一切险
Abt.--------------------------------About大约
A/C --------------------------------AccountCurrent往来账户;Account账户;账
Acc.--------------------------------Acceptance承兑;Accepted接受;Account账户;
Accident意外事故（保险用语）
acpt.--------------------------------acceptance承兑
ACN--------------------------------AirConsignmentNote空运托运单
A/D--------------------------------afterdate期后
A.D.--------------------------------annodomini（L.）公元（后）
Ad;advt.--------------------------------advertisement广告
Adval.--------------------------------Advalorem（accordingtovalue）从价计算
Adv.--------------------------------advice通知
A.F.--------------------------------Advancedfreights预付运费
A.F.B--------------------------------airfreightbill空运提单
Ag.--------------------------------Agreement同意;Agent代理人
Al--------------------------------first-class一等;一流
Amt.--------------------------------Amount金额;总数;共计
Anon.--------------------------------Anonymous不记名
A/o;acc/o--------------------------------accountof……某人账户
A/or--------------------------------and/or与/或
A/P --------------------------------AuthoritytoPurchase委托购买证
A/P;a.p.--------------------------------AdditionalPremium附加保险费;额外保险费
A.P.L.ora.p.l.--------------------------------Asperlist按照表所列出的
App.--------------------------------Appendix附录
Approx.--------------------------------approximately;approximate大约
Apr.--------------------------------April四月
A.R.--------------------------------Allrisks一切险
Arr.--------------------------------Arrival;arrived抵达
A/s--------------------------------aftersight见票后
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