《费用报销付款冲销管理办法》.docx

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《费用报销付款冲销管理办法》

费用报销/付款/冲销管理办法

第一章总则

第一条为了加强公司财务管理，规范公司费用报销/付款/冲销流程，合理控制费用支出，特制定本制度。

第二条本办法适用于公司全体员工。

第三条本办法所称费用包括：

办公费、市内交通费、通讯费、会议费、劳动保护费、车辆费用、聘请中介机构费用、福利费、业务招待费、培训费、市场费、差旅费等。

（详见第七条）

第二章职责分工

第四条本办法由财务中心负责制定、修改及最终解释权。

第五条财务中心负责费用的审核、报销工作。

第六条相关部门负责所属费用事项的真实性、合理性，及预算控制、费用申请、审批工作。

第三章费用报销/付款/冲销的范围、文件依据及费用审批流程

第七条为便于对各项费用开支情况进行管理，公司统一规定费用项目的归口管理部门，具体如下表列示（包括但不限于）：

费用类别

明细项目

归口部门

房屋租赁费/物业费/水电汽暖费

办公租赁费、宿舍租赁费、物业管理费、水电费、暖气空调费、办公场所零星维修费、其他费用

行政管理中心

装修费

职场装修费用

办公费

办公用品、打印/复印费、印刷费、电脑配件、耗材、报纸杂志费、图书资料费、饮用水、绿植费、打印机维修等

市内交通费

公交费、打车费、充值卡等

通讯费

办公电话费、办公网络费等

会议费

内部会议费、外部参会费、年会、培训等

车辆费用

车辆租赁费、燃油费、过路费、停车费、修理费、保险费、年检费等与车辆相关的费用

邮寄费

快递费、运输费等

聘请中介机构费

代理公司、其他中介服务费

董事会会费

召开董事会发生的相关费用

劳动保护费

采购劳动保护相关用品

低值易耗品

单位价值在200元以上、2000元以下，使用年限在三年以内，且不作为固定资产管理的物品，例如文件柜、办公椅、移动硬盘等

固定资产

购置电脑（含配件）、软件、家具等

外包费

社保服务费、档案托管费等

人力资源中心

福利费

员工生日福利、节日福利等

加班费

加班餐费补助

招聘费

招聘网站相关费用、校园招聘相关费用等

诉讼费

律师服务费、案件处理相关费用等

法务部

培训费

聘请外部讲师费、制作培训视频及相关资料费等

培训部

市场费

广告/策划/制作费、市场推广费各项费用

市场部

费用类别

明细项目

归口部门

差旅费

员工出差、参加外地会议自担交通费/住宿费等

财务中心

业务招待费

餐费、礼品费等

聘请中介机构费

会计师事务所、税务师事务所、评估事务所等服务费

税金及附加

营业税、增值税、城建税、教育费附加、防洪费、房产税、车船使用税、土地使用税、印花税、地方附加税等

财务费用

手续费、利息支出等

其他费用

费用类别中未列明的费用支出

第八条相关单据解释说明

《费用报销单》：

指已取得发票的，报销对公费用和个人费用时填写。

《付款申请单》：

指未取得发票，需先付款的，对公付款情况时填写。

《个人借款单》：

指需备用金借款和个人借款时填写。

《付款/个人借款冲销单》：

指取得发票后，核销付款和个人借款时填写。

《费用明细表》：

指报销一项费用多笔，或一次性报销多项费用时填写。

《市内交通费用明细表》：

指一次报销多笔交通费用，需逐项列明交通费时填写。

《出差申请单》：

指申请差旅审批时填写。

《差旅费报销单》：

指出差后需要报销费用时填写。

第九条各项费用报销、付款时需填制的单据、提供凭据，见下表：

费用项目

填写表单

粘贴单（原始凭证）

备注

房屋租赁费

付款申请单

1）缴费通知单

需先付款，后取得发票。

2）房租合同（扫描件/复印件）/其他证明文件

费用报销单

发票

已取得发票，可直接申请付款

付款、个人借款冲销单

发票/其他证明文件

已先付了款，后取得发票冲销

水电费

付款申请单

水电费通知联/收据/其他证明文件

需先付款，后取得发票。

费用报销单

1）自来水公司发票/收取方出具发票

1）已取得发票，可直接申请付款；

2）已先付了款，后取得发票冲销。

2）供电局发票/收取方出具发票

同上

付款、个人借款冲销单

发票/其他证明文件

已先付了款，后取得发票冲销

物业费

付款申请单

1）物业费缴费通知单

需先付款，后取得发票。

2）物业费合同/其他证明文件

费用报销单

物业费发票/收取方出具发票

已取得发票，可直接申请付款；

付款、个人借款冲销单

发票/其他证明文件

已先付了款，后取得发票冲销

办公费

付款申请单

1）计划采购明细表

需先付款，后取得发票。

2）已收到货物的验收单

3）申请费用的合同复印/扫描件/其他证明文件

费用报销单

发票/明细表/其他

已取得发票，可直接申请付款

付款、个人借款冲销单

发票/其他证明文件

已先付了款，后取得发票冲销

个人借款单

备用金

营业部备用金3000元/月

市内交通费

费用报销单

1）车票

1）报销参考《市内交通费管理办法》

2）已发生费用，据实报销

2）市内交通费明细表（多张单据必填）

通讯费

付款申请单

电信局电话费缴款通知单/其他证明文件

需先付款，后取得发票。

费用报销单

发票/明细

已取得发票，可直接申请付款

付款、个人借款冲销单

发票/其他证明文件

已先付了款，后取得发票冲销

会议费

付款申请单

会议通知/邀请函/其他文件

需先付款，后取得发票。

费用报销单

会议通知/邀请函/发票/费用明细/其他证明文件

已取得发票，可直接申请付款

付款、个人借款冲销单

发票/其他证明文件

已先付了款，后取得发票冲销

车辆费用

公司自有汽车

费用报销单

燃油费发票、过路过桥费发票、停车费发票、年检费发票、修理费发票/明细、保险费发票/合同

1）报销参考《车辆费用管理办法》

2）已发生费用，据实报销

私车公用

费用报销单

1）XX路程图

1）报销参考《车辆费用管理办法》

2）已发生费用，据实报销

2）实际里程数记录（出发前与出发后里程拍照）

3）燃油费发票、过路过桥费发票、停车费发票

4）私车公用申请表

租赁车辆

付款申请单

租赁合同扫描件/复印件/其他证明文件

需先付款，后取得发票。

费用报销单

租赁发票/燃油发票、过路过桥费发票

1）报销参考《车辆费用管理办法》

2）已发生费用，据实报销

运输/邮寄费

费用报销单

1）邮件、快递单、普件收据单、运输货运单

已发生费用，据实报销

2）发票

聘请中介机构费

付款申请单

1）合同复印/扫描件/三方报价表

需先付款，后取得发票。

2）缴费通知书

费用报销单

1）合同复印/扫描件

已取得发票，可直接申请付款

2）发票

付款、个人借款冲销单

发票/其他证明文件

已先付了款，后取得发票冲销

董事会会费

费用报销单

发票/费用明细表

已发生费用，据实报销

劳动保护费

费用报销单

1）发票/明细表（注明人数/金额/发放）

已发生费用，据实报销

2）验收单（明细表）

低值易耗品

费用报销单

1）发票

已发生费用，据实报销

2）入库单

固定资产

付款申请单

1）固定资产购置申请表

1）参考《固定资产管理办法》

2）需先付款，后取得发票。

2）合同复印/扫描件

3）报价单/收据/三方报价表

费用报销单

1）发票

已取得发票，可直接申请付款

2）固定资产购置申请表

3）固定资产入库单

付款、个人借款冲销单

发票/其他证明文件

已先付了款，后取得发票冲销

福利费

费用报销单

1）发票

已发生费用，据实报销

2）领用表（明细表）

招聘费

付款申请单

1）合同

需先付款，后取得发票。

2）收据和缴款通知书

费用报销单

发票

已取得发票，可直接申请付款

付款、个人借款冲销单

发票/其他证明文件

已先付了款，后取得发票冲销

诉讼费

付款申请单

1）行政事业收据

需先付款，后取得发票。

2）法院传票或者通知

费用报销单

发票

已取得发票，可直接申请付款

付款、个人借款冲销单

发票/其他证明文件

已先付了款，后取得发票冲销

培训费

费用报销单

1）发票/费用明细

1）参照《培训管理办法》

2）已发生费用，据实报销

2）培训记录、资料领用记录

市场费

付款申请单

1）出版社、电视台、电台、网络收据

1）参照《市场管理办法》

2）需先付款，后取得发票。

2）合同（扫描件/复印件）/其他证明文件

费用报销单

发票

已取得发票，可直接申请付款

付款、个人借款冲销单

发票/其他证明文件

已先付了款，后取得发票冲销

差旅费

个人借款单

出差申请单

1）参照《出差管理办法》

2）已发生费用，据实报销

差旅费报销单

1）发票

2）出差申请单

业务招待费

费用报销单

1）发票

1）《商务应酬管理办法》

2）已发生费用，据实报销

2）商务应酬申请单

税金及附加

付款申请单

1）税收缴款书（增值税、印花税、所得税等），分为国税、地税

2）相关计算表

财务费用

费用报销单

1）手续费银行单据

已发生费用，据实报销

2）利息通知单

营业外支出

费用报销单

1）发票

特事特办

2）行政事业收据或者缴款书

其他零星费用

费用报销单

1）发票

特事特办

2）其他

第十条费用审批流程参照财务中心公布的《费用报销/付款/冲销流程》规定执行。

第四章报销与付款要求

第十一条报销及付款依据应充分、完整，能够证明经济事项的真实性、合法性。

（一）报销及付款须提供的原始单据包括但不限于：

发票、货物清单，发票必须加盖对方发票专用章，货物清单必须有公司财务章或发票专用章；其他证明文件；（详见以上表中各项费用单据要求）

（二）其他必须有的相关附件包括但不限于：

正式合同（一次性付款需要提供附合同原件；分期付款需提供合同原件或合同扫描件（复印件），每次付款均需附合同首页、付款条款页、盖章签字页的扫描件（复印件）；入库单（如有）；其他证明文件。

（三）须按单据格式要求认真填写费用名目、事由、金额、张数及备注。

（四）填写单子表格时，原则上不允许删减或调整表格格式，填写完毕后必须预览格式是否在打印范围内；如果亲笔填写表格，须用黑色笔填写，字迹工整，清晰可辨。

（五）填写费用项目与发票必须一致，如需对费用进行说明，可在报销单据后附上详细说明。

（六）取得的发票必须真实、合法，盖有开票单位发票专用章。

如果经办人员对于发票的内容、类型及真伪不能确认的，应事先咨询财务人员。

财务部将拒绝接收不符合要求的票据。

（七）发票等原始票据整齐的平铺粘贴于粘贴单上，粘贴牢靠，并进行编号，票据张数须与单据上填写张数一致（每份合同视同一张）。

（八）区分费用性质分开粘贴发票，如报销差旅费中有餐票、交通票、住宿票，分开粘贴，但是编号必须连续。

（九）各机构发生费用取得的发票，发票抬头名称须与营业执照公司名称一致。

若分公司名称过长不能全部打印在发票上，则必须要完整打印总公司名称。

（十）申请人填写完整对应的单据，粘贴所有发票及附件，由直属上级领导签字（如不能取得签字邮件审批也可），按照《费用报销/付款/冲销流程》进行邮件审批或纸质审批，财务审核时必须同时拿到申请人填写的单据、发票等原始凭证及打印出来的审批邮件（视同签字），对应各项标准、制度方可进行审核及付款。

第十二条原则上当月发生费用须当月报销，避免票据跨月跨年。

第十三条审批流程、原始单据传递详见《费用报销/付款/冲销流程》。

第十四条对公付款时，为保证能够准确、及时的付款，请附上加盖对方公司公章的银行账户信息，信息内容如下：

（扫描件、传真件均可）

公司账户信息

公司全称：

**********公司

开户行：

******银行**分行**支行

银行账号：

*********************

收款公司公章：

**

第五章报销及付款时效

第十五条为遵循《企业会计准则》和国家相关财务会计制度的规定，正确、合理核算各期损益，当月发生的费用应当月报销，当年发生的费用要求在年底12月25日前报销。

当年12月份的费用由于特殊原因不能及时报销的情况下，应由各部门汇总应报销费用明细总额，上报财务部作为计提费用的依据，并且在次年1月20日之前将原始票据整理粘贴好到财务部进行报销。

如违反上述规定，拖延报销费用，财务部有权拒绝办理。

第六章附则

第十六条审批人应当依据审批流程、权限的规定，严格在职权范围内进行审批，不得超越审批范围。

在资料不全、原始凭证不充分、项目不真实的情况下签名准予报销和付款的，公司有权追究其失职责任，如造成公司损失的，均应接受公司予以追责处罚。

第十七条申请人（经办人）营私舞弊、弄虚作假，一经发现，对已经报销、付款的，除退回违规金额外，公司对该人员的部门负责人、直属上级、审核人及审批人均有权追究失职责任并予以追责处罚。

第十八条财务中心负责本办法的制定、修改及最终解释权。

本办法未尽事宜由财务中心负责说明。

第十九条本办法自公布实施之日起生效。

第二十条此管理办法中涉及到的相关表格详见附表。

附表3--《费用报销单》

附表4--《付款申请单》

附表7--《费用明细表》

附表8--《市内交通费明细表》

附表9--《付款、个人借款冲销单》