湖南新雅地财务管理制度.docx
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湖南新雅地财务管理制度
为适应公司发展与经营的需要，规范和加强公司财务管理，根据《中华人民共和国会计法》、《企业会计准则》、及其他相关规定，并遵循《家润多商业股份有限公司财务管理制度》的基础上，结合公司的实际，制定本制度。
第一章公司基本会计政策
一、公司会计确认、计量和报告以持续经营为前提。
二、公司以公历年划分会计期间，即每年的1月1日至12月31日，分月结算账目和编制财务会计报告。
会计期间分为年度和中期，中期具体为月度、季度、半年度。
三、公司以民币为记账本位币。
四、公司以权责发生制为基础进行会计确认、计量和报告，采用借贷记账法进行记账。
五、公司在对会计要素进行计量时，一般采用历史成本进行计量。
公司采用先进先出法确定发出存货的实际成本。
六、公司对应收款项采用备抵法核算坏账损失，年未按个别认定法和账龄分析法计提坏账准备。
坏账准备的计提比例如下：
1年以内：
不计提；1-2年：
20%，2-3年：
40%，
3-4年：
60%，4-5年：
80%，5年以上：
100%
七、公司现金等价物是指公司持有的期限短、流动性强、易于转换为已知金额现金、价值变动风险很小的投资。
八、公司对固定资产折旧采用平均年限法，其残值率均为3%；对低值易耗品、包装物和物料用品在领用时采用一次转销法。
第二章、资金管理
一、现金管理
一、现金使用范围
1、按规定支付公司职工工资、资金、津贴、个人劳务报酬、福利、补助。
2、在支付给不能转账的集体单位或城乡居民的劳务和购买商品的款项。
3、在转账金额（1000）元以下，零星支付款项。
二、现金收入的管理
1、每笔收入都要及时开具发票或收款收据；
2、财务部出纳员收妥每笔款项后应在收款凭证上加盖“收讫”章或“收款专用章”，当日收到的现金必须在下午4：
30分以前填好现金解款单交存银行，当天单据当天进行账务处理，严禁以收抵支，一经发现作违纪处理。
3、专营店营业款
日班：
柜长下午5点前将款汇进公司指定账号→并告知财务登记出纳进行银行查帐→确认后以报表形式呈总经理查阅
晚班：
下班后由柜长保管→次日下午5点前将款汇进公司指定账号并告知财务登记进行出纳银行查帐→确认后以报表形式呈总经理查阅。
4、专柜收取的内购款须在次日12点前连同转仓单一起由零售经理或主管交财务进行账务处理；
三、现金支出的管理
1、财务人员应严格按财务制度规定的审批手续对每笔支出进行复核；
2、出纳人员对每一笔款项都应以健全的会计凭证和完备的审批手续为依据，付款后，需在付款凭证上加盖“付讫”章；原始凭证和记账凭证交会计做账；
3、直接支付现金的，出纳人员必须要求当事人在《现金支付备查簿》上签字；
以现金支票支付的，则必须要求当事人在现金支票存根联签字，同时在《支
票支付备查簿》上登记并签字。
《现金支付备查簿》、《支票支付备查簿》要求
采用订本式账户逐笔序时登记，日清日结。
4、银行单据签发和印鉴保管应当由两人上（含两人）分工负责。
四、收款收据及发票和管理
1、公司由出纳购买发票（或收款收据），建立发票购、用、存登记簿；
2、出纳开具的发票（或收款收据）进行登记，并将记账联连同现金缴款单当天
交会计进行账务处理，会计在登记本上签收；
五、公司的现金管理必须做到五不准：
1、不准白条抵库；
2、不准用转账支票变相套现；
3、不准将单位收入以个人名义储蓄；
4、不准保留账外公款和私设小金库；
5、不准以任何名义坐支销货款，现金管理必须坚持两条线；
六、备用金制度：
1、业务周转金（备用金）由使用部门提出申请，由财务部审核，报总经理及财
务经理同意，方可办理借支手续。
2、根据业务需要，各使用人员定额如下：
行政部负责人：
2000元
财务部出纳：
2000元
七、代金券管理
1、公司代金券由行政部负责联系统一制作，制作前需报财务经理和总经理批准；
2、公司财务部门应严格把关，控制代金券发放数量和金额，加盖财务部门公章，并提供票样通知各自营店。
未按上述规定履行审批程序而制作的现金代用券无效，自营店不得收取。
3、券面金额不得超过2000元。
代金券的有效期原则上不得超过一年。
4、代金券购买商品视同内购处理，自营店收到代金券及补差应及时上交给公司，由零售部做批发销售处理，收款方式录入为代金券。
二银行账户管理制度
一、银行账户开设的有关规定:
1、公司基本存款账户由总公司按中国人民银行《银行账户管理办法》统一开设；
2、因经营管理需要开设银行账户的须提出申请报总裁批准后，再向银行申请开立一般存款账户、临时存款账户。
3、银行账户必须按国家规定开设和使用，银行账户只能供本单位结算使用，严
禁出借账户供外单位或个人使用，严禁为外单位或个人代收代支、转账套现。
二、银行账户撤销的管理规定：
对一年（按对月对日计算）未发生收付活动的银行账户，应在一年期满后的30日内办理银行账户的销户手续。
撤销账户时必须与开户银行核对账户余额，经开户银行审查同意后办理销户手续。
开设的银行账户必须在每月5日前编制银行余额调节表，银行未达账款不能超过30天，如属特殊情况需超过30天的必须报公司财务负责人同意。
三、银行票据、印鉴、密码器管理制度
银行票据、印鉴、密码器是公司银行存款收付的重要凭证和工具，为加强对银行票据、印鉴、密码器的管理,保证公司资金的安全,特制定如下规定：
（一）银行空白票据的购买、领用与保管
1、公司指定专门的财务人员到开户银行购买空白票据；预留单位公函和经办人身份证复印件供开户银行备查核对；财务专员到银行购买票据时必须出具身份证原件交银行验证。
2、建立银行票据登记簿：
各单位根据票据用量多少从银行购买空白票据之后必须按银行类别设立登记簿，登记购买、使用、结存数量；票据使用必须做到随签发随盖章，并建立银行票据使用登记簿（包括票据号码、领用日期、收款单位、用途、金额、领用人签字）。
对已签发的票据要及时催报注销,不得事先盖章备用。
严禁签发空白票据。
未经财务负责人同意严禁为除银行票据之外的其他文件盖章。
3、空白现金支票每次购买不得超过两本；
4、财务经理不定期抽查有关银行票据领用及使用情况；
（二）银行票据、印鉴、密码器及网上银行支付的管理：
1、银行票据、印鉴、密码器必须设专人分别保管，分别放在不同保险柜,并对保管室的门窗、抽屉，采取安全措施；
2、银行印鉴、密码器与填写票据分开管理，即购买银行票据或填开银行票据必须与管理印鉴、密码器者分开，禁止由同一人兼管；未经财务负责人同意严禁将银行印鉴携带外出。
3、银行印鉴、密码器管理人员严禁将密码告之其他任何人，对签发的所有银行票据（不论金额大小）一律加写银行密码，并每半年修改一次银行密码计算方法，并到银行备案；
4.网上银行专用设备（读卡器、U盘等）应视同印鉴管理，款项支付必须经过提交、复核、授权三个环节，且每个环节由专人办理。
网上银行支付成功后银行联系员必须在次日前将网银支付回单从银行拿回并与支付存根核对。
（三）银行票据签发的管理：
1、签发银行票据时，字迹要清晰、规范，收款单位、日期、用途、大小写金额各项填写齐全；
2、票据领用人员发现票据丢失或被盗，要及时向财务经理和安全保卫部报告，并到银行办理挂失手续，向公安部门报案，凡因报告挂失不及时，给公司造成损失的，要追究责任人的经济责任；
3、签发票据发生错误不能更改的，应在票据的正联和存根上加盖“作废”戳记，作废的票据不得撕毁和丢失，应由财务部门按本单独装订成册，随会计资料一同归档；
4、对销售款采取银行票据结算的，要在当日把银行票据送交银行进账，收到收款通知的当日通知有关部门发货，否则，造成损失者，由相关人员承担责任；
5、由于各种原因造成的银行未达款及银行退票，本着“谁经手，谁负责”的原则，要及时查清原因，及时清理，银行未达账款不能超过30天，如属特殊情况需超过30天的必须报财务部长，并报公司财务总监。
三资金支付管理
（一）货款支付管理制度
1、所有货款的支付须填制“经销商品付款审批单”；
2、“经销商品付款审批单”经主办会计、财务总监审核、总经理审批后方可支付。
（二）费用支付管理制度
1、所有费用的支付均须按《费用管理制度》规定的审批程序报批后方可支付；
2、费用报销的原始凭证必须合法；
3、金额在1000元以下的费用以现金支付，1000元以上至5000元的费用开具现金支票，5000元以上的费用开具转账支票；特殊情况需要支付现金的须经财务总监审批。
（三）其他非经营性资金的支付
其他非经营性资金的支付包括押金的退还、贷款的归还、股利的支付等，由经办人填制“非经营类付款审批单”，押金的退还由主办会计核、总经理审批后即可支付，归还贷款和支付股还须财务总监审批。
四 融资和担保管理1、公司对外融资方式仅限向银行借款；
2、公司向银行借款由财务部书面提出申请，经公司股东会通过后，交由集团总部统一办理。
3、公司一律不对外担保和贷款。
第三章财产管理
一、资产购置管理
一、资产的购置
所有财产的购置实行事先审报制：
由财产使用人根据实际工作需要提交购置财产的书面申请报告，经部门负责人核实、财务总监及总经理审批后方可购买。
二、资产的使用与保管
1、公司财产由其财务部门管好财产账务，行政部做好“财产卡”的登记和保管工作，财务部和行政部管理共同管理好财产；
2、公司内部人员异动时，原则上其财产存留在原使用部门，特殊情况可随人员的异动而异动；
3、人员如系外调或辞职等原因调离本公司前，其所在公司办公室要求调离人员到财务部门和相关财产管理部门办理财产移交手续，并有财务部和行政部出具的“财产手续已清”的字样后，方可签署“手续已清、同意调离”或相关字样，予以办理调离手续；
3、所有人员异动，财务部门都必须根据其财产情况对财产账务作相应处理，负责“财产卡”登记和保管的部门必须办理好“财产卡”的变动手续。
4、财产的保管实行“谁使用，谁负责”的原则，实物负责人保管不善造成财产遗失损坏的，由实物负责人赔偿。
三、固定资产的计价
1、固定资产的初始计量：
固定资产的计价主要有以下两种方法：
⑴、按历史成本计价：
固定资产的历史成本是指公司购建某项固定资产过到可使用状态前所发生的一切合理、必要的支出。
凡新购建固定资产的计价、确定计提折旧的依据等采用这种计价方法。
⑵、按净值计价：
固定资产的净值也称折余价值，是指固定资产原始价值或重置价值减去已提折旧后的净值。
这种计价方法主要用于计算盘盈、盘亏、毁损固定资产的溢余或损失等。
2、固定资产的价值构成：
⑴、外购固定资产的成本，包括购买价款、相关税费、使固定资产达到预定可使用状态前所发生的可归属于该项资产的运输费、装卸费、安装费和专业人员服务费等。
⑵、投资者投入固定资产的成本，应当按照投资合同或协议约定的价值确定，但合同或协议约定价值不公允的除外；
⑶、其他途径取得的固定资产，其初始计量一律参照《企业会计准则》。
四、固定资产的折旧
1、固定资产的折旧方法：
（我公司固定资产折旧统一采用平均年限法）
固定资产折旧采用平均年限法，其残值率均为3%。
2、公司对所有固定资产计提折旧。
但是，已提足折旧仍继续使用的固定资产和单独计价入账的土地除外。
固定资产应当按月计提折旧，当月增加的固定资产，当月不计提折旧，从下月起计提折旧；当月减少的固定资产，当月仍计提折旧，从下月起不计提折旧。
3、固定资产类别、折旧年限及折旧方法表：
资产大类
资产小类
折旧方法
年限
适用资产
通用设备类（01）
机器设备
平均年限法
10
空调、空调系统、空调通风
商用设施
平均年限法
5
商用设施（支架、护栏、POP设施等）
收款设备
平均年限法
8
收款设备、收银台、收款机、扫描枪
消防设备
平均年限法
5
消防工程
货架、货柜、陈列柜
平均年限法
5
办公用柜、保险柜、货柜、货架
电子及办公设备
电子计算机及相关设备
平均年限法
3
电脑主机、显示器及相关配置、兼容机、各种打印机、服务器、商业业务系统、UPS、综合布线、机房防雷系统、杀毒软件等
现代办公设备
平均年限法
5
扫描仪、摄影器材、考勤系统、投影仪、复印机
电子点钞机
一次性摊销
运输设备
汽车
平均年限法
8
房屋、建筑物
临时性装修，且金额在10万元以内
一次性开支
一次性装修超过10万元的
平均年限法
4
三、固定资产的报废
凡因各种原因不能继续使用须报废的，行政部和财务部根据财产的状况，同类财产市场情况等多种因素共同合理定价，并以书面形式报请财务经理和总经理审批，
二柜台装修管理
1、柜台装修申请由行政部负责，一般需在年初预算时制定装修计划，如遇特殊情况需进行柜台装修的，须报财务总监、总经理批准。
2、柜台装修分为总公司装修和审批补贴装修。
3、审批补贴装修由公司统一招标装修队伍，由零售部提交具体装修方案和预算，报财务总监和总经理批准。
三低值易耗品（柜台道具）、包装物管理
1、柜台道具和包装物的管理由仓储部负责。
2、购置程序：
年初由各分销商和自营店制定全年的柜台道具、包装物的使用预算，仓储部根据自营店所需情况汇总后，按需要填写申请购置单，经财务经理和总经理审批后方可采购
3、柜台道具和包装物到货后，按购进价做入库，视同商品管理。
2、自营店领用时，均需填制《物料领用单》，各自营店店长和零售部经理签字后，方可领取；由仓储部做批发销售处理，零售价为购进价。
4、每次领用量以使用一个月所需用量为限度。
第四章、商品进销存管理
一、进货管理
一、订货的有关规定
1、订货流程
企业不设专职采购部门，自营店的订货由各自营店店长提出订货需求，零售部经理审核，分销商的订货由二级经销商或各终端的店长提出订货需求，销售部经理审核；零售部经理与销售部经理再根据品牌总公司每年下达的指标确定订货计划，报总经理审批。
2、制定货品预订品类
零售部和销售部根据品牌总公司下达的半年度指标，结合具体情况列出各类货品品类，确定预订数量范围，确保主销货品不脱销，辅销货品花色、规格、式样齐全，避免在订货时出现盲目性。
店长在订货前的一个月就要拿出上年同期的实际销售数据，分析每个品类的销售占比以及每个品类每个货号的尺码占比；畅滞销品的规律以及原因；再根据市场需求变化和企业经营能力适时进行调整。
调整中可依据货品销售数据进行分析哪些品类的货品销售下降,哪些品类货品销售上升，库存结构是否合理，可适当增加畅销常规品类的数量，还应经常开展市场调研预测，分析市场需求变化趋势，了解新产品开发情况，根据企业条件，增加市场前景好的品类。
3、预订货品奖惩制度
每个自营终端店长依据零售部下达的指标负责预订终端货品，订货指标原则上在前一年的销售情况的基础上增长10%-15%的订货量（特殊情况除外），每期订货，要求各店店长预订的货品适销率达70%以上（除10%的换货率），适销率超过80%的，奖励店长2000元，超过90%的奖励店长4000元，以此类推，预订的单店货品适销率低于70%的，处罚店长800元。
4、预订货洽谈、签订合同
采购人员须就预订指标的具体条件进行洽谈。
在预订指标谈判中，采购人员要就购买条件与供应商洽谈，提出采购货品的数量、花色、品种、规格要求，货品质量标准和包装条件，货品价格和结算方式，交货方式，交货期限和地点也要双方协商，达成一致，然后签订购货合同。
一项严谨的货品采购合同应包括以下主要内容：
（1）物的品名、品质规格；
（2）货物数量；（3）货物包装;（4）货物的检验验收；（5）货物的价格，包括单价、总价；（6）货物的装卸、运输及保险；（7）货款的收付；（8）争议的预防及处理。
签订订购合同，意味着双方形成交易的法律关系，应承担各自的责任义务。
供应商按约交货，采购方支付货款。
二、商品入仓的有关规定
1、入仓流程：
先对照订货单，打开NO1号箱找到装箱总单→与箱数、实物清点→开验收单→数量符合后做账入电脑→分类上架（同时将实收入库单交财务核对发票清单）→再做手工单。
2、仓库验货流程：
A：
总公司货品：
a）先清点货物总箱数是否与运单总数一致，检查货品包装是否完好，首先打开一号箱找出装箱单，然后进行清点。
b）验货时必须两人（或以上）同时进行，一人负责开箱清点实物及花色尺码。
一人进行登记清点上架，数量是否与箱外数量相符，如有不符之处，要进行复查，并报办公室负责人及时登记处理，并保留纸箱。
c）清点完后的货品进行按货号有序的摆放，以便货品上架。
B、验收地市货品（包括自营终端）
a）接收地市任何货品由业务部发出通知。
b）验收货品的同时，要对货品的吊牌、污垢及包装品进行检查。
其他同上
3、短缺查询流程
出现短缺现象→当天从承运商处了解情况→确认后填写《短缺查询》盖章→3天内传真至金利来公司查询→广州公司将在一周内给予答复
三、商品配送的有关规定
1、对自营店的商品配送必须通过转仓单，做到单货同步，不允许单到货未到、货到单未到、单货不符的情况发生，特殊情况也必须在一天内做到单货同步。
2、配送单必须手续齐全，反馈及时，收货人验收签字后交送货员传递到财务中心，配送单的传递时间不得超过两天。
3、仓库不得将破损商品配送给各店铺。
4、自营店退货给仓库制作红冲配送单，仓库验收签字后，将红冲配送单传递到财务中心，必须做到单货同行。
红冲配送传递时间不得超过两天。
二、销售管理
一、商品销售的有关规定
1、零售业务
商场专柜原则上不得私收现金，一旦发现对直接责任人做辞职处理。
对通过公司批准，发生的内购或团购所收现金必须及时上交公司，货品转入周转仓由零售部做批发销售处理。
顾客损坏商品理赔款视同内购销售。
自营店必须严格按公司规定的零售价格和折扣比例、优惠政策销售，有特殊情况的，必须报零售部经理同意。
2、批发业务
对分销商的销售做批发销售处理，批发业务原则上是先收款后发货，特殊需要分期收款或赊销的业务经销售部经理、财务经理、总经理审批后才能发货，货款的收回由经手批发的业务人员负责。
二、团购的折扣规定
职务
权限
折扣范围
店长
1万元以内
9.5折
业务
1万元—2万元
9折
经理
2万元---4万元
4万元---8万元
8万元以上
7.5—8折
7---7.5折
6-----7折
注：
店长遇以下两种情况下电话联系主管确认，每月列表将自主权限打折及电话确认打折的数据统计由主管签字审核，表格统一用顾客资料登记表。
三、团购业务政策
1、团购合同的签订及利润：
方案A：
经代理商、经销商（或其他人员，下同）介绍，公司按团购业务接单表（A方案表）中价格与客户直接签订合同的团购业务，操作方式如下：
a：
代理商、经销商按合同额提取8%（根据合同额可上下浮动）的介绍费，此介绍费含客户促销费，计算方式：
合同总额×8%=介绍费
b:
在提取8%的介绍费时代理商、经销商应提供相应金
额的发票，如未能提供，则按个人所得税比率扣税；
c:
代理商、经销商有义务协助跟进合同回款及协调合同执行过程中发生的问题；
方案B：
由代理商、经销商与客户直接签订合同，我司按团购销售底价（B方案表）与代理商、经销商签订合同的团购业务操作方式如下：
a、公司按团购产品底价表（B方案表）中价格与代理商、经销商签订合同，代理商、经销商再与客户签订合同，代理商、经销商不再从我司提取介绍费；
b、代理商、经销商需将与客户签订的合同报我司备案，代理商、经销商不得在合同中约定对我公司不利或我公司无法执行的条款。
三、库存管理
一、商品保管环节的残次及损溢商品管理的有关规定
商品保管环节发生的商品残损及差错，应及时查明责任并作处理。
具体规定如下：
1、库存商品在保管环节发生的商品实际数量小于账存数量的，不能查出原因且造成损失的，由实物负责人按不含税的进价赔偿。
2、由于自然灾害等非人为因素造成的毁损，由财务中心审核，报财务经理和总经理审批同意后才能下账。
二、商品盘点管理的有关规定
1.自营店盘点分为日盘总数，月盘明细，日盘总数即每天早晚班导购交接班时对货品进行总数盘点，双方一致确认后在交接本上签字。
仓库和自营店都必须月盘明细，每月定期组织做好盘点工作，见货盘货，不虚报不隐瞒不漏盘。
2.月盘实行月末盘点和临时抽盘相结合的办法，盘点时按每种单品的库存数量逐一核对，不以其金额作为核对依据。
3、月盘时对柜台上出现的混签、丢签商品不能盘点入账，应办理退货手续，退回货品部进行重新核定。
每月每店混签、丢签超过5件，即视为违规，必须接受处罚。
店长自行发现混签、丢签，情节轻微，并及时进行了调整和补充，此类情况不进行处罚。
4、如果在月盘审核之后发现盘点差错需调整的，必须经仓储部或零售部经理核实签字后方可通过损溢单进行调整，盘点差错的处理则按商品保管环节的规定处理。
5、商品盘点损失必须由仓储部或零售部经理、财务经理和总经理审批。
6、月盘点时间由财务部决定，月盘点表一式两份，由实物负责人签字确认后，一份交财务存档，一份留存，盘点表必须在规定时日上缴。
三、自营店库存管理的有关规定
1、以产品系列和品类分开装袋装箱集中储放，提高销售时的找货速度；
2、货品包装袋要完整无破损，对破损的袋子及时更换，防止因破袋而发生乱签；
3、不同规格大小的产品必须放在相应大小的包装袋中，防止商品损坏，尤其易折的银链商品；
4、单款产品的库存量不能过大，中低价格带商品畅销款单款库存不能超过10件；一般款式单款库存不能超过8件；高价格带商品畅销款单款库存不能超过6件；对滞销库存商品每周向公司办理一次调货；
5、各自营店的库存指标由公司统筹确定，正常售卖季不能超过指标；在节日旺季，库存量可以超过指标，但幅度不能超过30%。
各自营店库存指标为进货价的20%；
6、销售人员佩戴产品促进销售只限于在专柜或专卖店现场，每件产品的佩戴时间不要超过7天，尽量减少磨损，保证产品光亮如新。
第五章往来账管理
一客户往来账的管理
客户往来账主要是指与二级代商的往来，包括预收账款、应收账款、应收票据、其他应付款。
（一）预收（应收）账款管理：
1、预收（应收）账款按实际发生额记账，并按往来单位名称设置明细账，进行明细核算。
2、应收账款必须经常检查，及时清理与核对。
①对二级客户的原则上先收款再发货，不得有应收账款的发生，如属特殊情况需赊销的，必须由业务部经理审批，并由责任人负责催收，时间不得超过1个月，超过1个月的应收账款财务部门将从责任人的工资中扣回，财务部门应及时把“应收账款”发生的时间、金额、单位名称列表上报部门负责人。
②与客户的往来账一般要求每月核对一次，并签订对账确认书。
3、坏账的处理：
坏账即收不回的欠款损失，在取得确实无法收回的证据后经总经理审批，财务总监审核同意后才能冲减坏账准备，同时追究经办人员的责任，按成本价赔偿。
（三）其他付款的管理
其他应付款主要是收取客户的押金与订金。
押金在合作结束后按程序退还，订金可转为货款。
二厂商往来账的管理
供应商的往来主要包括预付账款、应付账款、其他应收款等，供应商的往来必须按往来单位名称设置明细，逐户记录发生的每笔业务，并及时同供应商核对清楚，要求日清月结。
（一）预付（应付）账款的管理
1、预付账款应与相应的应付账款一起核对；
2、供应商往来账由往来会计负责核对，要求每月确定一次，以供应商盖章的对账确认书为标准。
对帐确认书的账面余额必须与财务账务余额一致，对账过程中发生的未达项必须详细在对账确认书上反映和说明，有争议或暂不能解决的问
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