文件管理制度.docx

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文件管理制度

文件管理制度

第一章　总则

　　第一条　为了加强文件管理工作，建立高效的沟通平台和机制，保证各项指令和信息准确传达和迅速执行，特制定本规定。

　　第二条　本制度管理的范围包括公司、各部门所发出的各种公文、表格、计划、总结、上报的各种请示、报告等纸质文件和电子文件、电子邮件。

第二章　外来文件处理

　　第三条　收文的登记　

　　1、外来文件统一由综合办公室收取。

　　2、外来文件必须在《收文登记簿》上登记来文的发文单位、文号、收文时间、份数。

　　第四条　收文的签批和传阅

　　1、外来文件由综合办公室贴上《文件处理签》，然后分类处理：

（1）一般性文件，近需要有关人员知晓的，又综合办公室签署传阅范围，然后送给相关人员传阅；

（2）重要文件或需要办理的文件，由综合办公室报送总经理或总经理委托的分管副总经理签署意见。

综合办公室文员按照总经理或总经理委托的分管副总经理签署的意见传阅或交办。

　　2、传阅人员应抓紧时间阅读文件,一般情况应在接到文件后2小时内阅读完毕，并在《文件处理签》上签署阅文者姓名和阅文日期。

需要签署意见和建议的可以在文件的页眉和页脚签署，签署意见和建议必须署名。

综合办公室文员负责督促文件传阅人尽快阅读文件。

　　3、机密级文件在副总经理、（含）以上人员间传阅。

　　4、绝密级文件只由单位负责人阅读，不得传阅。

　　5、文件不得横向传阅。

综合办公室文员将文件交给阅文者，阅文者阅文完毕并签署姓名、阅文时间及意见和建议后，将文件交回给综合办公室文员，综合办公室文员再将文件交给下一位阅文者。

　　第五条　收文的办理和结果反馈　

　　1、需要办理的文件，由综合办公室文员在总经理或总经理委托的分管副总经理签署意见后立即将文件和《文件处理签》一并复印一份交给承办人员。

承办人员在接受文件复印件时，必须在《收文传递单》上签字。

　　2、综合办公室文员负责督促承办人在在总经理或总经理委托的分管副总经理签署的办理期限或者文件要求的期限内办理完毕。

　　3、承办人员在办理过程中如果遇到问题，应及时向分管副总经理报告，并同时将情况通报给综合办公室。

　　4、承办人员在期限内没有办理完毕的，应向方锅副总经理和综合办公室书面说明原因。

如果承办人员因自身能力而无法完成办理任务，可以提前向分管副总经理要求更换承办人员。

　　5、因承办人员主观原因没有完成办理任务，耽误了公司的工作，承办人员应承担相应责任。

如果因此公司受到损失，承办人员应赔偿相应损失。

　　6、结果反馈。

承办人员在办理完毕后应及时向分管副总经理报告办理结果，重大事项需向总经理报告办理结果。

需要书面报告的必须以书面形式报告。

承办人员在向分管副总经理和总经理报告办理结果的同时，应将结果通报给综合办公室。

　　第六条　收文的归档　

　　1、不需要办理的文件，在传阅完毕后，由综合办公室文员将文件正本、文件处理签一并存档。

　　2、需要办理的文件，在传阅和办理完毕后，综合办公室文员在文件处理签上注明办理结果后将文件、文件处理签、文件传递单、处理结果文字报告一并存档。

第三章　公司文件系统

　　第七条　外发文件管理

　　1、范围。

一是公司向上级有关部门报送的各种请示、报告、汇报材料等；二是公司向有关部门、客户、供应商等发出的函件、情况通报、有关说明等文件材料。

　　2、起草。

外发非常规性综合性文件由综合办公室负责起草，专业性文件根据分工和指令由其他部门负责起草。

常规性文件（计划、统计报表、工作总结、岗位责任制等）由各部门指定的专人复制起草。

　　3、审核。

外发文件由分工副总经理负责审核，并签署审核意见。

　　4、传阅。

需要有关人员传阅的外发文件，由综合办公室贴《发文传阅单》按照分管副总经理签署的意见传阅。

传阅人员必须在接到文件2小时内完成阅文。

传阅人员阅文完毕必须签名并签署明确意见和建议。

　　5、签发。

外发文件草案经过分管副总经理审核、有关人员传阅并签署意见后，综合办公室经过修改后按照文件类别报送签发：

以公司名义的外发文件由总经理或总经理委托的副总经理签发；以董事长、总经理名义发出的文件或材料必须由董事长、总经理本人签发。

　　6、办理。

（1）需要办理的外发文件或办理过程中产生的外发文件，由综合办公室在印发后，将文件交给承办人，承办人在接受文件时，必须在《发文签收单》上签字；

（2）承办人员在办理过程中如果遇到问题，应及时向分管副总经理报告，并同时将情况通报给综合办公室。

（3）承办人员在期限内没有办理完毕的，应向方锅副总经理和综合办公室书面说明原因。

如果承办人员因自身能力而无法完成办理任务，可以提前向分管副总经理要求更换承办人员。

（4）因承办人员主观原因没有完成办理任务，耽误了公司的工作，承办人员应承担相应责任。

如果因此公司受到损失，承办人员应赔偿相应损失。

（5）承办人员在办理完毕后应及时向分管副总经理报告办理结果，重大事项需向总经理报告办理结果。

需要书面报告的必须以书面形式报告。

承办人员在向分管副总经理和总经理报告办理结果的同时，应将结果通报给综合办公室。

　　7、归档。

外发文件在印发时，应留2份用于存档。

不需要办理的外发文件，印发后将草稿、传阅单、2份正式文件、发文签收单一并存档。

需要办理的外发文件，应在办理完毕后，将文件草稿、传阅单、2份正式文件、发文签收单、办理结果一并存档。

　　第八条　内发文件管理

　　1、范围。

内发文件包括三类：

（1）以公司名义在公司内部下发的正式文件、规章制度、一般性通知、会议纪要、备忘录等下发文件；

（2）各部门计划、报表、总结等报送公司总经理、副总经理、总监和各部门间传递的文件；（3）公司内部经过授权在电脑上共享的各类文件。

　　2、起草。

（1）以公司名义在公司内部下发的正式文件、规章制度、一般性通知、会议纪要、备忘录等下发文件，一般由综合办公室起草，技术性或专业性的文件由相关部门起草；

（2）各部门计划、报表、总结等报送公司总经理、副总经理、总监和各部门间传递的文件由各部门指定专人起草；（3）公司内部经过授权在电脑上共享的各类文件由公司总经理或分管副总经理授权的专人起草。

　　3、审核。

内发文件一律由分管副总经理审核，并签署审核意见。

需要传阅的文件，由审核人签署传阅范围。

　　4、传阅。

需要传阅的文件，综合办公室按照审核人签署的传阅范围进行传阅。

传阅者阅文后必须签署明确意见并签名。

　　5、签发。

（1）以公司名义在公司内部下发的正式文件、规章制度、一般性通知、会议纪要、备忘录等下发文件草案经过分管副总经理审核、有关人员传阅并签署意见后，综合办公室经过修改后按照文件类别报送签发：

以公司名义的文件由总经理或总经理委托的副总经理签发；以董事长、总经理名义发出的文件必须由董事长、总经理本人签发。

（2）各部门计划、报表、总结等报送公司总经理、副总经理、总监和各部门间传递的文件由分管副总经理或委托部门经理签发。

（3）公司内部经过授权在电脑上共享的各类文件由公司或分管副总经理签发。

　　6、办理。

内发文件需要办理的，按照文件规定办理。

一般内发文件需要办理的是一个部门或几个部门，各部门应在接到文件后指定专人在文件规定的期限内办完。

因故不能按期完成的，要书面向分管副总经理和综合办公室陈述理由，并确定办理计划。

各部门在办理过程中遇到问题或困难时应及时向分管副总经理和综合办公室报告，以便及时研究解决问题。

各部门在办理完成后应及时将办理结果报告给分管副总经理和综合办公室。

　　7、归档。

（1）以公司名义在公司内部下发的正式文件、规章制度、一般性通知、会议纪要、备忘录等下发文件由综合办公室存档；

（2）各部门计划、报表、总结等报送公司总经理、副总经理、总监和各部门间传递的文件各部门分别存档；（3）公司内部经过授权在电脑上共享的各类文件由各部门分别存档。

　　第九条　公司文件盖章和登记　

　　1、凡是以公司或董事长、总经理的名义发出的文件必须在综合办公室的《发文登记簿》上登记。

登记时应注明发文时间、文件名称、签发人、发送范围、文号等内容。

　　2、凡是用正式红透文件的必须编制文号。

公司文件统一文号为“鄂恒药字〔××××〕××号”，文号由综合办公室统一编号，其他任何部门不得随意编号或使用别的文号。

　　3、凡是以凡是以公司或董事长、总经理的名义发出的文件凭签发的草稿到管理人员处盖章。

盖章时必须做好印章使用登记表上登记并签名。

　　第十条　文件印发和送达

　　1、以公司、董事长、总经理名义发送的文件一律由综合办公室负责印发。

文件日期以签发的日期为准。

　　2、综合性文件由综合办公室负责送达，专业性文件由指定的部门负责送达。

　　3、各部门在接收内发文件时，接受文件的人员必须在《发文签收单》上签字，并注明接收文件的份数和时间。

内发文件在下发时，同时用电子邮件、传真或MSN等方式向营销中心送达，随后用快递或有人到武汉时送达营销中心。

各部门向公司总经理、副总经理、总监报送的文件或部门间传送的文件时，可以使用电子邮件、共享文件、MSN等方式送达，逐步实现无纸化办公。

外来文件需要以电子邮件回复、报送有关情况的，应按照公司总经理或分管副总经理签署的要求及时以电子邮件报送。

　　第十一条　文件发文范围　

　　公司的下发文件实行分类下发：

　　第一类　公司的机密文件，下发范围：

公司董事会成员、总经理、副总经理、总工程师、总监、总经理助理、副总工程师。

　　第二类　公司的重要文件，下发范围为部门经理以上管理人员。

　　第三类　公司的一般性文件、公司的规章制度等，下发范围为二级部门负责人职位管理人员。

　　第四类　公司的员工守则及需要全体员工学习、了解的文件，下发范围为公司全体员工。

第四章　文件的督办

　　第十二条　文件承办　外来文件和公司外发、内发文件的办理由总经理或分管副总经理指定的人员承办。

　　第十三条　检查督办　一般综合性文件由综合办公室负责检查督办。

专业性文件由总经理或分管副总经理指定的人员负责检查督办。

负责督办的人员必须及时检查办理进度，发现问题及时向分管副总经理报告，并帮助研究解决办法，督促承办人按时按量按质完成承办任务。

第五章　档案管理

　　第十四条　目的。

建立一个档案管理制度文件，严格规范档案存档、分类、整理、外借等程序的操作。

　　适用范围：

纸质文件、技术资料、图像资料、音像资料等。

　　第十五条　档案管理分工

　　档案应由专人管理，非专管人员不得擅自翻阅。

公司的档案按照分类管理的原则管理：

　　1、综合性文件由综合办公室文员负责管理。

　　2、技术性文件由质保部资料室资料管理员负责管理。

　　3、销售资料和文件由销售服务部内勤文员和营销中心内勤文员负责管理。

　　4、新产品开发的文件和资料由新产品开发部短期存档管理，一旦某种新产品开发任务结束，应将文件和资料交质保部资料室存档。

　　5、财务资产文件和资料由资产财务部管理。

　　第十六条　档案的收集、整理

　　1、档案收集应经常化，各部门应每月对文件清理一次，将文件按照第十五条规定的分工交给相关人员，档案管理人员的接收文件时，应办理文件登记手续。

　　2、文件整理归档每年进行一次，一般本年的一月应完成对上年度文件的整理归档任务。

文件必须按规定科学分类、整理、编目。

分类科学、编目准确、调卷方便。

　　第十七条　档案保管

　　1、档案存放地点点应远离易燃、易爆物品，同时要防火、防盗、防虫、防尘、防光、防霉、防潮、防高温、防有害气体等措施。

电子版本的档案文件应存放专用电脑的C盘以外的硬盘上，并用专用U盘或其他存储器备份。

　　2、档案、资料、装置、设备等入柜前必须检查、清洁、消毒，发现有虫、霉和被污染的档案资料，应及时杀虫、去染、防霉。

电子档案文件要采取有效手段避免感染病毒。

　　3、建立统计台帐，严格档案资料的接收、调出、借阅、销毁审批、登记手续，档案人员变动时，交接手续清楚。

　　4、定期检查全部档案，如实填写检查记录，发现问题及时报告并采取相应措施。

　　第十八条　档案的使用　

　　1、公司档案资料主要供本公司和上级主管部门利用。

凡需使用，均须填写文件调阅单，依据调阅权限和档案密级，经分工副总经理签批后方能调阅。

　　2、利用公司档案、资料必须填写《查阅档案登记表》。

　　3、档案、案卷一般仅供档案室阅看，原件一般不外借，立卷的文件、资料不外借。

外借时，须经主管领导或档案管理负责人批准；密级档案，特殊重要的档案借出时，须经单位领导批准，借出时间不超过三个星期，至期归还；如需再借，应办理续借手续。

　　4、借阅者应爱护档案资料，确保资料的完整性砂得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。

特殊情况需涂改时应经同意，并在旁边签名。

借出的档案，资料要防止丢失、损坏，收回时要严格检查，发现遗失或损坏时应及时报告主管领导。

　　5、外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离档案室，其抄稿内容也须经总经理同意且审核后方能带出。

　　6、利用档案者有义务将利用档案资料产生的效果反馈到档案室，档案室将详细填写利用效果登记。

　　7、利用档案者必须遵守《中华人民共和国档案法》，未经主管或主管档案室工作领导批准，不得擅自公布档案。

第六章　保密制度

　　第十九条　保密范围　

　　公司秘密包括本制度第二条规定的下列秘密事项：

1、公司重大决策中的秘密事项。

2、公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。

3、公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录。

4、公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表。

5、公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。

6、公司职员人事档案资料。

7、其他经公司确定应当保密的事项。

一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。

第二十条　密级确定　

　　1、公司秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。

绝密是最重要的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害；机密是重要的公司秘密，泄露会使公司权益和利益遭受到严重的损害；秘密是一般的公司秘密，泄露会使公司的权力和利益遭受损害。

　　2、公司秘级的确定：

（1）公司经营发展中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料为绝密级；

（2）公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况为机密级；

（3）公司人事档案、合同、协议、职员工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。

3、属于公司秘密的文件、资料，应当依据本制度第十九条、第二十条的规定标明密级，并确定保密期限。

保密期限届满，自行解密。

第二十一条保密措施

1、属于公司秘密的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由总经理办公室或分管副总经理委托专人执行；采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由电脑部门负责保密。

　　2、对于密级文件、资料和其他物品，必须采取以下保密措施：

（1）非经总经理或主管副总公司批准，不得复制和摘抄；

（2）收发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采取必要的安全措施；（3）在设备完善的保险装置中保存。

　　3、属于公司秘密的设备或者产品的研制、生产、运输、使用、保存、维修和销毁，由公司指定专门部门负责执行，并采用相应的保密措施。

　　4、在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应当事先经总经理批准。

5、具有属于公司秘密内容的会议和其他活动，主办部门应采取下列保密措施：

（1）选择具备保密条件的会议场所；

（2）根据工作需要，限定参加会议人员的范围，对参加涉及密级事项会议的人员予以指定；（3）依照保密规定使用会议设备和管理会议文件。

（4）确定会议内容是否传达及传达范围。

　　6、严格遵守文件（包括传真、计算机盘片）登记和保密制度。

秘密文件存放在有保密设施的文件柜内，计算机中的秘密文件必须设置口令，并将口令报告公司总经理。

　　7、严格遵守秘密文件、资料、档案的借用管理制度。

如需借用秘密文件、资料、档案，须经总经理批准。

并按规定办理借用登记手续。

　　8、调职、离职时，必须将自己经管的秘密文件或其他东西，交至公司总经理，切不可随意移交给其他人员。

　　9、公司员工离开办公室时，必须将文件放入抽屉和文件柜中。

　　10、禁令。

（1）不得以任何方式向公司内外无关人员散布、泄漏公司机密或涉及公司机密。

不准在私人交往和通信中泄露公司秘密；不准在公共场所谈论公司秘密和交接秘密文件；不准带机密文件到与工作无关的场所；不得在公开发表的文章中引用秘密文件和资料

（2）不得向其他公司员工窥探、过问非本人工作职责内的公司机密。

（3）秘密文件、资料不准私自翻印、复印、摘录和外传。

因工作需要翻印、复制时，应按有关规定经分管副总经理批准后办理。

复制件应按照文件、资料的密级规定管理。

（4）会议工作人员不得随意传播会议内容，特别是涉及人事、机构以及有争议的问题。

会议记录（或录音）要集中管理，未经办公室批准不得外借。

　　11、公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告总经理办公室；总经理办公室接到报告，应立即作出处理。

　　第二十二条　奖励与处罚　

　　公司附属组织和分支机构以及职员都有保守公司秘密的义务。

　　1、对保守、保护公司秘密以及改进保密技术、措施等方面成绩显著的部门或职员实行奖励。

2、出现下列情况之一者，给予警告，并扣发工资10元以上100元以下：

（1）泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失的；

（2）违反本制度秘密内容的；（3）已泄露公司秘密但采取补救措施的。

　　3、出现下列情况之一的，予以辞退并赔偿经济损失。

（1）故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的；

（2）违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的；（3）利用职权强制他人违反保密规定的。

　　4、本制度规定的泄密是指下列行为之一：

（1）使公司秘密被不应知悉者知悉；

（2）使公司秘密超出了限定的接触范围，而不能证明未被不应知悉者知悉的。

第七章　附则

　　第二十三条　本制度的修改须经公司办公会议讨论决定。

　　第二十四条　本制度年月日起执行。