178《当代集团印章证照使用管理制度》.docx
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178《当代集团印章证照使用管理制度》
当代集团印章、证照使用管理制度
1总则
1.1集团印章及各种证照是集团、各集团公司及其子公司在经营管理活动中行使职权，明确各种权利义务关系的重要凭证和工具；
1.2印章、证照管理是集团经营管理活动开展的基础，为维护公司利益，加强集团、各集团公司及其子公司印章、介绍信管理的规范化、制度化，特制订本制度；
1.3集团、各集团公司及其子公司应当严格遵守和执行。
2印章、证照的管理
2.1集团、各集团公司及其子公司的印章、证照包括集团、各集团公司及其子公司公章、合同专用章、财务章、法人名章、营业执照正副本、法人代码证、公司章程、企业资质、证照等；
2.2集团公章、合同专用章及各种证照管理工作，由集团总裁授权集团信息管理中心总监全权负责，并监督印章、证照的管理和使用（以下简称集团印信管理部门）；
2.3集团的财务公章、法人名章的管理工作，由集团总裁授权集团计划财务中心总监全面负责，并监督财务公章、法人名章的管理和使用，集团信息管理中心根据本制度定期监约检查；
2.4各集团公司及其子公司公章、合同专用章及各种证照管理工作，由集团总裁授权各集团公司总经理全面负责，并由集团信息管理中心监督公章、合同章及各种证照的管理和使用；
2.5各集团公司及其子公司的财务章、法人名章、由集团计划财务中心总监授权各集团公司计划财务部经理全面负责，并监督财务章、法人名章管理和使用；
3印章、证照的保管
3.1集团公司印章、证照由集团信息管理中心总监指派专人负责保管；各集团公司公章、合同专用章及各种证照管理工作应由集团信息管理中心统一负责，如因经营需要，确需本公司管理的，应报书面请示，由印信管理部门签字报本集团公司总经理、信息管理中心、集团总裁批示后，由本公司印信管理部门管理。
3.2集团公司财务章、法人名章由集团计划财务中心总监指派专人负责保管；
3.3各集团公司及其子公司的公章、合同专用章、证照由各集团公司总经理指派本公司信息管理部专人负责保管（以下简称各集团公司印信主管部门）；
3.4各集团公司及其子公司的公章、合同专用章、证照由各集团公司印信管理部统一管理，如因经营需要，确需本公司管理的，应报书面请示，由印信管理部门签字报本公司总经理、集团公司总经理、信息管理中心、集团总裁批示后，由本公司印信管理部门管理。
3.5各集团公司及其子公司合同专用章由各集团公司总经理授权销售部门专人负责保管；
3.6各集团公司财务章、法人名章由集团计划财务中心总监授权各集团公司计划财务部经理指派专人保管；
3.7集团、各集团公司及其子公司印章、证照必须由各公司保管负责人妥善保管，不得转借他人；
3.8集团、各集团公司及其子公司应建立印章使用管理登记薄（见附件1）及证照使用登记薄（见附件2），保管人在各项手续齐全时，使用本公司公章、证照必须严格登记；
3.9集团、各集团公司及其子公司印章、证照保管负责人因工作原因更换岗位时，必须办理印章、证照的移交手续。
4印章、证照的使用
4.1集团、各集团公司及其子公司经办部门在使用本公司印章时，由经办人填写本公司用印审批表（见附件3），并与所需用印的文件一并交本中心总监或部门经理审核；
4.2集团用印审批程序
4.2.1集团经办部门需加盖印章的文件为一般文件（无密级），由经办部门将本中心总监审核完毕后的用印审批单与用印文件报集团总裁批示后，经办人方可使用集团印章。
印章保管负责人留存用印文件的复印件及用印审批单，并登记印章、证照使用管理登记薄；
4.2.2集团经办部门需加盖印章的文件为机密文件，则由经办部门将本中心总监审核完毕的用印审批单与用印文件直接报集团总裁审批确认后，经办人方可使用集团印章，印章保管负责人只留存用印审批单，并登记印章、证照使用管理登记薄；
4.3各集团公司及其子公司用印审批程序
4.3.1各集团公司经办部门需加盖印章的文件，依据职责授权书为总经理授权范围之内的文件（可公开），则由经办部门经理审核完毕后，报本公司总经理签字后，即可使用本公司印章，印章保管负责人留存用印文件的复印件及用印审批单，并登记印章使用管理登记薄；
4.3.2各集团公司经办部门需加盖印章的文件，依据职责授权书为总经理授权范围之外的文件，则经办部门在本公司总经理审批确认后，报集团总裁审批，集团总裁审批确认后，经办人方可使用本公司印章，印章保管负责人留存用印文件的复印件及用印审批单，并登记印章使用管理登记薄。
4.4集团各中心需使用各集团公司及其子公司印章、证照时，经办人应将证照、用印审批表与需加盖印章的文件报各集团公司及其子公司总经理审批，报集团总裁签字后，经办人方可使用各集团公司及其子公司的印章；
4.5各集团公司及其子公司经办部门在使用集团印章及集团管理的印章时，经办人须使用集团用印审批表（见附件3），必须由各集团公司及其子公司总经理审批，并将证照审批表与需加盖印章的文件报集团相关职能中心及信息管理中心审核，呈报总裁审批签字确认后，经办人方可使用集团印章；
4.6集团及各集团公司公章的使用
4.6.1集团、各集团公司及其子公司公章的使用只限用于公司行文，办理委托书、证明书、介绍信、授权书、银行开户等日常公务时使用；
4.6.2集团、各集团公司及其子公司公章使用的审批程序，一律按照上述集团用印审批程序、各集团公司及其子公司用印审批程序办理使用手续；
4.6.3集团、各集团公司及其子公司印章保管负责人在用印审批手续齐全后，履行用印手续，并留存用印审批单及需加盖公章文件的复印件，登记用印使用登记薄，印章保管负责人不得在内容填写不全的文本上用印；
4.6.4集团、各集团公司及其公司经办部门非公文用公章时，如经办人需开据介绍信、证明书、授权书等证件时，按照上述集团、各集团公司及其子公司用印审批规定办理，手续齐全，方可由印章保管负责人办理用印手续。
4.7集团、各集团公司及其子公司合同专用章的使用
4.7.1集团、各集团公司及其子公司合同专用章的使用只限于公司与外部机构签订合同、协议及意向书等时使用，如工程类的合同；
4.7.2集团、各集团公司及其子公司合同专用章使用的审批程序，一律按照上述集团用印审批程序、各集团公司及其子公司用印审批程序来办理使用手续；
4.7.3各集团公司及其子公司合同专用章保管负责人在用印审批手续齐全后，对已签定的合同文本加盖合同专用章，对所有合同和协议超过一页的文件应加盖骑缝章，并对合同内容有修改的地方盖章确认，留存用印审批单及合同文本复印件，登记用印使用登记薄；
4.7.4各集团公司及其子公司合同专用章保管负责人不得在内容填写不全的文本上用印；
4.8各集团公司及其子公司合同专用章
（1）的使用：
4.8.1各集团公司合同专用章
（1）的使用只限销售部门与购房者签订购房合同或协议文件时使用，用印审批的程序按照上述4.3.1规定办理使用手续；
4.8.2各集团公司及其子公司合同专用章
（1）保管负责人在用印审批手续齐全后，对已签定的合同文本加盖合同专用章
（1），同时留存用印审批单，并将已盖章生效的一份合同文本交本公司客户服务部归档；
4.8.3各集团公司及其子公司合同专用章
（1）保管负责人不得在内容填写不全的文本上用印。
4.9集团、各集团公司及其子公司介绍信、证明书、授权书的使用
4.9.1集团、各集团公司及其子公司在开具介绍信、证明书（见附件4）时，印信使用部门应详细说明经办人所办事由、证明事项，并按照集团用印审批程序、各集团公司及其子公司用印审批程序办理介绍信、证明书的用印手续；
4.9.2集团、各集团公司及其子公司在开具授权书（见附件5）时，印信使用部门应详细列明授权人与被授权人的相关资料，并按照集团用印审批程序、各集团公司及其子公司用印审批程序办理介绍信、证明书的用印手续；
4.9.3集团、各集团公司及其子公司印信管理部门在开具介绍信时，应严格核实使用者的内容与事由，防止伪造和冒用；
4.9.4集团、各集团公司及其子公司印信管理部门在开具介绍信时，应保证内容与存根联的一致性，在每年三月份以前将上一年的介绍信存根和剩余介绍信归档；
4.9.5集团、各集团公司及其子公司印信管理部门不得在空白纸张上盖章，不得开具空白介绍信；
4.9.6集团、各集团公司及其子公司经办部门在介绍信（见附件6）开出后未用，应交回集团、各集团公司及其子公司印信管理部门，并由印信、证照保管负责人附在存根上备查；
4.9.7集团、各集团公司及其子公司经办部门介绍信持有人如将介绍信遗失，应及时报告，涉及重要事项，还应通知前往办事的单位，以防发生以外。
4.10集团、各集团公司及其子公司证照的使用
4.10.1集团、各集团公司及其子公司证照包括营业执照正本、副本、组织机构代码证正本、副本；
4.10.2集团各中心在使用集团各种证照时，一律按照集团用印审批程序办理使用手续；
4.10.3各集团公司及其子公司经办部门在使用本公司各种证照时，一律按照各集团公司及其子公司用印审批程序办理使用手续；
4.10.4集团、各集团公司及其子公司经办部门在使用集团、各集团公司及其子公司各种证照时，一律按照上述4.4、4.5两条规定来办理使用手续；
4.10.5集团、各集团公司及其子公司证照保管负责人在用印审批手续齐全后，履行证照使用手续，并登记证照使用登记薄；
4.10.6集团信息管理中心、各集团公司及其子公司信息管理部的印信管理人员应按工商管理部门的要求，按期组织营业执照的年检。
4.11集团、各集团公司及其子公司印章、证照保管负责人对本公司经办人持有的用印审批表及所需用印的文件认真审核，审批表所填写内容必须与所盖章的文件内容相符，手续合格，则履行用印手续，手续不合格，则坚决不履行；
4.12集团总裁、各集团公司总经理对本公司公司所有印章、证照的使用拥有决定权；
4.13集团、各集团公司及其子公司印章、证照保管负责人在行使印章使用权后，应留存证照、用印审批表以及加盖印章文件的复印件，并定期整理归档；
4.14集团、各集团公司及其子公司印章、证照原则上不许带出公司，如本公司经办部门确需将印章、证照带出使用，应填写用印、证照审批表，载明事项，按上述集团用印审批程序、各集团公司用印审批程序办理手续，经审批同意后，由公章保管人及经办人等两人以上共同前往方可携带使用。
5印章、证照的管理责任
5.1集团、各集团公司及其子公司印章、证照保管负责人必须妥善保管印章，不得遗失，如遗失，必须立即向集团信息管理中心或各集团公司信息管理部报告；
5.2集团及各集团公司及其子公司印章、证照保管负责人必须严格按照本制度使用印章，未经本制度规定的程序，不得擅自使用；
5.3集团、各集团公司及其子公司印章、证照保管负责人如违反本制度的规定，给公司造成损失的，由集团人力资源委员会依据集团相关制度进行予以处理；
5.4集团信息管理中心每季度对各集团公司及其子公司印信、证照使用进行全面监约。
6附则
6.1本制度适用于集团各中心、各集团公司及其子公司；
6.2本制度自2004年9月1日起试运行三个月，2004年12月1日正式实行，本制度自试运行之日起生效；
6.3本制度属第三级制度，即只有本业务领域职员对其必须了解，其他职员只做一般了解或不必了解；
6.4本制度解释权属于集团信息管理中心。
印章使用管理登记薄
序号
日期
印章名称
事由
使用人
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
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17
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19
20
21
22
25
26
附件2：
证照名称：
序号
用途
借用日期
使用人
签字
归还日期
使用人
签字
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
21
22
23
附件3：
用印、证照使用审批表
单位:
年月日
印章名称
事由
盖章数量
共处
使用人
（签字）
证照名称
□原件□复印件
部门经理
（签字）
中心总监/
公司总经理
（签字）
总裁
（签字）
信息管理中心审核
备注
附件4：
证明书
兹证明我公司系本司
特此证明。
当代投资集团有限公司
年月日
附件5：
授权书
兹授权我司当代投资集团有限公司代表公司法人办理
事宜，授权日期自年月日至年月日止。
特此授权。
授权人：
被授权人：
身份证号码：
身份证号码：
签字：
签字：
当代投资集团有限公司
年月日
附件6：
介绍信
介绍信（存根）
（）字第号
×××等×人，前往×××联系××××××。
年月日
介绍信
（）字第号
：
兹介绍×××等×人，前往×××联系××××××，请接洽并予协助。
此致
敬礼
（单位章）
年月日
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