ERP项目实施过程物资分类编码体系的建立.docx

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ERP项目实施过程物资分类编码体系的建立

ERP项目实施过程物资分类编码体系的建立

1、概述

丛所周知，ERP（企业资源规划）是在MRPII（制造资源计划）的基础上发展起来的，成功实施ERP的因素是三分技术、七分管理、十二分数据。

ERP技术开发固然有一定难度，但进入实施后，基本操作是对信息的采集、加工和提议，因此，基础信息的维护和动态信息的及时采集是应用的基础，产品数据维护是约束生产复杂产品企业实施ERP的瓶颈。

因此，基础数据准备是保证系统正常运行的关键。

在ERP项目实施初期即基础数据准备阶段，必然要涉及到数据的分类和编码，物资编码是企业信息编码体系中最复杂的，它是数据库建立的基础。

在ERP系统中，物资编码是物资的标识，是人和计算机使用所有其他数据元素的基础。

许多ERP应用厂家，在ERP项目实施初期，对数据准备及物资编码不重视，对编码意义不明确，许多企业设备到位了，软件安装了，编码也有了，系统投入运行后，则发现数据及编码缺乏科学性，为软件的应用带来诸多问题而导致返工，有时还难以解决，损失和麻烦都很大，最终很难谈应用效果。

在工业社会中，信息分类和编码是提高劳动生产率和科学管理水平的重要方法。

美国新兴管理学的开创者莫里斯库克说：

“只有当我们学会了分类和编码，做好简化和标准化工作，才会出现任何真正的科学的管理。

”

2、ERP物资编码现状

在ERP系统中，当前制造类企业中物资编码有以下几种方式：

第一、采用流水码，物资分类信息均通过分类字段体现。

（1）优点：

可减少编码的位数，提高软件系统运行效率，同时，对数据基本无要求，缩短数据准备时间，编码可随时进行，加快ERP实施进程。

（2）缺点：

编码中不含分类信息，对编码应用部门无任何提示。

第二、采用分类编码，类别可多可少，每类物资可采用流水码。

（1）优点：

编码中含有分类信息，编码应用部门方便查询、汇总数据处理。

（2）缺点：

编码的位数比流水码增加，软件系统运行效率一般，对数据有分类要求，需提前准备数据，分类的合理性对ERP的运行有影响。

第三、采用分类特征码，编码中体现每种物资的属性，可直接体现物资的类型、技术指标等特性。

（1）优点：

编码中含有分类信息及物资属性，编码应用部门易于记忆、查询、汇总及数据处理，应用时可增加数据的准确性。

（2）缺点：

不同物资编码的位数会因物资属性容的不同而不同，编码位数较长，软件系统运行效率低，对数据有严格的要求，提前准备数据的时间要求长，需要改物资属性时，编码不能更改，编码的合理性对ERP的运行有直接影响。

大多数ERP供应商顾问建议企业采用流水码，系统不仅易于处理，还能缩短数据准备时间，对于有过编码的企业来说，均希望在编码中体现一定的分类信息，便于数据分析及统计查询。

有些ERP供应商顾问曾经这样说：

“我们可以帮助你们建立物资分类编码体系，一天时间即可。

”对于这样的说法，不能轻意相信，因为顾问只能给你提供一个编码体系的框架及编码位数的建议，根本不会对物资数据的真实分类提供帮助，分类编码的复杂程度远远超过ERP软件供应商的想象。

3、数据准备过程

我们凭着对ERP物资数据管理的经验以及编码体系重要性的认识，在ERP项目还处于调研阶段，就将建立物资分类编码体系提上了正式议程，开始统筹规划物资分类编码体系。

公司生产的产品涉及到消防电子、楼宇自控、智能小区、可视对讲、电力仪表等不同行业的多类产品，对于电子制造类的企业来说，公司产品种类及生产规模是可观的，产品品种多达两千种，应用的物资种类从电气、电子到机械，从化工制品到冶金制品等3万多种物资，在较短的时间如何制定出科学合理的物资分类编码体系，这确实是一项非常艰巨的标准化项目。

在ERP软件功能培训阶段我们已全面开展数据整理及分类编码工作，比ERP实施顾问的数据准备计划提前了一个月，在时间上充分保证物资分类编码体系的顺利建立。

（1）物资状态的确认

公司应用自主开发的生产过程制造MIS及营销MIS管理软件，三年期间，共产生了3万多条物资编码，数据基本处于一种失控状态，无人监管，无明确职责划分，未进行任何有效的数据管理工作，基本上是一种自由化的状态，从而导致物料编码无任何控制地急剧膨胀，产生大量的垃圾数据，为物资采购、产品生产、库存管理、财务成本核算带来了诸多问题。

在规划公司的物资分类编码体系时，首先确认进入ERP的物资围，然后对物资状态进行确认。

物资状态共有以下几种：

a、试制状态：

试制的产品、半成品及其专用的物资；

b、正式状态：

正式生产的产品、半成品及其专用的物资；

c、中间状态：

因产品的设计变更用尽库存后不再应用的产品、半成品及其专用的物资；

d、闲置状态：

有库存且生产过程不能再应用的物资；

e、作废状态：

无库存且生产过程不再应用的物资；

我们组织各公司的有关设计研发、生产制造、物流管理等部门依据上述规则对物资状态进行确认，历时三个多月，清理出近40%的物资编码为作废状态，此部分数据不需进入ERP，这大大减轻了物资分类编码工作。

（2）物资名称型号的标准化

物资状态确认后，与物资分类编码有关的一项重要工作是物资名称型号的标准化工作，此项工作的结果，直接影响着分类编码体系的建立。

公司的物资数据状况并不理想，同一种物资有多种名称，同一种名称不同型号的物资有不同的编码，这必然导致一种物资有多个编码。

例如轻触开关在公司有按键、大B键、小B键、开关、按键开关等多种名称，不同供应商的型号千差万别，每一种名称及供应商的型号组合在一个物资编码，导致相同规格的同一种物资有十余个编码。

这为新产品开发时物资的选型、产品生产过程物资的应用等均带来了不利因素，大大降低了公司总体生产效率。

根据公司现物资的类别，从宏观上首先分为产品、半成品、外购材料。

对于产品、半成品，因种类相对较少，并且有产品的管理部门，制定一个统一的命名规划，即可完成数据的标准化工作。

对于外购物资，我们查阅了大量的有关编码及物资分类的国家标准、行业标准、以及IEC、ISO等国际标准，制定了外购物资名称型号的标准化规则如下：

（1）有国家标准、行业标准等的物资均按标准进行分类及命名。

（2）未查询到或无国家标准、行业标准等的物资可根据厂家技术资料直接采用厂家命名方法。

（3）部分外购材料根据其应用情况制定公司的命名方法。

根据外购物资的种类共成立了半导体分立器件、机械通用件、外购成品等7个标准化小组，分别开发名称型号的标准化工作，主要成员来自在开发、采购、物流、生产、品质、销售等部门并具有一定的基本专业知识。

标准化过程如下：

第一，查询是否有相应的国家标准、行业标准及IEC、ISO标准。

第二，搜集直接供应商的技术资料，同时也收集其他供应商的技术资料，资料愈多，标准化效果愈好。

第三，对标准及技术资料进行技术分析，确定名称型号命名的规则，并组织专业技术人员评审确认。

第四，对现有物资逐项确认名称型号，采用厂家型号的要求与厂家技术资料保持一致。

第五，品质部检验人员对更改后的名称型号与物资的一致性进行验证。

第六，采购部对标准化的成果与供应商进行了充分沟通并进行确认。

经过标准化小组全体成员三个月的努力，对外购物资中的95%均进行了名称型号的标准化，另外的5%因材料闲置无法确认供应商或无相应的技术资料未进行标准化，此部分可随物资的再次应用而进行标准化，对编码体系基本不会产生影响。

外购物资名称型号标准化后，物资名称种类减少了35%，名称型号标准化后，发现多种物资的技术参数完全相同，可按同一种物资管理，并合并了30余种物资。

4、物资分类编码体系的建立原则和方法

物资名称型号的标准化工作为物资分类编码体系的建立奠定了坚实的基础，我们搜集大量国外有关物资编码及分类标准及技术资料，根据《GB7027—2002信息分类编码的基本原则和方法》，遵循信息分类的科学性、系统性、可扩延性、兼容性、综合实用性的基本原则，确保物资编码的惟一性、合理性、可扩充性、简明性、适用性、规性。

确保物资分类编码体系时要考虑所选ERP软件提供的功能，若软件可以通过其他代码（如分类码、分组码）查询，在物资编码中不必考虑过多的标识因素，以免增加字段长度。

由于ERP软件数据处理量很大，物资编码在系统中起着重要作用，因而要尽量简短。

软件供应商对于编码规定的位数也不相同，但一般不超过20位。

位数过长会增加录入时间且容易出错。

物资编码的惟一性是最基本的要求，所谓惟一性就是说，同一种物资，不论出现在什么产品上，只能用同一个代码；而不同的物资，哪怕有极微小的区别也不得利用同一个代码。

这在物资名称型号标准化过程已解决了此问题。

物资分类主要根据《GB/T7635.1—2002全国主要产品分类与代码第一部分：

可运输产品》、《国际标准分类法ICS》、《IEC国际电工委员会标准目录》相关标准并结合公司的生产经营状况制定。

编码体系从最初的讨论稿到最终稿，七次改稿，充分组织相关部门评审，融合了众多使用部门的需求，既要考虑数据的现状，又要结合公司未来发展趋势，最终，物资分类及编码体系采用三位两级层次码、五位流水码，代码值的格式为全数字格式。

格式如下：

XXXXXXXX

123

其中：

第1部分：

物资的大类，用一位数字1—9表示，可分为产成品、半成品、外购材料、顾客提供产品等。

第2部分：

物资的种类，用二位数字01—99表示。

第3部分：

流水码，用五位数字00001—99999表示，按顺序生成。

上述物资分类编码体系的特点是：

（1）不采用流水码，采用分类码，有利于编码的查询及统计汇总。

（2）大类及中类的类别适中，有利于物资分类的查询及统计汇总；同时分类信息不特别细致，避免因申请材料时分类的不合理而导致物资管理的混乱。

（3）不在编码中体现的分类，通过ERP软件物资分类字段体现，此分类可细一些，便于查询及数据处理。

（4）物资名称型号标准化后，可通过名称体现的信息，将不体现在物资分类信息中，减少物资的分类。

（5）尽可能地根据生产、检验等需求制定产品结构拆分件、虚拟件等实用分类，有利于物资的管理。

5、经济效益分析

通过物资状态的清理，对闲置状态的物资由技术部门确认，可作为替代物资用于生产，或提供给相关部门应用，或退回厂家换货，或报废处理。

这样，减少资金占用及相应的物资管理工作。

物资名称型号标准化后，减少了物资的种类，从而减少了检验、物流管理工作，减少库存积压，便于组织生产，方便产品的设计选型，缩短了设计周期及采购周期，使产品的供货期得到了保证。

因此，降低产品的生产成本，提高产品生产整体运行效率。

物资名称型号标准化后，明确了物资的技术规格要求，避免了因物资技术要求的不全面、不合现等导致采购错误或延迟采购，从而影响产品的生产。

建立合理的物资分类编码体系，简化了ERP编码维护工作，对各部门物资的查询统计及应用提供了便利，提高了生产效率。

6、物资分类编码体系的管理措施

建立物资分类编码体系后，为巩固标准化成果，采取如下措施：

（1）对数据及编码管理工作明确各部门职责，制定相应的管理办法，从而保证数据及编码的有效管理。

（2）制定了物资分类编码体系、物资名称型号标准化规则等标准化文件，便于日后的数据标准化管理。

（3）建立专职标准化人员负责外购物资的标准化审查工作。

（4）设立专职人员负责外购物资的标准化审查工作。

（5）对物资选型部门制定相应的管理措施，避免同种物资重复申请编码，对新增编码的必要性及可行性进行控制。

（6）密切关注国外、国家行业相关信息分类编码标准的制修订情况，结合公司的业务发展要求，必要时修订物资分类编码体系。