合同管理制度成本部.docx
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合同管理制度成本部
工程合同管理制度
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一、目的
为提高公司经济效益，减少合同签订过程中的失误和履行过程中的纠纷，统一工程合同（含施工合同、材料/设备采购合同）起草、审核、制定、审批等内容、流程、格式，规范各类合同的审批及签发流程，明确各职能部门在合同起草、审核、审批、签订、执行等过程中的职责，使合同管理科学化、规范化，有效控制工程成本，规避公司风险，依据《中华人民共和国合同法》及其他相关法律、法规，结合公司实际情况，制定本管理制度。
二、适用范围
本制度适用于公司对外签订、履行的建立民事权利义务关系的各类合同、协议（包括施工合同、劳务合同、材料（设备）采购合同、买卖合同、借款合同、施工机械租赁合同、周转材租赁合同、咨询服务合同、加工承揽合同、运输合同、资产转让合同、仓储合同以及公司内部承包人部分或全额出资的内部承包协议等等）的发起、起草、制定、审核、审批。
三、职能分工
公司各职能部门和项目部各级人员应各司其职，共同维护公司和项目部“重合同、守信誉”的正面形象，凡违反规定操作造成公司和项目部损失的，当事人应承担责任。
公司各部门负责人负责其部门的合同管理工作，或指定专人负责具体工作。
对合同中与本部门相关的技术和交易执行条款提出建议和意见。
公司各部门合同管理部门具有以下职能：
1、行政部
1.1、负责组织修订完善公司合同管理制度并组织各部门制订与其部门专业相适应的专业合同格式文本；
1.2、负责组织合同管理的法律知识讲座和培训并解答合同签订、履行等方面法律问题；
1.3、会同公司有关部门对重大、重要合同进行评审并出具审查意见；
1.4、监督、检查各部门合同签订、履行、管理情况，参与合同纠纷的调查处理，制定解决方案；
1.5、负责公司合同文本的审批流程、用印申请、归档工作，指导各部门进行合同管理。
2、成本部
2.1、负责组织公司经济类工程合同及参与相关管理制度的起草、制定、修订完善工作；
1.2、负责审核与工程项目有关的各类合同中计量、计价等专业条款的审核；
1.3、对合同中经济条款履约情况进行监督；
1.4、建立与本部门相关的合同管理台账。
3、工程部
3.1、负责起草与工程项目相关的各类合同中的质量、进度、安全文明施工等方面技术条款；
1.2、负责审核与工程项目相关的各类合同中有关质量、进度、安全文明施工等条款，并出具书面审核意见；
1.3、负责对合同中技术条款履约情况进行监督；
1.5、建立与本部门相关的合同管理台账。
4、财务部
4.1、负责起草与工程项目相关的各类合同中的付款、发票、账户信息等财务方面的条款；
4.2、负责审核与工程项目相关的各类合同中有关投标保证金、履约保证金、违约金、滞纳金、银行利息等条款，并出具书面审核意见；
4.3、负责审核合同中各类款项（包括工程款、供货款/服务款、租赁款等）条款内容、支付比例、支付节点等的合理性，并出具书面审核意见；
4.4、负责对合同中财务条款履约情况进行监督；
4.5、建立与本部门相关的合同管理台账。
5、法务部
5.1、负责管理和监督管理公司的各类合同，考评各部门的合同管理工作；
5.2、负责检查各类合同的合法性，实行法律监督；对公司审批或签订的合同负责把关，对下属部门审批的合同负责抽查，提供法律帮助；
5.3、负责对法人委托人和有关人员进行法律培训、考试、提高法人委托人的法律素质；
参与有关合同的谈判、签约等工作，配合各部门办理合同的报批、见证、鉴证和公证等事项；
配合各部门履行合同和处理合同纠纷；
5.3、负责分析、评估合同的风险，并出具书面审核意见，供决策部门参考；
5.4、负责组织、培训公司其他各部门在法律、法规方面的专业知识，提高法律意识；
5.5、建立与本部门相关的合同管理台账。
4、合同流程
1、合同起草、制定
1.1、合同的起草原则上由发起部门负责起草（总承包施工合同除外）；
1.2、公司对外签订的合同，有格式文本的，应使用格式文本签约；与建设单位签订的建设工程施工合同，原则上采用国家或建设主管部门颁布的建设工程标准施工合同；
1.3、各类合同必须采用正式书面合同形式，严禁口头协议和非正式书面形式；合同除即时清结者外，一律采用书面格式，并必须采用统一合同文本。
1.4、合同中须明确现行合同法所规定的所有要素，对当事人权利、义务及相关的约束、承诺等均须以书面形式完整、准确的表述。
合同中必须明确涉及履约保证金的支付方式和返还时间。
1.4、合同起草后由经办部门（发起部门）负责组织各相关部门进行审核，提出具体审核意见；
1.5、合同经各部门审核、完善后由经办部门负责上公司OA系统审批流程；
1.6、合同经公司内部流程会签完成后，由行政部门按公司相关制度申请用印盖章，并存档。
2、合同谈判
2.1、合同谈判（洽谈）原则上由经办部门（发起部门）负责组织本部门及相关部门人员参加；
2.2、非涉及费用的谈判原则上由经办部门（发起部门）组织本部门及相关部门人员参加，特殊情况时，可由本部门单独洽谈，但本部门参加人员不得少于两人。
2.3、劳务合同、专业分包工程合同、主要材料（设备）采购合同、主要施工机械租赁合同，由工程部或工程部授权委托项目部进行洽谈，公司各职能部门参与会审，工程部或工程部授权委托项目部进行合同签订；
2.4、项目部在本制度范围内及公司法人授权下以项目部名义签订小额、灵活的材料采购和劳务分包合同。
但此类合同文本须先向公司报审并在签订后交公司及时备案。
3、合同审核
3.1、合同在正式签订前，各相关职能部门必须对合同具体内容、条款进行审核，并提出书面具体审核意见交经办部门汇总。
3.2、与工程相关的合同审批必须由工程部进行技术条款审核，由合约部进行计量、计价条款的审核，由法务部进行条文表述、条文完整性和风险评估审核，由财务部进行财务条款（如款项支付、材料/设备价格、银行利息等）审核，由行政部进行合同结构符合性审核。
3.3、合同审核重点
3.3.1、合同的合法性
包括：
当事人主体是否符合《中华人民共和国合同法》的相关规定，合同当事人有无签订、履行该合同的能力；合同内容是否符合国家法律、政策和本制度规定；当事人的意思表达是否真实、一致，权利、义务是否平等；签订程序是否符合国家相关法律、法规规定；责任条款是否对等。
3.3.2、合同的严谨性
包括：
合同应具备的条款是否齐全；当事人双方的权利、义务是否具体、明确；文字表述是否确切无误；责任保证条款是否完备并具有约束性；风险条款是否明确。
3.3.3、合同的可行性
包括：
当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件；履行合同预计取得的经济效益和可能承担的风险；合同非正常履行时可能造成的经济损失和存在的其他风险。
3.4、合同审批权限
3.4.1、总经理授权工程部为项目供方合同的统筹管理部门。
工程部负责现场材料采购、现场机械租赁、劳务班组分包等总价不超过10万元（含）合同的审批。
该类合同按合同审批表由各相关部门进行审查，工程部批准。
工程部可以委托项目部经理主持洽谈和审批后的签订。
3.4.2、总经理授权经营部为投标报价文件的统筹管理部门。
负责符合性审查、资格审查和造价风险审查。
3.4.3、总经理授权成本部为投标报价文件的编制管理部门。
负责工程造价方面的计量、计价审核。
3.4.4、总经理授权行政部为公司、项目部所有合同的管理部门。
负责审核所有合同是否符合用印。
3.4.5、总经理授权财务部负责审批公司用工、服务、办公采购合同，该类合同的洽谈和经办由行政部负责。
3.4.6、下列合同由总经理或其授权人审批：
a、标的在10万元以上50万元以内（含）的；
b、预付定金或预付货款超过1万元的；
c、联营、合资、合作合同（协议）；
d、工程劳务分包合同、专业分包合同和建筑材料（设备）采购合同、施工机械租赁合同、大型机械、仪器采购合同；
3.3.7、下列合同由董事长审批：
a、标的超过50万元的；
b、投资20万元以上的联营、合作合同。
c、标的超过公司资产1/3以上的合同由董事长审批。
3.5、合同的审批程序
3.5.1、填写《合同审批表》
由合同的发起（经办）部门经办人员按照《合同审批表》规定的格式、内容先行审批并签署意见后，再报其他部门和总经理审批。
各相关部门负责人在其授权范围内签署审批意见。
审批时必须附上合同初稿及相关资料附件。
3.5.2、审核
对本部门第一审核和各部门的综合审核，应按本《管理制度》规定的审批权限进行审核，由经办人员认真审阅，必要时可进行调查研究，最后作出“批准”或“不批准”审核意见。
作出“不批准”审核意见时，应提出完善意见、通知申报单位补报材料或进一步谈判。
3.6、合同审批期限
各类合同审批期限一般为1～2天。
特殊情况下经公司领导批准后可适当延长审批时间。
4、合同的签订
4.1、订立合同的主体必须是具有法人资格，能独立承担民事责任的组织，其他部门、机构、分公司等不得擅自签订合同。
4.2、公司一般不与自然人签订经济合同，确有必要签订经济合同的，应经董事长或其授权委托代代理人批准。
4.3、对外签订合同，总包类工程施工合同或重大合同必须由公司法定代表人负责签署，其余合同根据实际情况由公司法定代表人授权其委托代理人负责签署。
4.4、授权委托代理人必须在其被授权范围内行使签约权。
对于凡超越代理权限和非法委托人的对外签约责任，公司将依法追究其法律责任。
4.5、被授权委托代理人在合同签字盖章之前，必须认真了解对方当事人的情况。
包括：
对方单位是否具有法人资格、是否具有经营权、是否具有履约偿债能力及其社会信誉、银行资信等情况，对方签约人是否为其公司法定代表人或授权委托代理人及其代理权限。
防止签订无效合同，确保所签合同真实、有效。
4.6、与符合公司合作条件和风险控制的私人签订合同，对方必须出示身份证原件、留复印件并加盖鲜红手印，对于金额或责任重大的合同必须采取有效的公证、资产抵押或担保方式。
4.7、签订材料（设备）采购合同应以现货为主，满足施工组织进度计划的要求；付款尽可能参照施工合同节点，分期付款。
确需设立预付款时，应报公司分管领导审批；
4.8、劳务分包合同必须明确对方的安全、质量、进度、违约责任。
劳务合同同时须注明发票、税率、保险等事项。
4.9、签订合同，必须遵循“平等、自愿、公平和诚实信用”的原则。
4.10、合同中须写明合同双方单位的全称、签约时间和签约地点。
4.11、正文部分:
建设合同的主要内容应包括工程概况、承包范围、合同工期、质量标准、合同价款、、材料和设备供应、工程款支付和结算、竣工验收、质量保修范围和质量保证期等条款；采购合同应注明产品名称、品牌、规格型号、技术参数技术标准和质量、数量、包装、运输方式及运费负担、交货期限、地点及验收方法、价格、款项支付、违约责任等。
4.12、合同落款单位盖章处双方都必须使用合同专用章，原则上不使用公章。
严禁使用项目部章、财务章或业务章签署合同。
4.13、公司各部门签订合同，都必须以维护公司合法权益，并以提高经济效益为宗旨，禁止在签订经济合同时以权谋私，侵害公司利益，违者将依法严惩。
5、合同用印
5.1、合同审批表经各相关部门审批通过后，由经办人将合同审批表及合同等相关附件交由行政部申请合同用印，在合同文本上加盖公司章或合同专用章。
5.2、合同的签署盖章要素和必要条件遵从：
a、符合合同审批程序，并已登记签字。
b、联营项目相关合同，必须由该授权委托代理人签署。
c、合同双方应当面同时签字盖章或由合同对方先行签字盖章。
d、公司名称落款处必须盖章，合同必须加盖骑缝章。
5.3、公司对外签订合同所加盖的印章，除各部门的公章外，一律使用公司章或合同专用章，其他印章一律不准代替使用。
否则，财务部门有权拒绝办理结算手续，由此所引起的责任由有关人员承担，还可以予以处罚。
5.4、项目部章对外签署经济合同均无效。
5.5、合同专用章应妥善保管并按公司用印管理制度使用。
6、合同公证
根据国家法律规定或公司实际需要，合同可呈报上级主管机关鉴证，或请公证处予以公证，或要求合同对方提供有效形式的担保。
7、合同履行
7.1、合同相关部门及人员必须严格按照合同规定办事，严格履行合同条款所规定的义务，确保合同的实际履行和全面履行。
7.2、合同履行完毕的标准，以合同条款约定或法律规定为准。
如合同条款没有约定或法律无规定的，一般以货物交清，工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留问题、责任义务履行完毕为标准。
7.3、总经理、副总经理、财务部及有关部门负责人应随时了解、掌握合同的履行情况，发现问题及时处理或汇报。
若发现问题时应及时处理、汇报。
否则造成合同不能履行或不能完全履行的，给公司造成损失的，将追究有关人员的责任。
7.4、若合同履行过程中合同对方发生违约行为，合同相关部门应当立即查明情况，及时、认真细致地收集证据（证据包括但不限于书面证据、影像证据、音频证据等），敦促对方履行合同并及时向违约方提出书面索赔报告。
当我方接到合同对方的索赔报告后，合同履行部门应立即报告公司合同管理部门，共同商定应对措施。
合同履行过程中若发生不可抗力或其他意外事件，合同履行部门应立即书面通知合同对方当事人，并做好相关证据收集工作。
7.5、合同履行过程中，若确需签订补充协议或者变更、解除合同的，合同履行部门应当按照本管理制度第8款执行。
中相关程序办理。
7.6、合同履行完毕后，对所遗留的问题，履行部门须指定专人限期负责协调解决。
在规定期限内确属无法解决的，应当立即报告公司领导，由公司领导指定有关部门配合解决，并提出具体解决方案。
7.7、公司员工离职时，行政部应当对离职员工涉及合同执行和客户信息的相关资料、信息进行全面接收，并将涉及合同履行的公司人员的变更信息书面及时函告合同对方当事人，必要时与离职员工签订相关保密责任和避免同业竞争的协议。
8、合同的变更、解除
8.1、在合同履行过程中如确实需要变更或解除合同时，应在国家法律规定的范围内及合理期限内与合同对方当事人进行友好协商解决。
8.2、合同对方当事人提出变更、解除合同的，应当从维护本公司合法权益为前提，谨慎对待，严格控制。
8.3、变更或解除合同，必须符合《中华人民共和国合同法》的相关规定，并应在公司内办理有关手续。
8.4、变更或解除合同，应按本管理制度相关规定执行。
呈报上级主管机关鉴证，或请公证处公证，或要求提供有效形式的担保的合同，在达成变更、解除协议前，应重新鉴证、公证或担保。
8.5、变更、解除合同，一律必需采用书面形式（包括当事人双方的信件、函电、电传等），口头形式一律无效。
变更、解除合同的签署人与原合同签署人一致。
8.6、变更、解除合同的协议在未达成或未批准之前，原合同仍有效，仍应履行。
但特殊情况经双方一致同意的例外。
8.7、因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的，除法律允许免责的以外，均应承担相应的责任，并在变更、解除合同的协议书中明确规定。
8.8、以变更、解除合同为名，以权谋私、假公济私之的，一经发现，从严惩处。
9、合同纠份的处理
9.1、合同在履行过程中如合同双方发生纠份的，应按《中华人民共和国合同法》等有关法律、法规和本管理制度进行处理。
9.2、合同纠纷由签约部门牵头负责处理。
涉及公司内部其他相关部门的，其他部门应提供协助、配合。
9.3、合同纠纷处理原则
9.3.1、坚持以事实为依据、以法律为准绳，法律没规定的，以国家政策或合同条款为准。
9.3.2、纠纷发生后，应及时与对方当事人友好协商，互谅互让，达成协议，解决纠纷。
9.3.3、因对方责任引起的纠纷，应坚持原则，保障我方合法权益不受侵犯；因我方责任引起的纠纷，应尊重对方的合法权益，主动承担责任，并尽量采取补救措施，减少我方损失；因双方责任引起的纠纷，应实事求是，分清主次，合情合理解决。
9.4、凡由法务部处理的合同纠纷，有关部门必须积极主动配合，并提供相关书面证据材料：
a、合同的文本（包括变更、解除合同的协议），以及与合同有关的附件、文书、图表等；
b、双方业务往来发生的工作联系函、电子邮件等有关直接或间接凭证；
c、与质量、样品或鉴定相关的报告；
d、送货、提货、托运、验收、发票等有关凭证。
e、货款的承付、托收凭证，有关财务帐目。
f、其他有关违约的证据材料。
9.5、对于合同纠纷经双方协商达成一致意见的，应签订书面协议，由双方代表签字并加盖双方法人公章或合同专用章。
9.6、各部门对双方已经签署的解决合同纠纷的协议书，上级主管机关或仲裁机关的调解书、仲裁书，在正式生效后，应复印若干份，分别送与该纠纷处理及履行有关的部门签收。
9.7、对方当事人逾期不履行已经发生法律效力的调解书、仲裁决定书或判决书的，由法务部向人民法院申请强制执行。
9.8、合同纠纷处理或执行完毕的，应及时相互告知，并将有关资料汇总、归档。
10、合同管理
10.1、合同管理实行分级管理制度，档案化管理制度，法定代表人授权代理委托书制度，合同用印制度。
10.2、合同分级管理
合同分级管理由总经理总负责，行政部具体负责，法务部侧重把关。
项目部和职能部门对直接管理和履行的合同在公司行政部管理下直接管理和履行。
各法定代表人授权的委托代理人具体负责各自授权范围内的合同签订、履行工作。
10.3、公司行政部负责建立合同档案并由专人管理，指导监督各部门对合同的监督和管理。
10.4、合同档案管理应包括：
10.4.1、建立档案
a、每份合同必须有一个独立的合同编号，不得重复编号或遗漏编号。
b、每份合同包括合同正本、副本，合同文本的签收记录，合同履行的情况记录，变更、解除合同的协议（包括文书、电传等），均应妥善保管。
c、建立合同目录。
各部门应根据合同的不同种类，建立合同的分类目录和总目录。
其主要内容包括：
序号、合同编号、经办人、签约日期、合同标的、单价、合同对方单位名称、合同履行情况等。
目录应逐日填写，做到准确、及时、完整。
五、考核与奖惩
1、公司全体职员应当严格遵守本管理制度，有效订立、履行合同，切实维护公司的合法权益。
2、公司法务部负责本管理制度执行情况的监督考核。
3、对在合同签订、履行过程中发现重大问题，积极采取补救措施，使本公司避免重大经济损失以及在经济纠纷处理过程中，避免或挽回重大经济损失的，予以奖励。
4、合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司将依法追究相关责任人的责任，并赔偿相关损失：
4.1、XX批准或超越职权签订合同；
4.2、为他人提供合同专用章或盖章的空白合同，授权委托书；
4.3、应当签订书面合同而未签订书面合同。
5、合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司酌情向有关人员追偿损失：
5.1、因工作过失致使公司被诈骗；
5.2、公司履行合同未经对方当事人确认；
5.3、遗失重要证据；
5.4、发生纠纷后隐瞒不报或私自了结或报告避重就轻，从而贻误时机的；
5.5、合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书遗失未及时报案和报告；
5.6、违反公司相关制度的其他情形。
6、公司员工在签订、履行合同过程中触犯法律，构成犯罪的，将依法移交司法机关进行处理。
六、附则
1、本管理制度未尽事宜，均按国家现行有关法律、法规和本公司补充细则规定办理；本制度的解释、修订由本公司法务部负责。
2、本管理制度自年月日开始执行。
3、本管理办法试用期为一年，各部门执行过程中如发现问题应及时向编制部门反映，以臻修订、完善。
4、如公司其他管理制度与本管理办法有冲突者，以本管理办法为准。
七、附件
1、《合同管理台账》（材料设备采购类）；
2、《合同管理台账》（工程施工类）；
3、《合同管理流程图》。
附件一合同管理台账（材料设备采购类）
序号
项目名称
合同编号
签订时间
供货单位
标的签订情况
履约情况
备注
名称
规格型号
单位
数量
单价
金额
交货地点
付款方式
交货时间
数量
金额
附件二
合同管理台账（工程施工类）
序号
项目名称
合同编号
签订时间
建设单位
承包方式
承包范围
合同价款
合同工期
质量标准
履行情况
备注
附件三合同会签审批表
工程名称
合同编号
建设单位
合同总价
施工单位
开/竣工日期
经办部门
经办人
主要经济条款内容
（由经办部门填写）
经办部门意见
签名：
日期：
年月日
工程部意见
签名：
日期：
年月日
成本意见
签名：
日期：
年月日
总工程师意见
签名：
日期：
年月日
分管副总
升级会员 