档案管理制度04.docx

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档案管理制度04

制订部门:

行政人事中心

档案管理制度

文件编号：

生效日期：

2013年1月

更新期限：

1年

版本：

2013年10月第1版

共7页

修订日期

2013年1月

修订次数

总裁审批

抄送

各职能部门

董事长签字

1目的

为了加强本公司档案管理工作，确保档案的完善和齐全，充分发挥档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》和有关文件精神，结合本公司实际情况，制定如下档案管理制度。

2适用范围

本制度适用于本公司所有档案管理。

3术语与定义

档案管理：

主要指在OA办公中，文件档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。

4权责

4.1总裁

负责本制度的批准；

4.2行政人事中心

负责本制度的拟定、维护、解释、实施与监督。

5内容

5.1.人事档案管理

新进人员人事档案资料包括六项：

5.1.2应聘人员登记表（包括两张人员基本信息）

5.1.3身份证复印件

5.1.4两张1寸彩照

5.1.5学历（职称）证书复印件（原件寄至分公司）

5.1.6劳动关系说明书

5.1.1员工人事档案管理

5.1.1.1行政部负责管理（建立、接转、保存、整理）本公司员工的人事档案。

5.1.1.2行政部一般情况下在员工试用期满，办理员工档案转入事宜。

5.1.1.3员工合法终止/解除劳动合同时，由各相关部门负责人在"终止/解除劳动关系手续清单"上签字，确认无遗留问题；

5.1.1.4查阅员工人事档案应经行政部负责人批准，并办理登记手续。

档案管理人员和查阅者不得私自增删、涂改、泄露档案材料内容。

5.1.2员工管理档案的管理

5.1.2.1“员工管理档案”是公司为每个员工建立的内部管理档案。

包括该员工的有关招聘、录用、合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训等材料。

建立此档案旨在方便内部管理；

5.1.2.2员工管理档案自员工到岗之日建立，每人一份，按进公司时间归类。

5.1.2.3员工管理档案中保存应聘录用、劳动合同、薪酬福利（休假、医疗、工伤、教育培训等）、奖惩、考核、体检等所有材料的原件，行政人事部指派专人负责管理；

5.1.2.4员工终止/解除劳动关系时，应归进员工人事档案的材料归入人事档案，员工管理档案封存；

5.1.2.5员工管理档案中不应包含秘密内容，行政人事部员工、各部门负责人可根据工作需要查阅有关员工的管理档案；

5.1.2.6任何人员不得私自更改管理档案内容；员工管理档案仅供公司内部使用。

5.1.3档案的保密

5.1.3.1严格遵守公司关于资料档案文印管理的各项制度，维护档案完整和安全，不向外人泄露档案秘密。

5.1.3.2对重要的文件要设专柜存放。

5.2文书档案管理

5.2.1总则

5.2.1.1本规则所称文书档案管理，指公司与外界来往的文书及关系企业各部门间来往文书（包含签呈），自收（发）文至归档全过程之办理与控制。

5.2.1.2归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定分别立卷归档。

5.2.1.3公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整，公文上的各种附件一律不得抽存，结案后及时交办公室归档。

工作变动或因故离职时应将经办的文件向接办人员交换清楚，不得擅自带走或销毁。

5.2.2文件材料的收集管理

5.2.2.1凡本公司缮印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件批复请示，转发文件含被转发的原件），一律由行政人事中心统一收集管理。

5.2.2.2一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料由主办部门收集归卷，会议文件由会议主办部门收集归卷。

5.2.3归档范围

5.2.3.1下列重要的文书材料，应当及时立卷归档：

5.2.3.1.1会议的通知、报告、决议、总结、会议简报、会议记录。

5.2.3.1.2上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、批复、命令、规定、计划等文件材料。

5.2.3.1.3本公司对外的正式发文与有关单位来往文书、重要电话记录、机关工作日记。

5.2.3.1.4本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表、简报

5.2.3.1.5本公司与有关单位签定的合同、协议书等文件材料。

5.2.3.1.6本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料及干部任免的文件材料与关于职工奖励、处分的文件材料。

5.2.3.1.7反映生产、基建、科研设备、工艺情况底图、蓝图及文字材料。

5.2.3.1.8本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

5.2.3.1.9其他有保存价值的文书资料。

5.2.4立卷案卷质量要求

5.2.4.1案卷质量总的要求是：

遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

5.2.4.2归档文件的材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

5.2.4.3在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件，多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷；少数普通文电如果与绝密文件有密切的联系，也可随同绝密文电立卷。

5.2.4.4不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复立年立卷；没有复文的，设在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷，跨年度的总结放在针对的最后一年立卷，跨年度的会议文件放在会议开幕年，其他文件的立卷按照有关规定执行。

5.2.4.5卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形成规律式特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

5.2.4.6卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号，装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面左上角打印页号。

5.2.4.7永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，填写的字迹要工整，卷内目录放在卷首。

5.2.4.8有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内，若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责，备考表应置卷尾。

5.2.4.9案卷封面应逐项按规定用毛笔或钢笔写，字迹要工整、清晰。

5.2.4.10案卷各部分的排列格式：

软卷封面（含卷内文件目录）一文件一封底（含备考表），以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。

5.2.5保存要求

5.2.5.1文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：

5.2.5.1.1永久保存：

①公司章程；②股东名簿；③组织规程及办事细则；④董事会及股东会记录；⑤财务报表；⑥政府机关核准文件；⑦不动产所有权状及其他债权凭证；⑧工程设计图；⑨其他经核定须永久保存的文书。

5.2.5.1.210年保存：

①预算、决算书类；②会计凭证；③事业计划资料；④其他经核定须保存10年的文书。

5.2.5.1.35年保存：

①期满或解除的合约；②其他经核定保存5年的文书。

5.2.5.1.41年保存：

结案后无长期保存必要者。

5.2.5.1.5规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。

5.2.6档案的借阅

5.2.6.1总裁、副总裁、办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

5.2.6.2因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送办公室核批。

5.2.6.3公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。

秘密级档案的借阅必须由总裁或分管副总裁批准。

总裁因公外出时可委托副总裁审批。

5.2.6.4档案借阅者必须做到：

5.2.6.4.1爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

5.2.6.4.2注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

5.2.7档案的销毁

5.2.7.1文书档案的销毁按下列规定执行：

5.2.7.1.1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

5.2.7.1.2.当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总裁办公室主任审核经总裁批准后执行。

5.2.7.1.3.凡属于密级的档案资料必须由总裁批准方可销毁；一般的档案资料，由总裁办公室主任批准后方可销毁。

5.2.7.1.4.经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。

登记表永久保存。

5.2.7.1.5.在销毁公司档案资料时，必须由总裁指定专人监督销毁。

5.3.会计档案管理

（一）

5.3.1.总则

5.3.1.1会计档案是公司档案的重要组成部分，也是公司重要的经济和历史资料，为加强会计档案管理，特制定本制度。

5.3.1.2会计档案是指会计凭证、会计账簿、会计报表、财务计划、经济协议和合同等会计核算专业资料，也包括财产交接清册，各种批复及上级来文等各种会计资料。

它是记录和反应经济业务的重要史料和证据。

5.3.1.3会计档案由财务部指定专人负责保管。

公司为会计档案的保管提供必要的条件。

5.3.2.会计档案的管理及借用

5.3.2.1会计档案管理人员应将财务部归档的会计资料按年、月顺序立卷存放。

5.3.2.2调阅会计档案，要严格办理手续。

外单位人员因公需要查阅会计档案时，应有单位正式介绍信，经财务部经理或单位领导人批准，并要详细登记查阅会计档案人的姓名、工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅理由。

5.3.2.3会计档案不得带出室外，未经公司总裁批准任何人不得擅自将存档案卷外借或转移其他地方，不得拆散原卷册，如有特殊需要，须经公司总裁批准方能外借和复制，并须限期归还，非财务人员不得随意翻阅会计档案。

5.3.2.4会计人员要严格执行保密制度，凡属季度、年度财务收支计划，月、季、年会计报表，均为机密材料，要严格管理，如需复制或向外单位报送时，必须经有关部门领导批准，并办理签收登记手续，相关人员不得泄露企业机密。

5.4.会计电算化档案管理

（二）

5.4.1.随着会计电算化的推广，存储在磁盘（硬盘或软盘）上的会计文件与书面形式存放的会计凭证、会计账薄、会计报表等会计资料具有同等性质，应按会计档案的相关规定进行管理。

5.4.2.存储在磁盘上的会计文件，必须按规定及时打印输出书面形式，未打印之前不得

抹。

由计算机打印输出的会计档案发生缺损时，必须补充打印，并由操作使用人员在操作输

出页面上签字或盖章注明，由系统管理员签字盖章认可。

5.4.3.磁盘形式的会计档案保管期限必须在两年以上，其中会计科目和汇总数据（包括

年度和月度汇总数据）必须永久保存，明细账、记账凭证及其他数据资料在两年后可根据需

要决定存毁。

5.4.4必须经常对硬盘上的会计数据建立软盘备份。

备份是通过对硬盘的会计数据建立软

盘副本来实现信息存储的，每月分不得少于一次。

不得直接对硬盘上的会计数据和作为正式

档案的备份软盘上的会计数据进行任何非法操作，如要对磁盘会计数据进行加工，必须使用

备份的副本，不得删除硬盘和软盘的数据。

恢复系统数据必须使用最新的正式备份。

5.4.5.必须妥善保管好会计数据的备份软盘，备份软盘应贴上写保护标签并用印章或封

条签封，或由专人保管。

备份软盘应装在保护封套和包装盒中，存放在安全、洁净、防

热、防潮、防磁的场所，并定期进行转储。

硬盘和正式备份软盘不得随便乱放和外借。

5.4.6.会计数据的备份软盘及自行开发原程序的备份分别在三个地点以上，应根据数据

量和硬盘空间的大小情况，每隔一定时期（如半年或一年以上）清理一次硬盘，删除硬

盘上以前年度的会计数据，以利于提高计算机的利用率和运行速度，没有做过备份的硬

盘数据不得清理删除（存放地点分别为档案室、财务室）。

5.4.7.磁盘会计档案的管理工作，包括数据备份，数据恢复和清理硬盘等，由系统管理

员执行并对磁盘会计档案的安全和正确负责。

5.5综合档案管理

5.5.1归档范围

凡记述反映本公司各种活动，具有查考利用价值并已办理完毕的文件均属归档范围，确定归档与不归档应遵照国家档案局有关规定，具体归档范围按《文件材料归档与不归档范围》执行。

5.5.2归档时间

5.5.2.1办理完毕的文件和应归档的文件，在次年六月底前整理立卷，移交档案室，并办理移交、接收手续。

5.5.2.2随机设备、仪器、技术文件材料，在设备、仪器开箱时及时归档，待档案室登记后，再办理借用手续，进行安装调试。

5.5.2.3基建文件材料待工程竣工收后及时归档。

5.5.2.4会议文件、照（底）片、奖状、锦旗、录音（像）带等，采取平时归档方法进行，即随时产生随时归档。

5.5.2收集整理要求

5.5.2.1按照归档范围及时、完整、准确收集本公司工作中形成的各种文件材料。

5.5.2.2归档的文件其制作程序符合规范要求，制成材料具有耐久性。

5.5.2.3卷内文件材料排列有序，反映问题集中，保持文件间的有机联系。

5.5.2.4案卷标题简明确切，能充分提示卷内文件的主要内容。

5.5.2.5卷内页号、目录、备考表和案卷封皮各项内容填写清楚、正确、完整。

5.5.2.6卷内文件无金属物，破损的文件必须修复，案卷装订结实美观。

5.5.2.7档案分类、组卷科学，便于保管和利用。

5.5.2.8应编制好各类档案的检索工具、无积存、零散材料。

5.5.3档案库房管理

5.5.3.1档案库房必须符合防火、防盗、防潮、防光、防虫鼠的要求；设置窗帘等器材，

配备灭火器、温湿度计、空调等保护设施，四周无危及档案库房安全的隐患。

5.5.3.2定期搞好库房卫生，检查档案破损、褪变情况，发现问题及时解决。

5.5.3.3档案库房由办公室专人管理，无关人员不得随意进入库房。

5.5.4档案统计

5.5.4.1要定期对档案工作的规模、水平、普遍程度、结构及档案的形成规律进行分析，

为制定档案工作计划，总结经验教训提供依据。

5.5.4.2要保证数字的准确性，坚持实事求是，严格认真对待每一个文字，如实反映情况，使统计数字准确，符合客观事实。

5.5.4.3对档案的收进、移出、保管、利用等情况及时统计，并按规定向档案业务部门报送档案工作情况统计表。

5.5.4.4对本公司档案及档案工作情况要定期调查，及时进行统计分析，并按规定上报上级有关部门。

5.5.4.5档案统计工作必须遵循国家统计工作要求，执行《中华人民共和国统计法》，用科学的标准和方法使统计工作科学化。

5.5.5综合档案的保管

5.5.5.1对接收进综合档案室的档案，应按规定严格分类、组卷、编目，对不符合要求的

案卷进行必要的补充、加工整理。

5.5.5.2加强档案管理，编制科学、实用的档案检索工具，方便对档案的有效利用。

5.5.5.3积极做好档案的利用工作，建立借阅登记和利用效果登记

5.5.5.4加强档案信息资源的开发利用，维护档案实体的完整与安全。

5.5.5.5对保管期满后没有参考利用价值的档案，经过鉴定小组和领导批准，造具清册后进行销毁。

5.5.5.6对档案保管情况要定期检查，发现破损或变质的档案，应及时进行修补、复制或其他处理。

5.5.6档案的保密

5.5.6.1不该说的机密，绝对不说。

5.5.6.2不该问的机密，绝对不问。

5.5.6.3不该记录的机密，绝对不记录。

5.5.6.4不得在公共场所传播与机密有关的事项。

5.5.6.5不得在不保密的地方存放机密文件。

5.5.6.6不得随意向他人提供机密材料。

5.5.6.7不准把档案资料带出档案室

5.5.6.8严格执行查阅规定和各种管理制度。

5.5.6.9复印机密文件、资料，严格按复印有关规定办理。

5.5.6.10档案专管员调动工作时，应认真办好移交手续。

5.5.7档案的鉴定和销毁

5.5.7.1档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。

5.5.7.2档案鉴定工作在本公司鉴定小组组长主持下，由档案室和有关人员组成鉴定小组。

根据档案的不同保管期限，定期对已到保管期限的档案，重新进行审查，作出鉴定，提出销毁意见。

5.5.7.3经鉴定，对失去利用价值和保存价值的档案，需要销毁的由鉴定小组提出意见，编造销毁清册，经公司领导审批后销毁，未经鉴定，任何人不得随意销毁档案。

5.5.7.4销毁档案时，要有两人以上监销，监销人员在销毁前应认真清点核对，销毁后，在销毁清册上签字，并将销毁情况报告公司领导，销毁清册列入档案保存。

5.5.8附则

5.5.8.1.制度解释和修订

本制度由公司行政人事中心负责解释和修订。

此前制定的其它制度如与本制度有冲突，以本制度规定为准。

5.5.8.2.生效日期

本制度经公司总裁批准后，自生效之日起实行。

5.5.8.3.档案管理相关流程图

5.5.8.3.1《人事档案管理流程图》

5.5.8.3.2《人事档案档案管理标准》

5.5.8.3.3《修订记录表》

5.5.8.3.1《人事档案管理流程图》

人事档案管理工作流程图

部门名称

行政人事中心

流程名称

档案管理工作流程

层次

任务概要

员工人事档案管理工作

单位

总裁/分管领导

行政人事中心

公司员工

节点

5.5.8.3.2《人事档案档案管理标准》

人事档案档案管理工作标准

任务名称

节点

任务程序、重点及标准

时限