吉电建监14号.docx
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吉电建监14号
吉电建监[2003]14号
关于下发《工程竣工项目
监理文件资料归档》的有关规定
公司所属各单位：
根据中华人民共和国建设部建标[2002]8号《建设工程文件归档整理规范》及《建设工程监理规范》GB50319-2000的要求，经过充分讨论和广泛征求意见，现将《工程竣工监理文件资料归档》的有关规定下发给你们，望各单位认真贯彻执行。
附件：
工程竣工项目监理文件资料归档的规定
二00三年六月六日
主题词：
工程资料归档规定
附件：
工程竣工项目监理文件资料归档的规定
一、归档的原则
1、工程竣工后项目监理文件资料归档必须以国家现行GB/T50328-2001《建设工程文件归档整理规范》及GB50319-2000《建设工程监理规范》（以下简称“规范”）的要求为基本准则。
因此GB50319-20007.1“监理资料”中的28种资料是必须归档的移交内容，并在此基础上，应结合行业特点（电力工程建设项目监理典型表式及吉林省地方标准DB22/300-2001）进行适当的补充、完善，才能保证移交资料的完整性、准确性。
2、公司深知在项目监理过程中，监理资料的整理归档是按单位工程进行的。
但是按照GB50319的要求和迎接地方政府建设行政主管部门检查的方便，监理资料移交归档还是按类进行为宜。
这样做，一方面是为了检索方便；另一方面，在整理归案的过程中，也可以对项目监理部监理资料的完整性、系统性、正确性进行一次检验（如编号不统一、不规范，内容有遗漏、有缺陷等等），从中也可以发现一些问题。
因此，要求各项目监理机构在监理资料整理归档中，应该按类进行。
这样做，可能存在一些不便，望各项目监理部能给予理解。
具体地讲：
对“监理规范”7.1中要求的28种资料，应建立相应的28卷档案。
如果某一卷没有具体内容（假如是第25项“索赔文件资料”），可在移交总目录相应栏目中，注明“无”。
其余的仍按原来的顺序编号立卷。
在每一卷中，又可按工程的组成分为若干分卷。
如电源建设工程项目：
大体上可分为：
建筑工程分卷及安装工程分卷两大部分。
在每一分卷中，又可分为若干个专业。
如：
安装工程分卷可分为机、炉、电、热、保温、焊接；建筑工程中可分为主厂房、辅助附属工程、特殊构筑物（烟囱、水塔）、给排水、暖通、电照等等。
电网工程可按此种组卷方法，依此类推。
二、归档的范围和深度
（一）GB50319-20007.1“监理资料”中：
1、施工合同文件及委托监理合同
（1）施工合同
指业主与施工单位签订的施工承包合同。
含施工招投标文件。
（2）委托监理合同
指业主（委托单位）与监理单位签订的委托监理合同（副本）。
含监理招投标文件（公司经营部负责）、合同变更、修订及追加的补充协议等。
（3）工程分包合同、各类建设单位与第三方签订的涉及监理业务的合同。
2、勘察设计文件
（1）可行性研究报告；
（2）设计任务书、扩大初步设计；
（3）工程测绘资料、地形图；
（4）工程地质、水文地质勘察报告；
（5）测量基础资料；
（6）施工图及说明文件（施工图可以省略）。
3、监理规划
指由项目总监主持编写，监理单位技术负责人批准、业主认可，指导项目监理机构全面开展监理工作的项目监理规划，含项目监理机构编制的工程进度控制计划、质量控制计划、造价控制计划、监理规划的修订、补充等有关资料。
4、监理实施细则
指由项目监理机构部门负责人主持，专业监理工程师编写、经项目总监批准，指导相关专业开展具体监理工作的实施细则。
5、资格资料
含：
（1）总包单位资质资料及人员上岗证。
（2）分包单位资质资料及人员上岗证。
（3）材料、构配件、设备供应单位资质资料。
（4）工程试验室（包括有见证取样送检试验室）资质资料。
对应“公司现行监理典型表式”的A3表。
6、设计交底与图纸会审会议纪要
指由建设单位主持，项目监理机构参加的设计交底与图纸会审记录及会议纪要。
对应“公司现行监理典型表式”的B20表
7、施工组织设计（方案）报审表
（1）施工单位为完成对所承担的施工任务而编制的总体或分阶段的总体施工组织设计。
（2）分部工程施工方案。
（3）季节性施工方案。
（4）其他专项（分项工程）施工方案。
对应“公司现行监理基本表式”的A2表。
8、工程开工/复工报审表及工程暂停令
指经专业监理工程师审查，总监理工程师签发的新开工的单位工程、分部工程开工报告、工程暂停令、复工报审表。
复工是对应停工而言，有停工指令，就必须有复工报审表，没有停工指令就没有复工报审表。
对应“公司现行监理基本表式”的A1表、B2表。
9、测量核验资料
含：
（1）控制桩的校核成果，控制桩的保护措施。
（2）平面控制网、高程控制网和临时水准点的测量成果。
（3）按规程规范要求的沉降点观测记录。
对应“公司现行监理典型表式”的A17表。
10、工程进度计划
含两部分内容：
（1）施工单位提交的总进度计划及实际完成情况。
（2）施工单位报送的年、季、月施工进度计划与实际完成的情况。
应包括计划进度与实际进度对比，原因分析和所采取的措施。
对应“公司现行监理典型表式”的A13、A14表。
11、工程材料、构配件、设备的质量证明文件
含用于正式工程、构成工程项目产品的原材料、构配件、半成品、主要设备的报验及质量证明文件。
对应“公司现行监理基本表式”的A9表。
12、检验试验资料
含：
（1）按规定（如《电力建设土建工程施工技术检验若干规定》）进行的正常检验试验的检查试验资料。
（2）凡标志不清或认为质量有问题的材料；对质量保证资料有怀疑或与合同规定不符合的一般材料的检验试验资料。
（3）涉及结构安全的试块、试件以及有关材料的见证取样检测资料。
（4）涉及结构安全和使用功能的重要分部工程抽样检测资料。
对应“公司现行监理基本表式”的A4表。
13、工程变更资料
指经项目监理机构审查，总监理工程师签发的工程设计变更指令及由设计单位提出（或出据）的工程变更文件，含工程变更费用报批文件。
对应“公司现行监理基本表式”的C2表。
14、隐蔽工程验收资料
所谓隐蔽工程，是指上一道工序的施工，将被下一道工序施工所覆盖或掩埋的工程。
电力工程建设各专业对隐蔽工程都有明确的界定。
所谓隐蔽工程验收资料，即是对这些工程的检查验收资料。
对应“公司现行监理基本表式”的A4表。
15、工程计量单和工程款支付证书
（1）工程量申报及审批资料。
（2）工程款预付报批文件。
（3）工程款报批文件。
对应“公司现行监理基本表式”的B3表。
16、监理工程师通知单
指由监理工程师发给有关各方的监理通知单。
对应“公司现行监理基本表式”的B1表。
17、监理工作联系单
指参建各方就与监理工作有关的事宜进行沟通的联系单。
对应“公司现行监理基本表式”的C1表。
18、报验申请表
含隐蔽工程、检验批、分项、分部、单位工程的质量检查评定报验。
对应“公司现行监理基本表式”的A4表。
19、会议纪要
（1）指“规范”中规定的由项目监理机构组织的“工地例会”的会议纪要。
（2）由业主主持的“第一次工地会议”纪要及“监理内部工作会议”纪要等。
（3）其他有关会议的会议纪要。
20、来往函件
（1）建设单位函件。
（2）施工单位函件。
（3）设计单位函件。
（4）政府部门函件。
（5）其它部门函件。
21、监理日记
指经定期检查，并有评语及最终处理结果的监理工程师日记和项目监理机构的大事记。
22、监理月报
指定期向业主及公司汇报、沟通工程项目监理工作情况的监理月报。
其内容按“监理规范”及公司相应文件的要求执行。
23、质量缺陷与事故的处理文件
指工程质量问题处理记录及质量事故处理报告（应经公司技术负责人批准）。
对应“公司现行监理典型表式”的A21、A22、A23表。
24、分部工程、单位工程验收资料
含检验批、分项工程、分部工程、单位工程报验。
此部分已归纳到第18卷中，因此，对此部分内容没有要求。
25、索赔文件资料
主要指承包单位向业主的索赔。
含：
“索赔意向通知书”、“索赔报告”、“费用索赔审批表”。
对应“公司现行监理基本表式”的A8表。
26、竣工结算审核意见书
指工程竣工验收报告经发包人认可后的工程费用结算（即竣工决算）审核意见。
工程竣工结算以前，承包单位按施工合同规定填报竣工结算表，经专业监理工程师审核、总监审定、签认，业主批准。
对应“公司现行监理基本表式”中B11、B12、B13、B14表。
27、工程项目施工阶段质量评估报告等专题报告
（1）（单位）工程质量评估报告。
在无上级文件明确规定的前提下，对其编制的内容，公司规定如下：
1）单位工程概况；
2）单位工程构成（含多少个分部、分项工程）及质量验评情况（可以表格形式列出）；
3）工程质量评估：
1各分部工程中间验收情况。
2地基及主体或设备及系统工程质量评价。
3监理工程师对工程质量的实测情况。
4工程质量保证资料的审核情况（主要指原材料、构配件、
设备出厂证明资料及检验试验报告；主要施工技术记录、工程质量检查验收记录的审核情况）。
5工程外观质量及使用功能方面的综合评述。
6工程质量问题处理情况。
7结论。
对应“公司现行监理基本表式”的B10表。
（2）专题报告
指根据项目监理工作的实际，随机向业主（或监理单位）提交的专题报告。
28、监理工作总结
指整体工程移交投产（项目监理工作结束）以后，由总监理工程师主持编写的整个项目监理工作的工作总结。
具体内容详见《公司现行监理典型表式》D13表。
（二）根据中华人民共和国建设部建标[2002]8号文及“规范”的要求，且根据行业特点，除上述资料外，还应补充移交以下归档资料
1、新技术、新工艺、新材料、新设备的试验资料、鉴定报告；项目监理机构组织审查的结论及相应的工艺标准。
2、项目监理机构对承包单位质量管理体系、技术管理体系和质量保证体系的审核报告。
3、项目监理机构对承包单位计量器具、检验设备的审核报告。
对应“公司现行监理典型表式”的A19表。
4、工程竣工验收移交证书。
对应“公司现行监理基本表式”的B11表。
5、调试方案报审表。
对应“公司现行监理基本表式”的A12表。
6、工程中间检查验收有关资料。
对应“公司现行监理基本表式”B9表。
7、施工质量检验项目划分报审表。
对应“公司现行监理基本表式”的A20表。
三、归档文件的质量要求
1、归档的工程文件应为原件。
2、工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。
3、工程文件的内容必须真实、准确、与工程实际相符合。
4、工程文件采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：
红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
5、工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。
6、工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm×210mm）。
图纸宜采用国家标准图幅。
7、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。
图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。
计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。
四、案卷的编目要求
1、卷内目录：
（1）卷内目录式样宜符合附表A。
（2）序号：
以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。
（3）责任者：
填写文件的直接形成单位和个人。
有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。
（4）文件编号：
填写工程文件原有的文号或图号。
（5）文件题名：
填写文件标题的全称。
（6）日期：
填写文件形成的日期。
（7）页次：
填写文件卷内所排的起始页号。
最后一份文件填写起止页号。
（8）卷内目录排列在卷内文件首页之前。
2、卷内文件页号：
（1）卷内文件均按有书写内容的页面编号。
每卷单独编号，页号从“1”开始。
（2）页号编写位置：
单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。
折叠后的图纸一律在右下角。
（3）成套图纸或印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。
（4）卷内目录、卷内备考表不编写页号。
3、卷内备考表：
（1）卷内备考表的式样宜符合附表B的要求。
（2）卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及立卷单位对案卷情况的说明。
（3）卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。
4、案卷目录号的排序
案卷目录号均按本文件要求从01开始依次排序。
五、案卷、卷盒、封面、脊背的要求
（1）卷盒的外表尺寸为310mm×220mm，厚度分为20、30、40、50mm。
（2）卷盒应采用无酸纸制作。
（3）卷盒封面尺寸为297mm×210mm，封面式样详见附表C。
（4）案卷脊背式样详见附表D。
六、归档文件移交程序
1、总监理工程师应对工程项目归档资料的完整性、真实性与有效性负责。
项目竣工后，由项目总监理工程师对监理全过程进行总结，检查归档的监理资料，经检查合格后，在“工程档案移交（接收）登记表”（见附表E）上签字并加盖移交单位公章。
2、公司技术质量部对项目归档资料进行核查、验收。
本文件自下发之日起，公司原吉电建监[2002]24号文件自行废止。
附表E：
工程档案移交（接收）登记表
案卷
目录号
案卷名称
所属年度
移交（接收）日期
案卷数量
总页数
备注
移交单位：
（章）移交人：
接收单位：
（章）接收人：
日期：
吉电建监[2003]22号
关于下发档案全宗号及
有关要求的通知
公司所属各单位：
为了使监理档案移交与省公司档案馆要求相一致，并根据国电总文档[2002]29号《火电企业档案分类表（6-9大类）》的规定，现将全宗号及有关要求下发给你们，望各单位认真依照执行。
在执行中如有什么具体问题，请及时与技术质量部联系、沟通。
附件：
档案全宗号及有关要求
二00三年七月二十二日
主题词：
下发全宗号要求通知
附件：
档案全宗号及有关要求
1．档号：
由全宗号、目录号、分类号、案卷号组成，四段号均采用阿拉伯数字标识，各号之间由“—”号连接。
⑴全宗号：
由省公司给定本公司的档案全宗号为3608。
⑵目录号：
1电源项目目录号标识方法
1—2位为工程名称代号，3—4位为机组代号。
详见表一
电源项目目录号划分表表一
序号
目录号
目录号含义
1
0108
0109
吉林热电厂技改一期工程#8机组
吉林热电厂技改一期工程#9机组
2
0201
0202
吉林哈达热电厂新建工程#1机组
吉林哈达热电厂新建工程#2机组
3
0301
0302
60万吨/年燃料乙醇自备电站工程#1机组
60万吨/年燃料乙醇自备电站工程#2机组（包括#3炉）
4
0405
0406
0407
0408
山东魏桥纺织集团滨洲热电厂（二期）#5机组
山东魏桥纺织集团滨洲热电厂（二期）#6机组
山东魏桥纺织集团滨洲热电厂（二期）#7机组
山东魏桥纺织集团滨洲热电厂（二期）#8机组
5
0501
0502
长春高新热电厂#1机组
长春高新热电厂#2机组
6
0601
0602
河北兴泰发电有限责任公司供热#1机组
河北兴泰发电有限责任公司供热#2机组
7
0701
0702
垃圾电站#1机组
垃圾电站#2机组
②电网项目目录号标识方法：
1—2位代表工程项目名称。
详见表二
电网项目目录号划分表表二
序号
目录号
目录号含义
1
01
沈大500KV输变电工程
2
02
吉林红光电器厂-辽宁徐家变500KV输变电工程
3
03
吉林东丰500KV变电所扩建工程
4
04
220KV长流输变电工程
5
05
220KV临江输变电工程
6
06
吉林省农网建设与改造二期工程
③工民建项目目录号标识方法：
G代表工民建项目，两位数字代表工程项目名称。
详见表三
工民建项目目录号划分表表三
序号
目录号
目录号含义
1
G01
送变电工程公司职工住宅工程
2
G02
永吉社区服务中心工程
⑶分类号：
8075。
其中807—基本建设竣工文件；5—监理文件。
⑷案卷号：
一盒为一卷，从01开始依次排序。
例如：
电源项目档号
3608—0108—8075—07
案卷号
分类号
目录号
全宗号
解释：
3608—全宗号；
0108—吉林热电厂技改一期工程#8机组；
8075—分类号；
07—案卷（卷盒）顺序号。
电网项目档号：
3608—01—8075—04
案卷号
分类号
目录号
全宗号
解释：
3608—全宗号；
01—沈大500KV输变电工程；
8075—分类号；
04—案卷（卷盒）顺序号。
工民建项目档号：
3608—G01—8075—01
案卷号
分类号
目录号
全宗号
解释：
3608—全宗号；
G01—送变电工程公司职工住宅工程；
8075—分类号；
01—案卷（卷盒）顺序号。
2．档案馆代号：
空
3．案卷题名：
应简明、准确地揭示卷内文件的内容。
应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。
如：
吉林热电厂技改一期工程××××××
4．编制单位：
××××监理部
5．编制日期：
填写案卷内全部文件形成的起止日期。
6．密级：
空
7．保管期限：
分为永久、长期、短期三种期限。
其中不同保管期限的归档文件不能合为一卷。
各类归档文件的保管期限详见表四。
监理文件保管期限表表四
序号
归档文件
保管期限
1
施工合同文件及委托监理合同
长期
2
勘察设计文件
短期
3
监理规划
短期
4
监理实施细则
短期
5
资格资料
短期
6
设计交底与图纸会审会议纪要
长期
7
施工组织设计（方案）报审表
长期
8
工程开工/复工报审表及工程暂停令
长期
9
测量核验资料
长期
10
工程进度计划
短期
11
工程材料、构配件、设备的质量证明文件
长期
12
检验试验资料
长期
13
工程变更资料
长期
14
隐蔽工程验收资料
长期
15
工程计量单和工程款支付证书
短期
16
监理工程师通知单
长期
17
监理工作联系单
长期
18
报验申请表
长期
19
会议纪要
短期
20
来往函件
长期
21
监理日记
长期
22
监理月报
短期
23
质量缺陷与事故的处理文件
长期
24
分部工程、单位工程验收资料
长期
25
索赔文件资料
长期
26
竣工结算审校意见书
长期
27
工程项目施工阶段质量评估报告
长期
28
监理工作总结
长期
吉电建监[2003]32号
关于规范技术资料借阅程序的通知
公司各项目监理部：
为了加强公司技术资料的管理，规范借阅程序，确保合理利用、及时收回、避免丢失，根据公司的实际情况，特作如下要求：
一、各项目监理部应对所需的规程、规范及技术资料由项目监理部统一填报《借阅登记表》（见附件），经项目总监理工程师签字后，报送公司技术质量部审核，总工程师批准，方可办理。
二、对竣工项目，项目总监应及时收回各专业所借的规程、规范及技术资料，统一到技术质量部办理交还手续。
如果资料未交还或交还不全，公司将从对监理部各项费用核定中按原价十倍扣罚，如果该总监续任其他项目监理部总监，该项目的规程、规范及技术资料，公司不再借阅。
望各项目监理部依照执行。
二00三年十月二十二日
主题词：
规范资料借阅通知
借阅登记表
借阅单位：
日期：
序号
标准名称
标准号
编号
借阅数量
备注
审批：
审核：
总监理工程师：
升级会员 