办公用品管理制度.docx

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办公用品管理制度

办公用品使用管理办法

1目的

为进一步规范办公用品使用管理，保障日常办公正常开展，坚持勤俭节约,杜绝浪费原则，促进办公物资合理配置使用，节约开支，避免浪费，结合薯乐滋食品工作实际情况，特制定本办法。

2适用范围

本办法适用于各部门办公用品的采购、领用及报废等管理。

3职责与权限

综合管理部负责本公司办公用品的采购及管理

4管理内容与方法

第一章办公用品的分类

1.办公用品分为固定资产、一般办公用品和日用品：

1.1固定资产：

复印机、打印机、传真机、台式或笔记本电脑、电话机、对讲机、碎纸机、照相机、扫描仪、保险柜、文件柜、移动硬盘、文件柜、保险柜、办公桌、办公椅、茶具等。

1.2一般办公用品包括剪刀、胶条、胶棒、橡皮擦、回形针、直尺、订书器、涂改液、裁纸刀、签字笔、铅笔、信笺、信封、打印纸、复印纸、复写纸、印刷品、印泥、钉书针、大头针、夹子、图钉、名片、账册、卷宗、档案袋（盒）、文件夹、标签、纸杯、计算器、电池等。

1.3日用包括生活用纸、一次性用品、清洁用品、劳保用品、五金工具、碳酸饮料、办公茶、咖啡、纯净水、方便食品等。

第二章职责

1.综合管理部归口审核办公用品的年度预算，并指定专人负责办公用品的管理，根据工作需要申报购买办公用品，按规定进行采购，建立相关的购置、验收、使用、转移、报废、清查盘点等台账。

2.各类办公用品的使用部门为实物管理责任部门，要求做好办公用品日常保管、使用及维护管理。

第三章办公用品的请购

1.各部门应于每季度末25日至30日根据工作需要编制下季度的办公用品需求计划，并填写《办公用品采购申请单》，由部门负责人审核签字，综合管理部会签。

2.综合管理部统一汇总，经核查库存状况后填写打印《办公用品采购计划表》，计划财务部会签后，呈报总经理审批同意后实施采购任务。

3.对单价在2000元以上（含2000元）或一次性购置总价在10000元以上（含10000元）的物品（包括硬件维修更换）需单独附总部呈批件，经总经理签字同意，计划财务部会签后方可采购。

4.各部门若需采购临时急需的办公用品，需填写《办公用品采购申请单》，在备注栏内注明急需采购的原因，并由部门负责人审核签字，由综合管理部负责实施采购。

5.各部门负责人所需办公用品，由综合管理部负责填写采购申请单。

第四章办公用品的采购

1.办公用品的采购原则由综合管理部统一实施。

2.对专业性物品的采购，由使用部门协助综合管理部共同进行采购。

3.临时急需专业性物品可经综合管理部同意后授权使用部门自行采购。

4.办公耗材墨盒尽可能购置注入式灌装墨盒及代用墨水，提高墨盒的利用率，节省打印成本，降低空墨盒的废弃率；粉盒、硒鼓尽可能采用二次加粉处理，降低使用成本。

5.综合管理部统一建立供货商台帐。

台帐应明确所购物品日期、名称、数量及供货商地址、联系人、联系电话，以进一步完善办公用品管理和方便售后服务。

6.对每次采购过程的相关手续，综合管理部应建立专门台帐存档。

一般存档期为两年。

第五章办公用品的入库管理

1.办公用品入库前须进行验收，验收人员不少于2人；对于符合规定要求的，由综合管理部办公用品管理人员登记入库；对不符合要求的，由采购人员负责办理调换或退货手续。

2.列入固定资产管理的办公用品必须进行标识或记录机身序列号、保修信息等，并按固定资产管理部门要求办理手续。

3.各部门使用的办公设备保修书由各部门自行保管，切勿遗失。

4.薯乐滋食品综合管理部管理人员应每季度末对办公用品库存进行清点，并与入库登记表进行核对。

5.薯乐滋食品综合管理部每年末应会同计划财务部对总部使用的办公用品进行年终盘点，确保账物相符，并在此基础上进行盘点分析。

第六章办公用品的出库管理

1.办公用品的领取实行“统一管理、以旧换新”的原则。

2.办公用品领取时由薯乐滋食品综合管理部管理员进行登记；电脑硬件、墨盒等易损易耗件一律以旧换新，废品由薯乐滋食品综合管理部集中保存。

3.各部门耗材更换或设备领取后，领取人应认真核对验收并签字确认。

第七章办公用品的使用和管理

1.员工应对办公用品应本着勤俭节约、杜绝浪费的原则。

2.各部门打印、复印用纸应本着节约原则使用和管理，特殊原因需超出正常使用量时，由部门征得综合管理部负责人签字同意后领用。

3.总部办公设备设施的故障维修维护由各部门按维修维护申请单提出申请，薯乐滋食品综合管理部统一负责上门维修或联系专业维修人员维修，若需更换配件作为临时急需由薯乐滋食品综合管理部直接采购。

4.严禁部门人员将办公用品带出办公室挪作私用。

不许将办公用品随意丢弃废置。

精心使用办公设备，认真遵守操作规程。

5.部门人员离职或调离岗位时应依《物品领用登记表》所领物品一并退回（消耗品除外），或部门负责人已确认转由其他人使用保管，否则相关部门不予办理离职或调动手续。

6.办公用品若被人为损坏，应由责任人负责赔偿。

第八章办公用品管理员职责 

1.管理员须建立和登记办公用品台账，定期核查所领物品登记表，做好办公用品的购置、发放和库存管理。

2.管理员须定期或不定期盘点，查对台账与实物，保证账实相符。

3.管理员须防止办公用品受潮、虫蛀、损坏或丢失，保证办公用品的功用和性能。

4.管理员须根据办公用品的消耗或领用情况，确定和保持合理的库存种类和数量，以减少资金占用和保证正常使用。

第九章非消耗性办公用品或设备的报废

1.非消耗性办公用品或设备需要报废注销时，应由使用人提出办公用品和设备报废申请，经部门负责人审核，并报总经理同意后，交由薯乐滋食品综合管理部统一按公司资产处置相关规定及流程办理报废注销手续。

2.严禁虚报冒领、弄虚作假，否则将按薯乐滋食品有关规定给予相应处分。

第十章附则

1.本办法由薯乐滋食品总经理办公室审定。

2.本办法由薯乐滋食品综合管理部负责解释。

3.本办法自印发之日起执行。

5附件：

5.1薯乐滋食品办公用品采购流程

5.2薯乐滋食品办公用品采购申请单

5.3薯乐滋食品办公用品采购计划表

5.4薯乐滋食品办公用品报废申请单

5.5薯乐滋食品办公用品（设备、设施）维修维护申请单

5.6薯乐滋食品办公用品领取登记表（部门、个人）

附件1

薯乐滋食品办公用品购买申请流程

是

否（重拟）

是

否

是

否

是

否

附件2

薯乐滋食品办公用品采购申请单

部门：

201年第季度：

申请时间：

年月日

序号

物品名称

规格型号

暂估单价

数量

预计金额

备注

（特殊要求说明）

采购原因

申请人

部门意见

审核人

综合管理部

意见

审核人

注：

购买单件办公用品价值2000元以内由薯乐滋食品综合管理部会签，单价2000元以上（含2000元）或总价10000元以上（含10000元）需另附呈批件报薯乐滋食品总经理审批，由综合管理部统一采购。

附件3

薯乐滋食品办公用品采购计划表

年第季度：

填报时间：

年月日

部门

物品名称

规格型号

暂估单价

数量

预计金额

备注

部门汇总

合计

综合管理部

审核

审核人

计划财务部会签

会签人

总经理

审批

审批人

注：

本表由综合管理部附呈批件报薯乐滋食品总经理审批，由综合管理部统一采购。

附件4

薯乐滋食品办公用品报废申请单

部门：

填表时间：

年月日

序号

物品名称

规格型号

原值

净值

报废原因

合计

部门

意见

审核人

综合管理部

意见

审核人

计划财务部

会签

会签人

总经理

审批

审批人

附件5

薯乐滋食品办公用品（设备、设施）维修维护申请单

部门：

申请人：

申请时间：

年月日

报修维护物品名称

故障描述

硬件故障

软件故障

综合管理部接报时间

接报人

检查处理意见

处理结果

报修人验收意见

报修人

附件6部门办公用品领取登记表

编号

领取时间

物品名称

规格

单位

数量

使用部门

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

注：

此表由办公用品管理员负责登记、建档