办公用品管理规定.docx
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办公用品管理规定
办公用品管理规定
1.目的
规范公司办公用品的申请、采购、入库、领用程序。
规范易损易耗办公用品及固定资产的登记及盘点程序。
2.办公用品的采购
2.1根据公司各部门领用办公用品实际需要，行政部计划一季度统一采购一次办公用品。
即：
1月、4月、7月、10月为采购办公用品月份。
2.2部门根据自己部门实际需要，于以上4个月的25号前将填写好的《采购申请单》由部门领导审批后，交给行政部拟公司办公用品季度采购计划。
2.3公司的季度采购计划需要总经理/董事长批准，财务总监根据财务状况核定付款时间后，由行政部统一采买。
2.4行政部会在上述提到的4个月份内20号左右，给各部门发出填写采购申请的提醒。
2.5各部门临时急需的办公用品，例如新人上岗配备的电脑、无限网卡等不在各自部门上述四个月的采购计划内的，需要单独填写《采购申请单》，部门经理签字、得到总经理及财务总监的签字批准后，将《采购申请单》交给行政部，由行政部代请款、代采购。
电脑等贵重物资的采购需要在新人到岗前由行政部与部门经理落实要采购的型号及配置等信息。
如果部门经理出差在外，行政部负责协调联络，各位经理电子邮件等沟通记录可以作为临时的批准记录，各经理回到公司后再补签。
3.办公用品入库
3.1易损易耗办公物资采购到货后，行政部负责登记入库。
登记《办公用品入库明细》。
3.2固定资产的物资及低值易耗品采购到货后，行政部负责登记入库。
登记《固定资产入库明细》。
4.办公用品领用
以下几种情况下领用办公用品，登记《办公用品出库明细》，领取人签字。
4.1按照季度部门申请计划发放给各部门负责人所计划的物资。
4.2个人临时需要常用的办公物资，例如本、笔等库存办公用品，通知行政主管。
4.3新人到岗领用办公用品配备。
行政部负责新人到岗后按部门规定给配备的笔、本、电脑、上网卡等必备物资的落实。
4.4按照项目准备资料的时候领用办公用品，在出库明细上需要标注项目号或者合同号。
4.5建立个《人办公用品领用清单》，《项目办公用品领用清单》。
5.办公用品盘点
5.1每个月25日前盘点办公用品，填写《月办公用品明细》，报表发给直属领导及财务总监。
5.2每年年底12月20前整理年物资采购清单及价格汇总。
报表发给直属领导及财务总监。
5.3每年12月20日前盘点固定资产及低值易耗品，登记《固定资产年度盘点明细》。
5.4办公用品报废处理
在年度使用过程中或者盘点过程中发现有需要报废处理的固定资产，行政部需要填写《固定资产报废申请单》，经过部门负责人、总经理签字确认后，报废单一式两份，行政部保留一份，交给财务部一份。
6.附件表格：
《采购申请单》
《办公用品入库明细》
《固定资产入库明细》
《办公用品出库明细》
《固定资产出库明细》
《月办公用品明细》
《固定资产年度盘点明细》
《固定资产报废申请单》
采购申请单
序号
名称
数量
单位
原单价/估价
合计
1
2
3
4
5
6
7
8
9
申请人：
部门经理审批：
申请时间：
财务总监审批：
总经理审批：
办公用品入库明细
序号
品名
入库时间
单位
数量
单价/元
总价
固定资产入库明细
序号
品名
编号
入库
时间
单位
数量
单价/元
总价
办公用品出库明细
序号
品名
出库时间
用途
单位
数量
领用人签字
固定资产出库明细
序号
品名
编号
出库
时间
用途
单位
数量
领用人签字
*月份办公用品明细
出库明细
个人明细
序号
品名
单位
数量
单价
总价
序号
领用人
领用时间
物品名称
单位
数量
单价
总价
固定资产盘点明细
序号
类别
名称/型号
编号
数量
单位
所属
使用者
盘点日期：
盘点负责人：
固定资产报废申请单
序号
类别
名称/型号
编号
数量
单位
所属
使用者
1
电脑
神州承运B730S
1
于洪彪
理由
硬盘损坏
申请人：
日期：
部门经理：
日期：
财务经理：
日期：
固定资产清理报告
序号
类别
名称/型号
编号
数量
单位
所属
使用者
1
电脑
神州承运B730S
1
于洪彪
残值
处理意见
经办人：
日期：
财务经理：
日期：
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