档案室建立方案.docx
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档案室建立方案
安徽美自然环境科技有限公司
档案室建立的方案
档案形成于公司日常生产管理过程当中，它不仅记录了公司的建设史、成长史、改革史、发展史，而且记录了公司各个方面、各个环节的真实情况，是公司扩大生产和销售、加强经营和管理、维护权利和利益、保持发展和稳定的可靠凭证与有力依据，是企业资产和生产要素的重要组成部分。
为了加强和规范我公司档案统一管理工作，避免公司档案资料的遗失，提高公司档案的使用便捷性与利用率，使档案在公司发展过程中逐渐完善、信息化，为公司的长远发展提供参考与监督，结合工作实际，特制定出本方案。
一、 工作计划
（一）第一阶段：
（ 2018、03、03~2018、03、31完成）
1、加强档案室硬件设施建设，保障档案工作的顺利开展。
首先向公司领导申请档案室的选址，然后进行整体布局规划，包括档案室所有设备资料的摆放等。
2、构建档案管理的整体框架体系，并制定相应的规章制度。
例如：
《安徽美自然环境科技有限公司档案管理办法》，作为开展工作的依据。
内容包括：
档案的收集、分类办法、编号办法、整理规则、保管期限、移交、销毁等。
3、成立档案管理的专兼职管理人员队伍，各部门紧密配合，做好档案的及时归档入库工作。
公司目前有八个部门：
行政人事部、市场部、环境科学研究所、采购部、工程管理部、证券法务部、监测部、财务部。
每个部门要确定一名档案负责人，对本部门的档案进行收集、移交。
（二）第二阶段：
（ 2018、04、01~2018、04、30完成）
1. 对积存实体档案进行有序整理，包括分类、编号、装盒、排序、上架等。
2. 以软盘、硬盘等载体保存的电子文件、声像档案等的整理都将包括在该阶段中进行。
（三） 第三阶段：
（ 2018、05、02~2018、05、16完成）
档案目录、数据录入，档案数字化。
通过该阶段的工作，可以形成比较完善的档案管理系统，能更好地通过电脑来支持、配合实体档案管理。
第四阶段：
（ 2018、05、17~2018、05、31完成）
规范建立各类档案借阅、管理、登记、销毁等相关簿册。
此外，在此阶段还应穿插以上阶段的工作内容，使公司的档案管理不断完善，四个阶段相辅相成，加快公司档案管理的规范化、信息化进程。
二、 工作措施
（一）硬件设施的建设以及主要设备（详见附表1和2）
1．建议档案室规划在公司的二楼或三楼。
因为一楼湿气比较重，不利于档案的长期存放。
档案室的面积要根据公司部门和档案的数量来确定，数量大则面积相应大一些。
2．档案室一般划分为三个区域：
档案存放区、档案整理区、档案借阅区。
3.档案室的主要设备：
档案柜或密集架、档案盒、空调、灭火器、电脑、档案整理台、办公桌、椅子等。
（二）做好资料的收集、整理工作
1、整理公司应该归档的现有档案，按时间、部门、做粗略分类，并做好记录工作。
2、收集各部门存档的各类档案，做好档案的移交工作。
（三）各类档案的归档入库工作。
做好资料的收集工作后，对各类档案进行鉴定、归类、整理入库。
（四）编制档案目录索引，搞好档案软件录入工作。
将编制历年文书档案目录并逐一录入微机，以便于微机查阅。
（五）建立和完善档案建设的各类制度及簿册。
制定完善档案规范化建设管理的基本制度，同时规范建立各类档案借阅、管理、登记、销毁等相关簿册。
（六）加强各部门间协作配合，规范的完成档案的移交工作
三、 实施步骤
（一） 完善档案室建立工作硬件设置。
（二） 制定档案室建立工作的实施方案，按计划逐步进行，各个环节要明确工作人员， 由各部门指定人员负责其部门的文件整理归档移交工作。
（三） 对所收集档案有序进行规范整理入库，编制索引目录。
（四）建立和不断完善档案建设的制度、办法及簿册，以便于档案的日常管理。
至此，我公司档案管理从人员队伍到管理制度、管理办法以及规范的建立流程共同构成了我公司的档案管理体系，在实践中将不断完善，使我公司的档案管理成为公司不断发展的助推力。
附表1：
（档案室设备设施一览表）
序号
设备名称
推荐使用
使用范围
说明
1
直列式档案密集架和档案柜
根据库房容积来购置
库房
防火、防尘。
2
空调
据实际选用
库房、办公、阅览
防潮、防高温、防有害气体。
3
双层
窗帘
内层：
普通窗帘布
据实际选用
库房、办公、阅览
防光、防高温。
外层：
防紫外线窗帘布
4
铁门、铁窗
据实际选用
库房、办公、阅览
防火、防盗、防有害生物（鼠等）。
5
干粉灭火器
库房、办公、阅览、
防火，库房内不能使用水剂灭火器，公共场所用消防栓水喷淋灭火系统。
6
温湿
度计
双金属片式温湿度计
两种之一
库房
最好不要使用毛发温湿度计，因为不太准确，且使用年限短。
干湿球温湿度计
7
防
虫
药
天然芳香中草药
防霉驱杀虫药
四种交替
轮流使用
库房
多种交替轮流使用，防止长期使用同一种药物致害虫产生抗药性。
抗霉杀虫片
天然防蛀剂
中药防蛀防霉剂
8
计算机
据实际选用
办公
9
移动硬盘（500G以上）
据实际选用
办公
用于备份档案数据（目录条目、电子文件）。
10
复印机
办公
可与综合部合用，不须单独配置。
11
照相机
据实际选用
办公
可与综合部合用，不须单独配置。
12
自动号码机
据实际选用
办公
打页码、件号用
13
8位号码印
据实际选用
办公
填盖档案盒背脊年度、备考表日期用
14
黑色印油、红色印油及印台
据实际选用
办公
15
平边切刀
办公
用于裁切纸边、取齐页边、裁剪标签等。
16
自动
手钻
电动手钻
办公
用于装订过厚的档案、档案目录、汇编等的打孔。
日立牌比较静音且质量好。
钻咀（3.5㎜、4㎜）
17
多用插座拖线（3M）
据实际选用
办公
用于电钻使用时电线不够长时使用。
18
大铁夹（20个）
据实际选用
办公
用于装订时夹牢固定纸张。
19
白色棉线（股扎或线球）
及穿针
据实际选用
办公
用于装订过厚的档案、档案目录、汇编等。
用棉质，不用尼龙。
20
木砧板（直径约30㎝）
据实际选用
用于电钻钻孔时作垫板。
21
装订机
订书机
普通
据实际选用
办公
厚层
22
不锈钢
订书钉
6㎜
办公
用于装订的档案、档案目录、汇编等。
归档文件必须用不锈钢订书钉。
13㎜
17㎜
23
起钉机
据实际选用
办公
24
美工刀（界纸刀）及刀片
据实际选用
办公
25
直尺
据实际选用
办公
26
剪刀
据实际选用
办公
27
胶水
据实际选用
办公
28
双面胶（1-4㎝）
据实际选用
办公
贴标签等用。
29
透明胶
据实际选用
办公
贴标签等用。
30
档号章（1套）
据实际选用
办公
31
档案目录柜（全玻璃移门柜850W×420D×1880H）㎜
办公、阅览
用于存放档案目录
32
办公台及椅子
据实际选用
办公、阅览
档案员档案办公及借阅时阅览用。
33
电脑台及椅子
据实际选用
办公
档案员档案办公用。
34
打印机
据实际选用
办公
档案员档案办公、打印档案目录等用。
35
档案整理工作台及椅子
（约2.4M×1.2M）
据实际选用
办公、阅览
档案员整理档案用。
36
储物柜
据实际选用
办公、阅览
用于存放档案室档案借阅登记簿、温湿度记录簿、档号章、棉线、装订机、订书钉、印台、自动号码机、印油、自动手钻、钻咀、多用插座拖线、穿针、木砧板、起钉机、美工刀及刀片、直尺、剪刀、胶水、双面胶、透明胶及其它小件档案用品。
附表2:
（档案室设备设施参考图案及名称）
参考图案
设备设施名称
备注
直列式档案密集架
分有轨道和无轨道的；一组二柜或二柜以上的。
防紫外线窗帘布
干粉灭火器
毛发指针式温湿度计
双金属片式温湿度计
干湿球温湿度计
天然芳香中草药防霉驱杀虫药
天然防蛀剂
移动硬盘（500G以上）
自动号码机
8位号码印
黑色印油
红色印油
印台
平边切刀
自动手钻
大铁夹（200个）
白色棉线（股扎或线球）及穿针
木砧板
直径约30㎝
不锈钢订书钉
装订机订书机
档号章（1套）
档案目录柜
（全玻璃移门柜850W×420D×1880H）㎜
十五门储物柜
（950W×420D×1880H）mm
牛皮纸档案盒
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