2滁州市招标采购项目档案归档资料收集整理规范.docx
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2滁州市招标采购项目档案归档资料收集整理规范
滁州市招标采购项目档案归档资料
收集整理规范（试行）
为进一步加强招标采购项目档案管理工作，统一招标采购项目档案收集、整理标准，提高档案整理质量，根据滁州市招标采购管理局《滁州市招标采购项目档案管理办法（试行）》制定本规范。
本规范自发布之日起执行。
一、档案资料的收集、整理和立卷
（一）招标采购项目档案资料是指在招标采购活动过程中形成的文字材料、图纸、图表及声像资料等，可分为项目开标前文件资料、项目开标文件资料、项目评审文件资料、项目中标（成交）文件资料、履约文件资料和其它有关文件资料。
（二）招标采购人（以下简称招标人）、招标采购代理机构（以下简称代理机构）和业务科室人员，对招标采购各环节形成的档案资料要及时收集，并妥善保存。
（三）招标采购代理机构必须向招标采购方和投标方索要招标采购活动中过程中的文字材料、图纸、图表及声象资料的全部电子档文件。
1、招标采购项目完成后，代理机构应及时完成档案资料原件的整理、装订和立卷，报送至市招标局业务科审核后移交。
代理机构应在每个项目中标通知书发放后7个工作日内将立卷整理好的项目档案移交完毕。
2、代理机构应将项目留存档案妥善保管，档案保管情况纳入年终考核内容。
3、为方便日后电子档案的建立和电子信息化档案的管理，有条件的代理机构在立卷整理项目档案的同时一并整理出项目档案的全部电子档资料刻成光盘随存档案卷一并移交。
4、招标人自行招标的项目档案资料由招标局相关科室按照滁州市招标采购项目档案管理办法的分工负责收集整理移交，由中心档案管理人员整理、立卷、装订、归档。
（三）招标采购项目档案按“卷”管理，当一个招标采购项目资料过多时，可将资料按顺序分册装订，一个项目单独设一个案卷号。
投标人投标文件正本及其他不可装订的档案资料自然成册存档。
（四）除招标文件、各投标文件资料外的招标采购项目档案资料，按照形成的时间顺序排放，装订成册（下称“项目资料汇总”），并按文字页编排页码，前置档案卷内目录，后置卷内备考表，并加装封面。
（五）招标文件、各投标文件资料分别装订成册，并分别按文字页独立编排页码、前置目录和加装封面。
二、档案卷内目录、案卷目录和卷内备考表的填写
（一）招标采购项目基本文件资料全部列入卷内目录（附件1），如果还有其他文件资料，按生成的时间顺序编入。
（二）卷内目录采用表格形式,表格栏目设置包括：
件号、题名、具备状况、起止页码、备注（附件1）。
各栏目具体填写要求：
件号：
按照题名以流水号顺编；
题名：
依据招标采购过程中实际发生的主题命名；
具备状况：
根据册内有、无或未生成该题名文件，分别填写“有”、“无”或“未”；
起止页码：
填写每份文件所在的分册号和起止页码;
备注：
填写需要附加说明的事项，例如，同一题名的文件资料份数为2份以上时，需在相应的备注栏内填写实际份数。
（三）卷内备考表设置包括：
本卷情况说明、立卷人、审核人和立卷时间（附件2）。
各项填写要求：
本卷情况说明：
填写需要说明的事项，如果没有要特别说明的事项可以不填写；
立卷人：
案卷整理人签名；
审核人：
市招标局业务科室审核签名；
立卷时间：
具体立卷的日期。
（四）招标采购档案相关责任部门要建立档案案卷目录（附件3），案卷目录采用表格形式，表格栏目设置包括：
案卷号、题名、起始年月日、终止年月日、件数、页数和备注。
各栏目具体填写要求：
题名：
填写“招标采购单位名称+关于+招标采购项目的文件材料”,例如，“滁州市教育局关于计算机采购项目的文件材料”、“滁州市…工程招标项目的文件材料”；
起始年月日：
填写开标年月日，采用8位数，前4位数为年度，后4位数分别为月、日份，月、日份不足2位加“0”补齐，例如，“20100102”；
终止年月日：
填写项目验收年月日，格式同上；
册数：
填写本案卷内包含的实际册数；
页数：
填写本案卷内各册资料页数相加，例如“24+68+59+┄”；
备注：
填写其他需要说明的事项。
三、档案资料的分册
档案资料的分册按照资料汇总、招标文件、各投标文件（正本）的顺序连续编排册号。
在每一分册的封面上标明册号和该项目档案资料的总册数，册数用阿拉伯数字，例如，第1册（共5册）、第12册（共15册）。
四、封面设置
（一）项目资料汇总封面设置包括：
项目资料汇总、项目名称、项目编号、招标采购方式、代理单位全称、开标时间和分册编号（附件4）。
项目名称填写“招标采购对象名称+招标（采购）”，例如，计算机采购；代理单位全称填写“××市××代理机构”，例如,滁州天翰工程咨询有限责任公司。
五、档案资料装订和封面包装
（一）将大小不一的文件材料用折叠的办法整理成A4纸面大小，左、下侧分别对齐，采用左侧、棉线三孔一线装订（线头应在后面）或用两个不锈钢钉装订成册。
（二）封面、封底用粘贴的方法固定在资料册上，将装订线封装在里面。
附件：
1.卷内文件目录模板；
2.卷内备考表模板；
3.档案案卷目录封面模板；
4.案卷目录模板；
5.归档资料整理移交流程图。
附件1-1：
建设工程
字体：
宋体、加粗
字号：
小一
卷内文件目录
件号
题名
具备状况
起止
页号
备注
1
招标申请表
2
建设工程项目立项批文（复印件）
3
建设工程规划许可证复印件
4
建设规划用地许可证复印证
5
建设单位资金证明文件
6
施工图审查批准书复印件
7
建设单位法人证书复印件
8
代理机构抽签表
9
招标代理合同
10
招标方案
11
招标公告
12
招标文件
13
工程量清单及备案后的控制价
14
招标文件澄清、修改、答疑资料
15
中标通知书及审查备案呈批标签
16
合同
17
开标现场监督表
18
专家抽取及签到表
19
评标监督表
20
评标报告
21
第一、二、三名中标候选人的投标文件正本
22
中标公示
23
需要存档的其他材料
①
与本项目相关的文件、领导批示等
②
投诉登记表
③
投诉调查资料
④
投诉处理资料
⑤
其他
审查备案科审核人（签字）：
监督检查科审核人（签字）：
注：
具备状况：
根据册内有、无或未生成该题名文件，分别填写“有”、“无”或“未”。
备注：
填写需要附加说明的事项，例如，投标文件资料有5份，需在相应的备注栏填写“5份”。
附件1-2：
政府采购
卷内文件目录
件号
题名
存在
状况
具备
状况
备注
1
受理单及呈批标签
2
项目需求计划和资金落实情况表
3
入场交易申请表
4
法定代表人授权委托书
5
采购单位承诺书
6
代理机构抽签表
7
采购代理合同
8
招标方案
9
招标公告
10
招标文件
11
招标文件澄清、修改、答疑资料
12
中标通知书及审查备案呈批标签
13
采购合同
14
开标现场监督表
15
专家抽取及签到表
16
评标监督表
17
评标报告
18
第一、二、三名中标候选人的投标文件正本
19
中标公示
20
需要存档的其他材料
①
与本项目相关的文件、领导批示等
②
投诉登记表
③
投诉调查资料
④
投诉处理资料
⑤
其他
审查备案科审核人（签字）：
监督检查科审核人（签字）：
注：
具备状况：
根据册内有、无或未生成该题名文件，分别填写“有”、“无”或“未”。
备注：
填写需要附加说明的事项，例如，投标文件资料有5份，需在相应的备注栏填写“5份”。
附件1-3：
字体：
宋体
字号：
小四
国有建设用地使用权出让
卷内文件目录
件号
题名
存在
状况
具备
状况
备注
1
国土局出让请示文件及政府批复
2
招标拍卖挂牌文件
3
出让底价
4
竞得人竞买资料
5
成交确认书
6
国有建设用地使用权出让合同
7
需要存档的其他材料
监督检查科审核人（签字）：
注：
具备状况：
根据册内有、无或未生成该题名文件，分别填写“有”、“无”或“未”。
备注：
填写需要附加说明的事项，例如，投标文件资料有5份，需在相应的备注栏填写“5份”。
附件1-4：
矿产权出让
卷内文件目录
件号
题名
存在
状况
具备
状况
备注
1
国土局出让请示文件及政府批复
2
招标拍卖挂牌文件
3
出让底价
4
竞得人竞买资料
5
成交确认书
6
出让合同
7
需要存档的其他材料
①
与本项目相关的文件、领导批示等
②
投诉登记表
③
投诉调查资料
④
投诉处理资料
⑤
其他
监督检查科审核人（签字）：
注：
具备状况：
根据册内有、无或未生成该题名文件，分别填写“有”、“无”或“未”。
备注：
填写需要附加说明的事项，例如，投标文件资料有5份，需在相应的备注栏填写“5份”。
附件1-5：
国有产权交易
卷内文件目录
件号
题名
存在
状况
具备
状况
备注
1
行政事业单位国有资产出租、出售申请报告
2
拟出租、出让资产相关产权证明资料
3
滁州市行政事业单位国有资产出租（出售）审批表
4
项目受理呈批标签
5
招租、拍卖文件
6
资格审查会签表
7
现场监督表
8
成交确认书
9
需要存档的其他材料
①
与本项目相关的文件、领导批示等
②
投诉登记表
③
投诉调查资料
④
投诉处理资料
⑤
其他
监督检查科审核人（签字）：
注：
具备状况：
根据册内有、无或未生成该题名文件，分别填写“有”、“无”或“未”。
备注：
填写需要附加说明的事项，例如，投标文件资料有5份，需在相应的备注栏填写“5份”。
附件2：
卷 内 备 考 表
字体：
仿宋
字号：
四号
附件3
案卷目录
序号
档号
案卷题名
总页数
保管期限
备注
附件4
滁州市招标采购管理局
招标采购项目档案
档号
案卷题名：
项目名称：
项目编号：
招标采购方式：
代理机构全称：
年月日
附件5-1
代理公司代理的项目
归档资料整理移交流程图
招标代理机构
将审核签字后的档案移交档案室办理移交手续
附件5-2
无代理公司代理的建设工程类（政府采购类）
项目归档资料整理移交流程图
局监督监察科
将相关资料交送局审查备案科
局审查备案科
负责收集整理立卷项目档案
业务科室
附件5-3
无代理公司代理的土地使用权、矿产权、国有产权交易等项目归档资料整理移交流程图
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