行政办公室管理手册.docx
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行政办公室管理手册
第1章 行政办公室配置
第1节 行政办公室架构图
行政办公室组织架构
行政专员1人
计划运营专员1人
仓库管理员1人
行政主管1人
行政经理/副经理1人
编制5人
在岗4人
第2节 行政办公室部门职能
行政办公室职能
序号
职能
1
公司日常行政、计划运营管理工作；
2
贯彻落实本部岗位责任制和工作标准，加强与有关部门协作配合。
3
拟订行政后勤等工作管理制度，并检查、监督和执行。
4
拟订公司文件，接待、督办、处理各类来函及处理公司各类公文。
5
组织安排公司的各种会议，做好会议记录、纪要工作，并监督会议决议的执行情况。
6
按照公司档案管理规定，做好档案管理工作，确保档案管理妥善、井然有序。
7
做好资产管理工作，建立生活用房屋固定资产帐册、员工宿舍等用于行政后勤生活服务的财产帐册。
8
根据仓库管理规定，做好仓库管理。
9
与外包单位的对接，做好外包服务合同执行情况跟踪，外包服务费用请示付款。
10
编制分公司年度预算，按月作进行预算执行分析；严格控制各类办公费用的开支，降低办公运营成本。
11
与各部门及上级保持良好沟通，定期向上级汇报工作和计划执行情况。
与当地项目公司的工作对接与信息沟通。
第3节 行政办公室岗位职责
行政经理/副经理岗位职责
工作职责
1
贯彻落实本部岗位责任制和工作标准，加强与有关部门协作配合。
2
负责组织行政后勤等工作管理制度的拟订、检查、监督和执行，文件的起草和制定。
3
负责相关部门来函的接待、处理、催办工作。
经总经理审核后，准确、及时处理公司收到的、通知、传真、函件、报表等公文。
4
与总经理保持良好的沟通，保持与各部门之间的协调与沟通，及时了解各部门工作任务完成情况，定期向总经理汇报工作和计划执行情况、机构和人员调配情况及其它重大事宜。
5
组织安排公司的各种会议，做好会议记录、纪要工作，并监督会议决议的执行情况。
6
按照公司档案管理规定，做好档案管理工作，确保档案管理妥善、井然有序。
7
做好资产管理工作，建立生活用房屋固定资产帐册、员工宿舍等用于行政后勤生活服务的财产帐册。
8
根据仓库管理规定，做好仓库管理。
9
负责主持本部的全面工作，组织并督促部门人员全面完成本部职责范围内的各项工作任务，做好部门员工队伍建设，组织部门员工的学习、培训、考核，不断提高员工业务素质。
10
本着合理节约的原则，编制分公司年度预算，按月作进行预算执行分析；严格控制各类办公费用的开支，降低办公运营成本。
11
负责外包单位的工作对接，做好外包服务合同执行情况跟踪，外包服务费用请示付款。
12
公司、部门领导交办的其它工作。
行政主管岗位职责
工作职责
1
协助部门经理落实本部人员岗位责任制及工作标准，对各专员工作进行监督指导。
2
配合部门经理完成对公司各部门的组织协调工作，维护各项管理制度的执行与实施。
3
熟悉行政办公室各项工作模块，协助部门经理主持本部门的全面工作。
4
在部门经理的指导下落实资产申购、请示、报批等相关工作。
5
负责公司资产管理制度的制定与实施，合理配置公司各项资产，提高利用率，避免资源浪费。
6
对公司固定资产进行清查、登记、统计、汇总及日常监督检查工作，做到帐帐、帐卡、帐物相符。
7
负责组织公司资产的定期盘点、维修、报废处理工作。
8
负责公司会议前期准备工作，会议资料的收集工作及会议纪要的记录工作。
9
在部门经理的安排下做好行政后勤保障工作。
10
公司、部门领导交办的其他工作。
行政专员岗位职责
工作职责
1
负责各类资料、文件、函的拟定、整理、分类、归档工作。
2
负责公司及部门文件收发、文件签批及流转进程的跟踪和落实。
3
负责办公用品的统计、申领、发放工作。
4
负责公司各项通知、制度、总结的编写、拟定工作。
5
负责公司宿舍的登记、安排、管理工作。
6
负责员工活动的策划、组织、实施等工作。
7
负责公司各项活动的安排、协调、记录工作。
8
协调会议室预定，合理安排会议室的使用。
9
做好与分公司业务往来的各项接待工作安排。
10
公司、部门领导交办的其它工作。
工作关系
对内关系
汇报
行政主管、行政经理/副经理
督导
无
协调
华南城集团、第一亚太深圳分公司各部门
对外关系
沟通
无
计划运营专员岗位职责
工作职责
1
负责分公司内部计划管理工作，按既定时间节点对各部门、管理处工作情况跟踪落实。
2
按时完成分公司周、月、季度的计划和总结内容及各项管理报表；
3
协助部门经理参与公司监督、管控制度与流程的执行。
4
协助部门经理收集汇总各部门月、季度工作计划，参与筹备公司月、季度运营会会议。
5
协助部门经理完成公司体系建设维护工作，参与组织编制、修订和完善分公司层面各项制度。
6
负责分公司各项制度、合同等的执行情况跟踪，对行政办公纪律进行检查与通报。
7
领导交办的其它工作。
仓库管理员岗位职责
工作职责
1
负责仓库日常管理，做好物料的出库、入库、分类、保管工作。
2
建立仓库台账，做好仓库产品信息的梳理。
3
制作并管理出入库单据及其它相关单据。
4
负责仓库日常5S管理工作，做到物料合理分类、整齐存放。
5
负责定期对仓库物料进行盘点，确保账账相符、帐物相符，合理储备。
6
提高库房各项资源利用效率，减少仓储成本。
7
做好仓库的安全防范工作。
8
协助采购部门对供应商的开发、选择、评估及服务质量进行考评。
第2章 行政办公管理规定及流程
第一节行政办公管理基本规定
一、会议管理规定
1、公司行政办公室负责分公司工作例会的召集、会议纪要的整理、会议决议的落实和督办及会议文件的归档备查。
2、公司行政办公室负责各管理处办公会议落实执行情况的收集、审核与归档工作。
3、公司行政办公室负责各类xx性质培训及座谈会的筹备跟进工作。
4、公司行政办公室协助分公司内部各类临时性协调、方案研讨会议的相关工作。
5、公司例行会议原则上每周召开一次，遇特殊情况或节假日可顺延。
6、会议由公司总经理或总经理委托的其他领导主持。
分公司各职能部门及管理处负责人参加。
根据会议议题，总经理可决定其他人员列席会议。
7、公司例行会议主要内容如下：
贯彻落实集团相关战略及xx、总公司相关精神、重大决定、具体方案；对各职能部门、管理处近期工作做出指导，对需协调的相关工作做出安排；决定总经理认为需要讨论研究落实的其它问题。
8、会议结束后由行政办公室拟写会议纪要报经理签批后，发各职能部门及管理处。
会议纪要由行政办公室存档。
9、公司内部临时性专业协调、研讨会议：
由总经理根据工作需要发起，由总经理或总经理委托的其他领导主持。
根据会议需要，总经理可决定其他人员列席会议。
若是由需要召开会议的职能部门或管理处发起，并须以OA邮件的形式报分管领导批准。
10、会议发起人可根据会议议题，决定并通知列席人员，如需集团或总公司相关人员列席，统一由行政办公室联系。
11、会议形成的会议纪要或其他文件也必须由行政办公室存档备查。
二、公文管理规定
1、公文是指以公司名义正式发布或需要向公司报批的各类公文。
部门公文指公司内部各部门以本部门名义向其他部门发布的工作联系函等公文，或者向商户发布的通知、提示类公文。
2、分公司行政办公室负责对所有公文进行规范化管理，并指定专人具体负责公文的编号、登记、分发、查办、立卷、原件归档等工作。
3、所有外部来文统一由行政办公室填写《公文处理表》后呈报总经理批示，再转由相关部门承办。
承办部门可留存复印件。
4、各部门起草的公司发文必须经行政办公室确认，获取统一发文编号。
对集团其他部门工作联系函类公文，由承办人以部门名义拟文，再根据OA签报流程逐级审批后外发。
5、其他纸质公文由承办人以部门名义拟文后由部门经理签字，分管领导审核，总经理审批后，统一由行政办公室外发。
6、公司发文（除集团内部请示、报告、工作联系函），均须填写《发文呈批表》。
7、公司发文原件均由行政办公室登记、存档，并将扫描件发拟办部门。
8、部门公文由承办人以部门名义拟文，经部门经理审核，分管领导审批后，再呈送协办部门或发布，并由承办部门登记、存档。
9、根据国家公文处理有关规定，并结合公司实际情况，公文文种主要有：
决定、通知（包括xx提示）、通报、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要等九种：
（1）决定：
适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销不适当的决定事项。
（2）通知（xx提示：
适用于批转下级单位的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章制度；传达要求下级机关办理和需要有关单位xx或者共同执行的事项；对员工、公众、商户的善意提示。
（3）通报：
适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神或者情况。
（4）报告：
适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级单位的询问。
（5）请示：
适用于向上级机关请求指示、批准。
（6）批复：
适用于答复下级单位请示事项。
（7）意见：
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（8）函：
适用于不相隶属单位之间相互洽谈工作、询问和答复问题；向有关主管机关请求批准等。
（9）会议纪要：
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
10、适用普发性红头文件格式的公文如下：
（1）对外函件。
（2）对内函件。
（3）对外或对内的意见、证明、情况说明、申请、委托书、xx提示等。
11、适用重要性红头文件格式的公文如下：
（1）属发布制度、标准、规定类的通知
（2）通报、决定、任命等；
12、会议纪要文件格式适用于各类会议纪要
13、非红头文件格式适用于公司内部一般性报告、特殊情况使用的纸质请示、集团范围内来往函件等公文；
14、发文文号及代码参照《公司公文代码及格式说明》要求执行
15、凡涉及部门相关业务的公文应由部门负责撰写、校对、报批；对涉及多部门业务内容，由公司负责人指定部门负责统筹组织；
16、公文起草应当做到完整准确体现发文单位意图，文种正确，格式规范，符合国家法律法规及集团、公司有关制度规定；
17、以公司或部门名义发文，统一由分公司行政办公室负责编号、登记、分发、查办，尤其须严谨处理xx、立卷、归档等工作；
18、公文原则上不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄报被越过的单位；
19、除以下情况外，总公司职能部门、分公司职能部门及下属管理处不得以部门/管理处名义发文；
（1）分公司级会议纪要，可以以部门名义发文；
（2）分公司职能部门关于本专业口下发的各类通知，可以以部门名义发文；
（3）分公司下属各管理处就日常物业服务工作，可以管理处名义向公众、物业业主、商户等发布各类通知或xx提示；
（4）管理处之间不得互相行文
20、分公司的所有对外行文（指向业务往来单位、政府部门等行文，特别是合同、财务等涉及法务方面的行文），须事先由法务部门审核法律风险，按照相关规定使用对应的OA或纸质审批流程加盖公章后方可行文，并妥善做好发文登记、签收、邮寄回执收集存档，以备可能发生的各类法律诉讼；
21、公文办理必须严格执行公司保密制度，确保公司秘密的安全。
所有外送公文必须经过行政办公室送出，禁止将公司内部传阅批示或署有领导意见的内部公文直接向外单位或个人传送。
22、公文的发送、传阅范围必须严格限制在各自的职责范围，严禁向无关的单位、个人泄露。
23、行政办公室、各部门应当指定专人负责按照公文类型分类，以年为单位分别进行公文的登记、归（建）档工作。
24、已发公文的借阅，必须填写《公文借阅登记表》并征得存档单位负责人xx后方可进行。
三、日常办公管理规定
1、行政办公室负责办公室区域及各管理处办公区域的日常管理、日常维护，包括各单位需要使用的办公桌椅、办公用品和办公设备等计划的提出。
2、办公室区域及会议室的清洁卫生由外包清洁公司负责，行政办公室负责进行日常巡检，对发现问题及时联系整改。
3、办公室区域严禁流动吸烟，吸烟者须在指定吸烟区吸烟。
员工下班时要关闭电脑主机与显示器，由外包清洁、保安公司负责关闭电灯、空调，违反者由行政办公室通知人力资源部依公司奖惩规定进行处罚和联系整改。
4、办公室区域的安全保卫由外包保安公司负责。
在非上班时间和节假日出入办公室区域的人员和车辆均须查验有关证件并登记，外来人员出入办公区域应全部登记并应注明出、入时间。
5、各部门、管理处需要使用会议室须提前在《会议室使用登记表》上填报，经行政办公室确认后统一联系协调，安排使用。
6、传真管理：
（1）各部门员工在发传真稿时需在《发出传真登记簿》上登记并经部门负责人同意后办理，发出后应将原稿交部门文员存档备案；在收到传真件时，应及时通知有关人员领取传真。
领取人需在《接收传真登记簿》上登记。
（2）每月，行政办公室行政文员需根据登记簿上所登记的收发传真数量结算当月收发传真费并作为办公费用进行统计上报。
公司以外的人员收发传真需按市面平均收费标准收费；员工未经批准不准发送私人传真资料，确有需要的，获部门或管理处负责人批准后方可使用，需按外单位人员同标准收费。
（3）严禁任何人使用传真机通话，如发现则由行政办公室通知人力资源部依公司奖惩规定进行处罚。
7、电话管理：
（1）公司安排的电话已经统一开通市话，因工作需要开通长途、加设密码、更换密码或暂停和取消通话级别功能，由行政办公室或使用人在OA信息模块“电话网络软件安装申请”中提出申请，经批准后方可开通。
（2）行政办公室对各部门、各管理处所发现的话费超支情况跟进整改及处罚。
特别是使用办公电话办私事，由个人自报，部门负责人负责清查核实，并在其工资中扣除所用话费。
如隐瞒不报，一经查出，给予三倍话费罚款，由行政办公室汇总后交财务部。
8、复印机打印机管理：
（1）复印机、打印机统一由行政办公室（包括管理处）指定人员进行使用、管理，或对外使用收费。
人事、财务电脑及专用打印机仅限于本部门工作人员指定使用，其它人员一律不得动用（公司信息技术部维保除外）。
（2）未经许可，禁止擅自拆开复印机、打印机和更换主机配件。
如属使用不当造成复印机、打印机损坏的，保管人和使用人需承担一定的赔偿责任。
9、电脑管理：
（1）电脑由各使用者负责保管。
（2）公司网络中的电脑用户名称设定、网络设置、软件安装及硬件配置由集团信息技术部统一实施和管理，以确保公司计算机系统和网络的秩序及安全。
（3）电脑未经允许，不得私自安装软件或应用程序，同时，应尽量避免日光直射、振动、频繁开关及强电流冲击。
（4）电脑发生故障时，使用人需及时与公司信息技术部联系。
为防止文件丢失，在故障原因不明时，不得随意开关电脑。
10、工作计划报表管理：
（1）上级领导、单位和部门需要的工作计划与报表必须在规定的时间节点，认真规范完成，或以OA邮件形式上传下达，分送落实和执行。
（2）分公司xx例会需要的各类数据材料等，包括各职能部门、管理处负责人必须上报的数据材料，xx工作总结计划等，必须每xx五下班以前汇总完成，打印成册，并以OA邮件形式报呈上级单位部门。
四、办公用品管理规定
1、行政办公室负责各部门、各管理处报送的办公用品计划的审核、汇总与报批，以及办公成本台账的建立，办公用品的统一领用及发放。
2、各部门、各管理处以批准的年度计划为依据做月度计划，填写《物品领用登记表》。
可以进行月与月之间的调节平衡，但年度总费用不允许超过批准的年预算限额。
下月计划须在本月25日前完成。
3、年度和月度计划中，非易耗用品（如计算器、尺、笔架、打孔机、文件夹、界刀、订书机）的数量要合理，行政办公室须根据部门人员实际情况进行审核。
4、如因特殊情况，需额外领取计划外办公用品的，申请单经部门负责人签字同意后，经行政办公室核准方可领取及发放，费用计入部门成本。
5、属控购范围的办公用品申领按集团有关规定办理。
6、行政办公室接到仓库通知后，统一领出申请的办公用品，以部门为单位统一发放。
7、各部门、各管理处领用的办公用品包括文具用品、办公耗材、办公设备、日用品等，不包括礼品。
8、办公用品领用标准：
（1）部门（管理处）负责人以上人员：
一次性纸杯、笔、笔记本、计算器、订书机等其他办公用品；
（2）新入职员工：
笔、胶水、铅笔、文件架、文件夹、笔筒、便签纸、笔记本；
（3）其他员工：
笔芯、铅笔、回形针、xx夹、订书针、便签纸、笔记本等；
（4）员工新入职时，可领取一支签字笔，原则上使用期限为3个月，已丢失的签字笔由个人承担。
此后，每月仅允许领取笔芯；
（5）各部门（管理处）负责人可领取一个计算器；非资金财务系统、工程系统部门员工可合计领取2个计算器；资金财务系统部门人员可以根据岗位需求领取财务计算器，工程系统部门人员可根据岗位需求领取函数计算器；
（6）各部门（管理处）负责人可各领取一把直尺；非资金财务系统、工程系统部门可合计领取2把直尺；
（7）订书机、打孔器、起钉器、戒刀、剪刀属部门办公用品。
原则上，员工个人不予以单独申领，如确需申领，须注明详细原因；
（8）盒装纸巾仅限于运营层领导每月领用一盒，其他员工不予以领用；
（9）办公用品领用申请时，员工可根据岗位要求申领，行政办公室有权根据实际情况选择性配备。
9、离职人员在办理离职手续前，须到仓库退还入职所领用的办公用品，如笔筒、文件架、计算器、电话机等。
否则，将按未退还办公用品的原价，予以赔偿。
该赔偿费用将直接在离职结算工资中予以扣除，不足部分，以现金结算。
10、根据总公司规定，目前个人人均办公用品费用每月不超过50元，主要用于打印、复印、纸巾、纸张、办公文具、桶装饮用水等；公用打印机、复印机、传真机等办公设备的耗材费用，列入部门办公经费，不计入个人定额费用。
11、因使用公用复印机、打印机耗材、快递费用等所产生的费用，行政办公室应按照部门业务量均摊。
12、除公共办公耗材、纸类、票据等易消耗办公用品外，其他办公用品应采取以旧换新形式节约行政费用支出，仓库有权审核办公用品是否达到以旧换新标准。
13、属开办物资、专项活动及相关专项物资的，应另行议定专项请示根据公司管控权限报权限领导审批后方可申购。
五、办公设备管理规定
1、行政办公室负责安排办公设备的申购、办公设备的使用管理。
2、行政办公室主管负责建立办公设备使用与保管人登记卡、负责办理有关办公设备短期借用的登记手续、负责安排办公设备的维修、保养并建立维保台帐、负责对外使用收费的办公设备的费用收缴与统计工作。
3、行政办公室仓库主管负责新购置办公设备的验收入库及登记《办公设备入库登记簿》、负责办理办公设备领用登记手续、负责所领用（借用）办公设备的正常使用与保管。
4、各部门、各管理处负责人对本部门所有办公设备负管理责任；负责监督本部门办公设备的正常运行并定期检查维护；员工变更时的设备交接手续办理以及督促借用人归还所借用的办公设备。
5、本规定所指办公设备主要包括：
（1）复印机、打印机、传真机、空调机、电话机、自行车等；
（2）电脑、照相机、投影仪及其相关设备。
6、办公设备的申购流程按集团相关程序办理。
7、办公设备的入库、领用与登记：
（1）行政办公室将已采购设备交仓库验收入库，根据《办公设备入库清单》进行清点签字后，通知领用部门前来领取；
（2）领用人填写《设备领用清单》，领用部门负责人对本部门的新增办公设备指定具体保管人，并对《办公场所设备卡》信息进行变更。
《办公场所设备卡》xx于办公场所的明显位置。
8、对于集团调拨的办公设备，按办公设备的入库、领用及登记管理的程序规定执行。
9、属于固定资产的办公设备，按照固定资产管理制度执行。
10、复印机、打印机使用规范：
（1）复印机、打印机应避免日光直射，空气湿度较大时，应同时打开干燥开关，出现卡纸等异常情况时，切勿生拉硬拽，以免损伤硒鼓等机件。
（2）当复印机、打印机设备发生无法排除的故障时，应及时联系公司信息技术部进行处理。
因使用不当造成设备损坏，根据损坏情况，相关责任人承担一定的赔偿责任。
11、传真机、碎纸机使用规范：
（1）传真机、碎纸机一般情况下保持24小时开机，但是部门文员应注意定期检查传真机信号是否稳定，传真上时间是否准确。
（2）传真机、出现非人为故障，应及时向信息技术部提出申请，尽快处理故障；若出现人为故障，如文件上有订书针或其它硬物，xx未干等等，由责任人承担一定的赔偿责任。
（3）碎纸机碎纸前应将文稿上的金属物或粘性物取出，一般每次不超过五张复印纸的放入量，以免损坏机器。
（4）当碎纸箱里碎纸装满后，部门文员须将碎纸清理后方能继续操作；如使用不当造成碎纸机损坏，责任人需承担一定的赔偿责任。
12、空调机使用管理规范：
（1）空调机在使用过程中，每季度需清洗一次防尘网，停止使用后，清洗一次防尘网。
除尘工作由行政主管指定人员进行。
（2）在使用过程中，如发现空调机有异常噪声、气味或不制冷现象，需及时通知维修人员检查；无法排除的故障，如需加雪种、更换零件等，按公司设备维修申报流程办理。
（3）如属使用不当造成空调机损坏的，该空调所在部门负责人及相关成员都要承担一定的赔偿责任。
13、电话机使用规范：
（1）岗位办公需要配置电话机，或新增电话机，一律经行政办公室批准后领取。
无论上下班时间，未经许可禁止使用公司电话拨打声迅电话以及私人长话，否则除承担相应的话费外，行政办公室将视情况给予一定金额的现金罚款。
（2）未经行政办公室的xx不得自行拆装、移动电话；接听电话时不得使用免提键，以免干扰他人工作。
（3）电话机出现人为损坏时，经本部门或行政办公室查实后，由责任人负责维修并承担相应维修费用。
14、自行车使用规范：
（1）因为工作需要配置的自行车，经个人提出申请，获得批准后到仓库办理手续，归个人保管使用。
（2）在使用过程中属于非人为损坏的，个人可向行政办公室申请维修；因个人使用或保管不善损坏的，个人自行负责维修或赔偿。
（3）因个人使用或保管不善造成丢失的，按领用时间时物品价值及折旧核算赔偿。
15、电脑电脑、照相机、投影仪及其相关设备使用规范：
（1）电脑、照相机、投影仪及其相关设备由行政办公室统一管理，其它部门人员使用或借用上述设备期间，由设备借用人负保管责任。
（2）借用部门使用完毕归还时，必须仔细清查借用器材的各种功能是否与借用前相符，若不符或有损坏，追究借用人的责任，其费用由借用人承担。
（3）为保证数据的xx，各使用者要注意电脑中共享文件存放的内容，防止泄密和数据丢失；禁止在电脑正常运行状态下强行关机，以防止损坏机器及数据丢失。
（4）公司在局域网服务器上为各部门设置了文件存放区域，各部门可将部门重要数据存放其中，以保数据安全。
（5）未经许可，禁止擅自拆开电脑主机箱和更换电脑主机配件。
如属使用不当造成电脑损坏的，保管人和使用人需承担一定的赔偿责任。
六、新闻媒体采访接待管理办法
1、所有新闻媒体采访必须取得总部集团同意后才能进行，对于比较正式的采访，按照总公司或上级部门统一安排进行。
2、如有未经预约的媒体进入公司管理区域内采访、拍照，应礼貌地上前打招呼，统一口径为“对不起，请问你们和我们公司有预约吗？
”并请记者到办公室等候，及时通知上级领导，由其负责处理。
3、如有未经预约的媒体对员工本人进行采访，员工统一回答的口径是：
“对不起，这件事我不是很了解，请您联系我们的领导，好吗?
”并按上级的要求指引其到相应的地点进行接待。
3、接待现场应做到礼貌、得体，不得表现出反感和敌对情绪
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