时代盛典物业管理工作草案.docx

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时代盛典物业管理工作草案

时代盛典物业管理工作草案（初稿）

西大街改造工程是西安市政府2001年十件大事的重点之一，位于北广济街口的时代盛典项目是由西安新润置业公司和陕西双翼石油化工总公司共同投资开发的一幢综合性物业大厦。

项目占地22.273亩,净用地14.521亩,代征路7.752亩。

规划总建筑面积72261平方米，计划总投资约3.97亿元，设计为框架结构，地下一层，地上七层（临街3层，跨街楼部分7层，北侧群楼10层）。

西安泰祥物业管理有限责任公司系西安新润置业公司下属的分公司之一，公司97年5月成立，具有陕西省建设厅颁发的贰级（西安市共有7家）物业管理资质，现管理物业住宅小区6个，计3000余户，18万多平方米建筑物。

为了进一步提高总公司在西安房地产界的知名度、信誉度、美誉度，泰祥物业全体员工有决心、有信心全力配合总公司作好企业改制转型后的第一个开发项目——时代盛典，使其成为总公司的首个品牌杰作。

现制定时代盛典项目物业管理工作草案如下：

根据项目要求，我们将物业管理工作分为三个阶段：

第一阶段：

物业管理前期介入阶段

前期介入是物业公司通过对标的物的设计、建筑物质量等方面的详尽了解，从而使物业接管后能尽快的进入正常的管理运作，便于后期管理工作的顺利开展。

一、前期介入主要工作任务：

（一）从物业管理角度对物业使用功能的完善、建筑的装修、设施设备、施工要求等方面提出合理化建议。

（二）对已建成尚未使用的物业进行成品保护，避免对已建成的部分造成损坏。

（三）了解建筑结构特点及设备情况，编制管理方案，为日后的管理提供保障。

（四）招聘、培训管理人员，为正式移交后尽快正常运作提供保障。

（五）减少客户入驻对新建物业及环境造成破坏。

（六）筹建物业管理服务中心，制定各项物业管理制度及岗位职责，为后期管理做准备。

（七）组织接管验收，制定接管验收计划，落实验收人员，做好接管验收与新建筑物的施工资料移交、归档保管工作。

二、前期介入主要工作内容:

（一）了解建筑物的使用功能及工程施工情况

在建筑工程完全建成交付使用前，由物业公司委派专业技术人员（或由工程部门安排了解工程情况的专人负责，物业交付后该人员留做物业工程部主管）提前进入现场，了解建筑施工、装修各项主要指标、施工工艺（尤其是隐蔽工程）的施工质量，了解项目的各主要隐蔽工程内部用材、管线的方位及走向、各类大型设备的安装细节等，及时提出改进措施，并向施工方咨询相关的技术指标及日常维护的注意事项，作好各类施工图纸及设备安装的技术资料的收集整理工作，有利于日后管理。

了解项目经营销售招商情况掌握业态的构成，搜集各类业主对物业使用功能的需求，及时提出合理化建议，尽量在物业交付前使物业的使用功能得到最大的完善。

（二）保护已建成成品（安装）。

避免施工对成品的损坏。

由于时代盛典跨街楼工程项目繁多、工序复杂、交付有先有后，如果不加以控制，极易造成一些先完工的部分因其它工程施工的影响而被破坏，造成二次施工。

为了防止或减少这种现象的发生，物业公司有必要提前介入，作好已建成成品的保护，做到接管一处，保护一处。

（三）加强装修制度制定及施工现场环境的管理，避免施工造成对已建成物业的影响.建筑及装修施工难免会产生大量的粉尘、垃圾、噪音、废弃物等，这势必对周边正常的办公环境造成一定的影响。

前期介入加强此方面的管理，可将影响程度降到最低。

（四）加强安全及消防管理，消除施工现场安全隐患，建筑施工后期各工序繁多，出入人员复杂，同时施工现场堆放各种材料，易引发安全消防事故，故需物业管理部门有重点的加以监督、协调和管理，作好上述方面的管理工作。

（五）了解各部门的需求，及时与相关部门沟通，编制具体接管验收及管理方案。

（六）制定客户入驻方案，确保整个过程安全有序。

客户入驻尤其要注意客户入驻装修及搬迁期间的物业管理，由于装修施工及搬迁期间进出的物资较多，容易对电梯造成损坏，施工的泥沙、水泥等也极易掉入电梯槽，加上电梯还处于磨合期，使用不当就可能造成电梯故障，所以必须作好货运电梯、搬迁专用电梯的保护管理工作，必要时应派驻专业的电梯人员进行操作。

第二阶段物业管理验收接管阶段

房屋接管验收工作作为物业管理的一项重要环节，接管工作的认真细致程度直接关系到今后物业使用功能能否正常的发挥，所以我们必须严格按照接管程序执行。

一、成立接管验收小组，明确分工。

时代盛典物业管理接管验收小组具体负责编制验收计划、标准，依据验收标准进行物业的接管验收工作，并形成汇总记录。

1、物业主管领导：

确定移交接管项目，并下达工作指令。

2、管理部经理：

成立接管验收小组，落实相应成员，负责接管验收工作的跟踪和质量。

3、工程部经理：

房屋主体、附属工程、公共设施和机电设备的验收接管工作。

4、事务助理：

接管物业的产权资料、工程资料、设备资料的验收移交工作。

二、接管验收的准备工作。

1、在15个工作日内签发验收通知并与建设单位联系好交接事项的具体范围、内容、交接日期、进度、约定验收时间。

2、先遣派出的物业技术人员进行最后的现场摸底汇总，制定好接管验收计划。

3、提前参与竣工验收和机电设备最终安装、调试工作，一定做到心中有数。

4、准备好接管验收各项记录文字、表格等。

三、接管验收标准和验收办法。

物业管理验收标准:

根据建设部《房屋接管验收标准》（ZBP30001——90）及所接物业使用的合理要求。

1、验收方法：

观感验收法和使用验收法。

2、验收内容：

土建工程、供电设备、空调系统、水、卫消防、附属工程、室外工程。

3、验收检查记录：

（1）《房屋室内接管验收表》；

（2）《房屋室外接管验收表》；

（3）《房屋公共设施接管验收表》；

（4）《分项工程接管验收表》；

（5）《物业接管验收情况汇总表》；

4、办理交接手续：

事务助理办理物业竣工图、竣工资料的交接手续，并在《房屋及共用设施等竣工和接管验收交接表》中记录，各相关单位及部门会签《房屋及共用设施等竣工和接管验收表》《物业整体移交验收表》。

5、接管验收资料有：

（1）物业产权资料—项目开发批准文件、土地使用证、规划许可证、用地规划图、建筑许可证、投资许可证；

（2）综合竣工验收资料：

A、图纸类：

竣工图、总平面图、建筑结构图、给排水图、暖通图、电气图、设备图、消防设备图及资料、电梯图及资料、附属工程各专业竣工图、地下管线综合布置竣工图；

B、证书类：

建设工程竣工验收合格证、建设消防验收证书、供水合同、供电协议书、供气协议书、通讯设施合格证、电梯准用证；

（3）施工设计资料—地质报告书、图纸会审记录、设计变更通知书、工程预决算书、重要的施工会议纪要、隐蔽工程验收记录、沉降观测记录、其他可能会影响将来管理的原始记录；

（4）机电设备资料—机电设备出厂合格证、机电设备使用说明书（要求中文）、机电设备安装调试报告、电气原理图、电气接线图、易损件图和随机工具及配件清单、设备保修卡及保修协议、房屋设备及附着物清单（原有物业）；

（5）使用资料：

房屋所有权证（原有物业）、房屋使用手册、房屋分户使用清册（原有物业）、房屋栋号和房号的确认资料、建筑物用电指标批准资料及用电增容费缴纳证明、建筑物用水坝指标批准资料及供水管开通证明资料、建筑物煤气管道验收及批准使用资料、建筑物与外界接通的道路使用批准资料、建筑物绿化面积及绿化批准方案资料、建筑物排水及排污环卫设施正常使用资料。

第三阶段物业管理成品保护阶段

物业接管初期的成品保护是非常关键性的工作，是将来物业服务的基础，同时因接管初期特殊阶段，必将面临一定的困难，但从另一方面来说，也是检验我们管理服务能力，磨合物业公司与业主、用户的重要的过程。

一、成品保护的主要内容有：

1、建筑本体类：

包括建筑主体构架、基础、地面、墙、天花、门窗、楼梯等。

2、配套设备设施类：

包括水电设施设备、消防设施设备、电梯设备、空调设备等。

3、公共场地及公共设施：

包括交通道路、停车场地、绿化、景观、宣传栏、标识系统等。

4、环境因素类：

包括清洁、水质、声音、空气等各种静态、动态环境因素。

5、活动管理类：

包括人流车流秩序、外来人员的出入管理、行为管理、形象管理。

二、时代盛典物业成品破坏的隐患主要有：

1、客户入驻及商场物资搬迁以及其他物资搬迁可能造成的破坏。

2、部分继续施工可能造成的破坏。

3、装修工程可能造成的破坏。

4、设施设备的维修养护可能造成的破坏。

5、工作人员及外来人员与环境磨合可能造成的破坏。

6、各种车辆进出可能造成的破坏。

7、其他因素可能造成的破坏。

三、成品保护主要措施：

（一）培养与加强各方面人员的素质及意识观念。

1、对各方面人员针对性知识的讲解。

包括对入驻商家等工作人员、物业工作人员、外来施工人员、其他相关人员的物业成品保护及相关知识的培训讲解。

2、对各方面人员的意识观念培养。

包括尽快建立各类日常标识系统和临时标识系统；专家讲解有关设施设备的操作技术及技巧；发布张贴有关管理规定和强化保护意识；宣传有关成品保护知识和技巧；指定区域或专项成品保护责任人，增强责任意识。

（二）规章制度的落实与完善。

制定施工管理规定，制定客户入驻工作管理规定组织指导规范搬迁行为。

配合相关巡查管理人员对重点搬迁或施工现场进行巡查和监督，对车辆进出和停放进行岗位责任管理，对外来人员进行技术防护、人力防护、布告等方法进行宣传与监控，对各种设施设备的使用及养护制定管理规定明确人员要求及保护责任。

四、管理体系的规范完善（见附件一）。

五、针对不同成品的各种具体保护措施。

主要包括隔离保护、监查保护、防范保护、管理保护。

例如；需要时可以对时代盛典的物业部分成品进行隔离保护：

地面、墙、顶部、装饰品、电梯轿厢等进行纸板、木板、泡沫或其他方法进行短期隔离；对部分通道、设施、设备等加以护栏、标识、警语等进行隔离。

六、成品保护的实施步骤主要有：

1、熟悉管辖区域的设备及特点。

2、建立健全设备管理内容：

设备的接管验收、设备的标识、设备台帐的建立和资料管理、设备运行维修保养规程的建立及实施、设备管理有效性的评价。

第四阶段实现物业管理规划目标，物业的保值和增值阶段

一、2004年—2005年年底理顺管理人员，不断完善规章制度，要使每位员工服务规范到位，按照物业管理委托合同的各类要求竭诚为业主服务，从而提高公司市场占有份额和知名度。

二、2006年提高服务质量严格按物业星级服务标准扎实管理，拓展经营思路，争取最大经济效益。

三、2007年争创“优秀示范管理大厦”的称号，使时代盛典项目的物业管理真正达到质的飞跃。

通过严格管理制度的不断规范，对设施设备专业化的养护管理，服务意识的逐步的提升，最终会使时代百盛的房产物业得到最终的保值和增值。

附件：

1、时代盛典项目物业管理组织机构设置草案；

2、时代盛典物业管理准备工作责任书。

拟稿人：

王海丽

西安泰祥物业管理有限责任公司

二00四年二月十八日

附件一：

时代盛典项目物业管理组织机构设置草案

一、组织机构及岗位人员配置：

1、部门设置：

物业管理部、人力资源部、工程维修部、保安部、财务部、保洁部

2、岗位设置：

物业管理部经理、办公室主任、物业管理员；

人力资源部经理、

工程维修部经理、设备主管、维修人员；

保安部经理、保安人员；

保洁部主管、保洁人员；

财务部经理、出纳。

人员配置中：

管理人员—物业管理部经理1名；公室主任1名；

前台副理1名；工程维修部经理1名；

设备主管1名；保安部经理1名；

保洁部经理1名；财务部经理1名。

工作人员——物业管理员名；维修人员名；

保洁人员名；财务人员（会计、出纳）名。

3、任职要求：

（1）物业管理部经理：

大专以上文化程度，年龄45岁以下；熟悉国家机关政策、法律法规，具备先进的管理理念，具有物业管理经理资格证书和丰富的物业管理经验，良好的职业道德、开拓进取、敬业奉献的精神，具有一定的管理财务、法律知识和房屋建筑相关知识；

（2）—1前台经理：

具有物业管理经理资格证书，从事物业工作3年以上管理经验具有良好的职业道德、敬业爱岗的精神，能操作电脑，有一定英语水平，能灵活处理人系关系，处理问题果断，有较好的协调能力；

（2）—2办公室主任：

大专以上文化程度，年龄45岁以下，思维敏捷，反映迅速，富亲和力，文字及口头表达能力强，熟悉现代人力资源管理理论，熟悉人员招聘、考核、培训和薪资管理，具备较强的组织、管理和协调组织能力，熟练掌握办公自动化；

（3）工程维修部经理：

大专以上文化程度，年龄50岁以下，工程师以上的中级职称，5年以上工程管理经验，具有较强的组织管理能力和协调能力，熟悉物业管理，能够及时决策处理物业的土建、电气、水暖、空调、电梯等设备出现的维修问题；

（4）保安部经理：

大专以上文化程度，年龄45岁以下，具有较强的组织、管理和协调能力，熟悉物业管理，具有丰富的保安管理经验和相关知识，责任心强，洞察力高，反应快速，处事果断，军人、公安、消防、武警优先；

（5）设备维修主管：

年龄50岁以下，3年以上相关领域工作经验，有相关岗位的上岗操作资格证，能吃苦耐劳，工作踏实认真，综合素质高，了解物业服务要求；

（6）财务部经理：

大专以上文化程度，45岁以下，中级以上会计职称，5年以上工作经验，熟悉掌握财务、会计、税收等相关法律法规，具有较强的财务分析和管理能力，工作踏实、勤奋、勇于开拓，熟悉财务电算化；

（7）物业管理员：

大专以上文化程度，年龄45岁以下，熟悉物业管理工作，具备物业管理经验和相关理论知识，普通话标准，能操作电脑，灵活处理人际关系，积极上进、爱岗敬业、有吃苦耐劳精神；

（8）出纳：

年龄35岁以下，经济类大专以上学历，从事会计、出纳工作两年以上，具有初级会计职称，责任心强，熟悉财务管理，热情大方、待人礼貌，有一定的沟通能力；

（9）保洁、绿化人员：

年龄45岁以下，初中以上文化程度，身体健康能吃苦耐劳，爱岗敬业，了解物业要求，绿化2名熟悉花木的品种及培植方法；

（10）水、电、司炉工：

年龄50岁以下，初中以上文化程度，熟悉本工种工作三年以上工作经验，有相关岗位的上岗操作资格证，能吃苦耐劳，敬业爱岗，了解物业服务要求。

4、招聘渠道：

招聘网站、人才服务中心、广告招聘；

5、招聘程序：

所聘需经面视和复试（笔试）；

招聘工作开始前要制作《计划书》及相应的表格笔试试卷。

二、制定时代盛典物业管理内部制度规章、考核办法及相关文字编写（详细内容另行起草）：

编号内容包括：

（1）公司组织机构编制图；

（2）公司岗位人员的编制；

（3）组织机构工作程序图；

（4）公司人事规章制度及人事作业程序；

其中包括：

总则、雇用、服务、待遇、考勤、休假、请假、奖惩、考核、加班、出差、训练、迁调、福利、保险、抚恤、退休、资等方面内容。

（5）员工服务规范手册；

（6）考核办法；

（7）各部门管理综合制度；

其中包括：

部门组织机构图、岗位职责、岗位管理制度规定、工作规范流程图等内容；

三、聘用人员培训安排：

（1）一期培训：

内容主要是物业管理基本知识、法律法规、行业素质教育；

（2）二期培训：

内容主要是物业管理实务培训，管理制度规章、工作规范程序的培训（各部门的业务培训为主）；

（3）三期培训：

实地工作操作演练主要针对各部门之间的衔接及协调能力。

时代盛典物业管理准备工作责任书

责任人：

王海丽

工作内容

截止完成时间

协助办理人

1、了解并落实时代盛典工程设计、进度计划，设施设备供应商家及安装计划，项目销售情况并且做好书面资料的整理工作。

2004年2月13日

薛文胜

张海

郭晓安

2、落实设备安装前电气工程师、物业管理经理人选。

2004年2月21日

3、和戴德梁行顾问公司洽谈顾问管理事宜、确定顾问合作形式及费用。

2004年2月29日

4、同百盛商场物业管理公司确定共同管理的合作模式及工作中衔接的注意事项。

2004年3月30日

5、确定物业管理方式、签定管理委托合同。

2004年4月30日

6、制定物业管理实施方案、落实招聘面试场地。

2004年4月30日

7、制定时代盛典物业管理各项管理规章制度。

2004.年5月31日

8、招聘物业管理人员。

2004年6月30日

9、对聘用人员进行物业管理知识、法规及行业知识的培训。

2004年7月31日

10、对聘用人员进行管理实务、管理规章制度、规范化操作培训。

2004年8月31日

11、落实物业公司办公用房。

2004年9月10日

12、聘用人员实地工作操作演练。

2004年9月15日

13、百盛开业前物业人员全体到位。

2004年9月30日

责任人：

总负责：

2004年2月5日