物资采购管理办法终稿2.docx
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物资采购管理办法终稿2
中铁四局装饰公司物资采购管理办法
第一章总则
为进一步适应市场经济满足公司不断发展的需要，加强物资采购过程中的监督和控制，建立公司分层次的物资招标采购、审批制度，明确采购、审批权限，规范采购行为，降低采购成本，促进公司物资采购管理规范化、制度化，结合公司实际，特制定本办法。
第二章物资采购组织机构
一、公司成立物资招标采购领导小组。
组长：
分管生产副总经理
副组长：
分管领导、纪委书记
组员：
工程部、财务部、工经部、企管部、物资机械部、监审部、纪检监察部门组成。
二、项目经理部相应成立物资招标采购小组。
第三章物资采购管理职责
一、公司物资机械部物资采购的管理职责：
1.负责项目部物资采购管理工作。
2.贯彻执行国家有关招标投标的法律、法规、方针和政策，以及股份公司、集团公司物资（集中采购）招标方面的制度和办法。
3.对具备集团公司集中招标条件的物资组织项目部提报招标计划，并负责向上级报送采购招标计划、招标公告、招标文件。
4.指导、监督、检查各项目的物资采购管理工作。
5.参与、指导公司新开项目物资市场调查。
6.指导项目的物资集中采购管理工作。
7.参与大宗物资采购招标及合同评审工作
8.建立公司主要物资价格信息数据库。
二、项目经理部物机部物资采购的管理职责。
1.负责项目部物资采购管理工作。
2.项目开工前进行详细的市场调查。
调查内容包括（但不限于）当地及周边各种资源状况、物资的主要来源、价格、道路及运力状况、收费情况、主要资源供应（生产）商及其产品质量、资信、销售能力、供货周期情况等，同时注意收集当地政府对各种资源的生产、销售的限制性政策、措施。
并向公司物机部上报市场调查报告。
3.在项目开工后15日内向公司物机部上报物资总量计划。
4.负责向公司上报招标采购计划（招标金额预计超过50万元以上的物资）。
5.负责对经公司批准同意招标采购的物资进行招标。
6.对符合集团公司招标的物资，编制招标计划、招标文件，代表招标人参加开标、评标等活动。
7.负责对物资供货方的调查评定工作，并建立档案。
8.负责对中标人提供样品的封存、备查。
第四章物资采购管理
一、集团公司承揽并设立局指物资部（材料厂）的工程项目，其物资供应与采购按照集团公司有关物资管理文件执行。
二、在公司自揽工程中甲供、甲控物资以外的物资招标采购由公司、项目经理部负责。
三、物资采购：
物资采购根据采购金额大小不同而采用不同采购程序。
1.1000元以下的物资采购由项目物机部询价，在保证质量的基础上，要货比三家填报询价表一，报项目经理审核同意后方能采购。
2.1000元以上5万元以下的物资采购，项目部至少由2人以上询价，物机部、财务部、工程部、工经部须安排人员加；财务必须安排人员参加。
填报询价表二报项目经理、书记审批。
项目经理、书记认为价格还有下浮空间的，应约供应商当面进一步商谈，争取获得最低价格。
询价表应附有供应商相关资质及质量证明文件，采购合同报公司企管部审核，物资机械部备存。
3.5万元以上50万元以下的物资采购，由项目部物资招标采购小组采用邀请招标、竞争性谈判等方式来进行。
每次参与招标、竞争性谈判的厂商数量须有三家或以上方能进行。
招标、竞争性谈判采购应保存厂商资质及报价资料。
厂商及报价情况填报物资招议标审批表报公司物资机械部批准后方能采购，采购合同报公司企管部审核，正式合同（副本）报公司物资机械部备存。
4.50万元至100万元的物资采购由项目部物资招标采购小组招标采购或竞争性谈判采购，招标活动应提前一周向公司物资机械部上报招标计划，招标计划经公司主管部门批复同意后开展后续工作。
5.100万元至200万元的物资采购由项目部物资招标采购小组组织招标采购，招标活动应提前一周向公司物资机械部上报招标计划，招标计划经公司主管部门批复同意后开展后续工作，公司物资机械部必须参与开标、评标全过程。
6.招标金额预计超过200万元以上的物资采购由项目部物资招标采购小组组织招标采购，公司企管部、财务部、工经部、审计部、工程部、物资机械部、纪检监察部门必须参与开标、评标过程。
7.在同一区域有二个以上的项目同时中标时，公司物资机械部负责组织项目对同类物资进行集中招标采购。
8.采购金额50万元及以上的合同，按照公司合同管理办法报公司企管部组织会审批准后方能正式签订，正式合同（副本）报公司物资机械部备存。
9.在招标前因物资急需或中标供应商不能及时履行合同等情况，项目可以向公司申请应急采购，经批准后项目按批准的数量进行招（议）标采购，应急采购的物资数量不得超过该项物资总需用量的10%。
10.集团公司管理的项目、BT项目或业主规定的甲供、甲控物资的相关文件、规定及时上报公司物资机械部。
11.若当地市场发育不健全，不能采用招标、竞争性谈判采购的应将原因、采购方式报告公司物资机械部批准后方可执行。
12.每次招、议标工作结束后，项目部应认真保存相关文件、记录，如：
招标文件、投标文件、评标标准、评标记录（打分表）、评标报告、中标通知书、合同文本、质疑答复等。
项目部的物资管理部门应对此次的招标工作进行总结，对取得的效果进行评价，并指出存在的问题，以便在下一次招标工作中予以改进。
13.符合集团公司集中招标条件的物资由公司物资机械部组织项目部向上级部门提报采购招标计划，并负责向上级报送招标公告、招标文件，由集团公司组织招标。
第五章物资招标采购的相关规定
一、每次招标前项目部应进行详细的市场调查，根据市场调查单价以及相关公开的价格信息合理测算招标控制价，确定招标控制价。
招标控制价应在开标前一个工作日内由项目经理、项目物机部长、项目工经部长共同确认，招标控制价要严格保密。
二、在招标文件中要明确，出现下列情况之一的包件，评标委员会可以拒绝该包件所有投标：
1．投标人不能通过资格预审的。
2．有效投标人少于三个使得投标明显缺乏竞争性的。
3．经评标委员会证实投标人串通投标损害招标人利益的。
4．所有投标报价均超过招标人可以接受的价格时，招标人有权拒绝所有投标。
三、公司和项目物机部在编制招标文件时应对具体物资描述、评标办法、评标原则等相关条款和内容做出明确的描述和界定，以避免因招标文件内容的不具体、不准确而导致的不平衡报价、低于成本价竞标及评标不公等有失公平现象。
四、为推行直销式物资采购，减少中间环节，在招标文件中应增设投标人资格限制条件。
投标人须是生产厂家或生产厂家书面授权的代理商。
五、自招标文件发出之日起至停止发出之日止，最短不得少于五个工作日。
为给予投标人编制投标文件的合理时间，自招标文件开始发出之日起至投标人提交投标文件截止之日止，最短不得少于20日。
六、提交投标文件的投标人少于三个的，应当重新招标，重新招标投标人仍少于三个的，可以对二家合格投标人进行开标、评标或采取议标、竞争性谈判等其他方式进行采购。
七、常用的几种评标办法：
１.打分法。
评标委员会根据评标标准确定的每一投标不同方面的相对权重即得分，累加得分最高的投标即为最佳的投标，应当推荐为中标候选人。
２.综合评估法。
最大限度地满足招标文件中规定的各项综合评价标准的投标，应当推荐为中标候选人。
3.最低评标价法。
能够满足招标文件的实质性要求，经过评审的投标价格为最低且投标价格应处于不低于自身成本的范围之内，应当推荐为中标候选人。
八、投标人中标后不签订合同和提供虚假保函的行为为严重不守信行为，项目须将情况及时上报公司物资机械部，以便对其采取取消中标资格、列入黑名单限制今后参与投标、上报上级部门在股份公司、集团公司内通报等惩罚措施。
第六章招标费用管理
1、对招标文件的售出应合理收取费用，按照专款专用、适度、有效的原则，将此项收费使用于进行招标管理、招标活动的费用支出上。
招标文件的售出应在招标公告、邀请招标信函中明示，标的文件售出收费标准：
招标金额在50万元至100万元以内的，标书售价为100元；招标金额在100万元至200万元以内的，标书售价为200元；招标金额在200万元以上的，标书售价为300至500元不等最高不易超过500元。
二、招标人在招标活动中相关费用的收取以及投标保证金、履约保证金的收取、退还等资金活动的管理依据投标文件的规定进行，由招标单位财务部门负责办理，经办人不得收受现金。
三、招标人应在招标文件中要求投标人提交一定数额的投标保证金，投标保证金视情况控制在1-2万元之间，不得超过两万元。
四、招标人应在招标文件中明确中标人交纳履约保证金事项，履约保证金一般为中标合同价的10%以内。
四、招标人与中标人签订合同后五个工作日内，应当向所有投标人一次性退还投标保证金，履约保证金应当在中标人供应的最后一批货物验收合格后一个月内退还。
）
第七章监督与检查
一、物资采购招标是一项重要的经济活动，参与招标的单位和相关人员必须遵守国家和地方的法律、法规及本办法的相关规定。
二、公司纪检监察部门监督招标活动工作，并全程参与招标及评标过程。
三、公司将定期对物资采购招标管理进行检查，检查的内容包括：
1．项目是否存在将应该进行招标采购的项目化整为零或以其它任何方式规避招标采购的行为；
2．采购及招标方式是否符合规定；
3．招标采购是否按规定的程序进行；
4．招标过程中所有书面记录是否保存完整，包括：
招标文件、投标文件、评标标准、评标记录（打分表）、评标报告、中标通知书、合同文本、质疑答复等
5．采购合同的签订及履行情况；
6.招标费用的管理是否符合本办法规定。
四、在物资招标采购过程中有下列行为之一的，视情节的严重程度追究相关部门和人员的经济或行政责任，严重者由司法部门追究法律责任；
1.未提报采购招标计划而擅自招标的，或未按本办法规定进行招标的；
2.需要进行核备的招标资料而未提交核备的；
3.未按照本办法组织评标委员会或未按照规定的评标原则评标的；
4.与投标人串通，泄露投标人信息及招标控制价，进行虚假招标的；
5.接受贿赂或获取其它不正当利益的；
6.未严格按本办法规定程序和要求进行招标、定标，造成中标价高于市场价的；
7.其他严重违反本办法规定行为的。
第八章附则
一、本办法适用于公司自揽的所有工程项目的物资招标采购，属局指管理的项目、BT项目或业主规定的甲供、甲控物资以外具备招标条件的物资也要按本办法执行。
二、为规范招标活动，将相关范本附后。
1．附件一：
物资采购市场询价表
（一）
2．附件二：
物资采购市场询价表
（二）
3．附件三：
物资招（议）标采购审批表
4．附件四：
招标公告（范本）
5.附件五：
投标邀请书（范本）
6.附件六：
开标记录表（标准表格）
7.附件七：
招标考核评分情况表
8.附件八：
招标考核总分汇总排名表
9.附件九：
评标报告（推荐文本）
10．附件十：
中标通知书（范本）
11．附件十一：
中标结果通知书（范本）
三、本办法由公司物资机械部负责解释。
四、本办法自发布之日起实施。
附件一
物资采购市场询价表
（一）
单位名称：
序号
供应商名称
姓名
电话
地址
材料名称
规格型号
单位
价格
询价人员
询价人员
时间
1
2
3
4
5
备注：
项目经理审批意见：
年月日
附件二
物资采购市场询价表
（二）
单位名称：
序号
供应商名称
姓名
电话
地址
材料名称
规格型号
单位
价格
询价人员
询价人员
时间
1
供应商一
2
供应商二
3
供应商三
4
5
备注说明：
项目经理审批意见：
年月日
项目书记审批意见：
年月日
注：
1.项目部未设书记的由分管物资的副经理填写意见。
2.询价表应附有供应商相关资质及质量证明文件。
附件三
物资招（议）审批表
单位名称：
（章）传真电话：
编号：
物资名称
计量单位
规格型号
本次采购数量
招（议）标地点
招（议）标时间
投标厂家及报价
投标单位名称
报价
付款方式
联系人
联系电话
招（议标）结果
经过评审产品质量、价格符合要求，并选定
厂家作为我部的中标厂家。
招（议）标小组签认
姓名
职务
姓名
职务
公司物资机械部审批意见
公司分管领导审批意见
附件四
招标公告
（项目名称）（物资品种）招标公告
一、招标条件
本招标项目（项目名称）已由（项目审批、核准或备案机关名称）以（批文名称及编号）批准建设，项目业主为，建设资金已落实，招标人为。
本项目（物资品种表）已具备招标条件，现进行公开招标。
二、项目概况与招标内容
1.项目概况：
（说明本次招标项目的建设地点、规模等）。
2.招标内容：
（物资品种、计划交货期等）。
三、投标人资格要求
1.在中华人民共和国注册的企业法人单位，具有独立的法人资格，注册资金万元（含）以上。
企业法人营业执照通过年年审。
（提供复印件并加盖公章）
2.本次招标要求投标人须具备生产许可（提供复印件并加盖公章），具备业绩，并在人员、设备、资金等方面具备相应的能力。
1.凡有意参加投标者，请于年月日至年月日（法定公休日、法定节假日除外），每日上午时至时，下午时至时（北京时间，下同），在（详细地址）持（单位介绍信、相关证明材料等）购买招标文件。
2.招标文件每套售价元，售后不退。
3.邮购招标文件的，需另加手续费（含邮费）元。
招标人在收到单位介绍信和邮购款（含手续费）后日内寄送。
五．投标文件的递交
1.投标文件递交的时间为：
年月日时分至时分，递交投标文件的截止时间（投标截止时间，下同）为年月日时分，地点为。
2.逾期送达的或者未送达指定地点的投标文件，招标人不予受理。
六、发布公告的媒介
本次招标公告同时在（发布公告的媒介名称）上发布。
七、联系方式
招标人：
地址：
邮编：
联系人：
电话：
传真：
电子邮件：
网址：
开户银行：
账号：
年月日
附件五
投标邀请书（适用于邀请招标）
（项目名称）（物资品种）投标邀请书
（被邀请单位名称）：
一、招标条件
本招标项目（项目名称）已由（项目审批、核准或备案机关名称）以（批文名称及编号）批准建设，项目业主为，建设资金已落实，招标人为。
项目已具备招标条件，现邀请你单位参加（项目名称）（物资品种表）投标。
二、项目概况与招标内容
1.项目概况：
（说明招标项目的建设地点、规模等）。
2.招标内容：
（物资品种、计划交货期等）。
三、投标人资格要求
1.在中华人民共和国注册的企业法人单位，具有独立的法人资格，企业法人营业执照通过年年审。
（提供三证一照复印件并加盖公章）
2.本次招标要求投标人须具备生产许可（提供复印件并加盖公章），具备业绩，并在人员、设备、资金等方面具备相应的能力。
四、招标文件的获取
1.请于年月日至年月日（法定公休日、法定节假日除外），每日上午时至时，下午时至时（北京时间，下同），在
（详细地址）持（单位介绍信、本投标邀请书、相关证明材料等）购买招标文件。
2.招标文件每套售价元，售后不退。
3.邮购招标文件的，需另加手续费（含邮费）元。
招标人在收到邮购款（含手续费）后日内寄送。
五、投标文件的递交
1.投标文件递交的时间为：
年月日时分至时分，递交投标文件的截止时间（投标截止时间，下同）为年月日时分，地点为。
2.逾期送达的或者未送达指定地点的投标文件，招标人不予受理。
六、确认
你单位收到本投标邀请书后，请于（具体时间）前以传真或快递方式予以确认。
七、联系方式
招标人：
地址：
邮编：
联系人：
电话：
传真：
电子邮件：
网址：
开户银行：
账号：
年月日
附件六
开标记录表
（项目名称）（物资品种）开标记录表
招标编号：
开标时间：
年月日时分
包件号
投标人
投标报价（元）
是否提供投标保证金
备注
签名
招标人代表：
记录人：
监标人：
唱标人：
年月日
附件七
×××材料招标考核评分情况表
序号
材料供应商
材料
价格
企业资质和业绩
付款
条件
供货
能力
质量
承诺
现场答疑
总分
分
分
分
分
分
分
100分
年月日
附件八
×××材料招标考核总分汇总排名表
序号
投标供应商名称
得分
得分排名
评分签名：
年月日
附件九
评标报告
（招标人名称）于年月日在（媒体名称）发布物资名称招标公告，招标编号：
。
按照招标文件规定，本次招标于（详细时间）在（地点）开标，参加（包件号）投标的投标人为：
（列出投标人名单）。
经过评标委员会评审：
投标人×××，经评审投标报价元，形式评审合格，资格评审合格，商务评审合格，技术评审合格，重大偏差评审合格，通过评审。
（注：
对未通过评审的投标人，要说明其不合格项和不合格原因）
经评审（投标人名称）为经过评审合格的投标人。
评标委员会根据招标文件所规定的评标方法：
经评审的（打分法、最低价中标法，一致同意推荐本次招标中标候选人为：
第一名：
（投标人名称），投标报价金额：
；第二名：
（投标人名称），投标报价金额：
；第三名：
（投标人名称），投标报价金额：
。
评标委员会签名：
年月日
附件十
中标通知书
（中标人名称）：
你方于（投标日期）所递交的（项目名称）（招标编号、物资品种、包件号）投标文件已被我方接受，被确定为中标人。
中标价：
元。
请你方在接到本通知书后的日内到（指定地点）与我方签订合同，在此之前按招标文件规定，向我方提交履约担保。
特此通知。
招标人：
（盖单位章）
法定代表人：
（签字）
年月日
附件十一
中标结果通知书
（未中标人名称）：
我方已接受（中标人名称）于（投标日期）所递交的（项目名称）（招标编号、物资品种、包件号）投标文件，确定（中标人名称）为中标人。
感谢你单位对我们工作的大力支持！
招标人：
（盖单位章）
法定代表人：
（签字）
年月日
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