山东科技大学网上报销系统培训手册样本.docx
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山东科技大学网上报销系统培训手册样本
山东科技大学网上报销系统培训手册
一、系统登录
（一）软件登陆地址
首次登陆操作，是网上报销管理系统系统运行环境安装，在安装完成后，下次登陆时不需要再次安装。
内网地址：
外网地址：
（二）系统应用环境
1、软件配置要求
GS5.0.1是B/S架构产品。
含有支持浏览器用户端就能够运行。
用户机推荐使用操作系统：
Windowsprofessional/Windowsserver/Windowsserver/Windowsxp/WindowsxpSP2。
用户机推荐浏览器：
IE6.0。
2、网络相关要求
在实际应用中，用户网络环境中可能安装有防火墙，用户又经过防火墙访问应用服务器时，需要注意。
在防火墙上开放对应端口。
在GS应用中，端口使用也是灵活。
用户以单例应用或集群模式灵活配置环境，并确保相关端口不被其它应用占用。
在设置防火墙端口策略时需要注意开放上述端口。
在数据库服务器和应用服务器上不要安装或启用DHCP，DNS，PROXY、WINS和防火墙等服务。
针对以Windows和WindowxXP作应用服务器用户请将防火墙功效停止，确保数据库服务器和应用服务器，应用服务器和应用服务器间高速网络通信，不提议安装或设置跨网关或跨防火通信。
应用服务器网卡正确设置很关键。
通常情况下，全部要确保网卡驱动、物理连线、地址、网关、路由等被正确配置。
假如环境中有网卡被启用而未连接物理网线，可能造成系统网络操作很慢。
3、InternetExp1orer设置
首先要求用户端ie版本为6.0及以上版本，并确保在进入gs系统后，防火墙不阻止窗口弹出程序。
以后，请按以下做操作进行ie配置。
（1）打开ie浏览器中工具下面【internet选项】
（2）在【常规】当中操作
internet临时文件中，删除cookies，删除文件
（3）点击【设置】，设置成每次访问此页时检验
（4）在【安全】中操作
【当地internet】—【自定义等级】，将ActiveX控件和插件目录下全部选项全部设置成为启用或提醒。
点击【受信任站点】—【站点】，将gs系统地址添加进来。
注意：
需要把下面对该区域中全部站点要求服务器验证（https：
）前面勾去掉。
（5）在【高级】中操作
将启用第三方浏览器扩展前面勾去掉，不用重新开启。
（6）关掉ie，重新登陆即可
（三）登陆系统和系统简明介绍
1、系统首次登陆
（1）打开浏览器，在地址栏录入软件登陆地址，出现下面内容：
（2）点击【在线最小化安装】，出现下面提醒，系统自动进行安装
（3）安装完成，选择【点击登录】，进行下一步
（4）【点击登录】以后，等候系统出现下图，选择对应信息就能够进入软件进行操作
应用实例：
软件帐套选择，选择哪个实例进入哪套帐，网上报销就选择“山东科技大学”这套帐；
业务日期：
软件业务日期，能够依据要处理哪个月份业务选择对应月份进入；
用户名：
每个操作员全部有一个固定操作编号，依据下发给每个人用户号进入；
密码：
输入自己在软件中设置登陆密码。
也能够登陆后随时修改密码，下次登陆使用新密码登陆。
假如要修改密码，见下图：
修改密码步骤：
登陆软件后，选择“个人信息”，进入后选择“基础信息设置”，在“修改密码”处打钩，输入“旧密码”，在“新密码”及“密码确定”处输入要修改新密码，点击“确定”，密码修改完成。
（5）首次登陆完成后，系统会在桌面创建一个快捷方法，以后登陆直接选择桌面快捷方法。
二、业务操作
（一）报销人员
报销人员录入借款、报销等基础单据。
1、个人费用单录入
〖报销人员〗进入系统，选择【财务管理】-【费用管理】-【录入】-【个人费用单录入】，进行单据内容录入。
图：
单据类型：
点击选择需要录入单据。
单位：
系统自动判定。
部门：
点击选择报销人所在部门。
期间：
指是目前业务月份，能够修改。
选择完成后，点击【确定】进入，以下图
点击【新增】进入费用单据填制界面。
2、个人费用单填制
依据报销单内容填报。
单据表头项目：
报销人、所在部门全部能够依据选择信息自动填写上。
单据表体项目：
项目、起始时间、终止时间，全部能够进行右键帮助选择。
假如是多个项目点击【增加行】添加行数。
3、个人费用单提交审批
【计算】：
报销人员填制完成费用单据，点击“计算”算出报销累计；
【保留】：
然后点击“保留”进行内容保留；
【提交审批】：
最终点击“提交审批”自动提交给审批人。
【取消审批】：
假如单据进行了提交审批，但审批人还没有审批，单据假如需要重新修改，就能够点击“取消审批”返回未提交审批状态，就能够对单据信息进行修改。
4、查询
单据审批状态查询：
个人报销单据提交审批完成，报销人能够随时查询审批状态。
有两种查询方法：
A：
个人费用单录入，看单据审批结果
待审批：
代表单据录入完成，提交审批，但还未审批完成。
不经过：
代表单据没有审批经过，能够重新修改单据，然后重新保留，重新走提交审批步骤。
B：
【基础数据】-【工作平台】-【任务】-【我请求】
经过我请求，依据审批业务类型，选择要查询单据，点击相关步骤，能够看到单据动态审批流转过程，红色标注代表正在此步骤进行审批。
见下图：
2、个人借款还款查询
日期范围：
默认当月，能够依据要查询单据日期，修改日期范围，点击“确定”。
出现查询结果。
借款金额：
报销人业务单据金额。
冲还款金额：
报销人已冲销借款金额。
个人往来金额：
借款金额--冲还款金额余额。
（二）报账员
1、费用单录入
〖报账员〗进入系统，选择【财务管理】-【费用管理】-【录入】-【费用单录入】，进行单据内容录入。
图：
单据类型：
点击选择需要录入单据。
单位：
系统自动判定。
部门：
点击选择报销人所在部门。
期间：
指是目前业务月份，能够修改。
2、费用单填制
依据报销单内容填报。
单据表头项目：
报销人、所在部门全部能够依据选择信息自动填写上。
单据表体项目：
项目、起始时间、终止时间，全部能够进行右键帮助选择。
假如是多个项目点击【增加行】添加行数。
3、费用单提交审批
计算：
报账员填制完成费用单据，点击“计算”算出报销累计；
保留：
然后点击“保留”进行内容保留；
提交审批：
最终点击“提交审批”自动提交给审批人。
取消审批：
假如单据进行了提交审批，但审批人还没有审批，单据假如需要重新修改，就能够点击“取消审批”返回未提交审批状态，就能够对单据信息进行修改。
4、查询
查询方法和个人费用单查询相同，在这里不再做说明。
（三）审批人员
1、实施审批步骤
〖审批人员〗进入系统，选择【基础管理】-【工作平台】-【待办任务】，进行单据审批。
图：
系统会显示共几条需要审批单据，选中需要审批单据，点击【实施工作项】图：
关联单据：
显示是需要审批单据信息，审批人能够查看该单据填制内容。
实施日志：
能够经过实施日志，查看单据已经过哪些审批人审批。
具体审批统计情况。
实施工作：
假如单据审批经过，经过审批结论选择“经过”点击流转，就审批完成；假如单据有问题，能够经过审批结论选择“不经过”点击流转，单据就退回到提交审批人处，能够对单据进行修改，重新提交审批。
2、查看已审批过单据
〖审批人员〗进入系统，选择【基础管理】-【工作平台】-【已办任务】，查看本人已经审批过历史单据。
图：
查看单据：
查询单据填制信息。
查看日志：
查询该单据审批日志。
相关步骤：
显示该单据动态审批步骤图。
（四）财务稽核
1、稽核单据
〖财务稽核人员〗进入系统，选择【基础管理】-【工作平台】-【代办任务】，进行单据稽核。
系统会显示共几条需要审批单据，选中需要稽核单据，点击【实施工作项】图：
关联单据：
显示是需要稽核单据信息，财务稽核人能够查看该单据已填制内容，也能够对许可稽核人员修改信息进行修改及补充，如出差补助等需要由稽核人员在此补充，重新计算单据累计，点击“保留”完成单据稽核。
2、实施审批步骤
实施日志：
能够经过实施日志，查看单据已经过哪些审批人审批。
具体审批统计情况。
实施工作：
假如单据稽核经过，经过审批结论选择“经过”点击流转，就稽核完成；假如单据有问题，能够经过审批结论选择“不经过”点击流转，单据就退回给报销人，能够对单据进行调整修改，重新提交审批。
3、冲销借款
〖财务稽核人员〗进入系统，选择【财务管理】-【费用管理】-【记账】-【个人单据报销】，冲销报销人借款。
冲销步骤：
A：
选择要冲借款报销单，审批标志“已经过”，点击“单据”；
B：
调出要冲销借款报销单以后，点击“冲借款”，系统自动取出报销单数据，形成“报销金额”，此次还款金额，能够手工输入实际要冲销金额，点击“保留”进行冲销。
C：
对于冲销完成报销单，能够点击“报销确定”，单据自动存放到“已确定”状态中，能够分状态进行查询。
报销确定状态分三种：
未确定：
指未冲借款报销单，及还没有冲销完成借款单，系统默认进入为本状态；
已确定：
单据实施“报销确定”后，自动放入“已确定”类别，表示已全部处理完成报销单及借款单；
全部：
“未确定”及“已确定”全部单据全部显示出来。
（五）报销单据填写说明
附件1
借款单表1
借款日期
登陆日期，系统自动生成
借款人工资号
手工录入
借款人
手工录入
单据编号
系统自动生成
所在部门
右键选择
项目编号
现在手工录入
项目名称
现在手工录入
是否出差
右键选择
汇入单位
手工录入
汇入银行帐号
手工录入
汇入银行
手工录入
是否乘飞机
右键选择
汇款用途
手工录入
汇入银行省市
手工录入
附件张数
手工录入附全部原始单据张数
金额大写
点击计算，自动生成
借款金额
手工录入
付款方法
右键选择
借款事由
手工录入
未还款金额
系统依据冲销结果自动生成此项，不要填写
出差人数
手工录入
出差地点
手工录入
出差时间
手工录入
至
手工录入
部门责任人
实施审批流会自动签字
会计签章
实施审批流会自动签字
1、正常经费借款单
（1）以上单据如表1所表示，用于正常办公经费报销。
（2）教学专题“项目责任人”需要手工签字。
审批步骤为：
报销人-报账员-部门责任人-教务处责任人-财务稽核。
（3）学科办专题审批步骤为：
报销人-报账员-部门责任人-学科办责任人-财务稽核。
（4）人事处负责专题审批步骤为：
报销人-报账员-部门责任人-人事处责任人-财务稽核。
（5）组织部负责专题审批步骤为：
报销人-报账员-部门责任人-组织部责任人-财务稽核。
（6）财务处负责专题审批步骤为：
报销人-报账员-部门责任人-财务处责任人-财务稽核。
（7）校办负责专题审批步骤为：
报销人-报账员-部门责任人-校办责任人-财务稽核。
（8）校领导负责专题审批步骤为：
报销人-报账员-部门责任人-校长-财务稽核。
2、专题经费借款单
博士开启费和教育厅科研经费和纵向科研项目标“项目责任人”需要手工签字。
审批步骤为：
报销人-部门责任人（是部门分管领导）-财务稽核。
3、纵向性科研项目经费借款单
格式和表1相同。
4、横向性科研项目经费借款单
（1）横向科研项目审批步骤为：
报销人-财务稽核。
“项目责任人”需要手工签字。
（2）代管科研处分管项目标审批步骤为：
报销人-报账员-科研处责任人（3个人任意一人审批经过即可）-财务稽核。
“项目责任人”需要手工签字。
5、科研基金项目经费借款单
书记负责项目标“院副书记”需要手工签字。
审批步骤为：
报销人-报账员-学院书记-财务稽核。
附件2
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