项目部费用及报销管理制度样本.docx

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项目部费用及报销管理制度样本

XXXXX有限公司

运营项目部

费用及报销管理制度

批准：

审核：

编写：

09月01日颁布实行

一、编制目

为规范运营项目部资金管理、费用管理、报销管理，保证资金安全，控制费用合理支出，理顺费用报销流程；依照XXXXX有限公司关于规定结合项目部实际状况，特制定本制度。

二、合用范畴

本制度合用于XXXXX有限公司运营项目部资金管理、费用管理、报销管理。

三、资金管理制度

3.1项目部使用资金采用备用金制度。

3.2运营项目部备用金按月度申请，月度备用金额度原则上不超过5万元，详细各项目月度备用金额度由公司筹划经营部依照项目实际拟定，遇特殊状况可单独申请。

3.3.运营项目部备用金由项目部填报《备用金申请单》，报公司筹划经营部审核，经分管副总经理审核总经理批准后由财务付款；《备用金申请单》作为财务留存项目借款根据。

3.4运营项目备用金欠款由项目部月度报销费用抵冲，项目部对已发生费用应及时汇总报销；对月度报销不能抵冲某些作为项目欠款合计，合计欠款达15万元时公司将停止向项目提供备用金。

3.5运营项目部资金管理由项目副经理负责，项目副经理开设专用项目资金账户。

项目备用金由公司财务打入项目部专用资金账户。

3.6项目部筹划员兼任项目出纳，必要建立《钞票日记帐》，每笔收支款必要及时登记，必要核对钞票帐面余额及库存余额，保证帐款相符。

四、借款管理制度

4.1项目部应严格控制借支钞票，因公事务需借款应先填写《借款单》，经项目经理批准后方可支付。

4.2项目借支钞票，单笔上限额度不得超过1万元。

个人合计未还欠款总额不得超过3万元。

4.3项目部钞票借款偿还，可采用钞票还账方式，亦可采用报销抵冲方式，对报销不能抵冲应采用钞票方式补齐。

4.4单笔借款单抵冲或还款日期最长不得超过3个月，超过3个月仍不能偿还在薪资中扣还。

4.5原则上不容许私人借支钞票，特殊状况，必要制定还款筹划，严格按还款筹划还款，经项目经理批准后方可借款，逾期还款每月从薪金中扣款。

4.6项目应做好借款记账工作，每月由筹划员记录汇总项目部借款及欠账状况，及时清欠。

五、付款管理制度

5.1运营项目部付款分现场付款和申请公司付款两种方式。

5.2申请公司付款：

5.2.1申请公司付款需填报《付款申请单》，每月25日前集中邮寄至公司，经分管副总经理审核，总经理批准后由财务直接付款至指定账户。

5.2.2申请公司付款费用项目如下：

●原材料付款

●房租付款

●通过订立合同采购或能单独开具增值税发票备品备件付款

●钢球、润滑油、油漆等通过订立合同采购或可以单独开具增值税发票消耗性材料付款

●外委工程付款

●固定采购地点且可以集中统一开具增值税发票其她物品付款。

5.2.3原材料申请公司付款按月度申请，同步随单提供发票、月度进料清单（按天记录），月度进料清单需项目经理签字。

5.2.4其她申请公司付款应随单提供发票、合同或复印件、入库单等。

带合同付款应注明付款比例。

预付款、未开发票在发票栏应注明“待开”。

5.3项目部现场付款：

5.3.1项目部现场采购不具备申请公司付款货款由项目部采购员负责付款。

5.3.2项目部招待费付款普通由经办人先行垫付，然后报销；较大数额招待费也可先行办理借款然后结付报销。

5.3.3项目部暂时用工工人工资由项目部现场支付。

5.3.4其她项目部零星付款由经办人先行垫付，然后报销。

5.4项目部车辆油费由公司总部统一充卡付款。

六、报销管理制度

6.1基本规定：

6.1.1项目部费用报销采用月度报销制，每月25日前项目部将当月应报费用发票粘贴清晰邮寄至公司报销。

6.1.2项目部费用报销应填写公司《费用报销单》，费用报销单应按照《报销费用分类原则》分类填写并分类贴报发票。

开在同一张发票几类费用可按较高额度费用类别贴报，但记录必要按分类原则分开记录。

6.1.3项目部费用发票粘贴由项目筹划员负责，费用报销单需项目经理审核签字后方可邮寄回公司报销。

6.1.4费用报销时间：

以发票开具日期为根据，报销时不得超过发票开具日期60日。

6.1.5项目部个人报销不需粘贴发票。

个人费用报销需经项目经理审核并在发票上签字后至项目筹划员处报销。

6.1.6项目筹划员对项目部个人报销费用应做好记账并保管好发票。

6.1.7费用报销应尽量获得正规发票，对于的确不能获得发票应开具正规收据；对于的确无发获得票据应出具费用详细阐明，并经项目经理签字确认报公司审核。

6.2差旅费报销

6.2.1出差是指员工因工作需要，受公司派遣前去异地办理业务、开发市场，协调关系或解决公司事务，开会、学习等活动。

6.2.2差旅费涉及出差发生城际交通费、住宿费、出差地市内交通费等费用；员工定期回家路费；不涉及外出接待客户、洽谈业务、联系关系所需招待费及购买礼物费用。

6.2.3出差期间洗衣费、健身保健费及住宿房间内有价商品等，不予报销。

6.2.4项目部项目经理如下人员出差由项目经理批准。

6.2.5项目经理出差由公司总部批准。

6.2.5交通费原则：

项目

级（职）别

交通

火车

轮船

飞机

客车

副总经理以上

软卧/硬卧/高铁二等

二等

经济舱

普通

部门负责人/高工/项目经理

硬卧/高铁二等

三等

无（特殊状况需申请）

普通

员工

硬卧/高铁二等

三等

无（特殊状况需申请）

普通

备注：

员工级别车程超过4个小时，火车方可乘坐“硬卧”席别。

6.2.6住宿费原则：

住宿费涉及房费、地方政府收取保险等费用。

以如家、汉庭为原则（应酬除外）。

项目

级（职）别

住勤补贴原则（元）

县级及如下

普通都市

省会级都市

直辖市特区都市

副总经理以上

≤300

≤300

≤400

≤500

部门负责人/高工/项目经理

≤160

≤200

≤260

≤360

员工

≤120

≤150

≤200

≤260

6.2.7无特殊状况，员工出差路程禁止绕道中转，出差期间因工作需要或生病等因素需延长出差时间或变化差旅路线，应及时请示出差主管领导批准。

未经允许擅自延长出差时间或变化差旅路线，不予报销差旅费。

6.2.8市内交通费指出差期间市内交通费，涉及公共汽车、地铁、中巴、出租车等，以及因而产生相应过桥、停车等费用。

市内交通以公共交通为主。

如需打出租车在报销出租车票背面上注明打车起点、终点及打车时间。

6.2.9员工家距项目部所在地方圆200公里范畴外员工，享有回家路费报销：

专工以上人员（含专工）每隔2个月报销一次，专工如下人员每隔3个月报销一次。

6.2.10员工回家路费仅报销正常交通费，期间发生出租车费用、食宿费用不予报销。

6.2.11员工回家过程中不得绕道、绕程、恶意中转；不得已绕道、绕程在报销时应予以积极阐明，并按正常行程应产生费用报销，超过某些自理。

6.2.12员工回家乘用交通工具应按《交通费原则》乘坐，回家路费中如有超过原则交通费，员工应积极阐明并按乘坐原则应发生费用予以报销，超过某些自理。

6.3业务招待费报销

6.3.1业务招待费是指在项目运营生产过程中需要对外进行招待类费用，详细项目见《报销费用分类原则》。

6.3.2业务招待经办人员须填写《业务招待费申请单》提出申请，经项目经理批准后执行；如因时间因素招待前未能申请，在招待后3日内补办申请单。

6.3.3无申请单招待费用项目筹划员不予报销。

6.4报销单填制及发票规定。

6.4.1报销单填制规定

6.4.1.1发票类单据按《报销费用分类原则》分类、分次、分页粘贴填制；所有报销单据张数和共计金额必要精确无误填写，粘贴规定整洁、美观。

6.4.1.2费用报销单后按票据顺序详细附上各单据明细（详见《费用报销明细表》），随附在费用报销单后一同邮寄至公司。

6.4.1.3收据类单据尽量用发票抵用报销，的确没有，按顺序依次粘贴并在费用明细清单里详细阐明（即费用报销明细表）。

6.4.1.4单次出差任务差旅费集中一次报销，所有票据粘贴在一张《费用报销单》中；员工回家路费报销按月度集中粘贴报销。

6.4.1.5员工出差期间发生订票费、行李托运费等费用可凭发票报销，订票费收据不能做为报销根据，订票时一定要获得正式发票。

6.4.1.6所有报销内容填写完毕后，需要核算总数，并将共计金额大小写填写完整，金额应顶格写，前面不能留有空隙，在涉及金额地方不得涂改。

6.4.2发票获得注意事项

6.4.2.1费用报销时原则上要获得正规真实发票，票据完整、内容清晰，定额发票票面加盖发票专用章或财务专用章，机打发票必要写清发票昂首（XXXXX有限公司）且不能简写，对于虚假不完整发票公司有权退回个人或不予报销。

6.4.2.2经办人在索取发票时如能索取增值税专用发票尽量索要增值税专用发票。

6.4.2.3在不能获得发票时尽量获得收据（加盖单位章），所有购销、耗费必要有票有据。

在发票和收据都没有状况下必要注明事情原由由经各级负责人审核签字确认后方可报销。

6.4.2.3对于员工提供发票、车票不符合报销规定，超过报销原则且无合理解释，筹划员有权回绝接受票据。

6.4.2.4需凭票报销项目，若报销单据丢失，除火车票，飞机票外，一律不报销；飞机票，火车票报销按实际金额50%予以报销。

6.4.2.5员工进行费用报销时应以诚信为原则，如从中弄虚作假，一经查出就按虚报金额2—5倍惩罚；对于出具伪证员工及审核人包庇作假行为,按违纪人惩罚金额50%处以罚款。

七、解释权限

该规定解释权属于公司筹划经营部。

八、批准执行

该制度自颁布之日起生效、执行。

九、费用报销流程

附表：

《备用金申请单》

XXXXX有限公司运营项目

备用金申请单

项目：

申请时间：

年月日

申请金额

¥：

大写

收款账号

申请阐明

申请人

项目经理

分管副总

筹划经营部

总经理

财务

《借款单》

借款单

有限公司年月日

项目名称

借款人

借款金额

大写：

小写：

借款用途

备注

总经理：

财务：

工程部/筹划经营部：

部门负责人：

《付款申请单》

XXXXX有限公司

付款申请单

日期：

申请人

收款单位

开户行

账号

合同编号

付款金额

人民币：

人民币大写:

付款比例

用途

发票编号

采购申请编号

备注

项目负责人

工程部

筹划经营部

财务

总经理

《业务招待费申请单》

XXXXX有限公司运营项目部

业务招待费申请

经办人姓名

部门

时间

年月日

招待地点

客户名单

客户单位

发生费用

事由

参加人员

经理签字

年月日

《报销单据粘贴单》

《差旅费报销单》

XXXXX有限公司运营项目差旅费报销单

年月日

出差人

部门

项目名称

出差事由

出差批准人

出发

到达

交通工具

车船票

住宿费

市内交通

其她

月

日

时间

地点

月

日

时间

地点

张数

金额

张数

金额

张数

金额

张数

金额

实报

应报

实报

应报

合计

补贴金额

共计金额（大写）：

佰拾万仟佰拾元角分

小写：

￥

副总经理

项目经理

报销人

总经理

筹划经营部

财务审核