办公管理说明书.docx
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办公管理说明书
办公管理说明书
目录
一、目的1
二、适用范围1
三、责任人1
四、现场管理相关方面及主要事项1
1、现场卫生管理1
个人区域卫生管理：
1
公共区域卫生管理：
2
2、个人仪表2
个人仪表要求：
3
3、规定着装、工牌佩戴3
员工着装规范的原则3
4、员工行为规范（礼仪）4
礼节礼貌规范4
公共场所礼仪5
电话接听礼仪6
客户交往礼仪7
介绍与引见礼仪8
5、在公司规定时间、地点内用餐，办公室内禁吸烟9
6、公司各项规章制度9
一、目的
为维护公司正常的工作秩序，确保干净健康的工作环境，树立积极向上的员工形象。
实施有效的管理，充分调动员工的工作积极性和主动性，培养全体员工高度的自觉性和责任感，实现整个公司运作的良性循环，特对现场管理进行说明。
二、适用范围
适用于各部门及全体员工
三、责任人
行政部经理、行政专员、各部门人员
四、现场管理相关方面及主要事项
1、现场卫生管理
【卫生检查标准公告】
个人区域卫生管理：
每周五下午进行大扫除。
17:
00开始打扫，17:
20按【卫生检查标准公告】（需进一步完善修改）进行检查。
（办公用品是否摆放整齐，电脑干净，桌面干净）
公共区域卫生管理：
每月底行政部将下月卫生值日表排出，并张贴公示。
所有人员按值日表次序值日。
包括：
办公区域卫生打扫，桌面整洁，花木养护等方面。
每日8:
00至9:
00为值日生打扫时间，行政专员每日9:
00开始，按【卫生检查标准公告】进行卫生检查。
如未打扫或未打扫干净，值日人员需重新打扫。
如经行政专员提醒仍未打扫或未打扫干净，将负激励值班人员10元/次/人，行政专员下发罚单，由行政主管签字，并交财务处予以兑现。
【月卫生值日表】
2、个人仪表
行政专员对员工个人仪表定期检查，如有不符合公司要求的现象要及时提醒作出修正。
个人仪表要求：
1）须发：
员工头发要经常清洗,梳理整齐，保持清洁。
男职员发不宜太长，胡须应该经常修剪；
2）指甲：
指甲不能太长，应经常修剪，女员工涂指甲油要尽量用淡色；
3）口腔：
应保持清洁，上班前不能吃有强烈异味的食品；
4）化妆：
女员工化妆应给人清洁健康的印象，不能浓妆艳抹，不宜用香味浓烈的香水，金银或其他饰物的佩戴应得当。
3、规定着装、工牌佩戴
员工在上班期间需着职业装，并佩戴工牌。
行政专员每日需对员工着装及工牌佩戴情况进行不定时检查。
如着装不规范，需责令员工更换。
如未佩戴工牌，对员工进行20元/次负激励。
员工着装规范的原则
端庄、大方、整洁、得体、便于工作。
职业装：
男女职员在工作场所应穿着统一职业装，着装统一、整洁、得体，无污渍，扣子齐全，不漏扣、错扣，并在左胸前适当位置上佩戴公司胸牌，保持清洁、方便。
衬衫：
衬衫的领子与袖口不得有污秽，袖口扣好,内衣不外露，不得挽起袖子或不系袖扣；
领带：
在正式场合或在重要业务中，应佩戴领带，并注意与西装、衬衫颜色的搭配，领带不能有污渍、破损、或歪斜松弛；
鞋子：
鞋袜应保持清洁，如有破损应及时修补，鞋面干净，不赤脚，不准穿皮鞋以外的其他鞋类（包括皮凉鞋）。
工作时，不卷袖子、卷裤脚、翻领子。
工作时间内应佩戴胸卡工牌。
4、员工行为规范（礼仪）
员工应遵守各项行为规范。
礼节礼貌规范
礼貌，是员工对客户和同事的基本态度，在任何时候均应使用礼貌用语，“请”字当头，“谢”字不离口，见面主动问“好”。
1）问候
（1）员工早上上班见面时要相互主动问“早上好”；遇见客人时要主动问好；遇见领导和年长者应站立问好。
（2）要注意称呼客人姓氏，在未知客人姓氏前，要称呼“先生”或“女士”。
（3）对客人应表现出热情、亲切、友好，说话要讲究礼貌、多用敬语；不准出言不逊、带脏字或口头语。
2）交谈
（1）与客人交谈时，应全神贯注，用心倾听，不得东张西望，心不在焉。
（2）与客人交谈时，咳嗽或喷嚏应转身向后，并说“对不起”。
（3）如有急事，让客人久等，应向客人道歉，并说“对不起，让您久等了”。
（4）在办公室与人交谈时，不应大声喊叫、说笑，如需交谈，应以两人之间能听到为宜。
（5）办公桌电话铃声不应超过三次，应以最快的速度接听电话，接电话时，应与对方轻声交谈，不要影响他人工作。
邻桌的同事不在时，应主动帮助接听电话。
（6）在办公室内行走时，应步伐快捷，不能慢步或散步，更不能长时间站立他人办公桌前聊天说笑。
（7）请领导签字或请示工作时，如领导正与他人谈话，一般情况下不应打断，应在门外等候。
（8）如遇客人擅自闯入办公室找人办事，应恭敬地说“对不起，请跟我来”，把客人领到会客室，而不得就势将客人安排在办公室任期逗留，或不理客人。
公共场所礼仪
1）站姿：
要求站姿端正，腰背挺直，两臂自然下垂，不耸肩。
会见客户或出席站立仪式的场合，或在长辈、上级面前，不得把手交叉抱在胸前。
2）坐姿：
坐下后，应尽量坐姿端正，双腿平行放好，不得傲慢地把腿向前或向后伸，或俯视前方。
要移动椅子的位置时，应先把椅子放在应放的地方，然后再坐。
3）握手：
握手时，目视对方的眼睛，脊背要挺直，不弯腰低头，要热情大方，不卑不亢，伸手时同性间应由年长或地位高者向年纪轻或地位低者伸手，异性间应由女方先向男方伸手，握手前，应脱下手套，摘下帽子并且一定要用右手。
4）出入房间：
进入房间，要先轻轻敲门，听到应答后在进入。
进门后，回手关门，要轻关，不能大力粗暴。
进入房间后，如对方正在讲话，要稍等静候，不要中途插话，如有急事要打断说话，也要看机会，且注意礼貌；
5）走通道、走廊时要放轻脚步，无论在自己的公司，还是对访问的公司，在通道和走廊里不能一边走一边大声说话，更不得唱歌或吹口哨等。
在通道、走廊里遇到上司或客户要礼让，不能抢行。
6）乘坐电梯应文明、礼貌、谦让，不要旁若无人地大声说笑，应注意先下后上，并主动上前先拉开门或按住电梯按钮，请同行的客户、领导、女士或来访人员先行，切不可与客户争抢电梯。
7）给客人端茶送水，水不要斟得过满或太少，七、八成为宜。
捧茶时，用右手端着杯子下半部，左手扶杯，送到客人面前，若使用杯碟，则用双手捧着，杯把手应对着客人右手。
8）与别人站着谈话时，要面向客人，保持约一米的距离，不要将手插在口袋里，双手可自然地放在身子两侧；也不要一面谈话，一面看表；说话时注意时间，简单明了，语气谦和，不说大话，不责备别人，不露厌烦神色。
电话接听礼仪
电话接听原则：
语音纯正、用词得当、语言温和、语言规范，不说文明忌语，一律讲普通话。
1）电话铃响后，应及时接听，一般不得超过三声，拿起电话筒应先道“您好！
山东汇捷”；电话应简明扼要，不在电话中聊天；通话时声音以保证对方听清楚而不影响周围人为宜。
2）若对方要求找人时，应说“请稍等”；如果要找的人不在时，应说“对不起，他现在不在，我可以帮您什么”；对方如果说“不用了，我一会儿再打给他”，应说“好的，再见！
”
3）对方查询工作，如果知情不涉及保密，可以如实告诉对方。
如果不知情或涉及到保密，应说“对不起，此事我不太清楚。
”
4）对方拨错电话时，应说“对不起，您拨错电话号码了，请您查准后再拨”。
5）往外打电话，对方接听时，应先说“您好！
”请对方叫人时，应说“麻烦您叫下***听电话”，若没有找到，应说“谢谢您”。
6）若请对方帮忙，应说“您可以记录一下吗？
谢谢”“您可以帮我查一下**吗？
谢谢。
”
7）在用电话上传下达时，应注意语言流畅，简明准确，对上级或有关部门的电话通知，应自报单位、姓名后，说“请讲”、“请稍等，我记录一下”，“请放心，我一定通知到”。
假如没有听清楚，应说“麻烦您再重复一遍”。
8）通话结束时，对方若是上级机关的领导或者是职高、年长者，要等对方挂断后，再放电话。
9）在下达通知时，应先问对方的单位、姓名、职务等，然后说“请您记录（再讲述通知内容）”、“请您复述一遍好吗”、“谢谢”“再见”等。
10）拨错电话时，应说“对不起，我拨错电话号码了”。
11）挂断电话时应说“再见”。
客户交往礼仪
1）接待礼仪：
（1）接待人员服饰要整洁、端庄、得体，举止大方，口齿清楚，接待客户时应主动、热情、大方、微笑。
（2）客户来访，马上接待让座，并为来客斟水，来客多时，按序接待，不能先接待熟悉客户。
（3）如果来访者是预先约定好的重要客人，则应根据来访者的地位、身份等确定相应的接待规格和程序。
在办公室接待一般的来访者，谈话时应注意少说多听，最好不要隔着办公桌与来人说话。
对来访者反映的问题，应作简短的记录。
（4）他人互相交谈时，不要随便去旁听或插话。
若需打断，应等对方谈话告一段落时，说声“对不起，我打断一下可以吗？
”得到允许后再插话。
（5）应等客人站起来后再起身送客,当客人告辞时，亲切道别，应送到门口或电梯口。
2）拜访礼仪：
（1）拜访前应事先和被访对象约定，以免扑空或扰乱客户的计划。
拜访
时要准时赴约。
拜访时间长短应根据拜访目的和主人意愿而定，一般而言时间宜短不宜长；
（2）到达被访人所在地时，一定要用手轻轻敲门，进屋后应待主人安排
指点后坐下。
后来的客人到达时，先到的客人应该站起来，等待介绍；
（3）拜访时应彬彬有礼，注意一般交往细节；
（4）告辞时要同主人和其他客人一一告别，说“再见”、“谢谢”；主
人相送时，应说“请回”、“留步”、“再见”。
介绍与引见礼仪
1）介绍：
（1）初次见面介绍，应先把地位低者介绍给地位高者。
若难以判断地位，可把年轻者介绍给年长者；把一个人介绍给很多人时，应先介绍其中地位最高的或酌情而定。
（2）男女间的介绍，应先把男性介绍给女性。
男女地位、年龄有很大差别时，若女性年轻，可先把女性介绍给男性。
2）引见：
（1）到办公室来的客人与领导见面，通常由办公室的工作人员引见、介绍；
（2）在引导客人去领导办公室的路途中，工作人员要走在客人左前方数步远的位置，忌把背影留给客人。
在陪同客人去见领导的这段时间内，不要只顾闷头走路，可以随机讲一些得体的话或介绍一下本单位的大概情况；
（3）在进领导办公室之前，要先轻轻叩门，得到允许后方可进入，切不可冒然闯入，叩门时应用手指关节轻叩，不可用力拍打。
进入房间后，应先向房里的领导点头致意，再把客人介绍给领导，介绍时要注意措词，应用手示意，但不可用手指指着对方；
（4）介绍完毕走出房间时应自然、大方，保持较好的行姿，出门后应回身轻轻把门带上。
5、在公司规定时间、地点内用餐，办公室内禁吸烟
员工须在公司规定时间、地点内用餐，不得在其他区域内用餐。
办公室内禁止吸烟。
如有违反，行政专员可下罚单并公示。
其他员工有义务及权利进行举报。
6、公司各项规章制度
公司员工应遵循公司各项规章制度。
如违反公司相关制度或以下行为者，行政部将下发罚单，由行政总监审批并报董事长审核。
1）如有以下行为，行政部将对员工进行口头警告：
（1）工作期间不得喧哗、打闹、闲聊、嬉戏，吵闹，妨碍他人工作而不听劝告。
（2）工作期间不得听音乐、读报刊
（3）上班期间QQ必须保持在线状态，不得隐身或其他。
（4）不得在公共区域内随地吐痰，在工作场所内乱丢果皮纸屑。
（5）未随手关灯、未随手关水龙头，浪费资源。
（6）长时间离开或下班时，未将所使用电器、电脑开关关掉。
2）有下列情形之一，给予书面警告一次（含罚金50元及以上，并以书面形式在公告栏内公告，并记入个人公司档案；三次警告等同一次记过）:
（1）中午吃饭时间饮酒者。
（2）因个人疏忽导致公司物品、器具遭受损失或伤及他人者。
（3）妨碍工作秩序或违反破坏安全、环境卫生制度者（例如：
因个人过失导致会议室、厕所、走道地面、墙面、桌椅等污浊者）。
（4）上班期间，员工在24楼至25楼间来往，为节约时间及资源须通过楼梯上下，不得乘坐电梯。
（5）同仁之间相互谩骂、吵架，情节尚轻者。
（6）工作期间在办公区域内食用食物者（含零食、饼干等点心）。
3）有下列情形之一者，给予记过一次（含罚金100元及以上，以书面形式在公告栏内公告，并记入个人公司档案；三次记过等同一次降级处分）：
（1）对同事恶意攻击，或诬告制造事端者。
（2）未经许可，擅自拨打私人电话者。
（3）对同事恶意攻击，造成伤害但不大者。
（4）工作期间观看娱乐性网页、视频或进行游戏、从事与工作无关的事情者。
本说明书涉及表格：
【卫生检查标准公告】
【月卫生值日表】
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